Archives:

În orice afacere, gestionarea tranzacțiilor reprezintă o activitate foarte importantă. Intrările și ieșirile dintr-o firmă trebuie să fie făcute în conformitate cu normele legale, fie că este vorba de un business mic, fie de unul mare. Factura fiscală este un document contabil esențial, iar de aceea, ca proprietar de afacere, trebuie să înțelegi foarte bine cum se întocmește, care sunt elementele importante, cum te-ar putea ajuta un soft specializat, precum și alte informații utile.
Dacă ești un antreprenor care se simte puțin împovărat de tot ceea ce ține de emiterea și procesarea facturilor, care a devenit din ce în ce mai complexă, acest articol acoperă ceea ce trebuie să știi despre facturile fiscale, inclusiv cum poți automatiza eficient procedurile financiare și întregul proces de lucru al unei afaceri.

Termenul de emitere a unei facturi fiscale

Facturile fiscale sunt importante deoarece ele stau la baza înregistrării în contabilitate a tuturor operațiunilor economice. Întocmirea acestora se face în conformitate cu regulile din Codul Fiscal și se emit pentru livrările de bunuri și servicii.
Termenul de emitere a facturii fiscale este până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care a fost efectuată prestarea de servicii, iar pentru livrarea de bunuri, factura fiscală se emite la data la care bunurile au fost livrate. Pentru marfa care este expediată cu aviz de însoțire, facturile trebuie emise în maximum 5 zile lucrătoare de la data livrării.

Factură fiscală se întocmește în mai multe situații:

• Pentru prestările de servicii și pentru livrările de bunuri.
• Pentru vânzările realizate la distanță.
• Pentru orice avans încasat în cazul livrărilor de bunuri, prestărilor de servicii sau vânzărilor realizate la distanță.
• Pentru livrările intracomunitare în condițiile prevăzute de lege.

Factură fiscală nu este necesară atunci când:

• Sunt livrate bunuri sau prestate servicii către consumator prin intermediul magazinelor cu amănuntul în urma cărora emiterea bonurilor fiscale este obligatorie.
• Sunt livrate bunuri sau prestate servicii pentru care se eliberează diverse documente legale. Câteva exemple de astfel de situații sunt: transportul persoanelor pe baza biletelor de călătorie, serviciile de parcări auto prin automate sau accesul pe bază de bilet la spectacole, târguri și expoziții.

Ce este factura fiscală? Tipuri de facturi fiscale

Dacă ești la început de drum într-o afacere în care vinzi diverse bunuri sau servicii, un aspect important de care trebuie să ții cont este emiterea facturii fiscale. Pentru a înțelege cât mai bine tot ceea ce ține de acest subiect, este esențial să cunoști care este definiția facturii fiscale. Așadar, aceasta este un document contabil care se întocmește de un furnizor către client și conține produsele vândute sau serviciile prestate de acesta.

Factura fiscală trebuie întocmită de către toate persoanele juridice, fie că este vorba de întreprinderi mici și mijlocii, fie despre persoane fizice autorizate (PFA) sau marii contribuabili. Este un document obligatoriu deoarece susține tranzacțiile contabile și fiscale ale unei companii, obligând clientul să plătească bunurile achiziționate sau serviciile de care a beneficiat. Factura fiscală trebuie emisă de către orice persoană impozabilă, înregistrată ca plătitor de TVA, pentru livrarea de bunuri sau prestarea de servicii.

Acest document este întâlnit în două tipuri de formate. Formatul fizic era cel mai întâlnit tip de factură fiscală pentru livrarea de bunuri și prestarea de servicii, dar, în prezent, formatul electronic este mult mai popular datorită simplității cu care poate fi generat. Documentul eliberat în mod electronic este mai ușor de transmis clienților care se află într-o zonă mai îndepărtată. Un alt tip de factură este cea simplificată, care se întocmește atunci când valoarea acesteia, inclusiv TVA-ul, nu depășește 100 de euro. O diferență între factura simplificată și cea normală este că prima va conține mai puține elemente.

Dintre cele două tipuri de facturi fiscale, cea în format electronic este mai simplă deoarece informațiile sunt preluate din calculator iar schimbul între furnizor și cumpărător se realizează mult mai repede, fără să fie necesară tipărirea pe hârtie. În plus, integrarea cu E-factura se face extrem de ușor. E-factura este sistemul obligatoriu de facturare electronică prin care pot fi încărcate, stocate și descărcate facturi prin intermediul unui server IT al ANAF. Acesta a fost creat pentru a eficientiza procesul de colectare a impozitelor și taxelor și pentru a contribui la un mai bun control fiscal. În prezent, e-factura este obligatorie pentru anumite categorii de operatori economici dar, treptat, acest sistem va deveni obligatoriu pentru toți operatorii economici din România.

Pentru o mai bună evidență a facturilor fiscale electronice, soluțiile informatizate sunt o opțiune excelentă. Acestea sunt concepute pentru a se potrivi fiecărui business în parte, indiferent de domeniul de activitate. Spre exemplu, un soft de gestiune pentru restaurante îți permite să generezi facturile mult mai ușor și mai rapid fără să apelezi la ajutorul unui contabil. Astfel, economisești timp și te poți concentra pe alte aspecte ce țin de dezvoltarea firmei. Mai mult decât atât, programele de gestiune pentru restaurante sunt mult mai performante, permițând o sincronizare perfectă a tuturor operațiunilor.

Ține cont de faptul că cele mai bune procese de facturare te pot ajuta să păstrezi înregistrări contabile exacte și să-ți îndeplinești toate obligațiile fiscale. De aceea, este important să nu sari peste detalii, să verifici cu atenție regulile și să te asiguri că sunt incluse toate elementele esențiale. De asemenea, este important să fii la curent la datele de scadență ale facturilor pentru a evita întârzierile de plată care pot avea un impact negativ asupra fluxului de numerar al afacerii tale. Un software de facturare și de gestiune eficient facilitează crearea de facturi fiscale și acceptarea plăților dintr-un singur loc, îți oferă rapiditate în utilizare și o actualizare în timp real a situației financiare.

Factura fiscală – informații despre format, întocmire și valabilitate

Factura fiscală trebuie să conțină în mod obligatoriu anumite informații și elemente. Pentru a nu face greșeli în emiterea acesteia, este important să colaborezi cu un contabil sau să generezi astfel de documente mult mai simplu, printr-un soft specializat. De exemplu, un program de gestiune pentru magazin te poate ajuta să administrezi toate documentele din același loc, inclusiv plăți, intrări, scadențe și alte operațiuni. Deoarece greșelile contabile pot însemna stres și timp pierdut, un astfel de soft este cea mai bună opțiune pentru a ține mult mai ușor o evidență financiară corectă. În continuarea acestui articol vei afla cum arată o factură fiscală, ce elemente trebuie să conțină și cum trebuie păstrată si arhivată.

Întocmirea unei facturi fiscale – format și conținut

Pentru a fi valabilă, o factură fiscală trebuie să includă mai multe informații precum:

• Un număr de ordine care trebuie să fie unic;
• Data emiterii acesteia;
• Data livrării bunurilor, a prestării serviciilor sau a încasării unui avans, atunci când acestea se produc la o dată anterioară emiterii facturii;
• Denumirea, adresa, codul de identificare al firmei, precum și codul de înregistrare în scopuri de TVA;
• Numele furnizorului care nu este stabilit în România;
• Numele și adresa beneficiarului;
• Codul de identificare fiscală sau codul de înregistrare în scopuri de TVA a beneficiarului;
• Denumirea și cantitățile bunurilor livrate sau a serviciilor prestate și baza de impozitare a acestora;
• Alte informații precum avansuri facturate, prețul unitar, reduceri, rabaturi, remize;
• Valoarea bunurilor și a serviciilor, fără taxa pe valoare adăugată.
• Cota de taxa aplicată sau alte mențiuni precum scutit cu drept de deducere, scutit fără drept de deducere, neimpoziabil sau altele, după caz.

De asemenea, factura fiscală poate cuprinde și alte date speciale, precum mențiuni legate de taxare inversă atunci când clientul este persoană obligată la plata TVA sau mențiunea TVA la încasare atunci când exigibilitatea TVA intervine la data încasării facturii sau avansului. Agențiile de turism trebuie să specifice pe factură “regimul marjei – agenții de turism” iar pentru obiecte de artă, antichități sau alte obiecte de colecție “regimul marjei-obiecte de colecție și antichități”.

Există și situații în care factura poate fi emisă de către beneficiar în numele furnizorului, cu mențiunea obligatorie “autofactură”.

Toate aceste informații vor apărea atât pe factura în format fizic, cât și pe cea electronică. Chiar dacă în această privință, nu există diferențe între cele două tipuri, factura electronică are câteva caracteristici distincte:

• Semnăturile sunt făcute în conformitate cu Legea nr. 148/2012 ce face referire la înregistrarea activităților comerciale prin mijloace electronice.
• Factura trebuie să fie emisă în format pdf, xml, doc sau xls.
• Transmiterea acesteia se face prin mijloace electronice.
• Factura fiscală în format electronic trebuie să poarte o marcă atemporală (o serie de date în format electronic atașat documentului).

Printre elementele importante din formatul facturii fiscale se află și numărul și seria. Acestea reprezintă un mod de identificare unic al facturii, ce permite un bun control fiscal al tuturor operațiunilor comerciale ale unei societăți. Din acest motiv, orice persoană juridică sau persoană fizică autorizată trebuie să decidă seria și numerotarea facturilor înainte de emiterea acestora, respectând cerințele prevăzute în Codul Fiscal.

Pe factura fizică legislația nu prevede prezența unei semnături și ștampile dacă documentul cuprinde toate informațiile obligatorii. Uneori poate fi necesară semnătura unei persoane desemnate din departamentul financiar, mai ales în cazul întreprinderilor mari. În afacerile mici, facturile fiscale pot fi semnate chiar de administratori.

Factura simplificată se emite doar după depunerea unei cereri scrise la Direcția de Reglementări Contabile și a unei note justificative din care să reiasă motivul pentru care este realizată solicitarea. Așa cum spune și numele, factura simplicată cuprinde mai puține informații:

• Data emiterii facturii;
• Datele de identificare ale persoanei juridice care o emite;
• Bunurile sau serviciile prestate;
• Taxa colectată/de plată sau informații pentru calcularea acesteia.

