Factura fiscală – ce trebuie să știi despre acest document contabil și o bună gestionare a operațiunilor financiare

În orice afacere, gestionarea tranzacțiilor reprezintă o activitate foarte importantă. Intrările și ieșirile dintr-o firmă trebuie să fie făcute în conformitate cu normele legale, fie că este vorba de un business mic, fie de unul mare. Factura fiscală este un document contabil esențial, iar de aceea, ca proprietar de afacere, trebuie să înțelegi foarte bine cum se întocmește, care sunt elementele importante, cum te-ar putea ajuta un soft specializat, precum și alte informații utile.
Dacă ești un antreprenor care se simte puțin împovărat de tot ceea ce ține de emiterea și procesarea facturilor, care a devenit din ce în ce mai complexă, acest articol acoperă ceea ce trebuie să știi despre facturile fiscale, inclusiv cum poți automatiza eficient procedurile financiare și întregul proces de lucru al unei afaceri.

Termenul de emitere a unei facturi fiscale

Facturile fiscale sunt importante deoarece ele stau la baza înregistrării în contabilitate a tuturor operațiunilor economice. Întocmirea acestora se face în conformitate cu regulile din Codul Fiscal și se emit pentru livrările de bunuri și servicii.
Termenul de emitere a facturii fiscale este până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care a fost efectuată prestarea de servicii, iar pentru livrarea de bunuri, factura fiscală se emite la data la care bunurile au fost livrate. Pentru marfa care este expediată cu aviz de însoțire, facturile trebuie emise în maximum 5 zile lucrătoare de la data livrării.

Factură fiscală se întocmește în mai multe situații:

• Pentru prestările de servicii și pentru livrările de bunuri.
• Pentru vânzările realizate la distanță.
• Pentru orice avans încasat în cazul livrărilor de bunuri, prestărilor de servicii sau vânzărilor realizate la distanță.
• Pentru livrările intracomunitare în condițiile prevăzute de lege.

Factură fiscală nu este necesară atunci când:

• Sunt livrate bunuri sau prestate servicii către consumator prin intermediul magazinelor cu amănuntul în urma cărora emiterea bonurilor fiscale este obligatorie.
• Sunt livrate bunuri sau prestate servicii pentru care se eliberează diverse documente legale. Câteva exemple de astfel de situații sunt: transportul persoanelor pe baza biletelor de călătorie, serviciile de parcări auto prin automate sau accesul pe bază de bilet la spectacole, târguri și expoziții.

Ce este factura fiscală? Tipuri de facturi fiscale

Dacă ești la început de drum într-o afacere în care vinzi diverse bunuri sau servicii, un aspect important de care trebuie să ții cont este emiterea facturii fiscale. Pentru a înțelege cât mai bine tot ceea ce ține de acest subiect, este esențial să cunoști care este definiția facturii fiscale. Așadar, aceasta este un document contabil care se întocmește de un furnizor către client și conține produsele vândute sau serviciile prestate de acesta.

Factura fiscală trebuie întocmită de către toate persoanele juridice, fie că este vorba de întreprinderi mici și mijlocii, fie despre persoane fizice autorizate (PFA) sau marii contribuabili. Este un document obligatoriu deoarece susține tranzacțiile contabile și fiscale ale unei companii, obligând clientul să plătească bunurile achiziționate sau serviciile de care a beneficiat. Factura fiscală trebuie emisă de către orice persoană impozabilă, înregistrată ca plătitor de TVA, pentru livrarea de bunuri sau prestarea de servicii.

Acest document este întâlnit în două tipuri de formate. Formatul fizic era cel mai întâlnit tip de factură fiscală pentru livrarea de bunuri și prestarea de servicii, dar, în prezent, formatul electronic este mult mai popular datorită simplității cu care poate fi generat. Documentul eliberat în mod electronic este mai ușor de transmis clienților care se află într-o zonă mai îndepărtată. Un alt tip de factură este cea simplificată, care se întocmește atunci când valoarea acesteia, inclusiv TVA-ul, nu depășește 100 de euro. O diferență între factura simplificată și cea normală este că prima va conține mai puține elemente.

