Archives:

Într-o eră digitală în continuă expansiune, magazinele online reprezintă oportunități de bază pentru antreprenorii care activează deja în retail sau pentru cei care își doresc să înceapă o afacere în acest domeniu. Dar ce înseamnă cu adevărat să ai un magazin online?

În esență, un magazin online este mai mult decât un simplu site web. Este un spațiu virtual dinamic și interactiv, ce oferă clienților posibilitatea de a explora și achiziționa produse sau servicii într-un mod accesibil și convenabil, oricând și de oriunde, cu doar câteva click-uri.

Pentru industria de retail, trecerea la mediul online reprezintă un avantaj esențial. Fie că vorbim despre magazine de haine, de electronice, de accesorii sau de multe alte produse sau servicii, un magazin online poate extinde raza de acoperire a comerciantului, poate atrage noi clienți, altfel inaccesibili, și poate oferi o experiență personalizată clienților care să stimuleze vânzările.

1. Elementele de bază despre un magazin online pe care trebuie sa le cunoști de la bun început

Dacă visezi de mult timp să-ți deschizi propria afacere, dar nu ai suficient capital, spațiu sau timp, atunci o afacere online ( prin deschiderea unui magazin online) ar putea fi soluția ideală pentru tine. Un magazin online îți permite să-ți vinzi produsele sau serviciile pe internet, fără a avea nevoie de un spațiu fizic, de angajați sau de cheltuieli mari de operare.

Crearea, deschiderea și operarea unui magazin online pot părea provocări formidabile, dar, în realitate, sunt mai accesibile decât s-ar putea crede. Pentru cei care sunt la început de drum în lumea afacerilor online sau pentru cei care doresc să-și extindă prezența în mediul digital, există metode și resurse disponibile pentru a începe acest proces fără a necesita investiții exorbitante.

O afacere online are mai multe avantaje, cum ar fi:

• Flexibilitate de neegalat: poți lucra de oriunde și oricând, atâta timp cât ai o conexiune la internet;
• Accesibilitate la clienți: poți ajunge la un public mai larg și mai divers, din orice colț al lumii;
• Scalabilitate: poți crește sau micșora afacerea în funcție de cerere și de oportunități;
• Creativitate nelimitată: poți experimenta cu diferite idei, produse, designuri și strategii de marketing;
• Costuri reduse de deschidere și operare: nu ai nevoie de un spațiu comercial, de utilități, de stocuri permanente de produse sau de personal numeros.

Dar, trebuie să ai în vedere și faptul că o afacere online are și unele dezavantaje, cum ar fi:

• Concurență serioasă: există multe alte afaceri online care oferă produse sau servicii similare sau mai bune;
• Provocări de securitate: trebuie să te asiguri că datele tale și ale clienților tăi sunt protejate de hackeri și de fraude;
• Reglementări tot mai numeroase: trebuie să respecți legile și normele din țara sau regiunea în care îți desfășori activitatea;
• Nevoi de cunoștințe tehnice moderne: trebuie să ai cunoștințe de bază despre cum funcționează un site web, un magazin online și o platformă de e-commerce;
• Relații cu clienții ceva mai dificile: trebuie să îți construiești o reputație și o încredere cu clienții tăi, fără a-i întâlni față în față.

Înainte de a începe o afacere online, trebuie să identifici și să stabilești câteva lucruri esențiale, răspunzându-ți cât mai complet la o serie de întrebări precum:

• Ce nișă și ce produse sau servicii vrei să oferi?
• Ce platformă și ce soluție de soft de gestiune pentru magazine vrei să folosești pentru afacerea ta online?
• Cum să îți creezi și să îți personalizezi magazinul tău online?
• Cum să îți promovezi și să îți crești afacerea online?
• Cum să îți analizezi și să îți optimizezi performanța magazinului online?

În secțiunile următoare ale acestui articol, îți vom prezenta metodele prin care îți poți deschide o afacere online, etapele și sfaturile utile pentru crearea unui magazin online. Dacă ți-am trezit interesul și ești interesat să îți începi propria afacere online, citește mai departe și află cum să o faci.

2. Metodele și costurile de deschidere a unui magazin online

Deschiderea unui magazin online nu presupune neapărat investiții foarte mari. Investiția inițială poate varia în funcție de natura afacerii, însă există soluții pentru începători care permit afaceri profitabile cu 1000 de euro dacă e să luăm ca etalon un buget care poate fi accesibil pentru aproape orice viitor antreprenor. De la costurile de dezvoltare ale site-ului până la costurile de marketing inițial, există opțiuni care permit pornirea afacerii fără a depăși sume exagerate. 

Dacă ai decis să-ți deschizi o afacere online, primul pas pe care trebuie să-l faci este să alegi metoda prin care îți vei crea și-ți vei gestiona magazinul online. Există mai multe metode disponibile, fiecare cu avantajele și dezavantajele ei. În cele ce urmează, îți vom prezenta cele mai populare și accesibile metode, precum și criteriile pe care ar trebui să le iei în considerare atunci când le alegi.

• Platforme de e-commerce

O platformă de e-commerce este un serviciu online care-ți oferă tot ce ai nevoie pentru a-ți crea și a-ți administra magazinul online, de la design și funcționalități, până la sistemele de plată și integrarea opțiunilor de livrare în cazul produselor. Platformele de e-commerce sunt ușor de folosit, nu necesită cunoștințe tehnice avansate și au prețuri accesibile, de obicei sub formă de abonament lunar sau anual.

Avantajele platformelor de e-commerce sunt:

• Rapiditate: poți începe să-ți vinzi produsele în câteva minute, fără a avea nevoie de instalare sau configurare;
• Simplitate: poți alege dintr-o varietate de șabloane și teme predefinite, pe care le poți personaliza după preferințe;
• Securitate: platformele de e-commerce se ocupă de securitatea datelor și a tranzacțiilor, respectând standardele și reglementările în vigoare;
• Suport: platformele de e-commerce oferă asistență tehnică și resurse de învățare pentru clienții lor.

Platformele de e-commerce prezintă, însă, și unele dezavantaje la care trebuie să fii atent:

• Limitări: platformele de e-commerce au anumite restricții în ceea ce privește designul, funcționalitățile și integrările pe care le poți adăuga la magazinul tău online;
• Costuri: platformele de e-commerce au costuri recurente, care pot crește în funcție de numărul de produse, de trafic sau de funcții suplimentare pe care le alegi;
• Dependență: platformele de e-commerce îți găzduiesc magazinul online pe serverele lor, ceea ce înseamnă că depinzi de disponibilitatea și performanța lor.

Există, în afara acestor platforme de e-commerce, și unele soluții software moderne. După cum deja probabil că știi, soluțiile software moderne, sunt programe sau aplicații care îți oferă funcționalități avansate pentru a-ți optimiza și crește afacerea online, cum ar fi gestiunea stocurilor, facturarea, contabilitatea, raportarea, marketingul digital etc. 

Avantajele soluțiilor software aplicate unei afaceri online sunt:

• Eficiență: soluțiile software moderne îți economisesc timp și resurse, eliminând erorile și operațiunile redundante;
• Performanță: soluțiile software moderne îți îmbunătățesc rezultatele, oferindu-ți date și analize precise și relevante;
• Competitivitate: soluțiile software moderne îți cresc competitivitatea, oferindu-ți avantaje față de concurență;

Un exemplu de soluție software modernă, recomandată pentru magazinele online aflate la orice stadiu de dezvoltare este FreyaPOS. Această soluție software cu aplicabilitate pentru afacerile din domeniul HoReCa / Retail, îți oferă un sistem de gestiune integrat, care îți permite să-ți controlezi și să-ți coordonezi activitatea din magazinul fizic și din cel online, de pe orice dispozitiv. Ca soft de gestiune pentru magazine online, se integrează perfect cu platforma ta de e-commerce și-ți permite să automatizezi și să simplifici procesele și operațiunile.

Pentru a alege metoda potrivită pentru deschiderea unui magazin online, trebuie să iei în considerare următoarele criterii:

• Obiectivele și strategia ta de afaceri: ce vrei să vinzi, cui vrei să vinzi, cum vrei să vinzi și cât vrei să vinzi;
• Bugetul și resursele tale: cât ești dispus să investești și să cheltuiești pentru afacerea ta online, ce cunoștințe și abilități ai și ce instrumente și echipamente ai nevoie;
• Preferințele și nevoile tale: ce nivel de control și personalizare vrei să ai asupra magazinului tău online, ce funcționalități și integrări vrei să adaugi și ce experiență vrei să oferi clienților tăi.

În funcție de aceste criterii, poți compara și evalua diferitele metode disponibile și poți alege cea mai potrivită pentru afacerea ta online.

3. Etapele deschiderii unui magazin online și sfaturi utile din partea experților în domeniu

Dacă ai ales deja metoda prin care vei deschide magazinul online, următorul pas pe care trebuie să-l faci este să creezi și să personalizezi website-ul. Acesta este un proces care implică mai multe etape și care necesită atenție, creativitate și unele cunoștințe specifice de marketing digital. În rândurile următoare, îți vom prezenta etapele deschiderii unui magazin online și unele sfaturi utile pentru a-l propulsa către succes.

• Etapa 1: Alegerea nișei și a produselor sau serviciilor pe care le vei vinde

Prima etapă a deschiderii unui magazin online este să alegi nișa în care vrei să activezi și produsele sau serviciile pe care le vei vinde. Aceasta este o decizie foarte importantă, care va influența toate celelalte aspecte ale afacerii tale online, cum ar fi designul, funcționalitățile, promovarea și competiția.

Pentru a alege nișa și produsele potrivite, trebuie să ții cont de următoarele criterii:

• Pasiunile și cunoștințele tale: este recomandat să alegi o nișă și niște produse ori servicii care îți plac și pe care le cunoști bine, astfel încât să îți fie mai ușor să le vinzi și să le oferi valoare clienților tăi;
• Cererea și competiția: este recomandat să alegi o nișă și niște produse care au o cerere suficientă, dar cu o competiție nu prea mare, astfel încât să ai șanse să te diferențiezi față de concurență și să atragi clienți în mod constant;
• Profitabilitatea și sustenabilitatea: este recomandat să alegi o nișă și niște produse care îți pot aduce un profit decent, dar care nu necesită costuri mari de producție, stocare, livrare sau promovare;

Pentru a identifica mai ușor nișa de piață, produsele și serviciile potrivite, poți folosi următoarele metode:

• Cercetarea pieței: poți folosi instrumente online, cum ar fi Google Trends, Keyword Planner, Amazon Best Sellers, AliExpress Hot Products etc. pentru a afla ce produse sunt populare, ce cuvinte cheie folosesc clienții în căutările lor online, ce prețuri practică concurența la produse similare, etc.
• Experimentarea produsului sau serviciului oferit: poți folosi instrumente online, cum ar fi o platformă de e-commerce. pentru a crea un magazin online de probă, unde poți lista produsele tale, fără a le vinde efectiv, și poți măsura traficul, conversiile, rata de abandon a coșului de cumpărături și alți parametri de interes, precum produsele sau serviciile cu cel mai mare număr de vizitatori, paginile de intrare și de ieșire folosite de vizitatori etc.

• Etapa 2: Alegerea numelui și a domeniului pentru magazinul tău online

A doua etapă în deschiderea unui magazin online este să alegi numele și domeniul pentru site-ul web care îți ”motorizează” afacerea online. Acestea sunt elemente esențiale pentru identitatea și vizibilitatea afacerii tale online, care vor influența percepția și loialitatea clienților tăi.

Pentru a alege numele și domeniul potrivite, trebuie să ții cont de următoarele criterii:

• Originalitatea și relevanța: numele și domeniul trebuie să fie unice și să reflecte nișa și produsele tale, astfel încât să te diferențiezi de concurență și să atragi atenția clienților tăi;
• Simplitatea și memorabilitatea: numele și domeniul trebuie să fie scurte și ușor de pronunțat, scris și reținut, astfel încât să facilitezi accesul și recomandarea clienților tăi;
• Disponibilitatea și legalitatea: numele și domeniul trebuie să fie disponibile și să nu încalce drepturile de proprietate intelectuală ale altor afaceri online, astfel încât să eviți probleme juridice și concurențiale.

• Etapa 3: Alegerea platformei și a soluției software pentru magazinul tău online

A treia etapă în crearea unui magazin online este să alegi platforma și soluția software modernă pentru magazinul tău online. Acestea sunt instrumente care îți vor permite să îți creezi și să îți administrezi magazinul online, oferindu-ți design, funcționalități, securitate, suport etc.

Pentru a alege platforma și soluția software potrivite, trebuie să ții cont de următoarele criterii:

• Ușurința de utilizare și personalizare: platforma și soluția software trebuie să fie ușor de instalat, configurat și folosit, oferindu-ți o interfață intuitivă și opțiuni de personalizare variate;
• Funcționalitățile și integrările: platforma și soluția software trebuie să îți ofere funcționalități esențiale și avansate pentru magazinul tău online, cum ar fi adăugarea și editarea produselor, gestionarea comenzilor, plăților și livrărilor, raportarea și analiza performanței etc. De asemenea, platforma și soluția software trebuie să se integreze cu alte instrumente pe care le folosești sau le vei folosi, cum ar fi soluții software moderne, rețele sociale, instrumente de marketing etc.
• Costurile și beneficiile: platforma și soluția software trebuie să îți ofere un raport calitate-preț optim, oferindu-ți un plan de prețuri accesibil și transparent, care să se potrivească nevoilor și resurselor tale, precum și o perioadă de încercare gratuită, o garanție de returnare, un suport tehnic etc.

• Etapa 4: Crearea și personalizarea designului și a funcționalităților magazinului tău online

A patra etapă în crearea unui magazin online este să creezi și să personalizezi designul și funcționalitățile magazinului tău online. Acestea sunt elemente care îți vor defini imaginea și experiența afacerii tale online, care vor influența satisfacția și conversia clienților tăi.