Valabilitatea unei facturi fiscale, arhivare și păstrare

Pe lângă întocmirea corectă, obligațiile ce țin de facturile fiscale nu se opresc aici. Ca și alte documente financiar-contabile, acestea trebuie arhivate și păstrate conform legii. Prin urmare, facturile și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate se arhivează pe o perioadă de 10 ani, începând de la data încheierii exercițiului financiar pe durata căruia au fost întocmite. Există și situații speciale, în care facturile sunt păstrate mai mult de 10 ani, atunci când bunurile pentru care au fost întocmite au o durată de viață ce depășește această perioadă.

Arhivarea și păstrarea facturilor este obligatorie pentru toate societățile comerciale, companiile naționale, regiile autonome, societățile corporatiste, dar și alte firme sau persoane fizice autorizate.

Pentru a simplifica procesul de facturare, urmărire și păstrare a documentelor financiar-contabile, un software automatizat este cea mai bună soluție. Printre beneficiile care merită menționate se numără:

• Reducerea erorilor umane. Indiferent de gradul de pregătire al departamentului financiar, facturarea manuală prezintă întotdeauna riscul de erori umane. Prin urmare, o procesare automatizată cu ajutorul unui software reduce acest risc și economisește timp.
• Eliminarea costurilor inutile. Procesarea manuală înseamnă mai multe ore de muncă pentru fiecare factură generată. Astfel, costurile cu forța de muncă, depozitarea și organizarea facturilor vor fi mai mari.
• Creșterea eficienței și a productivității. Având o singură bază de date, poți gestiona mai eficient nevoile afacerii.

În concluzie, emiterea unei facturi fiscale este esențială pentru a dovedi livrarea de bunuri sau prestarea de servicii. Toți contribuabilii înregistrați în scopuri de TVA trebuie să emită o factură fiscală în momentul livrării. Din punct de vedere al beneficiarului sau al cumpărătorului, primirea facturii fiscale pentru bunurile achiziționate sau serviciile utilizate presupune obligația de plată. În plus, o factură fiscală este, de asemenea, esențială pentru diverse scopuri de raportare financiară.

Factura fiscală este un document important în contabilitate, de aceea trebuie întocmită corect și în conformitate cu regulile din Codul Fiscal. Atunci când ești la început de drum într-o afacere de mici dimensiuni, un soft specializat te poate ajuta să eliberezi aceste documente mai ușor și mai rapid. Economisirea banilor, a timpului și a efortului este posibilă cu ajutorul automatizării și a programelor de gestiune. Eficiența se referă însă și la eliminarea erorilor umane și la utilizarea tehnologiei pentru a automatiza activitățile manuale repetitive.

Sursa foto: freepik.com, pexels.com.

Dacă conduci o afacere, probabil știi deja că recepția mărfurilor este o parte importantă a procesului de achiziție. Nota de intrare recepție este un document important care te ajută să remediezi rapid diverse probleme cu furnizorii și să beneficiezi de transparență și cele mai bune condiții în tot acest proces. Odată ce vei înțelege importanța recepției de mărfuri, vei putea să o folosești la potențialul maxim în afacerea ta. Acest articol îți oferă informații utile despre NIR sau nota de intrare recepție și despre cum poți să gestionezi mai ușor stocurile în diverse tipuri de business-uri.

Nota de intrare recepție – ce este și de ce trebuie întocmită?

Procesul de recepție a mărfurilor este o parte esențială a lanțului de aprovizionare a oricărei companii. Nota de intrare recepție a mărfurilor este o înregistrare a bunurilor primite de la furnizori și joacă un rol vital în gestionarea lanțului de aprovizionare deoarece permite întreprinderilor să urmărească și să confirme primirea bunurilor, să inspecteze starea și cantitatea articolelor și să rezolve orice discrepanță sau problemă apărută. De asemenea, acest document este esențial pentru contabilitate, gestionarea stocului și soluționarea eventualelor litigii sau reclamații legate de bunurile primite.

Ce este NIR-ul și cine îl întocmește?

Nota de intrare recepție este un document justificativ prin care sunt recepționate bunurile în gestiunea stocurilor și în contabilitate. Acesta este utilizat mai ales în cazul entităților care lucrează cu stocuri, în baza lui făcându-se recepția mărfurilor într-un depozit. Denumirea completă a acestui document este notă de intrare recepție și constatare diferențe.

Deținerea de bunuri materiale fără înregistrarea lor în contabilitate este interzisă prin lege. Nir-ul este obligatoriu în toate situațiile reglementate de Ordinul 2634/2015, care prevede normele specifice de utilizare a documentelor financiar contabile. Atunci când nu este cerută întocmirea unui nir, încărcarea în gestiune și înregistrarea în contabilitate se va face pe baza documentelor de livrare, cum ar fi avizul sau factura.

Câteva situații în care nota de intrare recepție este obligatorie sunt:

• Pentru bunurile din facturi sau avize ce fac parte din gestiuni diferite;
• Pentru intrările de mărfuri în gestiunea la preț de vânzare;
• Pentru bunuri primite în custodie sau în păstrare, în vederea prelucrării;
• Pentru mărfurile care prezintă diferențe la recepție;
• Atunci când sunt primite bunuri fără alte documente de livrare;
• Pentru bunurile achiziționate de la persoanele fizice.

De regulă, NIR-ul este completat de către o comisie de recepție și un gestionar atunci când are loc aprovizionarea cu mărfuri într-un magazin sau depozit și include informații precum numele furnizorului, data și ora recepției, descrierea articolelor, detalii despre cantitate, observații privind controlul greutății și semnătura destinatarului. Acesta este utilizat adesea împreună cu un bon de livrare sau o factură pentru a asigura o evidență exactă și corectă.

În cazul în care nir-ul este întocmit prin sistem electronic, acesta va prelua toate datele din contabilitate iar semnăturile nu mai sunt obligatorii.

Nir-ul sau nota de intrare recepție îndeplinește mai multe funcții :

• Document pentru recepționarea bunurilor;
• Act justificativ pentru încărcarea în gestiunea unei societăți;
• Document pentru soluționarea eventualelor probleme apărute la primirea mărfurilor și a litigiilor;
• Document pentru înregistrarea în contabilitate.

Nota de intrare recepție este utilizată în etapele de circulație a mărfurilor, fiind utilă în mai multe departamente din cadrul unei companii. Pentru o întreprindere care lucrează cu stocuri, nir-ul este obligatoriu. Arhivarea acestuia se face în compartimentul financiar contabil al întreprinderii.

De ce este importantă nota de intrare recepție?

Nota de intrare recepție este un document foarte important pentru că ajută întreprinderile să țină evidența inventarului lor și să asigure faptul că bunurile sunt primite conform contractului de achiziție. Pentru că asigură o evidență clară în ceea ce privește bunurile recepționate, este deseori întocmit și în diverse situații în care legea nu impune acest lucru.

Mai mult decât atât, există și alte motive pentru care nir-ul este important într-o afacere:

• Rezolvarea litigiilor – nota de intrare recepție este un document perfect pentru a rezolva litigiile care pot apărea în timpul unei tranzacții. Acest lucru se datorează faptului că nirul acționează ca o dovadă a livrării, ceea ce poate ajuta la clarificarea oricăror neînțelegeri cu privire la ceea ce a fost comandat și primit.
• Urmărirea inventarului – un alt motiv pentru care sunt importante intrările de mărfuri este acela că ajută întreprinderile să își urmărească nivelurile de inventar, să țină evidența bunurilor pe care le au în stoc și să planifice comenzile viitoare. Un instrument util în acest sens este un soft de gestiune pentru magazin care te ajută să monitorizezi mai ușor stocul și să faci achizițiile optime exact atunci când trebuie.
• Asigurarea calității –  nota de intrare recepție a mărfurilor ajută întreprinderile să se asigure că primesc bunuri care respectă standardele de calitate descrise în contractul de achiziție. Acest lucru este foarte important, evitându-se primirea bunurilor deteriorate sau de calitate slabă.

Cum se completează un nir?

Nota de intrare recepție poate fi diferită de la o companie la alta, dar în mare parte aceasta cuprinde aceleași informații:

• Denumirea și adresa furnizorului;
• Informații despre data și ora livrării;
• Produsele livrate și cantitatea fiecăruia;
• Numărul facturii sau avizului de expediție, după caz;
• Semnătura persoanei care face recepția.

Nir-ul poate fi completat pe hârtie, pe formulare tipizate sau în format electronic, cu ajutorul unui soft de gestiune. Această ultimă variantă este mult mai ușoară, deoarece sunt evitate erorile umane și se reduce timpul alocat pentru astfel de operațiuni. De obicei, nota de intrare recepție se întocmește în două exemplare, iar în situația în care se constată diferențe se întocmește în trei exemplare.

Nota de intrare recepție – cum se întocmește, ce probleme pot apărea și cum poți gestiona stocurile mult mai ușor?

Implementarea unui sistem eficient de recepție a mărfurilor și de gestiune a stocurilor este esențială într-o afacere. Acest lucru te va ajuta să creezi fluxuri de lucru cuprinzătoare care să te ghideze în procesul de primire a mărfurilor de la început până la sfârșit. Cu ajutorul unui soft de gestiune, poți personaliza aceste fluxuri pentru a se potrivi nevoilor și cerințelor tale specifice. În plus, acesta te va ajuta să eviți producerea unor erori umane care pot da peste cap întregul flux. Generarea mai ușoară a nirurilor și a comenzilor, controlul inventarului și gestiunea stocurilor reprezintă alte beneficii importante. Acest capitol iți va dezvălui câteva informații utile despre principalii pași pe care trebuie să-i urmezi în întocmirea unui nir, dar și câteva soluții eficiente pentru a reduce timpul alocat acestor activități.

Etape în întocmirea nir-urilor

Recepția mărfurilor este, în principiu, un proces de corelare a mărfurilor primite cu comanda de achiziție. Aceasta presupune verificarea bunurilor dacă sunt adecvate scopului pentru care au fost comandate și dacă sunt în stare bună.

Procesul de recepție a mărfurilor implică mai multe etape importante cum ar fi:

• Identificarea mărfurilor – acest lucru se face prin examinarea comenzii de achiziție și compararea acesteia cu bunurile primite.
• Verificarea stării și a cantității mărfurilor – dacă există lipsuri sau deteriorări, acestea trebuie notate în nir.
• Depozitarea mărfurilor – se referă la descărcarea mărfurilor în depozit, care se poate face prin diverse metode, în funcție de tipul de bunuri primite.
• Înregistrarea mărfurilor primite – acest pas este important deoarece ajută întreprinderile să țină evidența bunurilor pe care le au în stoc și să monitorizeze nivelul inventarului.