Dintre cele două tipuri de facturi fiscale, cea în format electronic este mai simplă deoarece informațiile sunt preluate din calculator iar schimbul între furnizor și cumpărător se realizează mult mai repede, fără să fie necesară tipărirea pe hârtie. În plus, integrarea cu E-factura se face extrem de ușor. E-factura este sistemul obligatoriu de facturare electronică prin care pot fi încărcate, stocate și descărcate facturi prin intermediul unui server IT al ANAF. Acesta a fost creat pentru a eficientiza procesul de colectare a impozitelor și taxelor și pentru a contribui la un mai bun control fiscal. În prezent, e-factura este obligatorie pentru anumite categorii de operatori economici dar, treptat, acest sistem va deveni obligatoriu pentru toți operatorii economici din România.

Pentru o mai bună evidență a facturilor fiscale electronice, soluțiile informatizate sunt o opțiune excelentă. Acestea sunt concepute pentru a se potrivi fiecărui business în parte, indiferent de domeniul de activitate. Spre exemplu, un soft de gestiune pentru restaurante îți permite să generezi facturile mult mai ușor și mai rapid fără să apelezi la ajutorul unui contabil. Astfel, economisești timp și te poți concentra pe alte aspecte ce țin de dezvoltarea firmei. Mai mult decât atât, programele de gestiune pentru restaurante sunt mult mai performante, permițând o sincronizare perfectă a tuturor operațiunilor.

Ține cont de faptul că cele mai bune procese de facturare te pot ajuta să păstrezi înregistrări contabile exacte și să-ți îndeplinești toate obligațiile fiscale. De aceea, este important să nu sari peste detalii, să verifici cu atenție regulile și să te asiguri că sunt incluse toate elementele esențiale. De asemenea, este important să fii la curent la datele de scadență ale facturilor pentru a evita întârzierile de plată care pot avea un impact negativ asupra fluxului de numerar al afacerii tale. Un software de facturare și de gestiune eficient facilitează crearea de facturi fiscale și acceptarea plăților dintr-un singur loc, îți oferă rapiditate în utilizare și o actualizare în timp real a situației financiare.

Factura fiscală – informații despre format, întocmire și valabilitate

Factura fiscală trebuie să conțină în mod obligatoriu anumite informații și elemente. Pentru a nu face greșeli în emiterea acesteia, este important să colaborezi cu un contabil sau să generezi astfel de documente mult mai simplu, printr-un soft specializat. De exemplu, un program de gestiune pentru magazin te poate ajuta să administrezi toate documentele din același loc, inclusiv plăți, intrări, scadențe și alte operațiuni. Deoarece greșelile contabile pot însemna stres și timp pierdut, un astfel de soft este cea mai bună opțiune pentru a ține mult mai ușor o evidență financiară corectă. În continuarea acestui articol vei afla cum arată o factură fiscală, ce elemente trebuie să conțină și cum trebuie păstrată si arhivată.

Întocmirea unei facturi fiscale – format și conținut

Pentru a fi valabilă, o factură fiscală trebuie să includă mai multe informații precum:

• Un număr de ordine care trebuie să fie unic;
• Data emiterii acesteia;
• Data livrării bunurilor, a prestării serviciilor sau a încasării unui avans, atunci când acestea se produc la o dată anterioară emiterii facturii;
• Denumirea, adresa, codul de identificare al firmei, precum și codul de înregistrare în scopuri de TVA;
• Numele furnizorului care nu este stabilit în România;
• Numele și adresa beneficiarului;
• Codul de identificare fiscală sau codul de înregistrare în scopuri de TVA a beneficiarului;
• Denumirea și cantitățile bunurilor livrate sau a serviciilor prestate și baza de impozitare a acestora;
• Alte informații precum avansuri facturate, prețul unitar, reduceri, rabaturi, remize;
• Valoarea bunurilor și a serviciilor, fără taxa pe valoare adăugată.
• Cota de taxa aplicată sau alte mențiuni precum scutit cu drept de deducere, scutit fără drept de deducere, neimpoziabil sau altele, după caz.

De asemenea, factura fiscală poate cuprinde și alte date speciale, precum mențiuni legate de taxare inversă atunci când clientul este persoană obligată la plata TVA sau mențiunea TVA la încasare atunci când exigibilitatea TVA intervine la data încasării facturii sau avansului. Agențiile de turism trebuie să specifice pe factură “regimul marjei – agenții de turism” iar pentru obiecte de artă, antichități sau alte obiecte de colecție “regimul marjei-obiecte de colecție și antichități”.

Există și situații în care factura poate fi emisă de către beneficiar în numele furnizorului, cu mențiunea obligatorie “autofactură”.

