Factura storno – tot ce ai nevoie să știi pentru gestionarea eficientă a tranzacțiilor în afacerea ta

Gestionarea facturilor este o activitate importantă în orice business și care poartă o mare responsabilitate. Chiar dacă ai ales să lucrezi cu un contabil autorizat sau să folosești un soft specializat, adică o aplicație care face asta pentru tine în mod complet automat, este important să înțelegi ce este factura storno, cum trebuie ea înregistrată, precum și ce nu ar trebui să faci niciodată în privința ei. Dacă ești la început cu afacerea ta, iar costurile cu un contabil sunt prea mari deocamdată, informațiile acestea îți vor fi cu atât mai utile, pentru că te vor ajuta să navighezi cu ușurință domeniul contabil, de altfel destul de complex.

Factura storno în contabilitate

Acțiunea de stornare presupune o modificare în evidența contabilă, în sensul de a rectifica o înregistrare greșită, ce poate însemna fie că a fost trecută o sumă mai mică, fie una mai mare decât cea corectă. În consecință, factura storno va veni să consemneze această modificare, pentru ca bilanțul contabil să fie corect, în final.

Totuși, trebuie precizat faptul că, în spatele acestei sume ce nu corespunde cu realitatea, pot exista cauze dintre cele mai diverse, nu doar o greșeală de scriere.

Ce înseamnă factura storno?

În primul rând, o factură, în general, este un document comercial emis, de regulă, de către un vânzător (sau un furnizor) către un cumpărător, pentru a-i specifica detaliile tranzacției și suma de bani pe care acesta din urmă trebuie să o plătească.

Așadar, având în vedere și semnificația conceptului de stornare, o definiție pentru factura storno ar fi aceea de document de modificare a unei facturi emise anterior, în scopul corectării sumei înscrise pe aceasta.

Cele mai simplu de înțeles ipoteze sunt cele în care emiterea facturii storno se face fie pentru că s-a făcut o greșeală de scriere, fie pentru că produsele cumpărate au fost returnate vânzătorului. Alte motive comune sunt eventuale erori în calculul prețului și menționarea sau livrarea unei cantități greșite de bunuri.

Pe de altă parte, există anumite operațiuni pentru care legea prevede o scutire de taxa pe valoare adăugată (TVA). Se poate întâmpla, în cazul lor, ca vânzătorul să emită factura cu taxă, caz în care beneficiarii, pentru că nu au drept de deducere sau rambursare a sumei plătite cu titlu de taxă, vor trebui să solicite stornarea facturii și emiterea uneia noi, fără taxă. În această ipoteză, este vorba despre o stornare fiscală, prevăzută în Codul fiscal.

Facturile storno și cum se emit ele

Odată lămurit ce înseamnă o stornare de factură, operațiunea concretă ar trebui să fie mai ușor de înțeles și realizat. Primul pas este să identifici corect cauza modificării, după care urmează scrierea efectivă, urmată, în final, de înregistrarea facturii în contabilitate  și transmiterea către client.

Stornarea se poate face în două feluri:

• Primul dintre ele presupune că noua factură va cuprinde, inițial, exact aceleași informații ca și factura greșită, alături de numărul și data acesteia, după care valorile vor fi trecute cu semnul minus sau se va face o mențiune expresă, din care să rezulte că acele valori sunt negative. Nu în ultimul rând, se vor trece valorile corecte, așa cum vânzătorul ar fi vrut să le înscrie încă de la început.
• Cealaltă variantă este să se emită două facturi: una conținând informațiile și datele corecte și una în care se vor înscrie numărul și data facturii a cărei corectare se intenționează, precum și valorile din această veche factură, cu semnul minus, sau cu aceeași mențiune ca și în primul caz, din care să rezulte că acele valori sunt negative.

În ceea ce privește structura facturii, stornarea se poate face, de asemenea, în două modalități:

• pe poziții: adică va apărea denumirea, valoarea, cantitatea etc. fiecărui produs vizat în parte;
• valorică: produsele nu vor fi menționate, ci doar valoarea totală, alături de coordonatele facturii stornate, adică numărul și data ei.

