Planul de afaceri și actele necesare pentru deschiderea unei pensiuni – elementele de bază pe care trebuie să le ai în vedere

Dacă te-ai gândit vreodată să transformi un vis în realitate și să deschizi o pensiune, ai ajuns la locul potrivit. În acest articol, vom explora împreună detaliile esențiale referitoare la planul de afaceri, actele necesare pentru deschiderea unei pensiuni precum și alte detalii importante pe care ar trebui să le ai în vedere atunci când explorezi oportunitatea unui astfel de demers.

Pensiunile reprezintă veritabile locuri de refugiu pentru cei aflați în căutarea unui răgaz departe de agitația orașului sau pentru turiștii care doresc să exploreze frumusețea unor locuri noi, pitorești. Aceste locații oferă nu doar cazare, ci și o experiență autentică și primitoare. Cu toate acestea, pentru a începe propria afacere în domeniul ospitalității, trebuie să treci prin unele etape importante și să te asiguri că ai actele și documentele corecte.

În continuare, te vom ghida pas cu pas prin procesul de înființare a unei pensiuni, începând cu elaborarea unui plan de afaceri solid, explorând apoi actele necesare pentru deschiderea unei pensiuni și sfârșind cu aspecte specifice, demne de luat în calcul la înființarea unei astfel de unități turistice. Cu acest ghid, vei fi pregătit să faci primii pași în ceea ce poate deveni o afacere de succes în domeniul turistic.

Să începem deci împreună călătoria către deschiderea unei pensiuni de succes!

 

1. Planul de afaceri pentru pensiuni agroturistice sau clasice – așezarea fundației către succes

Fiecare nou drum în afaceri ar trebui să înceapă cu un plan solid, iar înființarea unei pensiuni nu ar trebui să facă excepție de la această regulă nescrisă. Un plan de afaceri bine elaborat este cheia către deschiderea și dezvoltarea unei pensiuni de succes și te ajută să pui bazele pentru întreaga operațiune. Tocmai de aceea, în această secțiune, vom explora împreună elementele care trebuie să fie incluse într-un plan de afaceri pentru o pensiune turistică și vei afla cum să elaborezi un plan de afaceri solid pentru o astfel de afacere.

• Sumarul sau cuprinsul planului de afaceri pentru o pensiune

Sumarul planului de afaceri este prima impresie pe care acest document o face investitorilor sau partenerilor de business dacă vrei, de exemplu, să obții un credit de la o bancă pentru deschiderea unei pensiuni. În sumarul planului de afaceri ar trebui să incluzi o scurtă descriere a pensiunii, a obiectivelor pe care le urmărești prin deschiderea acesteia. 

De exemplu, dacă este vorba de înființarea unei pensiuni montane ai putea scrie în sumarul planului de afaceri faptul că pensiunea este situată într-un pitoresc sat montan și oferă o escapadă relaxantă pentru iubitorii de natură. Nu uita să menționezi și scopul deschiderii unei pensiuni care ar putea fi acela de a deveni principala destinație pentru turiștii în căutare de liniște și aventură montană, de exemplu.

Elemente cheie ale cuprinsului planului de afaceri pentru o pensiune:

• O scurtă descriere a pensiunii și a visului tău de a activa în acest domeniu.
• Prezentarea oportunității de pe piață și a concurenței.
• Scopul și obiectivele pe termen scurt și lung.
• Descrierea pe larg a afacerii 

În această secțiune este indicat să detaliezi locația pensiunii, tipul de servicii oferite și ceea o face unică. Un exemplu în acest sens ar putea suna cam așa: “Pensiunea noastră, amplasată la poalele Munților Carpați, oferă cazare de lux într-o cabană rustică și activități personalizate precum drumeții ghidate și gustări tradiționale locale.“

Elemente cheie ale descrierii afacerii 

• Detalii despre locația pensiunii și tipul de servicii oferite.
• Identificarea pieței țintă și a segmentului de clienți.
• Descrierea unică a pensiunii și factorii de distincție.