Pentru a crea și personaliza designul și funcționalitățile magazinului tău online, trebuie să ții cont de următoarele criterii:

• Estetica și ergonomia: designul și funcționalitățile magazinului tău online trebuie să fie plăcute și armonioase, folosind culori, fonturi, imagini, logo-uri, iconițe etc. care să se potrivească cu nișa și produsele tale, dar și să fie ușor de navigat și de utilizat, oferind o interfață clară, simplă și intuitivă;
• Coerența și consistența: designul și funcționalitățile magazinului tău online trebuie să fie coerente și consistente, folosind aceleași elemente și reguli pe toate paginile și secțiunile magazinului tău online, dar și să fie compatibile cu toate dispozitivele și browserele pe care le folosesc clienții tăi;
• Unicitatea și originalitatea: designul și funcționalitățile magazinului tău online trebuie să fie unice și originale, folosind elemente și efecte care să te diferențieze de concurență și să îți exprime personalitatea și stilul.

• Etapa 5: Adăugarea produselor și a descrierilor lor în magazinul tău online

A cincea etapă în crearea unui magazin online este să adaugi produsele și descrierile lor în magazinul tău online. Acestea sunt elemente care îți vor prezenta oferta și valoarea afacerii tale online, care vor influența decizia și fidelitatea clienților tăi.

Pentru a adăuga produsele și descrierile lor în magazinul tău online, trebuie să ții cont de următoarele criterii:

• Calitatea și relevanța: produsele și descrierile lor trebuie să fie de calitate și relevante, oferind informații complete, corecte și utile despre caracteristicile, beneficiile, prețurile, garanțiile etc. ale produselor tale, dar și să fie adaptate la nișa și la nevoile clienților tăi;
• Atractivitatea și puterea de convingere: produsele și descrierile lor trebuie să fie atractive și convingătoare, folosind imagini, video-uri, testimoniale, recenzii etc. care să arate aspectul, funcționarea și rezultatele produselor tale, dar și să folosească un limbaj persuasiv, care să încurajeze acțiunea și cumpărarea clienților tăi;
• Optimizarea și diferențierea: produsele și descrierile lor trebuie să fie optimizate și diferențiate, folosind cuvinte cheie, titluri, subtitluri, liste, alineate etc. care să faciliteze citirea și înțelegerea produselor tale, dar și să te evidențiezi față de concurență și să îți creezi un avantaj competitiv.

• Etapa 6: Alegerea metodelor de plată și de livrare pentru clienții tăi

A șasea etapă în crearea unui magazin online este să alegi metodele de plată și de livrare pentru clienții tăi. Acestea sunt elemente care îți vor asigura tranzacții sigure și rapide cu clienții tăi, care vor influența satisfacția și loialitatea lor. Un soft de gestiune pentru magazine poate rezolva și această problemă oferind în plus și funcții fiscale, rapoarte detaliate despre stocuri și livrări, gestionarea stocurilor de produse, integrări cu raportările fiscale solicitate de legislație, din gama RO e-factura și RO e-transport.

• Etapa 7: Promovarea și marketingul magazinului tău online

A șaptea etapă în crearea unui magazin online este să promovezi și să faci marketing pentru magazinul tău online. Acestea sunt activități care îți vor crește vizibilitatea și popularitatea afacerii tale online, care vor influența atragerea și retenția clienților tăi.

Pentru a promova și a face marketing pentru magazinul tău online, trebuie să ții cont de următoarele criterii:

• Obiectivele și strategia ta de marketing: ce vrei să obții prin promovarea și marketingul magazinului tău online, cum vrei să măsori rezultatele și ce plan de acțiune vrei să urmezi;
• Publicul țintă și segmentarea lui: cine sunt clienții tăi potențiali și existenți, ce nevoi, dorințe, probleme, preferințe, comportamente etc. au și cum îi poți împărți în grupuri mai mici și mai omogene;
• Mixul de marketing și canalele de comunicare: ce instrumente și tehnici de marketing vrei să folosești pentru a-ți promova magazinul și produsele online, cum ar fi site-ul, blogul, rețelele sociale, emailul, SEO, PPC, influenceri etc. și cum le vei adapta la fiecare segment de public.

În concluzie, succesul unui magazin online depinde în mare măsură de planificare strategică, adaptabilitate și dedicare continuă. Cu un plan bine stabilit și o abordare atentă și proactivă, poți transforma un magazin online într-un motor de creștere și de succes în mediul digital și poți atinge succesul pe care ți-l dorești în acest domeniu dinamic al afacerilor.

Sursa foto: Pixabay.com

În era în care sustenabilitatea devine tot mai importantă, Sistemul de Garanție-Returnare (SGR) se impune ca o inițiativă esențială pentru România. Descoperă în acest articol ce reprezintă SGR, scopurile sale și cum schimbările aduse de acest sistem ne afectează în mod direct.

1. Scopul Sistemului de Garanție-Returnare

SGR a fost implementat cu un scop clar: colectarea și reintroducerea ambalajelor într-o economie circulară. Principalele ținte stabilite până în 2029 sunt de a colecta 77% din PET-uri și 90% din alte tipuri de materiale din ambalaje. Această mișcare este aliniată cu obiectivele europene, contribuind la protecția mediului prin reducerea deșeurilor.

2. Beneficiile aduse de SGR

• Protecția mediului: în primul rând, SGR contribuie semnificativ la protejarea mediului. Ambalajele colectate prin acest sistem sunt redirecționate de la gropile de gunoi sau din natură, având un impact direct asupra curățeniei și mediului înconjurător.
• Atingerea țintelor Europene: SGR nu doar îndeplinește, ci și depășește noile ținte de colectare și reciclare impuse de Uniunea Europeană. Ținte precum reciclarea ambalajelor în proporție de 75% pentru sticlă și 60% pentru aluminiu, începând cu 2030, devin realizabile prin intermediul acestui sistem.
• Acces la materiale reciclate: SGR oferă producătorilor acces la materiale reciclate, precum PET (ambalaje din PET reciclat). Acest lucru nu doar încurajează reciclarea, ci și ajută la atingerea țintelor de 25% până în 2025 și 30% până în 2030 pentru ambalajele realizate din materiale reciclate.

3. Tranziția consumatorilor către SGR

SGR reprezintă un sistem relativ nou pentru consumatorii români, iar adaptarea poate dura câțiva ani. Cu toate acestea, valoarea garanției a fost stabilită la 0.50 RON, având ca scop motivarea consumatorilor să returneze ambalajele, fără a simți o majorare semnificativă a prețurilor.

4. Obligații pentru comercianți:

Comercianții au responsabilități specifice în cadrul SGR, printre care se numără:

• Indicarea distinctă a valorii garanției la raft și pe documentele fiscale.
• Plata valoare garanției către operatorii economici de la care achiziționează produse ambalate în ambalaje SGR.
• Încasarea garanției de la clienți pentru produsele în ambalaje SGR.

5.Organizarea punctelor de returnare:

Pentru comercianți, organizarea punctelor de returnare este esențială. În funcție de suprafața structurii de vânzare, comercianții pot opta pentru modalități variate de organizare a acestor puncte. De la puncte operate manual până la asocierea cu alți comercianți, opțiunile sunt diverse și se adaptează nevoilor fiecărui operator.

Concluzii:

Sistemul de Garanție-Returnare nu este doar o obligație legală, este o oportunitate pentru România să se alinieze cu standardele europene și să contribuie la un mediu mai sănătos și mai sustenabil. Adaptarea poate fi provocatoare, dar beneficiile aduse atât mediului, cât și economiei, sunt semnificative. Așadar, este momentul să înțelegem și să adoptăm SGR pentru un viitor mai verde și mai prosper.

6. Q&A

1. Sunt toţi comercianții obligați să organizeze puncte de returnare?

Toți operatorii economici care comercializează produse în scopul SGR (indiferent de mărimea suprafeței de vânzare) sunt obligați legal să organizeze puncte de returnare a ambalajelor ce fac obiectul SGR. Excepția de la această regulă comercianții de tip HORECA sau cei care pun în vânzare produse exclusiv online sau exclusiv prin intermediul automatelor .

2.Ce opțiuni de organizare a punctelor de returnare au comercianții?

Comercianții cu o suprafață de vânzare care depășește 200 mp sunt obligați să-și amenajeze propriile puncte de returnare. Pentru cei cu o suprafață mai mică de 200 mp, pe lângă opțiunea de a-și organiza punctul de returnare propriu, există posibilitatea de a îndeplini această obligație prin colaborare cu alți comercianți care au structuri de vânzare similare sau prin încheierea unui acord de parteneriat cu unitățile administrativ-teritoriale sau asociațiile de dezvoltare intercomunitară.

3.Ce obligații au comercianții ulterior intrării în funcțiune a SGR în România?

Dacă te-ai gândit vreodată să transformi un vis în realitate și să deschizi o pensiune, ai ajuns la locul potrivit. În acest articol, vom explora împreună detaliile esențiale referitoare la planul de afaceri, actele necesare pentru deschiderea unei pensiuni precum și alte detalii importante pe care ar trebui să le ai în vedere atunci când explorezi oportunitatea unui astfel de demers.

Pensiunile reprezintă veritabile locuri de refugiu pentru cei aflați în căutarea unui răgaz departe de agitația orașului sau pentru turiștii care doresc să exploreze frumusețea unor locuri noi, pitorești. Aceste locații oferă nu doar cazare, ci și o experiență autentică și primitoare. Cu toate acestea, pentru a începe propria afacere în domeniul ospitalității, trebuie să treci prin unele etape importante și să te asiguri că ai actele și documentele corecte.

În continuare, te vom ghida pas cu pas prin procesul de înființare a unei pensiuni, începând cu elaborarea unui plan de afaceri solid, explorând apoi actele necesare pentru deschiderea unei pensiuni și sfârșind cu aspecte specifice, demne de luat în calcul la înființarea unei astfel de unități turistice. Cu acest ghid, vei fi pregătit să faci primii pași în ceea ce poate deveni o afacere de succes în domeniul turistic.

Să începem deci împreună călătoria către deschiderea unei pensiuni de succes!

1. Planul de afaceri pentru pensiuni agroturistice sau clasice – așezarea fundației către succes

Fiecare nou drum în afaceri ar trebui să înceapă cu un plan solid, iar înființarea unei pensiuni nu ar trebui să facă excepție de la această regulă nescrisă. Un plan de afaceri bine elaborat este cheia către deschiderea și dezvoltarea unei pensiuni de succes și te ajută să pui bazele pentru întreaga operațiune. Tocmai de aceea, în această secțiune, vom explora împreună elementele care trebuie să fie incluse într-un plan de afaceri pentru o pensiune turistică și vei afla cum să elaborezi un plan de afaceri solid pentru o astfel de afacere.

• Sumarul sau cuprinsul planului de afaceri pentru o pensiune

Sumarul planului de afaceri este prima impresie pe care acest document o face investitorilor sau partenerilor de business dacă vrei, de exemplu, să obții un credit de la o bancă pentru deschiderea unei pensiuni. În sumarul planului de afaceri ar trebui să incluzi o scurtă descriere a pensiunii, a obiectivelor pe care le urmărești prin deschiderea acesteia. 

De exemplu, dacă este vorba de înființarea unei pensiuni montane ai putea scrie în sumarul planului de afaceri faptul că pensiunea este situată într-un pitoresc sat montan și oferă o escapadă relaxantă pentru iubitorii de natură. Nu uita să menționezi și scopul deschiderii unei pensiuni care ar putea fi acela de a deveni principala destinație pentru turiștii în căutare de liniște și aventură montană, de exemplu.

Elemente cheie ale cuprinsului planului de afaceri pentru o pensiune:

• O scurtă descriere a pensiunii și a visului tău de a activa în acest domeniu.
• Prezentarea oportunității de pe piață și a concurenței.
• Scopul și obiectivele pe termen scurt și lung.
• Descrierea pe larg a afacerii 

În această secțiune este indicat să detaliezi locația pensiunii, tipul de servicii oferite și ceea o face unică. Un exemplu în acest sens ar putea suna cam așa: “Pensiunea noastră, amplasată la poalele Munților Carpați, oferă cazare de lux într-o cabană rustică și activități personalizate precum drumeții ghidate și gustări tradiționale locale.“

Elemente cheie ale descrierii afacerii 

• Detalii despre locația pensiunii și tipul de servicii oferite.
• Identificarea pieței țintă și a segmentului de clienți.
• Descrierea unică a pensiunii și factorii de distincție.

• Analiza pieței 

Studiul de piață al unui plan de afaceri pentru deschiderea unei pensiuni agroturistice sau clasice are rolul de a dovedi că există o cerere crescândă pentru astfel de servicii turistice. În această etapă a planului de afaceri ar trebui să analizezi mai atent competiția și să evidențiezi punctele forte pe care crezi că viitoarea pensiune le va avea. De exemplu, ai putea afla că în zona în care vei deschide pensiunea, alte unități oferă doar cazare, iar tu ai de gând să oferi, în plus, experiențe autentice într-un cadru agroturistic (degustări de produse locale tradiționale, excursii ghidate la diverse obiective din zonă, petreceri tematice etc.) 

Elemente cheie ale analizei pieței în cadrul planului de afaceri al unei pensiuni

• Studiu de piață detaliat cu informații despre cerere, tendințe și concurență.
• Evaluarea oportunităților și amenințărilor din mediul de afaceri.

• Structura organizațională

În acest capitol al planului de afaceri al pensiunii este locul în care ar trebui să prezinți echipa cheie și rolurile personalului angajat. De exemplu, ai putea prezenta componența colectivului pe care te bazezi pentru administrarea și funcționarea viitoarei pensiuni de la manager la bucătari cu experiență și ghizi locali, după caz. 

Elemente privind structura organizațională

• Prezentarea echipei și a rolurilor acestora în cadrul pensiunii.
• Planuri pentru angajarea și dezvoltarea personalului.

• Planul de marketing

În această etapă a planului de afacere al pensiunii poți detalia strategiile de promovare, inclusiv cele privind publicitatea prin mijloace online, parteneriate cu agenții de turism și prezența pe rețelele sociale. De exemplu, ai putea dezvolta o strategie de marketing digital puternică, concentrându-te pe promovarea pe platforme de cazări și pe crearea unui website al pensiunii pentru a atrage turiștii.

Elemente cheie privind planul de marketing 

• Strategiile și tacticile de promovare a pensiunii.
• Bugetul alocat pentru marketing și canalele de promovare alese.