Nu îl ultimul rând, în funcție de caracterul integral sau parțial, stornarea poate fi de mai multe feluri:

• stornare integrală: toate produsele;
• stornare parțială: o parte din produse;
• stornare multiplă: adică mai multe facturi, emise anterior, se stornează printr-o singură factură, ulterioară.

Există și situații mai complexe, în care stornarea are drept cauză modificarea bazei de impozitare. Într-o astfel de situație, dacă operează o majorare, iar nu o reducere a acesteia, nu se vor mai trece nici semnul minus, nici mențiunea potrivit căreia valorile sunt negative, pentru că ipoteza este în sens invers.

Stornarea facturii încasate

Operațiunea de stornare trebuie să conducă la o modificare în evidența contabilă, însă cauzele ei sunt variate. Cea mai la îndemână este o eroare la emitere, însă și o factură emisă și încasată în mod corect poate fi supusă stornării. Astfel de ipoteze vizează motive precum cel de mai sus (modificarea bazei de impozitare) sau complet distincte, adică plata unui avans.

În acest context, devine foarte importantă distincția între stornare și anulare, pentru că implicațiile lor sunt diametral opuse, dar ele sunt o constantă zonă de confuzie.

Factura de stornare: înregistrarea ei

Din factura storno și ce înseamnă ea a rezultat, ca și element central, modificarea. Din moment ce factura storno vine să corecteze o înregistrare eronată, modificând suma anterior menționată, este evident că va opera o nouă înregistrare, de această dată a unei sume ce să reflecte realitatea.

În funcție de tipul tranzacției, facturile storno pot fi înregistrate în jurnalul de vânzări sau în jurnalul de cumpărări. Dacă afacerea ta este un magazin și ai optat pentru integrarea unui soft de gestiune magazin, atunci operațiunea de înregistrare se va face automat, prin preluarea facturii și operarea modificărilor în fișa clientului, prin semnul minus, ce va indica o scădere a soldului.

Anularea și factura storno: o confuzie frecventă

O confuzie frecventă și de care ar trebui să te ferești este cea între anulare și stornare. Multe persoane cred că stornarea presupune o anulare, ceea este complet eronat.

Potrivit art. 330 din Codul fiscal, ce reglementează modalitățile de corectare a facturilor, anularea și stornarea intervin în ipoteze diferite:

• Astfel, dacă factura a fost doar emisă, însă nu a fost și trimisă beneficiarului, se va anula. Mai departe, dacă factura în cauză nu a fost emisă complet eronat, ci chiar consemna o tranzacție intenționată, atunci se va emite una nouă, de această dată corectă.
• Dacă factura a fost deja trimisă către beneficiar, atunci va opera stornarea: vechea factură se va modifica și va rezulta o nouă factură.

De asemenea, cunoscând cum se înregistrează o factură storno, este important să cunoști și o altă diferență majoră: lipsa înregistrării facturii anulate în contabilitate.

Facturile anulate nu produc efecte juridice, așa că fie se casează, fie se arhivează, atunci când legea prevede o astfel de obligație pentru un anumit interval de timp. La expirarea lui, facturile respective vor fi eliminate din arhivă.

Stornarea facturii pentru avans

Pe lângă modificările impuse de erori ce au intervenit în procesul de emitere a facturii, mai există, spuneam, și ipoteza stornării pentru regularizarea facturilor emise pentru avansuri. În realitate, această ipoteză este cea mai frecventă, pentru că erorile în emitere sunt destul de rare, mai ales în ultimii ani, când piața de softuri specializate s-a dezvoltat atât de mult. Unul dintre cele mai apreciate produse de acest tip este softul de gestiune pentru restaurant, bar, club și cafenea. În acest tip de afacere, pentru că tranzacțiile sunt numeroase și de valori foarte diferite, gestionarea manuală a facturilor ar fi destul de dificilă și cu risc de eroare destul de ridicat, motiv pentru care un program automat este o soluție excelentă.

Așadar, ceea ce se întâmplă frecvent este că vânzătorul sau furnizorul cere un avans la plată din partea cumpărătorului. Acesta va plăti mai întâi avansul, iar la un moment ulterior va plăti întreaga sumă. Pentru a nu exista în evidența contabilă două înregistrări, pentru aceeași tranzacție, se va face o stornare.