 

• Analiza pieței 

Studiul de piață al unui plan de afaceri pentru deschiderea unei pensiuni agroturistice sau clasice are rolul de a dovedi că există o cerere crescândă pentru astfel de servicii turistice. În această etapă a planului de afaceri ar trebui să analizezi mai atent competiția și să evidențiezi punctele forte pe care crezi că viitoarea pensiune le va avea. De exemplu, ai putea afla că în zona în care vei deschide pensiunea, alte unități oferă doar cazare, iar tu ai de gând să oferi, în plus, experiențe autentice într-un cadru agroturistic (degustări de produse locale tradiționale, excursii ghidate la diverse obiective din zonă, petreceri tematice etc.) 

Elemente cheie ale analizei pieței în cadrul planului de afaceri al unei pensiuni

• Studiu de piață detaliat cu informații despre cerere, tendințe și concurență.
• Evaluarea oportunităților și amenințărilor din mediul de afaceri.

 

• Structura organizațională

În acest capitol al planului de afaceri al pensiunii este locul în care ar trebui să prezinți echipa cheie și rolurile personalului angajat. De exemplu, ai putea prezenta componența colectivului pe care te bazezi pentru administrarea și funcționarea viitoarei pensiuni de la manager la bucătari cu experiență și ghizi locali, după caz. 

Elemente privind structura organizațională

• Prezentarea echipei și a rolurilor acestora în cadrul pensiunii.
• Planuri pentru angajarea și dezvoltarea personalului.

• Planul de marketing

În această etapă a planului de afacere al pensiunii poți detalia strategiile de promovare, inclusiv cele privind publicitatea prin mijloace online, parteneriate cu agenții de turism și prezența pe rețelele sociale. De exemplu, ai putea dezvolta o strategie de marketing digital puternică, concentrându-te pe promovarea pe platforme de cazări și pe crearea unui website al pensiunii pentru a atrage turiștii.

Elemente cheie privind planul de marketing 

• Strategiile și tacticile de promovare a pensiunii.
• Bugetul alocat pentru marketing și canalele de promovare alese.

• Planul financiar

Includerea în planul de afaceri privind deschiderea unei pensiuni a proiecțiilor financiare este deosebit de importantă. La acest capitol ar trebui să schițezi veniturile estimate, costurile operaționale și sursele de finanțare. 

Elemente cheie privind planul financiar

• Proiecții financiare, inclusiv bugete estimate de venituri și cheltuieli.
• Evaluarea necesităților de finanțare și a resurselor disponibile.

• Identificarea riscurilor și realizarea unui plan de management al riscurilor

La acest capitol vei identifica riscurile potențiale, cum ar fi fluctuațiile economice sau problemele cu furnizorii și vei descrie modul în care vei aborda aceste situații. De exemplu, pentru a face față schimbărilor economice, poți indica că dispui de o rezervă financiară și de o strategie de marketing flexibilă.

Elemente cheie ale planului de afaceri al pensiunii privind riscurile 

• Identificarea riscurilor potențiale și modalitățile de gestionare a acestora.
• Planuri de continuitate în caz de situații neprevăzute.

Acesta este doar un rezumat succint asupra a ceea ce ar trebui să incluzi în fiecare secțiune a planului de afaceri pentru pensiunea ta. Aceste idei te pot ajuta să dezvolți planul și să ai o vedere de ansamblu clară a afacerii tale.

2. Actele necesare pentru deschiderea unei pensiuni și asigurarea conformității legale pentru o afacere de acest tip

În această secțiune pas, vom explora rând pe rând documentele, actele și avizele esențiale în procesul de deschidere a unei pensiuni turistice sau agroturistice. Asigurarea conformității legale este esențială pentru a evita problemele ulterioare și pentru a-ți desfășura afacerea în mod transparent și legal.