• Planul financiar

Includerea în planul de afaceri privind deschiderea unei pensiuni a proiecțiilor financiare este deosebit de importantă. La acest capitol ar trebui să schițezi veniturile estimate, costurile operaționale și sursele de finanțare. 

Elemente cheie privind planul financiar

• Proiecții financiare, inclusiv bugete estimate de venituri și cheltuieli.
• Evaluarea necesităților de finanțare și a resurselor disponibile.

• Identificarea riscurilor și realizarea unui plan de management al riscurilor

La acest capitol vei identifica riscurile potențiale, cum ar fi fluctuațiile economice sau problemele cu furnizorii și vei descrie modul în care vei aborda aceste situații. De exemplu, pentru a face față schimbărilor economice, poți indica că dispui de o rezervă financiară și de o strategie de marketing flexibilă.

Elemente cheie ale planului de afaceri al pensiunii privind riscurile 

• Identificarea riscurilor potențiale și modalitățile de gestionare a acestora.
• Planuri de continuitate în caz de situații neprevăzute.

Acesta este doar un rezumat succint asupra a ceea ce ar trebui să incluzi în fiecare secțiune a planului de afaceri pentru pensiunea ta. Aceste idei te pot ajuta să dezvolți planul și să ai o vedere de ansamblu clară a afacerii tale.

2. Actele necesare pentru deschiderea unei pensiuni și asigurarea conformității legale pentru o afacere de acest tip

În această secțiune pas, vom explora rând pe rând documentele, actele și avizele esențiale în procesul de deschidere a unei pensiuni turistice sau agroturistice. Asigurarea conformității legale este esențială pentru a evita problemele ulterioare și pentru a-ți desfășura afacerea în mod transparent și legal.

• Actele necesare pentru înființarea unei pensiuni
• Înregistrarea afacerii. În primul rând, va trebui să-ți înregistrezi afacerea la Registrul Comerțului prin alegerea unei forme de organizare a activității și să obții un număr de înregistrare fiscală. Pensiunile pot fi deschise fie ca PFA (persoană fizică autorizată) sau ca II (întreprindere individuală) ori IF (întreprindere familială), fie ca SRL (societate cu răspundere limitată). În cazul alegerii formelor de organizare PFA, II sau IF este necesară dovada unei calificări în domeniul turistic, de exemplu ca administrator de pensiune turistică. În cazul optării pentru SRL este necesară angajarea a cel puțin unei persoane care să fie calificate în acest domeniu.
• Autorizații și avize de funcționare. Următorul pas, înainte de a începe activitatea propriu-zisă, constă în obținerea autorizațiilor și avizelor necesare pentru deschiderea pensiunii în funcție de diferitele cerințe ale normelor și legislației aplicabile: 
• Aviz tehnic privind construcțiile din domeniul turismului – care trebuie obținut de la ministerul de resort din domeniul turismului atunci când construiești o pensiune de la zero sau când modifici o construcție existentă în acest sens. 
• Autorizație de construire – care se poate obține de la autoritatea locală de pe raza sediului pensiunii. 
• Certificat de clasificare a pensiunii – eliberat de Ministerul Turismului, certificat care indică nivelul de confort, calitatea dotărilor și a serviciilor oferite publicului de către pensiune.  
• Autorizația de funcționare – este un act obținut de la autoritatea locală și certifică faptul că pensiunea îndeplinește cerințele legale în domeniu și de siguranță a turiștilor.
• Autorizația de mediu și de gospodărire a apelor – este un act care este solicitat de la Agenția de Protecție a Mediului din județul în care este localizată pensiunea. Acest document privește în special asigurarea că toate obligațiile privind gestionarea deșeurilor, utilizarea apei, deversarea apelor uzate sunt realizate în modurile corespunzătoare prevăzute de legislația de mediu. Dacă pensiunea nu se poate racorda din punct de vedere tehnic la sistemul de furnizare a apei și de canalizare, aducțiunile de apă prin puțuri forate și evacuarea apelor uzate în fose septice sau stații proprii de epurare nu se pot face decât după obținerea unei autorizații de gospodărire a apelor eliberate de Administrația Națională Apele Române.   
•  Autorizația sanitară de funcționare a pensiunii – este emisă de Direcțiile de Sănătate Publică care funcționează în fiecare județ și privește respectarea normelor sanitare în vigoare privind activitățile turistice și de alimentație publică.
• Înregistrarea sanitar-veterinară – este mai ales necesară în cazul deschiderii unei agroturistice în care turiștii au posibilitatea de a servi masa în cadrul restaurantului pensiunii chiar dacă este vorba de alimente provenite din ferma proprie. 
•  Autorizația privind securitatea la incendii  – este actul prin care se certifică că pensiunea respectă normele constructive și obligațiile privind prevenirea și stingerea incendiilor și protecția civilă, după caz. 
• Analiza de risc la securitatea fizică – este un document obținut de la un evaluator de risc autorizat care certifică îndeplinirea obligațiilor cu privire la paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și la protecția persoanelor, acolo unde este cazul.
• Etapele de înregistrare fiscală necesare la înființarea unei pensiuni
• Înregistrarea fiscală. După înregistrarea afacerii la Registrul Comerțului, înregistrează-te și la Fisc pentru a obține codul fiscal și a-ți îndeplini obligațiile fiscale.
• Taxe și impozite. Asigură-te că ești mereu la curent cu taxele și impozitele naționale și cu cele locale și că le plătești la timp. 
• Asigură elementele obligatorii privind fiscalizarea activității. Orice pensiune trebuie să dețină case de marcat fiscale conform reglementărilor în materie. Un sprijin real în acest sens este apelarea, de la bun început, la soluțiile pe care softurile de gestiune pentru restaurante, baruri și cafenele le oferă. Dintre acestea, integrările FreyaPOS, de exemplu, te pot ajuta să ții în ordine perfectă toate documentele fiscale și a avea raportări clare asupra operațiunilor fiscalizate.  
• Asigurări. Ia în calcul și încheierea unei asigurări adecvate pentru protejarea afacerii și a oaspeților.
• Documente pentru personal. Dacă angajezi personal, asigură-te că ai documentele lor la zi, inclusiv contractele de muncă și îndeplinirea obligațiilor cu salarizarea și asigurările sociale și de sănătate.
• De reținut!

Este important să te informezi cu privire la toate cerințele legale și administrative specifice înainte de a începe să operezi o pensiune. Uneori, pot exista regulamente locale suplimentare sau cerințe specifice pentru pensiunile agroturistice. Consultă cu atenție legislația și solicită asistență de la un avocat sau consultant specializat în domeniul turismului, dacă este necesar.

3. Înființarea unei pensiuni – alte elemente de planificare și sugestii de dezvoltare a afacerii

În cele ce urmează, ne vom concentra pe câteva aspectele specifice înființării unei pensiuni turistice care să fie capabilă să ofere experiențe memorabile pentru oaspeți. De asemenea, vom atinge și unele aspecte privind promovarea afacerii tale pentru a atrage un flux constant de turiști.

• Proiectarea pensiunii turistice și gestionarea activității curente

La înființarea unei pensiuni, proiectarea inițială este un element de bază pentru a crea o experiență unică și confortabilă pentru oaspeți. Aici sunt câteva aspecte cheie de luat în considerare din punctul de vedere al proiectării la înființarea unei pensiuni turistice:

• Design interior și alegerea mobilierului. Alege un design interior care reflectă caracterul pensiunii tale și asigură-te că mobilierul este confortabil și potrivit pentru nevoile oaspeților.
• Facilități și servicii. Gândește-te la facilitățile pe care le vei oferi, cum ar fi restaurant, bar, zonă de relaxare sau piscină. Asigură-te că aceste facilități corespund preferințelor oaspeților. Aici poți apela la ajutorul pe care softurile de gestiune pentru restaurante, baruri și cafenele ți-l oferă și cu care poți optimiza procesele prin automatizare, poți administra eficient resursele pensiunii și controla în mod total toate aspectele afacerii tale. 
• Conectivitate și facilități de top. Asigură-te că există acces la internet și alte facilități moderne, cum ar fi televizoare și uscătoare de păr, halate de baie, inventar de igienă etc., pentru a satisface așteptările oaspeților.
• Servicii personalizate pentru turiști

Pentru a crea o experiență memorabilă pentru oaspeți, poți oferi și unele servicii personalizate, cum ar fi:

• Tururi ghidate. Organizează tururi ghidate în împrejurimile pensiunii pentru a oferi oaspeților o perspectivă locală autentică.
• Experiențe culinare. Promovează bucătăria locală și oferă degustări de mâncăruri tradiționale.
• Activități recreative. Organizează activități recreative, cum ar fi drumeții, ciclism sau excursii cu caii, pentru a încuraja explorarea zonei.
• Marketing și promovare

Promovarea pensiunii turistice este esențială pentru a atrage clienți. Iată câteva strategii de marketing eficiente:

• Website și rețele sociale. Creează un website atractiv pentru pensiune și menține o prezență activă pe rețelele sociale pentru a atrage potențiali oaspeți.
• Recenzii și construirea reputației online. Încurajează oaspeții să lase recenzii pozitive pe platforme pentru a construi o reputație solidă.
• Colaborare cu agenții de turism. Stabilește parteneriate cu agenții de turism pentru a-ți promova ofertele în pachete turistice.
• Managementul operațiunilor zilnice

Pentru a asigura o funcționare eficientă și o experiență plăcută pentru oaspeți, dezvoltă proceduri clare pentru gestionarea operațiunilor zilnice. Poți apela, în acest sens, la sisteme informatice precum integrările FreyaPOS, de exemplu, cu care poți gestiona și eficientiza activitățile zilnice din cadrul unei pensiuni. 

• Rezervări și check-in/check-out. Asigură-te că ai un sistem eficient de rezervare și că procesul de check-in și check-out este simplu și rapid.
• Curățenie și întreținere. Menține pensiunea în condiții impecabile de curățenie și efectuează întreținerea regulată a instalațiilor și a altor facilități.
• Feedback și remedieri ale problemelor. Ascultă feedbackul oaspeților și utilizează opiniile exprimate pentru a îmbunătăți serviciile și facilitățile pensiunii.

Așadar, prin planificarea atentă și oferirea unei experiențe de calitate, vei crea o pensiune turistică de succes care va atrage oaspeți din întreaga lume și va contribui la promovarea frumuseților locale. 

Sursa foto: Pixabay.com 

În domeniul economic, digitalizarea are o importanță majoră, deoarece permite automatizarea proceselor economice, îmbunătățind astfel eficiența operațională. Digitalizarea se referă la integrarea și utilizarea tehnologiei digitale în cadrul activităților economice, de la producție și distribuție la gestionarea resurselor umane și relațiile cu clienții. Acest fenomen aduce un plus de valoare în mediul de afaceri, indiferent de domeniul de activitate. Un exemplu în acest sens este e-factura – un sistem național de facturare electronică dezvoltat de către instituțiile statului român. Ce este mai exact e-factura, care este procedura privind sistemul obligatoriu de facturare electronică și cât de pregătite sunt companiile să implementeze acest sistem vei afla în rândurile următoare. 

1. Ce este e-factura – ce trebuie să știi despre procedură și termenul de transmitere 

Datorită digitalizării și utilizării tot mai frecvente a serviciilor cloud, facturile pe hârtie vor fi eliminate treptat în favoarea facturării electronice. Prin adoptarea e-Factura, întreprinderile beneficiază de posibilitatea de a elimina erorile, de a economisi timp și de a crește eficiența generală a procesului. Facturile electronice sunt supuse legislației fiscale locale, iar întreprinderile trebuie să se asigure că respectă reglementările respective.  

E-factura este un sistem de facturare prin intermediul căruia tehnologia informatică este utilizată pentru a emite, transmite și gestiona facturile într-un format electronic, în locul formatului tradițional pe hârtie. Acesta este destinat mediului de afaceri și sectorului public, având ca principal scop simplificarea procesului de facturare, reducerea consumului de hârtie și creșterea eficienței în procesul de gestionare a facturilor. 

Sistemul de facturare electronică ajută întreprinderile să accelereze procesul de facturare, să îmbunătățească acuratețea datelor și să respecte normele de facturare și de plată din țară.  

Cine este obligat să folosească e-factura? 

Pentru că multă lume se întreabă cine are obligația trimiterii facturilor prin sistemul e-Factura, este important de menționat faptul că acesta va fi obligatoriu pentru toate tranzacțiile dintre firme începând cu 1 Ianuarie 2024. Deși inițial era prevăzută o introducere a acestui sistem în etape, adoptarea va fi făcută de către toate companiile la data prevăzută. Facturarea electronică B2B (business to business) presupune schimbul digital de facturi între întreprinderi. Vânzătorii trimit facturi electronice către alte întreprinderi pentru produsele sau serviciile furnizate. Acest lucru simplifică procesele complexe de facturare, îmbunătățește acuratețea și accelerează ciclurile de plată.  

Ce înseamnă e-Factura? 

Este o factură emisă, transmisă și primită în format electronic de tip XML, lucru ce permite o prelucrare rapidă și automată a acesteia.  

Principalele beneficii pe care le aduce facturarea electronică sunt: 

• Reducerea costurilor cu prelucrarea și transmiterea facturilor deoarece nu mai este necesară imprimarea, trimiterea prin poștă sau păstrarea acestora pe hârtie. 
• Automatizarea procesului de facturare și diminuarea riscului de erori umane. 
• Eliminarea costurilor de stocare fizică a documentelor. 
• Eficiența și rapiditate prin accelerarea procesului de facturare și plată prin trimiterea și primirea instantanee a facturilor. 
• Stocarea documentelor într-un sistem de gestionare, ceea ce permite o accesibilitate ușoară la acestea, ori de câte ori este nevoie. 
• Reducerea riscului de pierdere a documentelor. 
• Asigurarea unei securități mai mari decât în cazul facturilor pe hârtie, e-factura fiind un sistem care poate fi protejat și criptat prin parole. 
• Auditarea și verificarea conformității fiscale mult mai ușor de către autoritățile statului. 
• Reducerea consumului de hârtie și, implicit, a impactului asupra mediului înconjurător. 
• Ușurința în gestionarea și urmărirea plăților. 
• Eliminarea necesității de stocare fizică a facturilor pe hârtie. 
• Integrarea directă a facturilor electronice în sistemele de contabilitate si raportarea financiară mai facilă. 
• Gestionarea mai eficientă a cheltuielilor prin date digitale ușor de analizat și de monitorizat. 
• Evitarea erorilor și respectarea cerințelor fiscale locale prin sistemul ro e-factura. 