Factura storno pentru regularizarea avansului are rolul de a modifica plata inițială, cu scopul de a reflecta înregistrarea corectă a tranzacției finale: mai exact, consemnarea faptul că suma a fost deja inclusă în factura finală, așa încât cea inițială nu se mai justifică.

Este bine să ai în vedere faptul că, la storno, factura pentru avans este doar unul dintre tipurile existente. Chiar dacă frecvența lor este mai redusă, mai există cel puțin alte două feluri de stornare pe care să le cunoști:

• Stornarea tranzacțională: Poate fi necesară atunci când există erori în preț, cantitate, produse sau alte detalii ale tranzacției.
• Stornarea fiscală: Poate fi necesară în situații precum schimbarea regimului de taxare, aplicarea unor excepții fiscale sau corectarea erorilor fiscale în facturare.

Factura storno – un model util

Dacă ai înțeles ce este factura storno, atunci deja intuiești, cel mai probabil, și conținutul acesteia. De altfel, ca principiu, o factură storno nu este cu mult diferită de una obișnuită, ba chiar cuprinde aproximativ aceleași date:

• denumirea tuturor produselor sau a serviciilor;
• datele de identificare ale vânzătorului/ furnizorului: nume, nr. de înregistrare în Registrul Comerțului, CIF, adresă, capital social etc.;
• datele de identificare ale beneficiarului: dacă este persoană juridică, datele sunt în oglindă cu cele ale furnizorului; dacă este persoană fizică, atunci se vor trece, în principiu, numele și prenumele, CNP-ul și adresa;
• seria, numărul și data facturilor (cea veche și cea nouă, de regulă);
• dacă este cazul, numărul avizului de însoțire a mărfii;
• cantitatea și valoarea fiecărui produs sau serviciu;
• prețul;
• TVA-ul;
• semnătura și ștampila furnizorului.

Diferența esențială în cum se face o factură storno, raportat la emiterea unei facturi pentru operațiunile curente, este dată de trecerea semnului minus în fața valorilor greșite, sau consemnarea acelei mențiuni speciale, din care să rezulte că este vorba despre valori negative.

După înregistrare, factura storno se atașează facturii anterioare, cea modificată, și se păstrează în registrul aferent operațiunilor de vânzare-cumpărare.

Storno – factura ce poate fi emisă în mai multe feluri

După cum a reieșit încă de la început, stornarea facturii, prin definiție, nu impune un singur mod de realizare. O poți face manual, poți apela la un contabil autorizat sau poți folosi un soft specializat.

Acestea din urmă s-au dezvoltat semnificativ în ultimii ani și au devenit din ce în ce mai performante și mai prietenoase cu utilizatorul, devenind inclusiv specializate pe categorii de business-uri sau domenii de activitate: un soft de gestiune pentru hotel este un bun exemplu în acest sens.

Dacă nu implică niște costuri pe care să nu le poți suporta, cel mai probabil, un soft de acest fel reprezintă alegerea ideală: te scapă de stres, te ajută să economisești timp și este foarte rapid.

Reține că, la storno, factura încasată este o condiție prealabilă. Nu poate fi emisă o factură storno pentru că marfa, deși a fost livrată, nu s-a plătit. Scopul acestui instrument este distinct, iar o astfel de stornare ar fi o greșeală în contabilitate. Pentru ipoteza în care cumpărătorul nu plătește, există alte mecanisme.

Iată, așadar, că facturile storno nu sunt atât de greu de înțeles, emis sau înregistrat cum poate părea. Înțelegerea lor te va ajuta în primul rând în conducerea afacerii și va însemna, totodată, timp câștigat, pe care îl vei putea folosi în alte scopuri.

Aplicarea cunoștințelor despre factura storno și abilitatea de a o gestiona eficient te vor ajuta să eviți greșelile contabile costisitoare și să menții o evidență financiară corectă. Nu în ultimul rând, având în vedere dinamica mediului de business actual, o soluție automată, de tipul unui soft specializat, poate fi un avantaj concurențial semnificativ.

Sursă foto: pexels.com