• Actele necesare pentru înființarea unei pensiuni
• Înregistrarea afacerii. În primul rând, va trebui să-ți înregistrezi afacerea la Registrul Comerțului prin alegerea unei forme de organizare a activității și să obții un număr de înregistrare fiscală. Pensiunile pot fi deschise fie ca PFA (persoană fizică autorizată) sau ca II (întreprindere individuală) ori IF (întreprindere familială), fie ca SRL (societate cu răspundere limitată). În cazul alegerii formelor de organizare PFA, II sau IF este necesară dovada unei calificări în domeniul turistic, de exemplu ca administrator de pensiune turistică. În cazul optării pentru SRL este necesară angajarea a cel puțin unei persoane care să fie calificate în acest domeniu.
• Autorizații și avize de funcționare. Următorul pas, înainte de a începe activitatea propriu-zisă, constă în obținerea autorizațiilor și avizelor necesare pentru deschiderea pensiunii în funcție de diferitele cerințe ale normelor și legislației aplicabile: 
• Aviz tehnic privind construcțiile din domeniul turismului – care trebuie obținut de la ministerul de resort din domeniul turismului atunci când construiești o pensiune de la zero sau când modifici o construcție existentă în acest sens. 
• Autorizație de construire – care se poate obține de la autoritatea locală de pe raza sediului pensiunii. 
• Certificat de clasificare a pensiunii – eliberat de Ministerul Turismului, certificat care indică nivelul de confort, calitatea dotărilor și a serviciilor oferite publicului de către pensiune.  
• Autorizația de funcționare – este un act obținut de la autoritatea locală și certifică faptul că pensiunea îndeplinește cerințele legale în domeniu și de siguranță a turiștilor.
• Autorizația de mediu și de gospodărire a apelor – este un act care este solicitat de la Agenția de Protecție a Mediului din județul în care este localizată pensiunea. Acest document privește în special asigurarea că toate obligațiile privind gestionarea deșeurilor, utilizarea apei, deversarea apelor uzate sunt realizate în modurile corespunzătoare prevăzute de legislația de mediu. Dacă pensiunea nu se poate racorda din punct de vedere tehnic la sistemul de furnizare a apei și de canalizare, aducțiunile de apă prin puțuri forate și evacuarea apelor uzate în fose septice sau stații proprii de epurare nu se pot face decât după obținerea unei autorizații de gospodărire a apelor eliberate de Administrația Națională Apele Române.   
•  Autorizația sanitară de funcționare a pensiunii – este emisă de Direcțiile de Sănătate Publică care funcționează în fiecare județ și privește respectarea normelor sanitare în vigoare privind activitățile turistice și de alimentație publică.
• Înregistrarea sanitar-veterinară – este mai ales necesară în cazul deschiderii unei agroturistice în care turiștii au posibilitatea de a servi masa în cadrul restaurantului pensiunii chiar dacă este vorba de alimente provenite din ferma proprie. 
•  Autorizația privind securitatea la incendii  – este actul prin care se certifică că pensiunea respectă normele constructive și obligațiile privind prevenirea și stingerea incendiilor și protecția civilă, după caz. 
• Analiza de risc la securitatea fizică – este un document obținut de la un evaluator de risc autorizat care certifică îndeplinirea obligațiilor cu privire la paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și la protecția persoanelor, acolo unde este cazul.
• Etapele de înregistrare fiscală necesare la înființarea unei pensiuni
• Înregistrarea fiscală. După înregistrarea afacerii la Registrul Comerțului, înregistrează-te și la Fisc pentru a obține codul fiscal și a-ți îndeplini obligațiile fiscale.
• Taxe și impozite. Asigură-te că ești mereu la curent cu taxele și impozitele naționale și cu cele locale și că le plătești la timp. 
• Asigură elementele obligatorii privind fiscalizarea activității. Orice pensiune trebuie să dețină case de marcat fiscale conform reglementărilor în materie. Un sprijin real în acest sens este apelarea, de la bun început, la soluțiile pe care softurile de gestiune pentru restaurante, baruri și cafenele le oferă. Dintre acestea, integrările FreyaPOS, de exemplu, te pot ajuta să ții în ordine perfectă toate documentele fiscale și a avea raportări clare asupra operațiunilor fiscalizate.  
• Asigurări. Ia în calcul și încheierea unei asigurări adecvate pentru protejarea afacerii și a oaspeților.
• Documente pentru personal. Dacă angajezi personal, asigură-te că ai documentele lor la zi, inclusiv contractele de muncă și îndeplinirea obligațiilor cu salarizarea și asigurările sociale și de sănătate.
• De reținut!