Așadar, e-factura în România aduce o mulțime de beneficii, printre care cele mai importante sunt eficiența financiară, îmbunătățirea securității datelor și a conformității legale, economii de timp și resurse și reducerea impactului asupra mediului. De asemenea, facturarea electronică are ca scop o colectare mai eficientă a impozitelor și taxelor, colectarea mai ușoară a TVA-ului, dar și combaterea sustragerii de la obligațiile fiscale. 

Despre e-factura și de când se aplică în România 

În România, facturarea electronică vă fi obligatorie începând de la 1 Ianuarie 2024, fiind aplicabilă tuturor companiilor sau persoanelor impozabile din țară. Deși e-factura în România este operațională din anul 2022, obligativitatea implementării acesteia a fost doar pentru facturarea dintre companii private și entitățile de stat (B2G). Însă din anul 2023, Comisia Europeană a acordat derogare României pentru aplicarea sistemului de facturare electronic pentru toate operațiunile comerciale realizate între firme. 

În ceea ce privește procedura facturării electronice, pentru utilizarea acestui sistem, primul pas este înregistrarea de către companii în Ro e-factura. Această regulă se aplică atât emitentului, cât și destinatarului facturii. 

Cum funcționează e-Factura si care sunt în mare pașii care trebuie parcurși in cadrul acestui sistem, vei afla în cele ce urmează: 

• Emitentul pregătește fișierul cu factura electronică conform documentației tehnice corespunzătoare. Aceasta trebuie să fie în format XML.
• De asemenea, fișierul trebuie să respecte standardele european EN 16931 și regulile naționale. 
• Pentru a trimite e-factura, emitentul trebuie să acceseze SPV (Spațiul Privat Virtual) al ANAF. 
• În urma generării e-facturii, sistemul atribuie automat un număr de identificare. 
• Are loc apoi verificarea e-facturii, iar dacă nu sunt identificate erori, va fi aplicată semnătura electronică a Ministerului Finanțelor. Acest lucru atestă primirea facturii în sistemul RO e-factura. 
• După completarea e-facturii și verificarea acesteia, fișierul de tip XML este pus la dispoziția emitentului și a destinatarului în sistemul RO e-factura sub forma unui fișier arhivă de tip zip, disponibil pentru descărcare. 
• În situația în care sunt identificate erori în urma verificării e-facturii, emitentul va trebui să le corecteze pentru ca aceasta să poată fi transmisă în sistem. 

Factura electronică poate fi descărcată din sistem în termeni de 60 de zile de la momentul publicării acesteia. Ulterior, aceasta va fi arhivată în conformitate cu prevederile legale în vigoare și va putea fi eliberată doar la cerere. Pentru mai multe informații și explicații despre cum se folosește e-Factura și cine are obligația să implementeze sistemul, poți afla din ghidul despre facturarea electronică publicat de Ministerul Finanțelor Publice. 

2. Cine folosește e-factura – informații despre obligativitatea facturării electronice și alte detalii importante despre facturarea electronică în România

Utilizarea sistemului informatic RO e-Factura presupune înregistrarea în registrul RO e-Factura a operatorilor economici, în nume propriu sau prin reprezentanți legali, reprezentanți desemnați sau împuterniciți. Acest sistem este disponibil printr-un API sau prin pagina web din cadrul SPV (Spațiul Privat Virtual). 

Termenul de transmitere pentru e-Factura în sistem este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii. 

În ceea ce privește cine trebuie să folosească e-Factura, implementarea acesteia trebuie realizată atât de către companiile din sectorul privat, cât și de către instituțiile publice și autoritățile fiscale. Iată, mai exact, cine aplică e-Factura: 

• Indiferent de dimensiune sau de domeniul lor de activitate, majoritatea companiilor din sectorul privat din România, trebuie să adopte facturarea electronică pentru a-și gestiona relațiile comerciale și financiare cu clienții și furnizorii.  
• Instituțiile publice sunt obligate să folosească facturarea electronică în conformitate cu prevederile legale. 
• Pentru a asigura conformitatea fiscală și a ușura colectarea taxelor, implementarea e-Factura este făcută și de autoritățile fiscale. Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) din România promovează și reglementează utilizarea facturării electronice.  

Există însă și unele excepții de la obligația transmiterii e-Facturii. Spre exemplu, în domeniul achizițiilor publice, facturarea electronică se aplică doar în cazul existenței unei relații B2G (Business to Government). 

3. E-factura în România și care sunt implicațiile pentru companii

În toate țările care au implementat acest sistem, facturarea electronică are ca obiectiv comun modernizarea practicilor de facturare și reducerea fraudei fiscale. Astfel, întreprinderile trebuie să își adapteze procesele de facturare pentru a se conforma noilor reglementări. Acest lucru implică implementarea de soluții digitale, asigurarea acurateței datelor și respectarea standardelor specifice de formatare și de date ale guvernelor respective. Chiar dacă aceste schimbări vor necesita inițial adaptarea companiilor, beneficiile pe termen lung includ o eficiență îmbunătățită, reducerea erorilor și o mai bună conformitate cu legislația fiscală.  

E-Factura în România a fost introdusă și reglementată pentru a spori eficiența procesului de facturare, a reduce birocrația și a aduce beneficii fiscale. Implicațiile pentru companiile care o adoptă sunt variate și pot fi evaluate din mai multe perspective. În primul rând, acest sistem va crește eficiența procesului de facturare prin automatizarea tuturor operațiunilor. De asemenea, companiile pot economisi timp și resurse prin eliminarea nevoilor de imprimare și gestionare a facturilor fizice. 

În plus, e-Factura asigură o mai mare conformitate fiscală deoarece aceasta trebuie să respecte toate standardele și cerințele specifice pentru a fi valabilă si în concordanță cu reglementările legale. E-factura poate fi semnată digital, ceea ce asigură autenticitatea și integritatea datelor. Acest lucru este important pentru a preveni fraudele și pentru a proteja compania împotriva contestațiilor nejustificate. În cazul unui control fiscal, facturarea electronică permite o mai bună auditare și urmărire a tranzacțiilor. Soluțiile de e-facturare pot fi adaptate nevoilor și cerințelor specifice ale companiei și pot fi scalate pe măsură ce compania crește. 

Facturarea este esențială pentru orice afacere dar metodele tradiționale pe hârtie sunt adesea consumatoare de timp și predispuse la erori. Pe fondul progresului tehnologiei digitale, facturarea electronică a devenit rapid soluția preferată în vederea eficientizării proceselor de facturare de reducere a costurilor și de îmbunătățire a eficienței. 

Indiferent de domeniul de activitate, companiile pot implementa acest sistem cu o mulțime de beneficii. Spre exemplu, în comerț, toate procesele incluse în fluxul raportării RO e-Factura pot fi automatizate printr-un soft de gestiune pentru magazin și alte integrări FreyaPOS cu sistemele ANAF. Astfel, firmele pot beneficia de un control mai rapid al datelor ce ar trebui să fie incluse în raportările către autorități.  

Prin urmare, în ceea ce privește raportările fiscale din România, transformarea digitală a fost foarte accelerată în ultimii ani. Un exemplu în acest sens este e-factura care inițial a fost aplicată doar în domeniul B2G pentru bunurile cu risc fiscal ridicat, urmând să se implementeze și B2B la nivel generalizat. Implementarea sistemului de facturare electronic este benefic atât pentru autorități, cât și pentru mediul de afaceri. În acest fel, se va asigura o mai bună transparență fiscală, un instrument foarte important pentru firme în relația cu statul, dar și cu alți parteneri de afaceri. Prin urmare, companiile trebuie să se conformeze și să investească în sisteme IT corespunzătoare și în pregătirea personalului. 

Acum că ai aflat totul despre e-Factura, este important să reții faptul că trecerea la un astfel de sistem poate însemna investiții semnificative în tehnologie și în instruirea personalului, însă beneficiile vor fi pe măsură. O implementare corectă și conformă a e-facturării în România te va ajuta să eviți problemele de conformitate și să ții cont de reglementările fiscale specifice.  

Sursa foto: pexels.com, pixabay.com 

Un restaurant de succes trebuie să aibă la bază o fundație solidă, iar conceptul este extrem de important deoarece pune bazele identității, designului, meniului și întregii experiențe a clientului. Toate aceste elemente sunt cele care definesc de la bun început caracterul unic al restaurantului și îl diferențiază de altele din industrie. Acest aspect nu este deloc de neglijat având în vedere faptul că în HoReCa există o concurență acerbă. Așadar, un concept de restaurant bine definit contribuie la atragerea publicului țintă și la crearea unor experiențe memorabile pentru acesta. 

Construirea afacerii pe baza conceptului te va ajuta să atragi recenzii pozitive, recomandări și clienți devotați. Deși atingerea acestui obiectiv nu este o sarcină deloc ușoară, cu puțină creativitate și motivație, vei reuși să pui bazele unui business de succes. În acest articol, vei găsi câteva idei pentru inspirație, plus alte sfaturi care să te ghideze dacă vrei să te lansezi într-o astfel de afacere.

1. Ce este un concept de restaurant și cum îl alegi?

Atunci când vrei să începi acest business, una dintre primele decizii pe care trebuie să le iei este tipul de restaurant pe care vrei să-l deschizi și care va fi conceptul acestuia. Conceptul unui restaurant reprezintă ideea generală sau tema care definește localul. Principalele elemente pe care le poți include aici sunt meniul, stilul de servire, mâncarea, decorul sălii de mese etc. 

Există mai multe surse de inspirație pentru conceptul unui restaurant. Spre exemplu, multe restaurante au fost concepute pe baza unor experiențe sau interese ale unui bucătar. De asemenea, moștenirea culturală, ingredientele locale sau tradițiile pot fi și acestea surse de inspirație. În continuare, vei descoperi câțiva pași care să te ghideze în alegerea ta și vei explora principalele elemente ale unui concept. 

• Numele restaurantului  

Numele restaurantului este foarte important deoarece le va da clienților o idee destul de clară despre tipul de mâncare pe care îl servești. Așadar, numele pe care îl alegi trebuie să fie unul simplu, dar mai presus de orice, autentic. În această fază îți poți lăsa creativitatea să iasă la iveală, inspirându-te dintr-un fel de mâncare emblematic sau chiar din locația aleasă.  

• Meniul 

Tipul de mâncare pe care îl servești și ofertele din meniu joacă un rol important în definirea conceptului. Un restaurant cu mâncăruri fine poate prezenta meniul într-un mod cât mai simplu, punând accentul pe ingredientele folosite. Un fast food poate avea o abordare mai puțin sobră, punând nume amuzante felurilor de mâncare, mai ales celor dedicate copiilor. 

• Atmosfera

Atmosfera dintr-un restaurant este dată de designul interior, de decor, iluminat și muzică. Toate acestea trebuie să fie în concordanță cu conceptul. Spre exemplu, un local specializat pe fructe de mare și pește poate avea un decor nautic, iar un restaurant care promovează felurile de mâncare sănătoase poate folosi un decor cât mai curat pentru a evoca simplitatea. Culoarea pereților, iluminarea, mobilierul, aranjarea meselor și muzica joacă un rol extrem de important în ambianța din interiorul restaurantului. De asemenea, și locația restaurantului poate fi în strânsă legătură cu atmosfera, mai ales când este vorba despre un local aflat pe plajă sau unul cu o anumită vedere impresionantă.  

• Serviciile pe care le oferi

Serviciile pe care le oferi au o legătură directă cu conceptul restaurantului deoarece de acestea depind experiențele clienților. Stilul de servire, care poate fi formal, casual, de tip bufet sau alte variante, trebuie să completeze conceptul.  

• Publicul țintă

Deși te poți adresa unui public țintă variat, există și concepte de restaurante care se adresează unui anumit grup demografic de clienți, cum ar fi familiile, cuplurile sau tinerii. 

Alegerea unui concept de restaurant poate fi o sarcină dificilă dar, pentru a simplifica procesul, poți urmări pașii de mai jos: 

• Identifică ceea ce te inspiră și te definește în materie de preferințe culinare. Fie că ești bucătar sau nu, cu siguranță ai un stil de mâncare pe care îl preferi iar acest lucru reprezintă un bun punct de plecare.  
• Alege un design unic – restaurantele cu un decor inedit au șanse mult mai mari să rămână în mintea clienților. Dacă amenajarea și designul interior sunt cele care atrag clienții, calitatea mâncărurilor service este cea care îi va face să revină. De asemenea, este important să te asiguri că există cerere pentru ceea ce vrei să oferi. Poți urmări și concurența pentru a vedea cum rezonează cu oamenii și cum au reușit să aibă succes.
• Concepe un meniu adecvat și alege stilul de servire – deși este în regulă să ai feluri de mâncare mai sofisticate, este important să le eviți pe cele prea complicate sau confuze. Meniul te va ajuta și în conturarea unui anumit stil de servire, care să se preteze felurilor de mâncare.

Este important să stabilești conceptul unui restaurant de la bun început deoarece în acest fel vei stabili identitatea localului, care trebuie să fie una consecventă și armonioasă pentru a crea o atmosferă confortabilă. Prin urmare, toate elementele trebuie să fie coerente și să rămână constante. După ce ai ales un anumit stil și ai stabilit un meniu, este recomandat să le menții în continuare. Schimbările sunt binevenite uneori pentru a atrage clienții și a le captiva atenția, însă tonul general al restaurantului ar trebui să rămână același. Astfel, oamenii vor ști la ce să se aștepte, vor putea recomanda localul și altor prieteni și vor putea să se bucure de experiență ori de câte ori doresc.   