Multe companii s-au obișnuit cu sistemul folosit în trecut, acela de emitere a nirurilor pe hârtie. Însă acest lucru consumă mult timp iar prelucrarea manuală poate fi cauza apariției erorilor în foarte multe cazuri. Alte dezavantaje pot fi:

• Riscul de pierdere a unor documente;
• Procesarea mai lentă;
• Întârzieri în comunicarea problemelor de livrare, cum ar fi prețuri incorecte sau cantități greșite;
• Posibile diferențe între gestiunea ta și cea a furnizorilor;
• Eforturi administrative mult mai mari pentru schimburi de date între companie și furnizori.

De asemenea, atunci când întreprinderea are mai multe locații sau este vorba de un magazin fizic și unul online, schimbul de date este mult mai greu de realizat, existând riscuri mari în gestionarea stocurilor atunci când procesul de recepție a mărfurilor se realizează manual.

Un proces ineficient de recepție a mărfurilor poate cauza un blocaj în producție si poate duce la erori. Un exemplu este atunci când produsele comandate ajung în mai multe etape.  În astfel de situații, se pot întocmi mai multe niruri pentru o singură intrare de achiziție.  Astfel, fiecare notă de intrare recepție este o dovadă a faptului că marfa corespunde din punct de vedere a calității și a cantității. Toate nirurile realizate se atașează la factura totală.

Așadar, nirul acționează ca un instrument de securitate nu doar pentru tine, în calitate de cumpărător, dar și pentru furnizori, pentru verificarea comenzilor înainte și după livrare.

Cum poți emite nir-uri și gestiona stocurile mult mai ușor?

Notele de intrare recepție ale mărfurilor joacă un rol important, confirmând că articolele au fost primite conform așteptărilor și că pot fi plătite către furnizor. Așadar, sunt vitale pentru diverse departamente, cum ar fi cele de aprovizionare sau financiare și sunt utilizate pentru actualizarea stocurilor și pentru plata mărfurilor obținute. Automatizarea este o soluție inteligentă de gestionare a tuturor documentelor, contribuind la reducerea procesării manuale a datelor și economisind timp și bani pentru orice afacere. În plus, acest lucru va minimiza riscul de eroare umană și va genera rapoarte clare și corecte pentru departamentele interesate.

Deși recepția mărfurilor poate fi un proces destul de complicat, în unele situații un soft de gestiune îl va face extrem de ușor prin automatizare. Existența unui sistem eficient de primire a mărfurilor oferă următoarele beneficii:

• Poți urmări momentul și locul primirii bunurilor;
• Este redus riscul autorizării plății pentru bunuri defecte și deteriorate;
• Sunt reduse șansele ca bunurile primite să se piardă, să fie furate sau să rămână nefolosite;
• Administrezi mult mai ușor resursele costurile și comenzile;
• Beneficiezi de mai mult control și siguranță, fiind evitate erorile umane;
• Ai controlul total al inventarului și al stocurilor.

Prin existența unui soft specializat, emiterea unui nir se simplifică foarte mult, dar în același timp poate fi asigurată și acuratețea datelor introduse în sistem. De asemenea, se pot crea ușor rapoarte pentru contabilitate.

Exemple de afaceri care pot beneficia de soft-uri de gestiune:

Un soft de gestiune pentru restaurant, club, bar și cafenea vine cu un avantaj major pentru astfel de afaceri, și anume rapiditatea in utilizare. Acesta îți permite să generezi niruri extrem de ușor, să vizualizezi și să emiți facturi și să gestionezi stocurile în mod eficient. Cu alte cuvinte, facilitează întregul proces de lucru dintr-un restaurant, bar sau cafenea și te ajută să te organizezi astfel încât să poți oferi clienților tăi servicii de calitate superioară. Cu astfel de aplicație, vei reduce timpul de lucru alocat acestor activități și vei evita erorile care ar putea apărea.

Și industria hotelieră poate beneficia de pe urma unor astfel de soluții. Un soft de gestiune pentru hotel te ajută să emiți bonuri și facturi sau plăți către furnizori. Mai mult decât atât, pe lângă funcțiile financiare, aceste programe de gestiune și recepție hotelieră iți oferă control asupra întregii afaceri prin alte funcții administrative sau de raportare și monitorizare.

Așadar, nota de intrare recepție este o parte esențială a oricărei afaceri. Ea îndeplinește mai multe roluri, de la asigurarea calității mărfurilor până la urmărirea nivelurilor de inventar. Crearea unui proces eficient de primire a mărfurilor si de gestiune a stocurilor poate fi o adevărată provocare, dar cu ajutorul unui soft modern, flexibil și performant vei reuși să eficientizezi toate operațiunile de afaceri și să asiguri o comunicare eficientă și în timp util cu furnizorii cu privire la eventualele probleme de livrare.

Sursa foto: pexels.com, freepik.com.

Gestionarea facturilor este o activitate importantă în orice business și care poartă o mare responsabilitate. Chiar dacă ai ales să lucrezi cu un contabil autorizat sau să folosești un soft specializat, adică o aplicație care face asta pentru tine în mod complet automat, este important să înțelegi ce este factura storno, cum trebuie ea înregistrată, precum și ce nu ar trebui să faci niciodată în privința ei. Dacă ești la început cu afacerea ta, iar costurile cu un contabil sunt prea mari deocamdată, informațiile acestea îți vor fi cu atât mai utile, pentru că te vor ajuta să navighezi cu ușurință domeniul contabil, de altfel destul de complex.

Factura storno în contabilitate

Acțiunea de stornare presupune o modificare în evidența contabilă, în sensul de a rectifica o înregistrare greșită, ce poate însemna fie că a fost trecută o sumă mai mică, fie una mai mare decât cea corectă. În consecință, factura storno va veni să consemneze această modificare, pentru ca bilanțul contabil să fie corect, în final.

Totuși, trebuie precizat faptul că, în spatele acestei sume ce nu corespunde cu realitatea, pot exista cauze dintre cele mai diverse, nu doar o greșeală de scriere.

Ce înseamnă factura storno?

În primul rând, o factură, în general, este un document comercial emis, de regulă, de către un vânzător (sau un furnizor) către un cumpărător, pentru a-i specifica detaliile tranzacției și suma de bani pe care acesta din urmă trebuie să o plătească.

Așadar, având în vedere și semnificația conceptului de stornare, o definiție pentru factura storno ar fi aceea de document de modificare a unei facturi emise anterior, în scopul corectării sumei înscrise pe aceasta.

Cele mai simplu de înțeles ipoteze sunt cele în care emiterea facturii storno se face fie pentru că s-a făcut o greșeală de scriere, fie pentru că produsele cumpărate au fost returnate vânzătorului. Alte motive comune sunt eventuale erori în calculul prețului și menționarea sau livrarea unei cantități greșite de bunuri.

Pe de altă parte, există anumite operațiuni pentru care legea prevede o scutire de taxa pe valoare adăugată (TVA). Se poate întâmpla, în cazul lor, ca vânzătorul să emită factura cu taxă, caz în care beneficiarii, pentru că nu au drept de deducere sau rambursare a sumei plătite cu titlu de taxă, vor trebui să solicite stornarea facturii și emiterea uneia noi, fără taxă. În această ipoteză, este vorba despre o stornare fiscală, prevăzută în Codul fiscal.

Facturile storno și cum se emit ele

Odată lămurit ce înseamnă o stornare de factură, operațiunea concretă ar trebui să fie mai ușor de înțeles și realizat. Primul pas este să identifici corect cauza modificării, după care urmează scrierea efectivă, urmată, în final, de înregistrarea facturii în contabilitate  și transmiterea către client.

Stornarea se poate face în două feluri:

• Primul dintre ele presupune că noua factură va cuprinde, inițial, exact aceleași informații ca și factura greșită, alături de numărul și data acesteia, după care valorile vor fi trecute cu semnul minus sau se va face o mențiune expresă, din care să rezulte că acele valori sunt negative. Nu în ultimul rând, se vor trece valorile corecte, așa cum vânzătorul ar fi vrut să le înscrie încă de la început.
• Cealaltă variantă este să se emită două facturi: una conținând informațiile și datele corecte și una în care se vor înscrie numărul și data facturii a cărei corectare se intenționează, precum și valorile din această veche factură, cu semnul minus, sau cu aceeași mențiune ca și în primul caz, din care să rezulte că acele valori sunt negative.

În ceea ce privește structura facturii, stornarea se poate face, de asemenea, în două modalități:

• pe poziții: adică va apărea denumirea, valoarea, cantitatea etc. fiecărui produs vizat în parte;
• valorică: produsele nu vor fi menționate, ci doar valoarea totală, alături de coordonatele facturii stornate, adică numărul și data ei.

Nu îl ultimul rând, în funcție de caracterul integral sau parțial, stornarea poate fi de mai multe feluri:

• stornare integrală: toate produsele;
• stornare parțială: o parte din produse;
• stornare multiplă: adică mai multe facturi, emise anterior, se stornează printr-o singură factură, ulterioară.

Există și situații mai complexe, în care stornarea are drept cauză modificarea bazei de impozitare. Într-o astfel de situație, dacă operează o majorare, iar nu o reducere a acesteia, nu se vor mai trece nici semnul minus, nici mențiunea potrivit căreia valorile sunt negative, pentru că ipoteza este în sens invers.

Stornarea facturii încasate

Operațiunea de stornare trebuie să conducă la o modificare în evidența contabilă, însă cauzele ei sunt variate. Cea mai la îndemână este o eroare la emitere, însă și o factură emisă și încasată în mod corect poate fi supusă stornării. Astfel de ipoteze vizează motive precum cel de mai sus (modificarea bazei de impozitare) sau complet distincte, adică plata unui avans.

În acest context, devine foarte importantă distincția între stornare și anulare, pentru că implicațiile lor sunt diametral opuse, dar ele sunt o constantă zonă de confuzie.

Factura de stornare: înregistrarea ei

Din factura storno și ce înseamnă ea a rezultat, ca și element central, modificarea. Din moment ce factura storno vine să corecteze o înregistrare eronată, modificând suma anterior menționată, este evident că va opera o nouă înregistrare, de această dată a unei sume ce să reflecte realitatea.

În funcție de tipul tranzacției, facturile storno pot fi înregistrate în jurnalul de vânzări sau în jurnalul de cumpărări. Dacă afacerea ta este un magazin și ai optat pentru integrarea unui soft de gestiune magazin, atunci operațiunea de înregistrare se va face automat, prin preluarea facturii și operarea modificărilor în fișa clientului, prin semnul minus, ce va indica o scădere a soldului.