Este important să te informezi cu privire la toate cerințele legale și administrative specifice înainte de a începe să operezi o pensiune. Uneori, pot exista regulamente locale suplimentare sau cerințe specifice pentru pensiunile agroturistice. Consultă cu atenție legislația și solicită asistență de la un avocat sau consultant specializat în domeniul turismului, dacă este necesar.

3. Înființarea unei pensiuni – alte elemente de planificare și sugestii de dezvoltare a afacerii

În cele ce urmează, ne vom concentra pe câteva aspectele specifice înființării unei pensiuni turistice care să fie capabilă să ofere experiențe memorabile pentru oaspeți. De asemenea, vom atinge și unele aspecte privind promovarea afacerii tale pentru a atrage un flux constant de turiști.

• Proiectarea pensiunii turistice și gestionarea activității curente

La înființarea unei pensiuni, proiectarea inițială este un element de bază pentru a crea o experiență unică și confortabilă pentru oaspeți. Aici sunt câteva aspecte cheie de luat în considerare din punctul de vedere al proiectării la înființarea unei pensiuni turistice:

• Design interior și alegerea mobilierului. Alege un design interior care reflectă caracterul pensiunii tale și asigură-te că mobilierul este confortabil și potrivit pentru nevoile oaspeților.
• Facilități și servicii. Gândește-te la facilitățile pe care le vei oferi, cum ar fi restaurant, bar, zonă de relaxare sau piscină. Asigură-te că aceste facilități corespund preferințelor oaspeților. Aici poți apela la ajutorul pe care softurile de gestiune pentru restaurante, baruri și cafenele ți-l oferă și cu care poți optimiza procesele prin automatizare, poți administra eficient resursele pensiunii și controla în mod total toate aspectele afacerii tale. 
• Conectivitate și facilități de top. Asigură-te că există acces la internet și alte facilități moderne, cum ar fi televizoare și uscătoare de păr, halate de baie, inventar de igienă etc., pentru a satisface așteptările oaspeților.
• Servicii personalizate pentru turiști

Pentru a crea o experiență memorabilă pentru oaspeți, poți oferi și unele servicii personalizate, cum ar fi:

• Tururi ghidate. Organizează tururi ghidate în împrejurimile pensiunii pentru a oferi oaspeților o perspectivă locală autentică.
• Experiențe culinare. Promovează bucătăria locală și oferă degustări de mâncăruri tradiționale.
• Activități recreative. Organizează activități recreative, cum ar fi drumeții, ciclism sau excursii cu caii, pentru a încuraja explorarea zonei.
• Marketing și promovare

Promovarea pensiunii turistice este esențială pentru a atrage clienți. Iată câteva strategii de marketing eficiente:

• Website și rețele sociale. Creează un website atractiv pentru pensiune și menține o prezență activă pe rețelele sociale pentru a atrage potențiali oaspeți.
• Recenzii și construirea reputației online. Încurajează oaspeții să lase recenzii pozitive pe platforme pentru a construi o reputație solidă.
• Colaborare cu agenții de turism. Stabilește parteneriate cu agenții de turism pentru a-ți promova ofertele în pachete turistice.
• Managementul operațiunilor zilnice

Pentru a asigura o funcționare eficientă și o experiență plăcută pentru oaspeți, dezvoltă proceduri clare pentru gestionarea operațiunilor zilnice. Poți apela, în acest sens, la sisteme informatice precum integrările FreyaPOS, de exemplu, cu care poți gestiona și eficientiza activitățile zilnice din cadrul unei pensiuni. 

• Rezervări și check-in/check-out. Asigură-te că ai un sistem eficient de rezervare și că procesul de check-in și check-out este simplu și rapid.
• Curățenie și întreținere. Menține pensiunea în condiții impecabile de curățenie și efectuează întreținerea regulată a instalațiilor și a altor facilități.
• Feedback și remedieri ale problemelor. Ascultă feedbackul oaspeților și utilizează opiniile exprimate pentru a îmbunătăți serviciile și facilitățile pensiunii.

Așadar, prin planificarea atentă și oferirea unei experiențe de calitate, vei crea o pensiune turistică de succes care va atrage oaspeți din întreaga lume și va contribui la promovarea frumuseților locale. 

 

Sursa foto: Pixabay.com