2. Idei de concepte pentru restaurant și soluții facile de administrare a unui astfel de business

După ce ai stabilit toate aceste detalii, este momentul să optezi pentru tipul de restaurant pe care-l dorești. De la restaurante casual la lanțuri de fast-food sau la alte concepte în trend, există o mulțime de idei din care poți alege:

• Concepte de fast food – restaurantele de tip fast food se axează foarte mult pe viteză, comoditate, dar și pe prețuri accesibile. Lanțurile de restaurante fast food pregătesc mâncare la pachet și urmează de obicei un model de franciză. Acestea au meniuri limitate și au mai puțin angajați în comparație cu restaurantele care oferă servicii complete.  
• Restaurante pentru evenimente –  aceste sunt în general rezervate pentru ocazii speciale.
• Restaurante cu un anumit specific – se axează de regulă pe servirea unor anumite feluri culinare, cum ar fi mâncare mediteraneană, mexicană, asiatică etc. 
• Conceptul de cafenea acesta este extrem de popular în ultima perioadă și urmează un model de autoservire. Cafenelele au o atmosferă casual și relaxată iar clienții consumă cafea, produse de patiserie sau sendvișuri. 
• Restaurantele fast-casual sunt un concept modern și îmbină mâncarea rapidă cu mâncarea ocazională. Acestea au multe caracteristici asemănătoare restaurantelor fast-food, cum ar fi mâncarea făcută la comandă și ambalajele de unică folosință, însă se disting prin calitatea superioară și atmosfera mai primitoare. Acest tip de local poate aduce profituri destul de mari. 
• Localuri orientate spre sănătate –  acestea au produse proaspete și se adresează persoanelor cu diferite nevoi alimentare, cum ar fi cei care au nevoie de opțiuni fără gluten, fără lactate sau vegane. 
• Food Trucks sau așa numitele “camioane cu mâncare” au crescut în popularitate în ultima perioadă. Acestea se regăsesc în aer liber, oferă mâncare interesantă și pot fi folosite pentru orice concept, de la fast food până la înghețată.
• Restaurantele care se aprovizionează de la ferme pentru a promova prospețimea. Acestea își comandă ingredientele de la distribuitori locali, axându-se pe produse proaspete, de calitate superioară.
• Concepte de restaurante care se axează pe atmosferă deosebită și servicii excelente, precum și pe feluri de mâncare rafinate. În ceea ce privește clientela, acestea se adresează mai mult persoanelor cu venituri mari, care își permit să ia masa la un restaurant de lux. 

Ideile de concepte de restaurante sunt numeroase iar alegerea celei mai bune variante trebuie să țină cont de experiența ta, fie că este vorba de cea profesională sau de experiența de viață, și de ceea ce te încântă. De asemenea, gândește-te la locație și la baza de clienți atunci când vrei să-ți dezvolți conceptul. Poți efectua chiar și un sondaj cu privire la restaurantele de succes din zona în care vrei să activezi pentru a înțelege mai bine preferințele clienților. 

Cu ajutorul acestor sfaturi, îți vei transforma ideea de restaurant în realitate. Următorul pas va fi să găsești sistemele potrivite de administrare a afacerii, astfel încât să-ți fie cât mai ușor. Te poți orienta către un soft de gestiune pentru restaurante și baruri, care să te ajute să ai un control mai bun asupra tuturor operațiunilor și să gestionezi comenzile eficient. Printre principalele avantaje ale unui astfel de soft se numără: 

• Automatizarea celor mai importante procese dintr-o locație;
• Evitarea erorilor angajaților, precum și control și siguranță mai bune;
• Administrarea mai eficientă a resurselor, costurilor și comenzilor;
• Posibilitatea de a personaliza softul în funcție de specificul afacerii tale;
• Gestiunea completă a stocurilor și emiterea de facturi;
• Obținerea unor informații importante în legătură cu comportamentul de consum;
• Urmărirea comenzilor de la emitere până la livrare;

Mai mult decât atât, integrările FreyaPOS iți oferă posibilitatea să eficientizezi toate activitățile zilnice, aceste soluții fiind ideale pentru a acoperi nevoile unui astfel de business. Dacă intenționezi să livrezi produsele la domiciliu o poți face prin intermediul unui soft de gestiune Freya Restaurant Delivery, care poate fi integrat chiar și cu platformele independente de livrare.  

Într-adevăr, nu este deloc ușor să creezi un concept unic de restaurant pentru noua afacere,  dar ceea ce trebuie să iei în considerare este faptul că cele mai de succes localuri sunt cele care oferă clienților o experiență pe care nu o vor uita niciodată. Chiar dacă piața este saturată în acest domeniu și crearea unei experiențe cu adevărat unice este tot mai dificilă, cu un plan bine pus la punct vei reuși să-ți transformi visul în realitate și să creezi un business apreciat de clienți. Principalele întrebări pe care trebuie să ți le pui înainte de a porni afacerea sunt: 

• Ce pot face pentru a stârni interesul oamenilor?
• Care este modalitatea prin care restaurantul meu poate ieși în evidență? 

Acestea îți vor oferi un bun punct de plecare dar vei avea nevoie, în același timp, de multă energie pentru a trece peste toate provocările pe care le implică deschiderea și administrarea unui restaurant.  

Deși dezvoltarea unui concept de restaurant poate părea un lucru dificil, atunci când procesul este împărțit în etape devine mult mai ușor de gestionat. Cele mai importante lucruri de care trebuie să ții cont sunt crearea unui meniu, a unei ambianțe plăcute și a unui stil de servire care să fie coerent. Așadar, fie că deschizi un restaurant pentru prima dată, fie că vrei să redefinești conceptul unuia pe care îl ai deja, se aplică aceleași sfaturi și principii. Dacă vei reuși să creezi un echilibru între toate elementele restaurantului și să păstrezi consecvența, cu siguranță ideea ta de business va fi una de succes.  

Sursa foto: pexels.com

Cei care dispun de un anumit capital și vor să demareze o afacere probabil că au luat în calcul și opțiunea unei francize. Aceasta este un model de business prin care o companie permite unei alte persoane sau entități să utilizeze produsele sale, marca și procesele de afaceri în schimbul unui comision. Există mai multe tipuri de francize, fiecare cu avantajele și dezavantajele sale, deoarece fiecare francizor are anumite reguli care trebuie respectate și o anumită taxă pe care francizatul trebuie să o plătească. 

În acest articol vei afla mai multe informații despre franciză, ce este și ce presupune acest model de afacere, avantajele și dezavantajele sale, tipurile de francize, dar și alte informații și sfaturi utile pentru cei interesați de acest subiect.

1. Ce înseamnă franciză?

Franciza este un acord prin care francizorul acordă francizatului dreptul de a distribui și de a vinde bunurile sau serviciile sale și de a utiliza numele și modelul de afaceri al acestuia pentru o perioadă determinată și, eventual, pentru o anumită zonă geografică. Acest lucru este benefic pentru francizor și se întâmplă de regulă atunci când o întreprindere dorește să își mărească cota de piață sau aria de acoperire geografică la un cost redus. 

Francizorul este proprietarul afacerii care furnizează produsul/serviciul, în timp ce francizatul este persoana care primește drepturile de utilizare a numelui, modelului etc. al francizorului.

Ideea de franciză a apărut în Statele Unite ale Americii în secolul al XIX-lea când două mari companii au dezvoltat sisteme de organizare, marketing și distribuție, care semănau foarte mult cu ceea ce înseamnă franciza în afaceri din prezent. Aceste structuri au fost necesare pentru a răspunde mai bine producției de mare volum și pentru a putea vinde produsele pe o piață internă în expansiune. De asemenea, elemente ale modelului de franciză se regăsesc și în alte industrii și companii. Spre exemplu, Coca-Cola s-a extins pe întreg teritoriul Statelor Unite prin transferarea sarcinii de fabricare, depozitare și distribuire a produsului său către oamenii de afaceri locali. Companiile petroliere au acordat și ele francize magazinelor de proximitate din Statele Unite ale Americii pentru a-și extinde în mod eficient aria de acoperire.  

În România, afacerile cu franciză funcționează în conformitate cu Ordonanța nr. 52 din 28 august 1997, care stabilește regimul juridic al francizei. Există multe francize de succes într-o diversitate de industrii, printre care vei găsi nume cunoscute la nivel mondial, lucru care dovedește că acest model de afaceri poate fi un adevărat succes. Bineînțeles, reușita depinde de mai mulți factori, cum ar fi gestionarea eficientă, localizarea sau cererea pieței. 

Francizele sunt benefice deoarece nu presupun cheltuieli atât de mari pentru a-ți face cunoscut numele și produsul clienților, așa cum este cazul afacerilor noi, fără notorietate. Prin urmare, au devenit o modalitate populară pentru mulți antreprenori de a începe un business, mai ales în industriile competitive, cum ar fi cele Horeca – restaurante, baruri sau fast food-uri.  

2. Afaceri în franciză – avantaje și dezavantaje

Printre avantajele francizei se numără faptul că produsele și serviciile sunt deja testate pe piață, marca este deja recunoscută iar modelul de afaceri este gata pregătit. Deși francizele vin la pachet cu aceste beneficii, având în spate un istoric, succesul nu este niciodată garantat. În continuare vei descoperi care sunt avantajele și dezavantajele francizei: 

Principalele avantaje pentru francizat: 

• Francizatul beneficiază de un model de afacere testat, riscul de eșec fiind mult mai mic în astfel de cazuri;
• Brandul este deja recunoscut, iar oamenii au încredere în el;
• Francizatul beneficiază de suportul inițial, dar și de o formare continuă, plus alte îndrumări ce țin de gestionarea afacerii;
• Afacerile în franciză au deja o listă de furnizori aprobați;
• Deciziile importante în ceea ce privește afacerea sunt deja luate. 

Avantajele pentru francizor sunt: 

• Acest sistem permite extinderea rețelei francizorilor;
• Permite un feedback valoros în ceea ce privește alegerile clienților, cerințele și popularitatea produselor;
• Francizorii își extind mai rapid lanțul de distribuție;
• Investiția inițială a francizatului devine o sursă de capital pentru francizor;
• Francizorii dobândesc cunoștințe de afaceri valabile pe o anumită arie geografică, deoarece francizații sunt mai familiarizați cu practicile și comunitățile locale.  

Dezavantaje pentru francizat: 

• Francizații plătesc o taxă de intrare, care poate fi substanțială, în funcție de brand și de industrie. Francizele la cheie, un bun exemplu fiind McDonald’s, presupun costuri mari de pornire, dar și costuri permanente pentru redevențe; 
• Redevențele recurente pot afecta profitabilitatea pe termen lung;
• Francizații plătesc o sumă lunară sau un comision din venituri în schimbul utilizării mărcii;
• Deși franciza este un tip de business deja testat, succesul nu este întotdeauna garantat; 
• O afacere la cheie de tip franciză presupune o anumită dependență față de francizor. Francizatul trebuie să urmeze procedurile și standardele stabilite și nu are suficientă flexibilitate în luarea deciziilor; 
• Atunci când există mai mulți francizați în aceeași zonă, concurența devine foarte mare;
• Dificultățile pe care le întâmpină francizorul pot afecta negativ performanța afacerii.

Dezavantaje pentru francizori: 

• Există riscul ca anumiți francizați să păteze reputația francizorului prin servicii proaste pentru clienți sau printr-o calitate inferioară a produselor;
• Francizorii trebuie să pună și ei la dispoziție anumite resurse pentru a-i ajuta pe francizați să-și înființeze afacerea. 

Prin urmare, înainte de a decide să investești într-o franciză, este important să efectuezi o cercetare amănunțită si să cântărești foarte bine avantajele și dezavantajele acesteia. Dacă nu vrei să conduci o afacere bazată pe ideea altcuiva, îți poți înființa propriul business care, deși prezintă foarte multe riscuri, pe termen lung poate oferi mari recompense monetare și personale. Astfel, vei avea un control total asupra activităților și deciziilor luate, inclusiv în ceea ce privește administrarea costurilor și resurselor, marketing și altele. 

În plus, dacă decizi să te aventurezi pe cont propriu și să deschizi o afacere în domeniul Horeca, acum poți beneficia de un soft de gestiune pentru restaurante, baruri și cafenele, extrem de util în administrarea mult mai eficientă a comenzilor, costurilor și resurselor. Dacă vrei ca afacerea ta să beneficieze de mai multe funcționalități care să te ajute să-ți promovezi serviciile sau produsele și să-ți eficientizezi activitățile zilnice, ai la dispoziție o mulțime de integrări FreyaPOS prin care totul poate fi gestionat mult mai ușor. Lansarea propriului business reprezintă o oportunitate de libertate financiară și personală, mai ales pentru cei care dispun de o înțelegere solidă a modului de a conduce o afacere.  Însă, atunci când vrei să beneficiezi de un model stabil și testat pentru a conduce o afacere de succes, calea francizei poate fi o alegere mai bună. Care este formula potrivită pentru tine este o decizie care îți aparține, dar indiferent ce ai alege, pentru a-ți transforma visul în realitate, trebuie să știi că este nevoie de multă muncă și implicare. 

3. Tipuri de franciză – exemple și idei de francize la cheie

Există trei tipuri principale de francize: 

• Majoritatea se încadrează în tipul formatului de afacere prin care francizorul acordă francizaților săi o licență, un sistem de operare și drepturi asupra mărcii comerciale. 
• Un alt tip de franciză este distribuția de produse prin care francizorul îi acordă francizatului permisiunea de a vinde sau distribui un produs, folosind logo-ul, mărcile comerciale și numele său, dar, de regulă, nu oferă un sistem de operare cu ajutorul căruia să își gestioneze afacerea.
• Cel de-al treilea tip de franciză este producția, prin care francizorul permite francizatului să își fabrice produsele și să le vândă sub marca sa. 

De asemenea, deoarece acoperă o varietate de industrii și sectoare, francizele se pot clasifica și în alte categorii: 

• Francize de alimentație și băuturi – câteva exemple extrem de populare în România sunt McDonald’s, Starbucks, KFC, Uncle John sau Pizza Hut.
• Francize de retail – 7 Eleven, UPS, The Home Depot, Profi, Carrefour.  
• Francize de servicii personale – frizerii și saloane de înfrumusețare. 
• Francize de curățenie și mentenanță. 
• Francize în domeniul tehnologiei și telecomunicațiilor. 
• Francize în domeniul auto și transport sau în domeniul imobiliar. 

Deși afacerile de tip franciză sunt mai populare în industria fast food, printre cele mai cunoscute la nivel internațional fiind McDonald’s, KFC, Burger King sau Pizza Hut, există și companii românești care s-au axat pe această direcție de afaceri. Câteva nume cunoscute sunt Meli Melo, Imprinto, Uncle John, Christian Tour sau La Doi Pași.  