Anularea și factura storno: o confuzie frecventă

O confuzie frecventă și de care ar trebui să te ferești este cea între anulare și stornare. Multe persoane cred că stornarea presupune o anulare, ceea este complet eronat.

Potrivit art. 330 din Codul fiscal, ce reglementează modalitățile de corectare a facturilor, anularea și stornarea intervin în ipoteze diferite:

• Astfel, dacă factura a fost doar emisă, însă nu a fost și trimisă beneficiarului, se va anula. Mai departe, dacă factura în cauză nu a fost emisă complet eronat, ci chiar consemna o tranzacție intenționată, atunci se va emite una nouă, de această dată corectă.
• Dacă factura a fost deja trimisă către beneficiar, atunci va opera stornarea: vechea factură se va modifica și va rezulta o nouă factură.

De asemenea, cunoscând cum se înregistrează o factură storno, este important să cunoști și o altă diferență majoră: lipsa înregistrării facturii anulate în contabilitate.

Facturile anulate nu produc efecte juridice, așa că fie se casează, fie se arhivează, atunci când legea prevede o astfel de obligație pentru un anumit interval de timp. La expirarea lui, facturile respective vor fi eliminate din arhivă.

Stornarea facturii pentru avans

Pe lângă modificările impuse de erori ce au intervenit în procesul de emitere a facturii, mai există, spuneam, și ipoteza stornării pentru regularizarea facturilor emise pentru avansuri. În realitate, această ipoteză este cea mai frecventă, pentru că erorile în emitere sunt destul de rare, mai ales în ultimii ani, când piața de softuri specializate s-a dezvoltat atât de mult. Unul dintre cele mai apreciate produse de acest tip este softul de gestiune pentru restaurant, bar, club și cafenea. În acest tip de afacere, pentru că tranzacțiile sunt numeroase și de valori foarte diferite, gestionarea manuală a facturilor ar fi destul de dificilă și cu risc de eroare destul de ridicat, motiv pentru care un program automat este o soluție excelentă.

Așadar, ceea ce se întâmplă frecvent este că vânzătorul sau furnizorul cere un avans la plată din partea cumpărătorului. Acesta va plăti mai întâi avansul, iar la un moment ulterior va plăti întreaga sumă. Pentru a nu exista în evidența contabilă două înregistrări, pentru aceeași tranzacție, se va face o stornare.

Factura storno pentru regularizarea avansului are rolul de a modifica plata inițială, cu scopul de a reflecta înregistrarea corectă a tranzacției finale: mai exact, consemnarea faptul că suma a fost deja inclusă în factura finală, așa încât cea inițială nu se mai justifică.

Este bine să ai în vedere faptul că, la storno, factura pentru avans este doar unul dintre tipurile existente. Chiar dacă frecvența lor este mai redusă, mai există cel puțin alte două feluri de stornare pe care să le cunoști:

• Stornarea tranzacțională: Poate fi necesară atunci când există erori în preț, cantitate, produse sau alte detalii ale tranzacției.
• Stornarea fiscală: Poate fi necesară în situații precum schimbarea regimului de taxare, aplicarea unor excepții fiscale sau corectarea erorilor fiscale în facturare.

Factura storno – un model util

Dacă ai înțeles ce este factura storno, atunci deja intuiești, cel mai probabil, și conținutul acesteia. De altfel, ca principiu, o factură storno nu este cu mult diferită de una obișnuită, ba chiar cuprinde aproximativ aceleași date:

• denumirea tuturor produselor sau a serviciilor;
• datele de identificare ale vânzătorului/ furnizorului: nume, nr. de înregistrare în Registrul Comerțului, CIF, adresă, capital social etc.;
• datele de identificare ale beneficiarului: dacă este persoană juridică, datele sunt în oglindă cu cele ale furnizorului; dacă este persoană fizică, atunci se vor trece, în principiu, numele și prenumele, CNP-ul și adresa;
• seria, numărul și data facturilor (cea veche și cea nouă, de regulă);
• dacă este cazul, numărul avizului de însoțire a mărfii;
• cantitatea și valoarea fiecărui produs sau serviciu;
• prețul;
• TVA-ul;
• semnătura și ștampila furnizorului.

Diferența esențială în cum se face o factură storno, raportat la emiterea unei facturi pentru operațiunile curente, este dată de trecerea semnului minus în fața valorilor greșite, sau consemnarea acelei mențiuni speciale, din care să rezulte că este vorba despre valori negative.

După înregistrare, factura storno se atașează facturii anterioare, cea modificată, și se păstrează în registrul aferent operațiunilor de vânzare-cumpărare.

Storno – factura ce poate fi emisă în mai multe feluri

După cum a reieșit încă de la început, stornarea facturii, prin definiție, nu impune un singur mod de realizare. O poți face manual, poți apela la un contabil autorizat sau poți folosi un soft specializat.

Acestea din urmă s-au dezvoltat semnificativ în ultimii ani și au devenit din ce în ce mai performante și mai prietenoase cu utilizatorul, devenind inclusiv specializate pe categorii de business-uri sau domenii de activitate: un soft de gestiune pentru hotel este un bun exemplu în acest sens.

Dacă nu implică niște costuri pe care să nu le poți suporta, cel mai probabil, un soft de acest fel reprezintă alegerea ideală: te scapă de stres, te ajută să economisești timp și este foarte rapid.

Reține că, la storno, factura încasată este o condiție prealabilă. Nu poate fi emisă o factură storno pentru că marfa, deși a fost livrată, nu s-a plătit. Scopul acestui instrument este distinct, iar o astfel de stornare ar fi o greșeală în contabilitate. Pentru ipoteza în care cumpărătorul nu plătește, există alte mecanisme.

Iată, așadar, că facturile storno nu sunt atât de greu de înțeles, emis sau înregistrat cum poate părea. Înțelegerea lor te va ajuta în primul rând în conducerea afacerii și va însemna, totodată, timp câștigat, pe care îl vei putea folosi în alte scopuri.

Aplicarea cunoștințelor despre factura storno și abilitatea de a o gestiona eficient te vor ajuta să eviți greșelile contabile costisitoare și să menții o evidență financiară corectă. Nu în ultimul rând, având în vedere dinamica mediului de business actual, o soluție automată, de tipul unui soft specializat, poate fi un avantaj concurențial semnificativ.

Sursă foto: pexels.com

Succesul economic este condiționat de funcționarea ireproșabilă a unui adevărat lanț de sisteme ce contribuie împreună la atingerea potențialului maxim în ceea ce privește dezvoltarea și satisfacerea corespunzătoare a cererilor clienților. O verigă importantă a acestui lanț este reprezentată de gestiunea stocurilor, un element ce contribuie în mod decisiv printr-o multitudine de factori la succesul economic.

Antreprenorii, indiferent de domeniul în care activează, de mărimea afacerilor pe care le conduc și de stilul de manageriere adoptat, ar trebui să acorde o importanță deosebită acestei proceduri pentru a beneficia de numeroasele avantaje, pe care le pot obține în cazul în care profită de ultimele inovații în domeniu.

În articolul de mai jos veți afla ce este gestiunea stocurilor, ce sunt stocurile și de ce este important ca acest demers să fie făcut corect. De asemenea, veți descoperi care sunt principalele modalități de realizare a gestiunii stocurilor și care sunt domeniile economice care ar avea cel mai mult de câștigat prin aplicarea soluțiilor inovatoare.

Gestiunea stocurilor – ce sunt stocurile și care este importanța gestiunii economice a stocurilor

Cel mai adesea, succesul economic depinde de atingerea unui echilibru între diverse elemente. În ceea ce privește stocurile, factorii de decizie dintr-o firmă trebuie să atingă această zonă într-un mod exact pentru a putea să ofere clienților acele bunuri și servicii solicitate într-o perioadă cât mai scurtă de timp, în cantitatea dorită și la o calitate superioară.

În același timp, este obligatoriu ca, pentru atingerea acestui obiectiv să nu se cheltuiască fonduri la un nivel care să afecteze profitul și care să ducă chiar la pierderi financiare. Cea mai utilă variantă pentru atingerea punctului de echilibru este realizarea unei gestiuni corespunzătoare a stocurilor prin apelarea la diverse metode disponibile și, în special, prin folosirea inovațiilor ce au apărut în ultimii ani, ca de exemplu cea a integrării diverselor soluții utile cu programele de gestiune folosite în mod curent.

Ce sunt stocurile?

Stocurile sunt o parte a oricărei afaceri, fiind reprezentate de acele resurse materiale diverse, care au rolul de a asigura ciclul de producție sau care sunt vândute către clienți. Din acest punct de vedere, se poate spune că stocurile sunt active circulante, ce rămân în cadrul businessului un timp scurt.

Stocurile sunt constituite din mai multe tipuri de mărfuri, fiecare dintre ele având un rol determinant în desfășurarea activității economice într-un mod corect:

• O mare parte a stocurilor este formată din materiile prime ce sunt prelucrate prin diferite procedee tehnice în vederea adăugării de plus valoare și de transformarea lor în produse cerute de clienți;
• Consumabilele sunt acele produse folosite în activitatea de producție pentru definitivarea produselor finite. În această categorie intră, de exemplu, combustibilul (benzină, motorină, curent electric, agent termic) și ambalajele;
• Semifabricatele sunt produse care au trecut deja printr-o etapă de prelucrare, dar care urmează să fie integrate într-un produs mai complex, ce le cuprinde;
• Mărfurile finite sunt obiectele care au încheiat ciclul de producție și care urmează să fie achiziționate de alte firme sau de către clienții finali.

Tot în categoria stocurilor sunt cuprinse și serviciile oferite către clienți. În acest caz sunt exprimate sub forma numărului de servicii disponibile într-o anumită perioadă de timp.

Importanța gestiunii economice a stocurilor

Gestiunea stocurilor este reprezentată de toate acele activități ce sunt făcute în legătură cu achizițiile diverselor materiale și cu păstrarea lor până la momentul în care sunt necesare în ciclul de producție sau până când sunt vândute. Ideal ar fi ca intervalul dintre intrarea și ieșirea unui produs să fie cât mai scurt, deoarece banii investiți sunt blocați pe toată perioada indisponibilității fondurilor și, în plus, sunt necesare cheltuieli suplimentare pentru depozitarea în condiții corespunzătoare a acestora.