Toate aceste informații vor apărea atât pe factura în format fizic, cât și pe cea electronică. Chiar dacă în această privință, nu există diferențe între cele două tipuri, factura electronică are câteva caracteristici distincte:

• Semnăturile sunt făcute în conformitate cu Legea nr. 148/2012 ce face referire la înregistrarea activităților comerciale prin mijloace electronice.
• Factura trebuie să fie emisă în format pdf, xml, doc sau xls.
• Transmiterea acesteia se face prin mijloace electronice.
• Factura fiscală în format electronic trebuie să poarte o marcă atemporală (o serie de date în format electronic atașat documentului).

Printre elementele importante din formatul facturii fiscale se află și numărul și seria. Acestea reprezintă un mod de identificare unic al facturii, ce permite un bun control fiscal al tuturor operațiunilor comerciale ale unei societăți. Din acest motiv, orice persoană juridică sau persoană fizică autorizată trebuie să decidă seria și numerotarea facturilor înainte de emiterea acestora, respectând cerințele prevăzute în Codul Fiscal.

Pe factura fizică legislația nu prevede prezența unei semnături și ștampile dacă documentul cuprinde toate informațiile obligatorii. Uneori poate fi necesară semnătura unei persoane desemnate din departamentul financiar, mai ales în cazul întreprinderilor mari. În afacerile mici, facturile fiscale pot fi semnate chiar de administratori.

Factura simplificată se emite doar după depunerea unei cereri scrise la Direcția de Reglementări Contabile și a unei note justificative din care să reiasă motivul pentru care este realizată solicitarea. Așa cum spune și numele, factura simplicată cuprinde mai puține informații:

• Data emiterii facturii;
• Datele de identificare ale persoanei juridice care o emite;
• Bunurile sau serviciile prestate;
• Taxa colectată/de plată sau informații pentru calcularea acesteia.

Valabilitatea unei facturi fiscale, arhivare și păstrare

Pe lângă întocmirea corectă, obligațiile ce țin de facturile fiscale nu se opresc aici. Ca și alte documente financiar-contabile, acestea trebuie arhivate și păstrate conform legii. Prin urmare, facturile și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate se arhivează pe o perioadă de 10 ani, începând de la data încheierii exercițiului financiar pe durata căruia au fost întocmite. Există și situații speciale, în care facturile sunt păstrate mai mult de 10 ani, atunci când bunurile pentru care au fost întocmite au o durată de viață ce depășește această perioadă.

Arhivarea și păstrarea facturilor este obligatorie pentru toate societățile comerciale, companiile naționale, regiile autonome, societățile corporatiste, dar și alte firme sau persoane fizice autorizate.

Pentru a simplifica procesul de facturare, urmărire și păstrare a documentelor financiar-contabile, un software automatizat este cea mai bună soluție. Printre beneficiile care merită menționate se numără:

• Reducerea erorilor umane. Indiferent de gradul de pregătire al departamentului financiar, facturarea manuală prezintă întotdeauna riscul de erori umane. Prin urmare, o procesare automatizată cu ajutorul unui software reduce acest risc și economisește timp.
• Eliminarea costurilor inutile. Procesarea manuală înseamnă mai multe ore de muncă pentru fiecare factură generată. Astfel, costurile cu forța de muncă, depozitarea și organizarea facturilor vor fi mai mari.
• Creșterea eficienței și a productivității. Având o singură bază de date, poți gestiona mai eficient nevoile afacerii.

În concluzie, emiterea unei facturi fiscale este esențială pentru a dovedi livrarea de bunuri sau prestarea de servicii. Toți contribuabilii înregistrați în scopuri de TVA trebuie să emită o factură fiscală în momentul livrării. Din punct de vedere al beneficiarului sau al cumpărătorului, primirea facturii fiscale pentru bunurile achiziționate sau serviciile utilizate presupune obligația de plată. În plus, o factură fiscală este, de asemenea, esențială pentru diverse scopuri de raportare financiară.

Factura fiscală este un document important în contabilitate, de aceea trebuie întocmită corect și în conformitate cu regulile din Codul Fiscal. Atunci când ești la început de drum într-o afacere de mici dimensiuni, un soft specializat te poate ajuta să eliberezi aceste documente mai ușor și mai rapid. Economisirea banilor, a timpului și a efortului este posibilă cu ajutorul automatizării și a programelor de gestiune. Eficiența se referă însă și la eliminarea erorilor umane și la utilizarea tehnologiei pentru a automatiza activitățile manuale repetitive.

Sursa foto: freepik.com, pexels.com.