Aceste francize se remarcă prin succesul lor, având un produs sau un serviciu dovedit, cu o marcă bine recunoscută. Tuturor acestor caracteristici li se adaugă și antreprenori harnici și bine finanțați, drept urmare șansele de succes cresc foarte mult în astfel de situații. Pe de altă parte, atunci când sistemul de franciză este subfinanțat și planul de afaceri nu este bine pus la punct, este foarte posibil ca rezultatul să fie un eșec. 

Cât costă o franciză? 

Prețul unei francize depinde de mai mulți factori, cum ar fi industria, brandul sau cerințele francizorului. În primul rând, francizatul va trebui să plătească o taxă de de franciză de intrare, care poate fi o sumă generoasă dacă este vorba despre o marcă foarte cunoscută la nivel internațional. Costurile nu se opresc aici deoarece, odată cu achiziționarea unei francize, va trebui să plătești o redevență sau o taxă recurentă, în funcție de cum este stabilit în contractul de franciză sau de politica francizorului. Mai mult decât atât, trebuie să iei în calcul și investiția în echipamente sau stocuri pentru a putea demara afacerea, la care se adaugă și costurile de marketing și publicitate. Chiar dacă francizorul va aloca o anumită sumă pentru promovarea afacerii, și francizatul va trebui să aloce fonduri pentru marketing. Alte costuri pe care trebuie să le iei în considerare sunt cele cu chiria spațiului, salariile și beneficiile personalului, utilitățile, asigurările sau alte costuri operaționale și administrative. 

Așadar, implicațiile financiare într-o afacere de tip franciză sunt destul de mari, pornind de la taxele inițiale și până la cheltuielile de administrare.  

4. Cadrul juridic pentru o franciză – ce este contractul de franciză?

Contractul de franciză este un acord legal încheiat între francizor (compania care deține drepturile asupra mărcii comerciale) și francizat. Un astfel de document este destul de complex și variază în funcție de fiecare francizor. Prin intermediul lui, sunt stabiliți termenii și condițiile francizei și cuprinde câteva elemente cheie extrem de importante: 

• Drepturile și obligațiile părților implicate;
• Durata contractului, condițiile de prelungire sau de reziliere;
• Zona geografică sau locația în care francizatul poate funcționa;
• Taxele de intrare în franciză, precum și alte comisioane sau redevențe;
• Suportul și asistența pe care francizorul îl acordă francizatului;
• Respectarea anumitor standarde de calitate pentru produse și servicii;
• Drepturile de proprietate intelectuală ale francizorului;
• Drepturile francizatului de a utiliza marca, semnele distinctive și alte proprietăți intelectuale;
• Modalitățile de efectuare a activităților de publicitate și marketing și contribuția financiară a francizorului la acestea;
• Recrutarea și pregătirea personalului, politica de angajare și remunerare;

Contractul de franciză este un document obligatoriu și util pentru ambele părți. De exemplu, francizații au acces la o mulțime de informații referitoare la francizor, existând riscul ca aceștia să divulge anumite detalii confidențiale. Aici intervine contractul dintre părți, care le interzice francizaților să facă acest lucru.  

Atunci când se achiziționează o franciză, francizatul este obligat să respecte reguli stricte privind funcționarea afacerii. În plus, taxele sunt colectate în mod regulat atâta timp cât francizatul deține afacerea. În schimbul acestor plăți, francizatul primește un sprijin continuu, cum ar fi asistență de marketing și oportunități de formare. 

Prin urmare, franciza nu numai că este utilizată în multe industrii și sectoare diferite, dar elementele ei devin o caracteristică în foarte multe domenii de activitate. Această metodă permite companiilor mari să se extindă, permițând în același timp persoanelor fizice să administreze franciza cu o formulă de succes dovedită. În multe cazuri, o franciză ajunge la pragul de rentabilitate mai repede decât o afacere independentă datorită mărcii consacrate. 

Sursa foto: pexels.com 

Dacă vrei să ai propria afacere și visul tău este să-ți deschizi un bar, trebuie să știi că este nevoie să parcurgi câteva etape importante în acest sens. Deschiderea unui bar poate fi o afacere de succes dacă ai un plan bine conceput care să cuprindă toate elementele esențiale, de la acte necesare, autorizații, avize până la dotările unui bar și organizarea acestuia. Dacă te întrebi cum să deschizi un bar, în articolul următor vei vedea că acest lucru implică o serie de proceduri și documente, dar și câțiva pași importanți în ceea ce privește amenajarea și echipamentele necesare. 

Cuprins: 

1. Acte necesare pentru deschiderea unui bar – documente, avize și autorizații de care ai nevoie 
2. Ce presupune o afacere cu un bar? Tot ce trebuie să știi despre locație, dotări și amenajare 

2.1. Pași pentru deschiderea unui bar

2.2. Amenajarea și dotarea barului – ghidul complet pentru înființarea acestuia

     3.  Organizarea unui bar – aspecte ce țin de activitate și funcționare

1. Acte necesare pentru deschiderea unui bar – documente, avize și autorizații de care ai nevoie

Deschiderea propriului bar este oportunitate unică pentru persoanele care își doresc să îmbine divertismentul, ospitalitatea și spiritul lor antreprenorial. Dacă această perspectivă de a crea o atmosferă frumoasă, plină de bună dispoziție, în care oamenii se relaxează și se adună pentru a sărbători diverse evenimente importante din viața lor te interesează, atunci ești în locul potrivit. În acest ghid vei obține o prezentare detaliată a etapelor de deschidere a unui bar, inclusiv acte necesare, avize și autorizații.

Iată care sunt principalele acte pentru deschiderea barului: 

• Dovada de înregistrare a firmei la Registrul Comerțului. Pentru a deschide un bar, trebuie să înființezi o entitate legală, cum ar fi o Societate cu răspundere limitată (SRL) sau o altă structură juridică, în funcție de preferințe.
• Actul constitutiv al societății. 
• Dovada că deții un sediu al firmei, cum ar fi actul de proprietate, contractul de închiriere sau de subînchiriere.
• Cazierul fiscal care să ateste faptul că nu ai datorii fiscale. 
• Dovada referitoare la depunerea capitalului social. 
• O declarație pe propria răspundere prin care este specificat faptul că sunt îndeplinite condițiile de autorizare. 
• Obținerea codului fiscal și alegerea domeniului de activitate conform codului CAEN. Pentru baruri, codul CAEN corespunzător este 5360 (Baruri și alte activități de servire a băuturilor). 

După depunerea actelor necesare deschiderii unui bar și înființarea firmei trebuie să obții toate avizele și autorizațiile obligatorii pentru desfășurarea unei activități în acest domeniu. Astfel, vei avea nevoie de: 

• Avize și autorizație de funcționare de la pompieri (ISU). În cazul acestor documente, este recomandat să apelezi la autorități pentru a afla exact care sunt actele de care ai nevoie pentru funcționare deoarece astfel de lucruri depind foarte mult și de caracteristicile spațiului pe care îl vei folosi.  
• Avizul sanitar obținut de la Direcția de Sănătate Publică. 
• Autorizație de mediu.

De asemenea, pentru deschiderea unui bar este posibil să ai nevoie de diverse licențe și permise. Acestea pot include autorizație pentru vânzarea de alcool sau licențe pentru divertisment (difuzarea muzicii). 

În ceea ce privește spațiul, este posibil ca acesta să aibă nevoie de inspecții și aprobări de la pompieri sau alte autorități locale. Înainte de a cumpăra sau de a închiria un spațiu, asigură-te că acesta respectă toate normele și regulamentele de construcție și de siguranță. Permisele de sănătate și de siguranță alimentară sunt obligatorii dacă alegi să servești mâncare. În acest sens, trebuie să respecți anumite standarde de igienă și de depozitare a alimentelor. 

Alte lucruri cărora trebuie să le acorzi importanță sunt asigurările, cum ar fi cea de răspundere civilă, pentru a te proteja împotriva eventualelor riscuri, efectuarea medicinii muncii pentru personal, fișele de protecție a muncii, publicitatea și promovarea afacerii. 

2. Ce presupune o afacere cu un bar? Tot ce trebuie să știi despre locație, dotări și amenajare 

După ce ai aflat cum îți deschizi un bar și care sunt documentele necesare, urmează câteva etape cruciale în înființarea unei afaceri de succes. Acest business este mai mult decât pare la prima vedere și necesită agilitate, adaptabilitate și o înțelegere foarte bună a gusturilor și preferințelor pieței țintă. În calitate de proprietar de bar va trebui să jonglezi cu diferite aspecte ce țin de buna funcționare a afacerii. În continuare vei afla câteva informații utile în ceea ce privește pașii necesari pentru deschiderea barului și amenajarea acestuia.

2.1. Pași pentru deschiderea unui bar

Fiecare pas pentru deschiderea barului reprezintă o etapă importantă în această călătorie. Iată mai exact care sunt aceștia: 

• Decide-te asupra tipului de bar pe care dorești să îl deschizi. 

Alege un concept care se potrivește pieței țintă, luând în considerare opțiuni precum un bar de cartier, un bar sportiv sau unul care oferă servicii specializate. Un bar sportiv va atrage clienți care își doresc ecrane mari pentru a viziona meciurile, barurile specializate se concentrează pe oferte unice, cum ar fi cocktailuri artizanale sau degustări de whisky, în timp ce barurile de cartier se potrivesc într-o zonă rezidențială, oferind un mediu relaxat și prietenos pentru localnici. În funcție de tipul de bar pentru care optezi, vei stabili și alte detalii importante cum ar fi amenajarea sau decorul.

• Creează un plan de afaceri detaliat. 

Cercetează piața, concurența, strategiile de marketing, veniturile și cheltuielile preconizate, realizând un plan de afaceri clar. Acesta va fi un element important pentru afacere și te va ajuta să obții finanțare în cazul în care îți dorești acest lucru. Nu uita să incluzi conceptul barului, piața țintă și modul în care vrei să te diferențiezi de concurență. 

• Găsește o locație pentru noul bar. 

Asigură-te că spațiul corespunde nevoilor tale și că se află într-o zonă care va atrage clienți. Ia în considerare factori precum traficul pietonal, accesibilitatea și apropierea de magazine sau companii mari în care lucrează mulți angajați. 

• Planifică o amenajare care să se alinieze cu conceptul barului și care să atragă potențialii clienți. 

În ceea ce privește amenajarea unui bar, este important să te gândești la toate aspectele ce țin de confortul clienților și de experiența generală pe care vrei să o oferi. Aranjarea scaunelor, iluminatul, decorul sunt lucruri importante pentru a asigura o ambianță plăcută. 

• Angajează și instruiește personalul. 

Recrutează personal experimentat care să îți împărtășească viziunea în ceea ce privește serviciile pe care le oferi clienților și investește în instruirea acestora. Creează o echipă capabilă să ofere o experiență frumoasă clienților și care să se alinieze viziunii tale. 

• Promovează afacerea. 

Utilizează un mix de strategii de marketing cum ar fi social media, presa locală și găzduirea de evenimente.  

2.2. Amenajarea și dotarea barului – ghidul complet pentru înființarea acestuia

Amenajarea unui bar poate fi un proces foarte interesant, dar și copleșitor în același timp. Această etapă implică o atenție deosebită pentru designul interior, atmosferă și funcționalitate deoarece toate aceste trei elemente contribuie la succesul afacerii. 

Conceptul barului se stabilește în funcție de publicul țintă și de preferințele acestuia. Astfel, vei putea alege un design interior care să se potrivească, folosind mobilier, culori și o iluminare corespunzătoare. Indiferent ce tip de bar vrei să deschizi, dacă va avea sau nu restaurant sau o terasă, aceste sfaturi îți vor fi de folos pentru planificarea amenajării: 

• Dacă plănuiești să servești și mâncare, este important să iei în considerare unde va fi amplasat barul în corespondență cu bucătăria. Vei dori ca aceasta să fie suficient de aproape astfel încât personalul să se deplaseze ușor dintr-o parte în alta.
• Iluminatul este foarte important în zona barului. Asigură-te că folosești lumini cât mai calde, naturale, pentru o atmosferă plăcută.
• În ceea ce privește mobilierul, alege mese, scaune și bănci din materiale de calitate, care să reziste la uzură. Selectează mobilier confortabil pentru oaspeți și adaugă elemente de decor care se potrivesc cu conceptul barului.  De asemenea, ține cont de faptul că zona barului trebuie să beneficieze de suficient spațiu pentru a depozita băuturile și accesoriile. 
• Dacă ai și o zonă exterioară, cum ar fi o terasă în prelungirea barului, amenajeaz-o corespunzător cu mobilier, plante artificiale de decor și o iluminare adecvată. 
• Investește în sisteme audio și video de calitate pentru a putea găzdui evenimente live. În funcție de tipul de bar pentru care ai optat, poți instala și echipamente precum televizoare și proiectoare, pentru redarea meciurilor de exemplu. 
• Nu în ultimul rând, este important să instalezi sisteme de securitate și supraveghere pentru a proteja localul, dar și clienții care se află în acesta.  

Acestea sunt doar câteva idei care fac parte din organizarea unui bar. Există o mulțime de lucruri cărora trebuie să le acorzi atenție în tot procesul de amenajare și decorare. Dar pentru a realiza un design interior coerent, este important să ții cont de tematica pe care ai ales-o pentru localul tău și de stil (modern, rustic, minimalist etc.) și să optezi pentru elemente și un decor în ton cu acesta.

Amenajarea și dotarea unui bar poate suferi schimbări de-a lungul timpului în funcție de feedback-ul clienților, putând fi aduse în permanență noi îmbunătățiri. Ceea ce este cu adevărat important este să te asiguri că îți desfășori activitatea conform legilor și normelor în vigoare pentru a asigura un mediu sigur și plăcut oaspeților tăi. 

3. Organizarea unui bar – aspecte ce țin de activitate și funcționare

Activitatea în industria barurilor necesită o acuitate foarte bună în afaceri deoarece proprietarii vor fi nevoiți să jongleze cu diverse aspecte și să ia decizii importante de care depinde viitorul business-ului. Printre acestea se numără gestionarea inventarului de bunuri perisabile, strategia de stabilire a prețurilor pentru a asigura profitabilitatea, marketingul barului, pentru a atrage și a păstra clienții, și gestionarea personalului, pentru a oferi servicii superioare clienților.