În practică, este greu de atins acest deziderat, însă printr-o gestiune corectă a stocurilor se poate ajunge la o perioadă cât mai scurtă și, implicit, mai profitabilă pentru activitatea economică. Gestiunea și controlul stocurilor îndeplinesc în această privință patru funcții esențiale:

• Contribuie la implementarea unui serviciu logistic ce răspunde rapid și corect la nevoile clienților. Prin cunoașterea exactă a cantităților de materii prime sau finite se pot lua decizii corecte cu privire la păstrarea acestora și la onorarea cererilor clienților într-un timp cât mai scurt și în cantitatea dorită;
• Printr-o gestiune a costurilor bine efectuată se pot reduce semnificativ costurile cu privire la depozitarea produselor. Păstrarea mărfurilor într-un depozit adaugă cheltuieli ce pot fi evitate prin micșorarea stocurilor până la nivelul potrivit;
• Prin existența unor stocuri bine manageriate se pot evita fluctuațiile de preț ale pieții, lipsa unor materii prime în anumite momente și, în același timp, se asigură un flux continuu al producției;
• Fluxul de numerar al afacerii este optimizat, deoarece banii nu sunt blocați într-un produs care nu doar că nu generează profit, dar ocupă spațiu în depozite și generează cheltuieli suplimentare.

Modalități de realizare a gestiunii stocurilor

Gestiunea stocurilor la nivelul unei firme este definită ca acea activitate economică prin care se inventariază în mod precis toate produsele deținute de o afacere, fie materii prime, fie materii finite. În practică există mai multe modalități de realizare a acestui demers, dintre care se remarcă două: inventarul intermitent și inventarul permanent. Ambele variante sunt utile, însă trebuie să se țină cont în alegerea variantei corecte de dimensiunea activităților economice și de cantitatea de mărfuri rulate.

Gestiunea intermitentă a stocurilor

Gestiunea intermitentă este cea care are loc în anumite perioade de timp stabilite inițial, cel mai adesea făcându-se lunar, trimestrial și anual. Pentru a se aplica soluția, stocurile sunt verificate în mod vizual, la fiecare sfârșit de perioadă de control. Metoda nu necesită un volum mare de muncă și este potrivită pentru firmele mici și mijlocii care nu au un flux de mărfuri însemnat.

Ca dezavantaje pot fi menționate imaginea incompletă a valorii stocurilor și posibilitatea de a apărea erori intenționate sau accidentale. Primul dezavantaj este legat de faptul că managerii nu știu realitatea cu privire la stocuri decât în momentul în care se realizează inventarierea. Acest lucru duce uneori la pierderi, ca de exemplu ieșirea din garanție a unor produse perisabile, ce nu au fost controlate la timp.

Gestiunea permanentă a stocurilor

Inventarul permanent se bazează pe înregistrarea exactă a tuturor intrărilor și ieșirilor de produse. În acest mod se cunoaște cu exactitate la orice moment care este nivelul real al stocurilor. În trecut varianta era destul de greu de aplicat, mai ales în cazul firmelor mijlocii și mari, care dețineau sute de tipuri de produse în cantități apreciabile. Realizarea manuală a inventarului dura foarte mult, ocupa munca a numeroase persoane și putea să ducă deseori la greșeli costisitoare.

În prezent, inventarul permanent este foarte ușor de aplicat cu ajutorul softurilor speciale, integrate cu soluții de monitorizare, precum codurile de bare. Prin intermediul acestor programe de computer factorii de decizie au o evidență precisă a tuturor stocurilor. Practic, întreaga inventariere este făcută automat, schimbările putând fi observate în timp real în momentul în care apar intrări și ieșiri de mărfuri.

Domenii economice care au beneficii majore de pe urma gestiunii moderne a mărfurilor

Orice activitate economică se bazează pe existența unor stocuri. Acestea sunt importante pentru menținerea fluxului de producție la nivelurile dorite și pentru a se putea răspunde rapid la cererile clienților.

Există, însă, unele domenii ce au de câștigat într-un mod evident prin aplicarea inovațiilor în ceea ce privește gestionarea stocurilor, în principal prin folosirea unor softuri ce utilizează elemente de inteligență artificială și care oferă în plus o multitudine de capabilități ce ușurează luarea deciziilor corecte și maximizează șansele de profit.

Restaurantele, barurile, cluburile și cafenelele sunt afaceri preferate de antreprenorii români, pentru că sunt, în general, ușor de abordat, oferă posibilitatea unui profit însemnat și pot fi înființate fără un efort financiar considerabil. Gestiunea stocurilor unor astfel de businessuri este complicată, deoarece fluxul de mărfuri este unul rapid, iar varietatea produselor este mare.

În acest domeniu softurile de gestiune sunt extrem de utile, pentru că pot oferi o sincronizare completă a operațiunilor pentru satisfacția maximă a clienților. Printre avantajele obținute prin utilizarea unui program de gestiune pentru restaurant, bar sau club se numără:

• Automatizarea unor procese care ar presupune un timp îndelungat în cazul în care ar fi făcute în mod tradițional;
• Administrarea eficientă a resurselor;
• Evitarea erorilor și a fraudelor;
• Controlul total al inventarului;
• Emiterea automată a unor documente, precum facturile;
• Accesul instantaneu și în orice moment la date generate în timp real;
• Realizarea unui sistem de rezervării eficient;
• Integrarea cu funcții financiare;
• Gestiunea bucătăriei.

O tendință ce permite obținerea profitului în acest domeniu este reprezentat de livrarea produselor alimentare la domiciliu. De real ajutor în această privință este folosirea unui soft pentru livrare, ce poate fi integrat cu ușurință cu platformele de livratori ce funcționează pe piață.

Magazinele de diverse tipuri s-au lovit întotdeauna de problema gestiunii corecte a stocurilor. În special unitățile ce oferă produse perisabile au adeseori pierderi însemnate, pentru că managerii nu știu cu exactitate situația reală a stocurilor.

Soluțiile software moderne elimină mare parte din acest probleme și oferă tot felul de funcții avantajoase, ca de exemplu prezența funcțiilor fiscale sau integrarea softului cu magazinul online. Magazinele fizice și online au doar de câștigat dacă folosesc un program de gestiune specializat, care reușește să ofere informații corecte legate de stocuri, prețuri și vânzări și care permite un avantaj competițional față de concurență.

Mai mult decât atât, programul poate oferi o varietate de rapoarte complexe, ce pot fi utilizate în luarea deciziilor corecte, în legătură cu viitorul afacerii. Aceste rapoarte sunt disponibile la orice moment de pe o varietate de dispozitive (computer, tabletă, telefon mobil), ceea ce dă o șansă în plus pentru un management corect.

Sectorul hotelier este administrat mult mai ușor prin utilizarea unui soft de gestiune special construit pentru a răspunde nevoilor specifice acestui domeniu. Competiția este una acerbă, iar orice avantaj poate însemna o creștere reală a șanselor de succes. Programele moderne de gestiune sunt ușor de implementat și de folosit datorită modului intuitiv în care au fost realizate.

Printre avantajele oferite de aceste programe se numără:

• Accesul instantaneu la diverse liste de clienți, precum cei fideli sau la clienții nedoriți, care trebuie evitați din cauza unor incidente anterioare;
• Sistemul de rezervări prin softul de gestiune hotelieră permite alocarea camerelor în doar câteva secunde, monitorizarea exactă și rapidă a rezervărilor și consultarea istoricului clienților la nevoie;
• Softul are ca parte integrantă un modul fiscal ce emite în mod automat documente precum facturile, bonurile și plățile către furnizori;
• Programul permite monitorizarea personalului într-un mod complex, putându-se afla cu ușurință cine trebuie să realizeze o anumită operațiune sau care parte a personalului a făcut o anumită muncă. Toate informațiile sunt disponibile în orice moment, direct din soft, pe ecranul calculatorului;
• Softurile moderne de gestiune a activităților hoteliere sunt foarte ușor de integrat cu site-urile de prezentare ale unităților. Clienții vor putea face rezervările automat, direct de pe site, element care s-a dovedit a fi unul esențial în luarea deciziei de a se îndrepta către un hotel sau altul;
• Programul are și un modul de monitorizare și de raportare prin intermediul căruia managerul va avea acces la informații care să-l ajute să ia cele mai bune decizii cu privire la afacerea lui;
• Acest program permite o îmbunătățire a relației dintre hotelier și agențiile de turism. Prin intermediul lui se pot monitoriza vânzările și rezervările sau chiar pot fi puse la dispoziția clienților oferte speciale, care să atragă.

În concluzie, administratorii firmelor din domenii diverse de activitate pot beneficia de inovațiile din domeniul gestiunii stocurilor pentru a cunoaște cu exactitate situația acestora și pentru a putea lua cele mai corecte decizii, care să contribuie în mod decisiv la obținerea succesului afacerilor pe care le manageriază.

Surse foto: pixabay.com, unsplash.com

Echipa Freya POS lucrează să îți ofere cele mai bune soluții pentru administrarea și dezvoltarea afacerii tale din Horeca. De aceea, suntem bucuroși să te anunțăm că suntem integrați cu Glovo On Demand și de acum înainte acest serviciu va fi disponibil pentru toți clienții Freya POS.

Ce este Glovo On Demand?

Este serviciul Glovo care permite livrarea la cerere a comenzilor primite pe propriul tău site, aplicație sau alte canale de vânzare. Garantează cea mai bună experiență pentru clienții tăi printr-un proces de livrare rapid, de încredere, accesibil.

Ești interesat de serviciu?

Integrarea este deja disponibilă, deci serviciile de livrare Glovo On Demand sunt la doar un click distanță.Trebuie doar să ne contactezi  și vom reveni cu toate detaliile și condițiile serviciului.

Lumea antreprenoriatului este una ce oferă numeroase șanse de reușită financiară, tot mai mulții români dorind să-și întemeieze o afacere într-un domeniu pe care îl bănuiesc a fi profitabil. Tipurile de afaceri ce pot fi organizate la început de drum sunt variate, însă două se remarcă prin ușurința organizării acestora și prin costurile minime implicate pentru a realiza documentația necesară. Viitorii antreprenori trebuie să cunoască principalele diferențe între cele două forme de organizare pentru a lua decizia corectă, care să le dea avantaje importante în obținerea succesului economic. 

În articolul de mai jos vei afla care sunt principalele caracteristici ale PFA-ului și SRL-ului, forme de organizare a afacerilor potrivite pentru antreprenorii debutanți și care sunt avantajele și dezavantajele fiecăreia dintre ele. De asemenea, vei putea consulta câteva sfaturi utile ale specialiștilor despre acest subiect.