Așadar, administrarea unui bar implică o serie de decizii de afaceri de care depinde succesul acesteia și rentabilitatea. În calitate de manager sau proprietar de bar trebuie să stabilești meniul și băuturile, luând în considerare și preferințele și bugetul publicului țintă. 

De asemenea, va trebui să stabilești strategia de prețuri, să te ocupi de gestiunea stocurilor, să monitorizezi inventarul de băuturi și altele asemănătoare. De aceea, este important să apelezi la soluții utile care te vor ajuta să gestionezi mai ușor afacerea și să eficientizezi activitățile zilnice. Spre exemplu, poți apela la un soft de gestiune pentru restaurante și baruri care să îți ofere un control total și o gestionare eficientă a stocurilor. De fapt, există o mulțime de integrări FreyaPOS de care poate beneficia afacerea ta. În acest fel, vei putea monitoriza și performanța financiară a barului și vei putea face ajustări în funcție de cerințe și performanțe. 

În plus, barurile trebuie să se confrunte cu tendințele fluctuante, cu evoluția preferințelor consumatorilor și cu cerințele de reglementare, ceea ce face imperios necesar să ții pulsul industriei. Navigarea cu succes în acest peisaj necesită o planificare strategică, rezistență și o pasiune pentru sectorul ospitalității. 

Administrarea unui bar poate fi, așadar, o provocare, dar cu o planificare atentă și cu ajutorul soluțiilor software care există în prezent, poți lua decizii corecte și poți avea o afacere de succes în industria ospitalității. 

În concluzie, deschiderea unui bar necesită respectarea anumitor etape și o investiție semnificativă de timp, energie și resurse, dar afacerea este una cu potențial și poate oferi o mulțime de satisfacții. Cu toate acestea, cu un plan de afaceri bine pus la punct, o viziune clară și perseverență, acest vis poate deveni realitate. 

Sursa foto: pexels.com 

Afacerile ce activează pe teritoriul României, indiferent de domeniu, trebuie să întocmească anumite documente justificative, ce pot fi utilizate pentru a demonstra conformitatea legislativă legată de plata taxelor și impozitelor într-un mod corect și la timp. Printre aceste acte se numără și registrul de casă, ce îndeplinește numeroase funcții utile, atât pentru antreprenori, cât și pentru instituțiile cu rol de control ale statului român. 

Registrul de casă este documentul de bază ce surprinde tranzacțiile financiare cu bani cash, care se realizează în activitatea de zi cu zi, pentru a se ține o evidență exactă a sumelor încasate sau plătite pe baza unor acte justificative, scopul principal fiind stabilirea zilnică a soldului de casă, mai exact a acelor sume care sunt înregistrate fizic, în casierie, la sfârșitul zilei de muncă.

Articolul de mai jos oferă antreprenorilor informații exacte și utile legate de acest document contabil. Din rândurile următoare se vor putea descoperi principalele caracteristici ale registrului de casă, funcțiile pe care le îndeplinește și modalitățile de completare ale documentului. În plus, veți putea consulta o listă cu sfaturi din partea specialiștilor, care să permită completarea corectă a registrului. 

Registrul de casă – definiție, caracteristici și funcțiile pe care le îndeplinește

Tranzacțiile financiare sunt importante în orice tip de business, patronii trebuind să aibă la dispoziție date întotdeauna, care îi vor permite să aibă o imagine exactă a performanțelor companiei. Majoritatea tranzacțiilor se realizează în mod electronic, în prezent, însă există un număr semnificativ de persoane ce preferă să lucreze cu bani cash. 

Organele legislative ale statului român au observat că în unele cazuri tranzacțiile de acest gen sunt greu de supravegheat, dând ocazia unor acțiuni de evaziune fiscală. Pentru a nu se oferi ocazia persoanelor rău intenționate să pună la cale astfel de infracțiuni, a fost introdusă ca obligatorie întocmirea zilnică a unui document justificativ, care să surprindă tranzacțiile financiare cu bani cash, sub forma registrului de casă. 

Ce este registrul de casă?

O definiție a registrului de casă precizează că este vorba despre acel document contabil prin intermediul căruia se surprinde mișcarea banilor gheață într-o companie. Practic, casierul, adică acea persoană însărcinată cu managerierea tranzacțiilor de bani gheață, pe lângă activitățile obișnuite trebuie să realizeze la sfârșitul zilei de muncă ce bani au fost încasați și câți au fost plătiți. În registrul de casă nu sunt trecute tranzacțiile cu bani electronici, ci doar pe cele cu bani fizici. La baza întocmirii acestui document stau o serie de legi și regulamente, realizate de Parlamentul României și de alte instituții cu rol de reglementare și control a activităților financiare, ce au ca principal scop evitarea unor situații în care administratorii firmelor ar putea utiliza banii în interes propriu fără justificare și fără a plăti taxele și impozitele corespunzătoare. 

Cele mai importante reguli cu privire la registrul de casă sunt trecute în Ordinul Ministerului Finanțelor Publice 3512 din 2008 și 2634 din 2015:

• În aceste ordine se precizează ca principale scopuri ale registrului sunt înregistrarea operativă a plăților și încasărilor în numerar și stabilirea soldului de casă la sfârșitul programului (câți bani au rămas în casieria firmei la încheierea zilei de muncă);
• Documentul, indiferent de modul în care este completat (scriptic, de mână, pe tipizate sau electronic), trebuie să conțină o cantitate minimă de informații ce ajută la identificarea corectă a tranzacțiilor;
• Casierul sau persoana autorizată trebuie să completeze zilnic în două exemplare filele de registru;
• Cele două exemplare rămân arhivate pentru a fi la dispoziția persoanele interesate o perioadă de cel puțin cinci ani (un exemplar la serviciul contabil și unul la casierie);
• Fiecare filă a registrului trebuie să fie semnată de către casier și contabil, ca semn al preluării răspunderii corectitudinii cifrelor.

Ce funcții îndeplinește registrul de casă

Registrul de casă este un document contabil ce îndeplinește funcții multiple. Informațiile din el sunt utile persoanelor ce trebuie să aibă la dispoziție într-un mod facil și rapid informații despre activitatea financiară a companiei. Printre funcțiile îndeplinite se numără:

• Document justificativ ce demonstrează plata corectă a taxelor și impozitelor către statul român. În lipsa acestuia, tranzacțiile cu bani gheață nu pot fi controlate într-un mod eficient, iar evaziunea fiscală este ușor de realizat. În condițiile prezenței documentului și a întocmirii sale corecte, se poate stabili cu exactitate care este nivelul taxelor, element benefic atât pentru proprietarii firmelor, cât și pentru instituțiile fiscale române;
• Registrul de casă arată administratorilor firmelor câți bani sunt disponibili pentru realizarea unor tranzacții în beneficiul activității economice;
• Prin așezarea cronologică a filelor registrului, administratorii pot surprinde cu ușurință evoluția pozitivă sau negativă a finanțelor întreprinderii într-o perioadă anume;
• Analiza registrului de casă poate oferi informații extrem de utile în luarea unor decizii de business care să permită eliminarea unor riscuri identificate sau în a beneficia de unele oportunități de afaceri.

Reguli de completare a registrului de casă

Legislația statului român precizează și cum se face corect registrul de casă, în vederea surprinderii unui minimum de informații și completării într-un mod ușor de consultat. Astfel, Ordinul numărul 3512 din 2008 oferă un model al registrului de casă ce poate fi utilizat, existând, totuși, și posibilitatea de a se personaliza documentul, dar cu condiția păstrării minimului de informații furnizat în model. 

În privința persoanei ce are rolul de a completa documentul, ordinul prevede ca aceasta să fie casierul ce face tranzacțiile obișnuite cu numerar sau o persoană căreia i se precizează acest rol în mod expres. 

Tipuri de registre de casă

Regulamentele de aplicare nu precizează în mod expres că este obligatorie întocmirea registrului într-un anume fel, ci doar ce informații minime trebuie să existe, cum trebuie să fie acestea așezate și care sunt documentele justificative pentru fiecare tranzacție în parte. Având în vedere aceste elemente, administratorii afacerii pot alege formula preferată, în funcție de avantajele și dezavantajele fiecărui tip. 

• O variantă mai puțin recomandată, dar legală, este completarea registrului de casă pe un caiet obișnuit, cu ajutorul scrisului de mână. Acest model trebuie să fie evitat pe cât posibil, din cauza duratei lungi de timp pe care casierul trebuie să o dedice zilnic completării și a numeroaselor posibilități de apariție a unor erori neintenționate;
• Folosirea formularelor tipizate este mai rapidă, mai ușor de completat, dar rămâne în continuare supusă erorilor, în special în companiile în care există multe tranzacții cu numerar. Având în vedere că documentul se completează la sfârșitul zilei de muncă, este foarte posibil ca, din cauza oboselii, să apară erori în momentul completării de către casier;
• Varianta recomandată, care permite folosirea avantajelor oferite de tehnologia modernă este utilizarea unor aplicații speciale, ce pot fi folosite în orice domeniu. Spre exemplu, un soft de gestiune pentru restaurant, bar, club și cafenea, un program de gestiune pentru magazin sau un soft de gestiune pentru hotel ușurează mult munca, elimină aproape în totalitate pericolul erorilor și permite consultarea datelor de către persoanele interesate rapid și precis.

 Întocmirea registrului de casă – ce se trece într-un astfel de document?

Casierii care țin registrul de casă trebuie să știe cum se întocmește acest document pentru a trece acele informații minime prevăzute în ordinele ce reglementează situația. Motivul este dat de oferirea posibilității de a surprinde în mod exact și clar toate tranzacțiile cu numerar. 

• Datele de identificare ale unității ce face tranzacția cu numerar (numele complet, adresa, codul de identificare fiscal etc.);
• Numărul fiecărui formular în parte;
• Data întocmirii acestuia, inclusiv ziua;
• Încasările și plățile explicate fiecare în parte;
• Soldul total înregistrat în ziua anterioară (banii pe plus rămași);
• Semnăturile casierului și contabilului (aceste persoane trebuie să se asigure că informațiile sunt prezente, corecte și trecute în mod inteligibil). 

Prezența acestor informații, la care se pot adăuga și altele, în funcție de politica internă a fiecărei firme, oferă persoanelor interesate informațiile necesare pentru luarea unor decizii de afaceri potrivite și garantează calculul corect al datoriilor către stat. 

 Cum se face registrul de casă – documentele justificative 

Regulamentele Ministerului Finanțelor precizează ca fiind obligatorie prezența unor documente care să justifice fiecare încasare sau plată făcută de către casierie. Astfel, persoana responsabilă trebuie să aibă grijă ca la fiecare filă a registrului să fie atașate toate acele hârtii care dovedesc plățile sau încasările. 

Printre documentele prevăzute ca fiind obligatoriu de atașat se numără:

• Chitanțele sunt acele documente pe care casierul le eliberează persoanei care depune o sumă în numerar către firmă. În mod obligatoriu, chitanțele se întocmesc în dublu exemplar, ambele semnate, una pentru persoana care depune banii și una care rămâne la casierie ca document justificativ;
• Decontul de cheltuieli sau cel pentru deplasare este actul care dovedește că o anumită persoană autorizată a primit banii numerar pentru anumite cheltuieli efectuate în interes de serviciu. Actul este întocmit de persoana care primește banii, care îl semnează și-l înmânează casierului ce îl va adăuga la fișa zilnică;
• Facturile fiscale sunt actele ce se încheie în momentul în care firma achiziționează anumite produse sau servicii necesare pentru desfășurarea activității. Factura întocmită de vânzător sau prestator este înmânată casierului, iar acesta va trebui să dea în schimb fie o chitanță justificativă, fie un bon de la casa de marcat;
• Dispoziția de plată sau de încasare realizată de către contabil;
• Împuternicirea este acel document prezentat de către o altă persoană decât cea trecută în documente în momentul în care ridică banii sau depune în locul titularului.

 Cum se întocmește registrul de casă – sfaturi utile pentru antreprenori, contabili și casieri

Registrul de casă este un document contabil solicitat întotdeauna în timpul unui control financiar, urmărindu-se atât întocmirea lui corespunzătoare, cât și concordanța între cifrele înregistrate în documente și situația reală din casierie (banii fizici trebuie să fie identici cu cifrele din fișa zilnică). În cazul în care nu se respectă aceste principii, amenzile pot fi însemnate, putându-se chiar ajunge la suspendarea activității firmei. 

Specialiștii în contabilitate au câteva sfaturi pentru casieri, contabili și antreprenori, pentru ca astfel de situații să nu apară:

• Administratorul firmei va desemna o persoană ce trebuie să realizeze zilnic documentul (aceasta poate fi casierul sau altă persoană autorizată);
• Se va alege varianta cu cele mai multe avantaje în legătură cu modalitatea de completare a registrului. Studiile au demonstrat că cea mai utilă este folosirea unor softuri specializate, în special dacă ele sunt integrate în programe de gestiune complete, ce oferă și alte oportunități pe lângă înregistrarea zilnică a încasărilor și plăților cu numerar;
• Completarea registrului se face zilnic, începând cu soldul inițial (banii rămași din ziua anterioară) și încheind cu soldul zilnic. Pentru a se realiza calculul soldului zilnic, este necesară stabilirea veniturilor totale ale zilei și a cheltuielilor făcute. Astfel, la soldul inițial se adaugă încasările înregistrate pe tot parcursul zilei, din care se scade suma cheltuielilor curente. Ceea ce rezultă este soldul final, ce trebuie să corespundă întocmai cu banii fizici din casierie;
• Soldul final nu trebuie să fie niciodată negativ, situația fiind interzisă de către lege. În cazul în care plățile sunt mai mari decât încasările, administratorul trebuie să crediteze firma cu cel puțin banii necesari pentru ca soldul să ajungă la zero;
• Dacă o firmă are mai multe puncte de lucru, fiecare dintre acestea va trebui să aibă propriul registru de casă;
• În cazul în care se fac și tranzacții cu valută în numerar, este obligatorie realizarea unui registru de casă separat, în care să fie surprinse aceste tranzacții (alături de suma rezultată în valută trebuie să fie trecută și conversia în lei la valoarea din acel moment, conform BNR);
• Rândurile necompletate din fișa zilnică se barează;
• Modificările se fac prin tăierea cu o linie a cuvântului sau cifrei greșite, cu adăugarea alături a variantei corecte, lângă care se va trece semnătura și data la care se va face modificarea.

În concluzie, întocmirea registrului de casă într-un mod conform este o obligație legislativă și un bun prilej de a pune la dispoziția administratorilor informații utile legate de managerierea corectă a firmei.

Surse foto:unsplash.com

Succesul în afaceri depinde de o multitudine de factori, printre aceștia numărându-se și contabilitatea primară. Prin intermediul acestei componente se poate pune la punct un proces de înregistrare, clasificare și evidență a tuturor tranzacțiilor financiare, realizate în cadrul unui business. Datorită funcțiilor esențiale îndeplinite de contabilitatea primară este absolut necesar ca orice antreprenor să depună eforturi susținute pentru a realiza o activitate contabilă eficientă, bazată pe inovațiile introduse în ultimii ani în lumea afacerilor. 

Articolul de mai jos oferă o serie de informații utile oricărui antreprenor ce dorește să-și dezvolte afacerea pe principii sănătoase. Prin intermediul acestor informații se va putea descoperi ce este contabilitatea primară, ce roluri îndeplinește ea în lumea afacerilor, care sunt principalele tipuri de documente ce sunt realizate în cadrul ei și care este rolul softurilor de gestiune în atingerea obiectivelor propuse. 

1. Ce înseamnă contabilitatea primară

Contabilitatea primară este parte a contabilității generale și constă în activitatea realizată în mod conștient de către persoane specializate în domeniu prin metode clasice sau moderne de a surprinde în cadrul unor documente cu caracter oficial diversele tranzacții comerciale realizate în cadrul unei firme, pe parcursul unei perioade de timp. Înregistrarea informațiilor este completată și de oferirea unor date foarte utile pentru factorii de decizie, cu privire la gradul de sănătate al businessului și la direcțiile ce trebuie avute în vedere pentru atingerea potențialului maxim de dezvoltare. 

1.1. Definirea conceptului de contabilitate primară – ce presupune acesta?

Conceptul de contabilitate primară este unul extrem de larg și, din acest motiv, definirea lui nu poate fi făcută cu lejeritate. Contabilitatea primară înseamnă, în primul rând, colectarea sistematică și clasificarea informațiilor cu privire la tranzacțiile financiare ale unei afaceri (vânzări, plăți, încasări, achiziții, salarii etc.). În al doilea rând, contabilitatea primară cuprinde evidența detaliată și cronologică a acestor informații pentru a putea fi folosite în diverse scopuri ulterior. 

O caracteristică a acestor înregistrări este legată de obligativitatea prezenței unor documente justificative, care să dovedească în mod oficial modul în care au fost realizate tranzacțiile. Printre aceste documente justificative se numără facturile, chitanțele, statele de plată, bonurile de livrare etc. 

1.2. Rolurile îndeplinite de contabilitatea primară

Importanța realizării unei contabilități primare corespunzătoare este dovedită de rolurile îndeplinite de aceasta în orice afacere:

• Înregistrarea tranzacțiilor este realizată în mod exhaustiv, nicio tranzacție financiară nefiind exclusă. Documentele contabile primare, ce îndeplinesc acest rol trebuie să includă diferite informații utile, printre acestea numărându-se sumele implicate, datele persoanelor sau entităților parte a tranzacției, conturile contabile relevante și alte informații ce ar putea fi utile celor interesați.
• Clasificarea și codificarea datelor contabilității primare sunt făcute în așa fel încât, la nevoie, informațiile să poată să fie extrase cu ușurință, fără a fi necesară o căutare anevoioasă prin arhive.
• Verificarea și reconcilierea datelor cu privire la tranzacțiile financiare sunt importante, deoarece prin intermediul lor sunt identificate erorile accidentale sau intenționate și se poate realiza o corectare corespunzătoare a acestora.
• Informațiile contabilității primare sunt esențiale pentru efectuarea unor rapoarte financiare detaliate, care să ajute luarea unor decizii cu privire la viitorul companiei. În plus, acest rol permite și evaluarea performanțelor financiare ale unei firme și ale conducerii acesteia.
• Contabilitatea primară este și modalitatea prin care sunt stabilite nivelurile plăților către stat sub forma de taxe și impozite. Conformitatea legislativă în acest sens oferă corectitudine și evitarea unor penalizări costisitoare.

2. Tipuri de documente întocmite în cadrul activităților de contabilitate primară a unei firme

Documentele de contabilitate primară trebuie să fie întocmite într-un mod unitar, prin prezența unor informații minime, prevăzute în legislația financiară a statului român. În vederea respectării acestor precizări, fiecare document contabil va cuprinde următoarele categorii de date:

• Tipul de document contabil (factură, chitanță, borderou, extras bancar etc.);
• Informații cu privire la persoana juridică emitentă (numele firmei, adresa acesteia, numărul de înregistrare fiscală);
• Informații despre cealaltă parte implicată în tranzacție (client, furnizor);
• Detalii despre tranzacția în sine (data realizării sale, bunurile sau serviciile vândute sau cumpărate, prețul etc.);
• Informații cu privire la taxele implicate;
• Semnăturile părților.

2.1. Facturi și chitanțe în contabilitatea primară

Printre cele mai des întocmite documente în cadrul contabilității primare se numără facturile și chitanțele. Aceste acte au rolul de a înregistra și de a dovedi tranzacțiile realizate într-o companie, ambele părți implicate primind câte un exemplar. Un alt rol al acestor documente este acela că prin intermediul lor se efectuează activitățile ulterioare de audit, prin intermediul cărora se identifică modul în care s-a realizat activitatea financiară. 

În privința facturilor, în practică se evidențiază două tipuri. În primul rând, este vorba despre facturile de vânzare, documente pe care firma le eliberează către clienți pentru a înregistra o tranzacție de vânzare. Pe acest tip de facturi vor fi trecute informațiile utile, precum identificarea părților, descrierea bunurilor sau serviciilor vândute, prețul, termene de plată etc. În al doilea rând, există facturile de cumpărare, pe care afacerea le primește de la furnizori. Informațiile din acest tip de facturi sunt asemănătoare cu cele din facturile de vânzare. 

Chitanțele sunt documentele care confirmă primirea sumei de la client (chitanța de încasare) sau plata acesteia de la afacere către furnizori sau alte entități (chitanța de plată). Ambele tipuri de chitanțe trebuie să fie completate la momentul înregistrării tranzacției, detaliile existente trebuind să fie suficiente pentru a surprinde în mod corect plata sau încasarea banilor. 

2.2. Contabilitatea primară – jurnalele contabile

În cadrul afacerilor, în special a celor de dimensiuni medii și mari, sunt completate numeroase documente justificative ale contabilității primare. Pentru înregistrarea acestora în așa fel încât să poată fi consultate la nevoie rapid și ușor este folosit instrumentul jurnalului contabil. Un astfel de document conține o selecție de acte ale contabilității primare, existând șase tipuri principale utilizate în practică. 

• Jurnalul de vânzări este folosit pentru înregistrarea tuturor tranzacțiilor de vânzare. În cadrul acestuia sunt introduse facturile de vânzare emise către clienți, încasările de numerar, notele de credit etc.;
• Jurnalul de cumpărări înregistrează tranzacțiile prin care afacerea a achiziționat materie primă de la furnizori sau alte mărfuri și servicii necesare pentru desfășurarea corespunzătoare a afacerii;
• Jurnalul de numerar are rolul de a ține evidența tuturor tranzacțiilor cu numerar;
• Jurnalul de bancă cuprinde documente despre tranzacțiile financiare prin intermediul conturilor bancare ale firmei (depuneri, retrageri, plăți, încasări);
• Jurnalul de stocuri este compus din documentele care înregistrează tranzacțiile legate de stocurile afacerii;
• Jurnalul de ajustări este legat de înregistrarea acelor modificări necesare în cadrul identificării unor erori contabile.  

Completarea jurnalelor contabile trebuie să fie făcută prin luarea în considerare a mai multor factori, printre care respectarea principiilor și normelor contabile legale și folosirea unor metode care să ușureze selectarea informațiilor și păstrarea acestora în siguranță până la momentul în care este necesară consultarea lor. În acest sens sunt disponibile diverse modalități de arhivare, dar și soluția modernă a softurilor de contabilitate, care permite automatizarea unor procese și obținerea informațiilor necesare instantaneu, pe baza unui efort minim. 

2.3. Importanța registrului inventarului în contabilitatea primară

Contabilitatea primară are și rolul de a înregistra și de a urmări acele informații care relevă bunurile și valorile deținute de o afacere. Documentele de acest tip sunt incluse într-un registru de inventar. Activitatea de inventariere contabilă trebuie să fie făcută prin parcurgerea următorilor pași:

• Înregistrarea activelor este acea activitate prin care sunt surprinse în mod scriptic bunurile și valorile deținute de o afacere. Informațiile despre active (vehicule, materii prime, produse finite, stocuri, mobilier) trebuie să cuprindă detalii cu privire la cantitatea și valoarea acestora, la data achiziției și o descriere detaliată a acestora;
• Actualizarea înregistrărilor se face periodic pentru a se surprinde modificările prin adăugarea sau eliminarea unor bunuri (cumpărare, vânzare, retragere din uz etc.) și pentru actualizarea valorilor, în cazul în care acestea se modifică;
• Evaluarea valorilor se face cel mai adesea la costul de achiziție, dar există și alte metode precum luarea în considerare a valorii de piață;
• Monitorizarea stocurilor este surprinsă tot în registrul de inventar prin înregistrarea intrărilor și ieșirilor de stoc și a cantităților disponibile.

Registrul inventarului este utilizat de factorii de decizie dintr-o afacere și pentru generarea unor rapoarte și analize detaliate, ce au rol în stabilirea strategiei și pentru controlul activelor ce este esențial pentru prevenirea pierderilor și identificarea unor nereguli costisitoare. 

3. Importanța softurilor de gestiune contabilă în simplificarea proceselor financiare de contabilitate primară

Contabilitatea primară a fost multă vreme o activitate complexă din cauza numeroaselor tipuri de documente realizate în mod frecvent și a necesității păstrării acestora astfel încât să fie disponibile la nevoie. Pentru a se atinge aceste necesități majoritatea firmelor aveau departamente contabile cu numeroși angajați, ce efectuau munca în mod manual, element care putea genera în mod frecvent erori contabile. 

În ultimii ani tendința cea mai importantă a contabilității primare este reprezentată de înlocuirea muncii manuale cu cea realizată cu ajutorul softurilor specializate. Aceasta tendință presupune utilizarea celor mai noi inovații în domeniul inteligenței artificiale pentru punerea la dispoziție a clienților din diverse domenii a unor programe de calculator, care să permită automatizarea cât mai completă a întregului demers privitor la contabilitatea primară. 

Printre domeniile ce pot utiliza cu mult succes un astfel de soft de gestiune se numără domeniul HoReCa. Antreprenorii din această zonă au la dispoziție softuri de gestiune pentru restaurant, bar, club și cafenea și softuri de gestiune pentru hotel, programe care încorporează diverse facilități și care ușurează extrem de mult întreaga activitate de înregistrare și păstrare a documentelor contabile. 

Un alt domeniu ce poate beneficia de avantajele softurilor este cel comercial. Această zonă de business se caracterizează printr-o multitudine de tranzacții zilnice, ce trebuie să fie înregistrate în mod exact. Această activitate poate fi automatizată cu ajutorul softului de gestiune pentru magazine care monitorizează stocurile în timp real, poate fi integrat cu alte soluții software și hardware existente și care este ușor de folosit chiar și de către persoane nespecializate. 

Domeniul transporturilor și al logisticii poate fi manageriat cu mai mare ușurință prin utilizarea unui soft specializat care automatizează întreg procesul de emitere și transmitere a documentelor justificative, inclusiv prin integrarea cu sistemele E-Factura și RO-eTransport. 

Softurile moderne de gestiune sunt utile datorită ușurării gestiunii financiare și a întocmirii documentelor de contabilitate primară. Printre avantajele de care se pot bucura toți antreprenorii se numără:

• Automatizarea proceselor contabile evită munca repetitivă prin înregistrarea automată a tuturor tranzacțiilor și prin realizarea documentelor justificative, fără intervenție umană. Această caracteristică este importantă atât din punct de vedere a eliberării mâinii de lucru prin reducerea angajaților din departamentele contabile, cât și prin reducerea în totalitate a erorilor umane ce apăreau deseori în cazul contabilității clasice.
• Softurile moderne realizează în mod automat centralizarea și integrarea datelor financiare. Disponibilitatea lor la orice oră rapid și ușor, precum și integrarea unor date diverse într-un singur loc evită dubla introducere a datelor și elimină necesitatea gestionării și reconcilierii mai multor seturi de date dispersate.
• Softurile au și facilitatea de generare de raporturi financiare complexe. Aceste raporturi pot fi obținute în orice moment și cuprind informații esențiale, pe care managerii le pot folosi în activitatea de zi cu zi pentru identificarea riscurilor și luarea unor măsuri pentru eliminarea lor.
• Reglementările fiscale și contabile din România sunt destul de complexe și, uneori, se schimbă de la zi la zi. Conformitatea legislativă în acest sens este greu de atins în cazul în care contabilitatea este ținută în mod clasic. Softurile, în schimb, sunt actualizate în mod constant și surprind cu exactitate toate reglementările aflate în vigoare. Aceste programe calculează în mod corect taxele și impozitele datorate, obținându-se în acest fel conformitatea fiscală;
• Datele financiare trebuie să fie păstrate departe de ochii celor neavizați. Softurile moderne fac posibil acest lucru prin funcțiile de securitate incluse, accesul fiind restricționat după necesități. 

În concluzie, antreprenorii din România trebuie să țină cont de inovațiile introduse în activitatea contabilă pentru a beneficia de avantajele oferite, de folosirea unor softuri de gestiune moderne, ce funcționează pe baza inteligenței artificiale.