PFA și SRL – Forme de organizare a afacerilor pentru antreprenorii debutanți

Persoanele care doresc să-și înființeze o afacere cu ajutorul căreia să obțină profit au de ales dintre mai multe forme de organizare. Fiecare dintre aceste forme de organizare are la bază documente cu caracter legislativ, ce reglementează modalitatea de înființare, actele necesare acestui demers, tipurile de taxe și impozite plătite în decursul activității normale și alte elemente semnificative, de care se va ține cont. 

Experiența a arătat că cele mai ușor de înființat sunt PFA-urile și SRL-urile, ambele mulându-se nevoilor antreprenorilor debutanți. Totuși, între cele două forme de organizare există anumite diferențe care trebuie avute în vedere, pentru că orice detaliu poate să însemne succesul sau falimentul. 

Ce este persoana fizică autorizată

Persoana fizică autorizată, cunoscută în limbajul de specialitate sub acronimul PFA, este un tip de organizare a unei activități economice prin care o persoană fizică primește autorizarea de a realiza o activitate permisă de lege pentru a obține recompense financiare. PFA-urile au fost prevăzute în legislația statului român ca fiind cele mai simple forme de organizare pentru a oferi persoanelor care au o anumită calificare șansa de a-și desfășura activitatea ca propriii șefi și nu ca angajați. 

Legislația care stă la baza reglementării persoanelor fizice autorizate este reprezentată de mai multe documente, printre care pot fi amintite Legea numărul 26 din 1990, cu actualizările ei, și Ordonanța de Urgență numărul 44 din 2008. Acestora li se adaugă capitolul doi din Codul Fiscal din ianuarie 2022 și Legea numărul 259 din 2004. Acest din urmă document legislativ este unul foarte important, deoarece prin intermediul lui a fost mult simplificată modalitatea de înființare a unui PFA, element care a contribuit la extinderea semnificativă a acestei forme de muncă. 

Pentru înființarea unui PFA, un antreprenor trebuie să îndeplinească unele condiții de bază. În primul rând, trebuie să dețină un document care să ateste specializarea în activitatea pe care vrea să o desfășoare. Acest document poate fi de forma unei diplome sau a unui atestat ce finalizează trecerea printr-un curs de perfecționare. Există și câteva excepții, în cazul anumitor domenii nefiind obligatorie existența unui astfel de document. 

În al doilea rând persoana care dorește să devină autorizată trebuie să dispună de un sediu în care să-și desfășoare activitatea, acesta putând fi atât proprietate personală, cât și un spațiu de ținut sub formă de chirie. 

Pentru obținerea autorizării unei persoane fizice este necesar un demers ușor de îndeplinit și care nu necesită nici o investiție, ci doar depunerea unor documente la Oficiul Național al Registrului Comerțului. Printre actele necesare se numără următoarele:

• copii după cartea de identitate;
• dovada de proprietate sau contractul de comodat al spațiului în care se va desfășura activitatea (în cazul în care acest spațiu este situat într-un bloc de apartamente este obligatorie prezența acordului Asociației de Proprietari);
• certificatul de atestare fiscală obținut de la ANAF, în care sunt precizate formele de plată ale taxelor, impozitelor și contribuțiilor datorate statului;
• documentele care atestă calificarea profesională;
• cerere tip de înregistrare;
• declarație pe propria răspundere că spațiul utilizat îndeplinește condițiile legale cu privire la protecția muncii și a mediului și legislația sanitar-veterinară;
• declarația pe propria răspundere că activitatea se va desfășura doar în spațiul aprobat;
• specimen de semnătură, care poate fi făcut la notar (presupune plata unei taxe) sau direct la ghișeele ONRC (fără taxă).

Având în vedere aceste elemente, antreprenorii la început de drum trebuie să știe când este util să aleagă această formă:

• În cazul în care au o calificare profesională, pe care vor să o practice (frizer, electrician, instalator etc.);
• Lucrează singuri sau au un număr de angajați (legea prevede că un PFA poate avea maxim trei angajați);
• În viitorul apropiat vor desfășura o activitate limitată la câteva domenii, iar volumul de muncă este relativ mic. 

Persoanele care doresc să obțină autorizarea ca PFA trebuie să știe ce taxe și impozite vor plăti în timpul desfășurării activității economice. În acest caz există două situații diferite. În primul rând, dacă venitul net anual nu trece de douăsprezece ori valoarea salariului minim pe țară, se va datora către stat doar impozitul pe venit, reprezentat de zece la sută din total. 

În al doilea rând, în cazul în care este depășită limita celor douăsprezece salarii minime pe an, pe lângă impozitul pe venit se va plăti și contribuții de asigurări sociale, în cuantum de douăzeci și cinci la sută din salariul minim pe economie și contribuții de asigurări de sănătate în valoare de zece la sută din salariul minim lunar. Trebuie precizat faptul că persoanele fizice autorizate aflate în prima situație nu vor putea beneficia de asigurări de sănătate sau de pensie la îndeplinirea vârstei legale. 

Ce este societatea cu răspundere limitată

Societatea cu răspundere limitată, cunoscută și sub numele de SRL, este un tip de entitate economică des întâlnită, în special în rândul noilor antreprenori. O astfel de firmă are răspundere juridică, ceea ce face ca răspunderea asociaților să fie limitată la capitalul social al firmei și nu la întreaga lor avere. Acest lucru înseamnă că, în cazul apariției unor probleme economice, proprietarii SRL-urilor nu pot fi trași la răspundere din punct de vedere financiar decât în limita proprietății firmei și nu a averilor personale. 

SRL-urile sunt preferate, pentru că oferă suficiente avantaje pentru dezvoltarea rapidă a unei afaceri, dar, în același timp, sunt ușor de înființat, demersul implică cheltuieli minime, iar administratorul sau administratorii firmei au drepturi largi în ceea ce privește entitățile pe care le conduc. Drepturile sunt prevăzute în Legea numărul 31 din 1990 actualizată prin Legea numărul 102 din 2020. 

Luarea deciziilor în cadrul unui SRL nu cade în sarcina asociatului unic, dacă este cazul, sau a Adunării Generale a Asociaților, dacă sunt doi sau mai mulți asociați:

• Aprobă situația financiară anuală;
• Stabilește cum este repartizat profitul;
• Alege administratorul firmei sau îl revocă în caz de necesitate;
• Controlează exercițiul financiar dacă deține și rolul de administrator.

În ceea ce privește Comisia de cenzori a unui SRL, legea prevede că prezența ei este opțională, în cazul în care numărul de acționari este de maxim cincisprezece și obligatorie, dacă este depășită această limită. 

Pentru înființarea unui SRL este necesară realizarea unei documentații care să cuprindă următoarele acte:

• copii după actele de identitate ale tuturor asociaților;
• copii după actul de identitate al administratorilor;
• actul constitutiv al firmei;
• actele doveditoare ale proprietății sau închirierii sediului (pentru sediile de la bloc este necesară și aprobarea Asociației de proprietari);
• declarațiile asociaților și administratorilor;
• specimenul de semnătură. 

Demersul de înființare a unui SRL este, așadar, destul de ușor de îndeplinit, iar în privința costurilor implicate poate fi amintită doar taxa plătită pentru publicarea rezoluției de înființare a firmei în Monitorul Oficial, taxă care depășește cu puțin 100 de lei. 

În privința taxelor plătite de SRL-uri statului român există diferențe față de cele datorate de către PFA-uri. În cazul SRL-urilor profiturile obținute pot fi încasate atât sub formă de salarii, cât și sub formă de dividende. Cele din prima categorie sunt taxate conform legislației generale, iar cele din a doua categorie sunt taxate cu opt la sută din valoarea brută a acestora. Acestora li se adaugă impozitul pe venit, de unu la sută, în cazul în care este cel puțin un angajat cu normă întreagă, și impozitul pe profit, de șaisprezece la sută, în cazul în care nu are niciun angajat.  

PFA sau SRL – Avantaje și dezavantaje

Alegerea formei corecte de organizare a unei activități economice la început de drum trebuie să țină cont de elementele care ar putea să ofere șanse mai mari de succes. Persoanele ce se întreabă care este mai avantajos sau mai bun dintre un PFA și un SRL trebuie să știe că răspunsul depinde de câteva elemente, cum ar fi prezența sau absența unei calificări, numărul de angajați, volumul de muncă ce se așteaptă a fi realizat, numărul de asociați etc.

Diferențe între PFA și SRL – avantajele și dezavantajele PFA

Antreprenorii care doresc să înființeze un PFA se vor bucura de unele avantaje utile, în special dacă este vorba despre o activitate redusă ca amplitudine și aflată la început de drum: 

• Costuri minime cu privire la înființare și administrare;
• PFA-urile își pot ține contabilitatea, neexistând obligativitatea colaborării cu un contabil autorizat;
• Documentele solicitate în decursul activității de către instituțiile statului sunt puține la număr;
• Banii câștigați pot fi utilizați în orice moment dorește antreprenorul;
• Taxele către stat sunt ușor de calculat, făcându-se doar o declarație anuală de stabilire a taxelor și impozitelor;
• Desființarea unui PFA este foarte simplu de pus în practică. 

Printre dezavantajele persoanelor fizice autorizate se numără obligativitatea existenței unui document care să dovedească existența unei calificări profesionale, limitarea activității la doar cinci domenii, în funcție de codurile CAEN, imposibilitatea participării mai multor asociați la activități (legea prevede ca doar soțul / soția să poată fi asociat), numărul limitat de angajați și răspunderea maximă a persoanei, în cazul în care există datorii neplătite.    

Diferențe între SRL și PFA – avantajele și dezavantajele SRL

Societățile cu răspundere limitată sunt preferate de antreprenorii care doresc să-și dezvolte afacerea și nu doar să practice o meserie. Printre avantajele SRL-urilor se numără următoarele elemente:

• Domeniile de activitate practicate sunt nelimitate;
• Poate exista un număr nelimitat de asociați;
• Pot fi angajați mai mulți lucrători;
• Răspunderea asociaților este limitată la capitalul social depus;
• În cazul în care veniturile anuale se situează sub pragul prevăzut de lege, se poate opta ca în locul impozitului pe profit de șaisprezece la sută să fie plătit un impozit pe venit de trei la sută.

Printre dezavantajele SRL-ului se numără demersul mai complex de înființare a firmei, obligativitatea colaborării cu un contabil autorizat, accesul la profit se poate face doar trimestrial sau anual în momentul încasării dividendelor. 

Sfaturi utile despre PFA și SRL pentru antreprenorii debutanți

Indiferent de forma de organizare pe care o aleg, antreprenorii la început de drum ar trebui să ia în considerare sfaturile specialiștilor pentru a avea șanse cât mai mari de reușită. Persoanele lipsite de experiență în domeniul afacerilor și care nu studii financiare solide nu trebuie să se teamă, pentru că în ajutorul lor vine inteligența artificială. 

Există în România firme care pun la dispoziția afaceriștilor debutanți programe specializate, care să-i ajute să-și desfășoare activitatea rapid, fără greșeală, în conformitate cu legile statului român. Exemple în acest sens sunt reprezentate de softurile de gestiune pentru restaurante, programele de gestiune pentru magazin, utile atât pentru cele fizice, cât și pentru cele online, dar și softurile de gestiune hotelieră, care pot fi utilizate în cazul micilor pensiuni sau a complexelor hoteliere. Tot în această gamă de servicii se înscriu și sistemele care permit digitalizarea comenzilor sub forma unor programe de tip soft Self Order, cunoscute, în special în domeniul fast-food, unde și-au dovedit valoarea în ultimii ani. 

Alte sfaturi utile sunt reprezentate de o informare inițială aprofundată a domeniului în care se va activa pentru a se alege formele de organizare rentabile, care oferă cele mai mari șanse de succes, și de trecerea printr-un stagiu de pregătire profesională, element obligatoriu în cazul unui PFA și opțional, dar util, pentru un SRL.

În concluzie, antrenorii aflați la început de drum, care doresc să înființeze un PFA sau un SRL ar trebui să țină cont de avantajele și dezavantajele oferite de cele două forme de organizare a afacerilor pentru a beneficia de toate avantajele.

Surse foto: unsplash.com.

Freya POS, soluția software dezvoltată de Soft Tehnica pentru antreprenorii din Horeca&Retail, a încheiat anul 2022 cu o cifră de afaceri de peste 1 milion de euro, înregistrând o creștere de peste 30% față de anul 2021.

Anul acesta, compania va aloca un buget de 350.000 de euro pentru finalizarea dezvoltării și lansarea FreyaCloud, următoarea generație de software pentru HoReCa.

Anul 2022 a reprezentat o perioadă de redresare pentru HoReCa și Retail, după 2 ani în care măsurile anti-Covid au impus noi reguli și au condus la regândirea unor activități din fluxul companiilor din acest segment. Freya POS s-a adaptat acestor schimbări, atât prin adăugarea de noi funcționalități cât și prin integrarea cu alte aplicații adresate acestui domeniu. Un rezultat care argumentează succesul acestei strategii este numărul de clienți noi adăugați în portofoliu, peste 190 de companii noi din acest domeniu au ales să gestioneze activitatea cu ajutorul programului Freya POS.

„Dacă la început, industria HoReCa era o piață axată pe foaie și pix, cu locații individuale, fără planuri clare de dezvoltare, în prezent, proprietarii și managerii locațiilor au capacitatea de a analiza informațiile în detaliu, de a căuta să ia decizii bine documentate, pe bază de analize, iar Freya, prin produsele sale, oferă aceste informații. FreyaCloud nu mai e doar un sistem de gestiune a unui restaurant, ci are capacitatea de interconectare și generare de rapoarte complexe la nivelul unei locații, a unui lanț de locații sau chiar a unui lanț de francize, cu mai multe entități juridice. Suntem soluția care este perfect adaptată nevoilor și cerințelor actuale ale clienților.”

Florian Bucă, CEO Freya HoReCa & Retail

Noi funcționalități dezvoltate de Freya POS

Anul trecut au fost dezvoltate și Integrate numeroase funcționalități, un focus aparte fiind finalizarea dezvoltării soluției FreyaCloud. Estimarea de lansare pentru aceasta este trimestrul patru din 2023.

Printre funcționalitățile reprezentative necesare pentru piață și dezvoltate în 2022 se numără programatorul de prețuri, util în a înregistra în timp real orice schimbare a acestora, integrarea livratorilor Bolt și Tazz, pe lângă implementarea existentă a Glovo, integrări cu aplicații de comandă la masă ca Poftigo, Ialoc și bilipay, dar și implementarea bacșișului și a ecosistemului de rapoarte și calcule din spatele acestei cerințe legislative.

A fost integrat și modulul de management francize pentru documentele transferabile între proprietari. Un loc aparte îl ocupă Freya Dispatch, modulul de de comandă telefonică, integrat cu o centrală telefonică și care permite identificare locației de livrare pe baza adresei clientului și plasarea automată a comenzii în acea locație.

Integrarea cu ProFluo a reprezentat un alt succes bifat în 2022, informațiile din facturile emise de furnizori fiind procesate și importate repede si corect în programul de gestiune Freya Cloud.

Freya Cloud Digital Signage este o altă funcționalitate lansată în 2022, și este un instrument adresat celor care doresc să difuzeze materiale promo de marketing pe dispozitivele Android vizibile clienților (în zona de check-out).

Modificările legislative și obligațiile impuse de stat prin sistemul Ro E-factura si Ro E-Transport au condus la noi adaptări, totul cu un scop precis – raportarea către autoritățile statutului să se întâmple rapid, corect și fără un efort mare din partea clienților. Freya POS vine cu aceste integrări care automatizează întreg procesul de raportare către autoritățile statului.

Un alt factor important ce a contribuit la rezultatele obținute în 2022 este și extinderea rețelei de distribuție Freya POS, prin adăugarea a 12 parteneri noi. Planurile de extindere au avut în vedere acoperirea zonei de vest și nord-vest a României, dar și zone cu potențial, precum Brașov sau Constanța.

Dezvoltarea soluției FreyaCloud și consolidarea acesteia în zone precum managementul livratorilor, interconectarea platformelor online și exporturilor către sisteme de contabilitate financiară este unul dintre cele mai importante proiecte derulate de către companie în 2022.

Printre obiectivele de business pe termen lung vizate de echipa Freya POS se numără și dorința de a ajuta 5.000 de antreprenori și angajații acestora, prin asigurarea unui mediu de lucru cât mai productiv. De aceea, în anul 2023, scopul principal este reprezentat de extinderea cu 500 de companii a portofoliului de clienți, direct sau prin intermediul rețelei de distribuție.

Principalele provocări previzionate pentru anul 2023 se referă la evoluția mediului economic, care limitează dorința de investiții și schimbare a potențialilor clienți, pe fondul incertitudinilor economice. Freya este una dintre soluțiile care reușește să se adapteze la nevoile clienților, iar proiectele de digitalizare pe fonduri europene, introducerea obligativității de raportare electronică și de încasare cu cardul vor reprezenta câteva din oportunitățile ce trebuie luate în considerare.

La nivel de companie, anul trecut s-a încheiat cu o cifră de afaceri de peste 3,5 milioane de euro pentru toată compania Soft Tehnica, iar Freya a ajuns la peste un milion de euro, în creștere cu 30% față de anul precedent. Pentru anul 2023 Freya și-a propus să atingă o creștere cu 50% a cifrei de afaceri.

Un proiect important livrat anul trecut a fost Freya Logistics, Software Gestiune Stocuri și Transport pentru companiile producătoare de Agregate Minerale, cu integrare Ro E-factura si Ro E-transport.

În acest moment, compania Soft Tehnica are 60 de angajați, iar echipa Freya este alcătuită din 27 de oameni. Pentru anul 2023 fondatorii își propun mărirea echipei prin angajarea în departamentele de Onboarding și Suport tehnic, dar și în departamentele de Vânzări și Dezvoltare produs.

Soluția software pentru industria HoReCa și retail Freya POS este o marcă înregistrată a Soft Tehnica și a fost lansată în 2007.

Sursa: revistabiz.ro

Microîntreprinderile sunt o componentă esențială a economiei moderne, jucând un rol important în susținerea creșterii economice și în reducerea șomajului. Doar la nivelul anului 2022 microîntreprinderile din România au oferit locuri de muncă pentru nu mai puțin de 1,4 milioane de salariați conform datelor statistice ale ITM-urilor.

Aceste mici business-uri sunt caracterizate mai ales prin dimensiunea lor redusă, cu un număr restrâns de angajați și cu un volum limitat al cifrei globale de afaceri. Deși sunt mici ca dimensiune, microîntreprinderile au un impact apreciabil asupra economiei, generând locuri de muncă și contribuind la diversificarea portofoliului economic al unei țări. Microîntreprinderile pot fi regăsite în majoritatea domeniilor de activitate, nefiind limitate, decât parțial, așa cum se va observa și din cuprinsul acestui articol, la una sau la alta dintre ramurile economiei. Astfel, se poate opta pentru desfășurarea activității comerciale pe baza unei microîntreprinderi chiar și în domeniul HoReCa sau chiar mai ales în acest domeniu, dacă e să ținem cont de ultimele modificări legislative din acest domeniu.

Cu toate acestea, microîntreprinderile se confruntă și cu provocări unice, cum ar fi accesul la finanțare, probleme de reglementare, de fiscalitate și impozitare, dar și provocări referitoare la o concurență din ce în ce mai acerbă. Aceste tipuri de entități economice au nevoie de o atenție specială din partea guvernelor și a celorlalte autorități de reglementare competente, pentru a le ajuta să își îndeplinească potențialul și să se dezvolte în vederea unei contribuții cât mai consistente la crearea unei economii naționale puternice.

Acest articol urmează să analizeze în detaliu conceptul de microîntreprindere, rolul acestora în economie, provocările cu care se confruntă în privința impozitării – inclusiv în domeniul HoReCa – precum și modalitățile de sprijinire și dezvoltare a acestora pe baza tehnologiei prezentului și a softurilor specializate.

Ce este o microîntreprindere și care sunt avantajele acestei categorii fiscale în general și în domeniul HoReCa în mod particular

Microîntreprinderile nu sunt, în sine, o formă de organizare economică a unei companii. Mai degrabă, termenul de microîntreprindere desemnează încadrarea unei persoane juridice într-o anumită categorie determinată de scopurile pentru care a fost înființată. Desigur, scopul oricărei firme nou create într-o economie de piață este acela de a face profit. Totuși, autoritățile pot decide crearea sau reglementarea unor condiții de activitate mai favorabile pentru unele categorii de companii, tocmai cu scopul de a încuraja anumite activități sau de a crea o efervescență mai intensă a activității economice pe anumite sectoare de activitate. Desigur, „încurajarea” adusă de legiuitor nu este total dezinteresată, deoarece guvernele pot profita mai mult prin colectarea de taxe și impozite în condițiile unei economii prospere în care firmele se dezvoltă progresiv.

Astfel a apărut și ideea creării definiției fiscale a categoriei microîntreprinderilor. Diferențierea față de regimul de impozitare general al companiilor este în cazul microîntreprinderilor plata unui impozit pe venitul global dintr-o perioadă fiscală de referință sau pe cifra de afaceri, în loc de plata unui impozit pe profitul obținut din activitatea economică.

În prezent, microîntreprinderile sunt definite în Codul Fiscal și trebuie să îndeplinească, cumulativ, o serie de condiții pentru a beneficia de o formă de impozitare mai avantajoasă, formă care va fi prezentată mai târziu, în cuprinsul acestui articol.

Astfel, pentru a se încadra în definiția unei microîntreprinderi conform Codului Fiscal, o firmă trebuie să bifeze următoarele condiții în mod cumulativ:

• Nu înregistrează venituri mai mari de 500.000 de euro în echivalent lei la cursul oficial de schimb BNR de la închiderea exercițiului financiar de referință.
• Veniturile realizate trebuie să provină în proporție de peste 80 de procente din activități diferite de cele de consultanță și/sau management. Astfel, activitățile de consultanță și/sau management pot conta doar pentru maxim 20% din încasările unei microîntreprinderi în cadrul unui exercițiu financiar. De la această condiție există, totuși, o excepție și anume în privința activităților de consultanță fiscală care se încadrează în sfera de acțiune a codului CAEN 6920 sau ”Activități de contabilitate și audit financiar, consultanță în domeniul fiscal”. Aceste activități sunt deci permise fără nici o restricție de proporție în totalitatea veniturilor unei microîntreprinderi.
• Compania nu se află în procedură legală de dizolvare și lichidare.
• Capitalul social al firmei nu este deținut de stat sau de unitățile administrativ-teritoriale.
• Firma are cel puțin un angajat cu contract de muncă înregistrat potrivit legii. Persoana angajată trebuie să aibă încheiate formele legale în termen de 30 de zile de la data înființării firmei.
• Acționarii sau asociații firmelor nu dețin mai mult de 25% din valoarea acțiunilor sau drepturilor de vot la mai mult de trei companii care sunt încadrate în sistemul de impunere al microîntreprinderilor, inclusiv firma în cauză.

Este de reținut că în afara condițiilor restrictive în privința activităților de consultanță și de management, există și anumite domenii economice întregi care nu pot fi încadrate în categoria microîntreprinderilor, indiferent de îndeplinirea celorlalte condiții. Aceste domenii exceptate de legiuitor sunt:

• Firmele care activează în domeniul bancar;
• Companiile de asigurare și reasigurare;
• Firmele care activează în domeniul pieței de capital, inclusiv cele care se ocupă de intermedieri în acest domeniu;
• Companiile care au ca obiect de activitate jocurile de noroc;
• Firmele care activează în domeniul explorării, dezvoltării și exploatării de zăcăminte de hidrocarburi (gaze naturale, petrol, etc.).

Diferențierea importantă a microîntreprinderilor față de restul entităților economice constă, totuși, în posibilitatea acordată de lege în privința optării pentru modalitatea specială de impozitare a acestora la respectarea cumulativă a condițiilor expuse anterior.

În cele ce urmează se va ilustra, în mod concret, modalitatea de impozitare și avantajele categoriei de firme încadrate în domeniul fiscal al microîntreprinderilor.

Impozitarea microîntreprinderilor și formula de calcul a impozitului pe venitul microîntreprinderilor

De la bun început, este important de reținut faptul că încadrarea în sistemul de impozitare specific categoriei microîntreprinderilor este opțională și depinde de voința acționarilor sau a asociaților firmelor. Caracterul opțional al trecerii la impozitarea în sistem de microîntreprindere a fost introdus în legislația fiscală prin OG nr. 16 din 2022 așa cum a fost modificată această ordonanță prin Legea nr. 370/2022.

Impozitarea microîntreprinderilor și formula de calcul a impozitului specific pe microîntreprinderi este una de natură simplificată. Astfel, cota de impozitare specifică a microîntreprinderilor, conform prevederilor legislative actuale, este de 1% din veniturile totale realizate de o astfel de companie în cuprinsul unui exercițiu financiar.

Baza impozabilă este astfel alcătuită din veniturile înregistrare din orice sursă de către entitate, în afară de scăzămintele prevăzute la art.53 din Codul Fiscal.

Astfel, firmele care îndeplinesc cumulativ condițiile enumerate în capitolul anterior al acestui articol, pot opta să fie impuse la plata impozitului specific pe microîntreprinderi, conform prevederilor legale, începând cu anul fiscal următor anului în care au îndeplinit cumulativ condițiile respective. Este de menționat că aceste condiții pot fi regăsite în art 47 alin.1 al Codului Fiscal.

O categorie specială de firme care, începând cu anul 2023, pot fi încadrate la categoria microîntreprinderilor, prin excepție de la prevederile art. 47 alin 1 Cod Fiscal, este reprezentată de firmele din domeniul HoReCa. Excepția, introdusă prin OG 16/2022, permite companiilor care activează în domeniul HoReCa să beneficieze de opțiunea de a plăti impozitul specific al microîntreprinderilor și, în același timp, să beneficieze și de exceptarea de la aplicarea prevederilor art 52 din Codul Fiscal. Acest din urmă articol este cel care indică situațiile în care o firmă nu se mai încadrează la microîntreprinderi și, desigur, nici nu mai beneficiază de impozitarea specifică.

Domeniile HoReCa de activitate care pot beneficia de impozitarea specifică microîntreprinderilor sunt expres menționate în legislație și aparțin mai multor categorii CAEN de activități economice, după cum urmează:

• 5520 – Facilități de cazare perioade de scurtă durată;
• 5530 – Campinguri și tabere;
• 5510 – Hoteluri și facilități de cazare;
• 5590 – Alte servicii de cazare;
• 5610 – Restaurante;
• 5621 – Activități de alimentație sau catering pentru evenimente;
• 5629 – Alte servicii de alimentație n.c.a.;
• 5630 – Baruri și activități de servire a băuturilor.

Deși, în trecut, firmele din domeniul HoReCa erau o categorie specială de companii cu un impozit specific, de la 1 ianuarie 2023 acest mod specific de impozitare a fost eliminat, impozitul pe microîntreprinderi fiind una dintre opțiunile pe care domeniul HoReCa le poate adopta, desigur, alături de opțiunea de impozitare clasică, pe profit.

O altă informație esențială pentru domeniul HoReCa este aceea că firmele din acest domeniu de activitate au posibilitatea să opteze pentru impozitul de 1% din venit – specific microîntreprinderilor – chiar dacă nu îndeplinesc condiția plafonului maxim de 500.000 de euro venit într-un an fiscal.

Impozite și taxe pe microîntreprinderi și moduri de eficientizare a activității generale și de raportare cu ajutorul softurilor de gestiune specializate

Impozitarea microîntreprinderilor poate fi un avantaj cert pentru firmele care se încadrează în condițiile impuse de lege, mai ales prin simplificarea modului de calculare a sumelor de bani datorate statului. În plus, companiile pot beneficia de avantajele oferite de tehnologia din prezent prin implementarea programelor de gestiune a magazinelor sau, în cazul firmelor de tip HoReCa, a softurilor de gestiune a restaurantelor care pot simplifica foarte mult activitatea de raportare și de monitorizare a activității.

Cele mai bune softuri din această categorie, așa cum sunt, de exemplu cele oferite de Freya Restaurant Hotel Magazin, includ și integrări cu aplicații și platforme diverse cum sunt cele de încasări, plăți, procesări inteligente de documente, de management electronic al meniurilor și comenzi online, precum și cu aplicații de ordin fiscal care permit integrarea POS-urilor bancare.

Astfel, cu ajutorul acestor instrumente software se poate realiza un management mult mai eficient al afacerilor, fie că este vorba de comerț online sau desfășurat în sistem offline, clasic, fie că este vorba de domeniul HoReCa. Raportările complexe pe care softurile de gestiune ale magazinelor și ale restaurantelor sau ale hotelurilor, după caz, le pot azi oferi sunt un sprijin absolut necesar în obținerea unei imagini complete asupra estimărilor cifrelor de afaceri și, implicit, a impozitelor pe care microîntreprinderile le vor avea de plătit.

În afară de imaginea clară și din timp a impozitelor de plată softurile de gestiune a restaurantelor dar și programele de gestiune a magazinelor, precum și alte tipuri de astfel de programe pot optimiza afacerile prin mai multe moduri:

• Rapoarte și informații complete despre clienți și despre valoarea acestora din punctul de vedere al business-ului;
• Evidențe complete ale angajaților;
• Rapoarte și date despre plăți, achiziții, vânzări;
• Managementul activității de marketing;
• Gestiunea stocurilor;
• Gestionarea activității de transport și logistică;
• Integrări cu sistemele RO E-factura și RO E-Transport pentru firme producătoare de agregate minerale;
• Managementul rezervărilor și administrării afacerilor din domeniul hotelier, așa cum este cazul, de exemplu al softului de gestiune pentru hoteluri, pensiuni sau hosteluri;
• Managementul și evidența livrărilor la domiciliul clienților pentru business-urile angrenate în domeniul ”food delivery”.

In concluzie, microîntreprinderile sunt o parte esențială a economiei moderne și au un impact semnificativ asupra creșterii economice și a reducerii șomajului. Deși se confruntă cu provocări unice, acestea pot fi sprijinite de către autorități prin acces la finanțare, reglementări adecvate și educație sau training pentru antreprenori.

Tendințele inovative din domeniul microîntreprinderilor, precum tehnologia digitală și globalizarea, au deschis noi oportunități pentru acestea, permițându-le să se extindă și să se dezvolte. Guvernele și comunitățile au un rol important în sprijinirea acestor afaceri, prin oferirea de resurse și programe de dezvoltare.

Prin urmare, este important ca microîntreprinderile să continue să fie sprijinite pentru a-și îndeplini potențialul și a contribui la dezvoltarea economiei în general. Microîntreprinderile sunt pietrele de temelie ale unei economiei moderne și merită atenția și susținerea autorităților, deoarece un număr cât mai mare de astfel de entități pot asigura efervescența economică din care toți actorii economiei și administrației au de câștigat în egală măsură.

Sursa foto: Pixabay.com