E-factura – tot ce trebuie să știi despre facturarea electronică și implicațiile acestui sistem asupra companiilor din România

În domeniul economic, digitalizarea are o importanță majoră, deoarece permite automatizarea proceselor economice, îmbunătățind astfel eficiența operațională. Digitalizarea se referă la integrarea și utilizarea tehnologiei digitale în cadrul activităților economice, de la producție și distribuție la gestionarea resurselor umane și relațiile cu clienții. Acest fenomen aduce un plus de valoare în mediul de afaceri, indiferent de domeniul de activitate. Un exemplu în acest sens este e-factura – un sistem național de facturare electronică dezvoltat de către instituțiile statului român. Ce este mai exact e-factura, care este procedura privind sistemul obligatoriu de facturare electronică și cât de pregătite sunt companiile să implementeze acest sistem vei afla în rândurile următoare. 

1. Ce este e-factura – ce trebuie să știi despre procedură și termenul de transmitere 

Datorită digitalizării și utilizării tot mai frecvente a serviciilor cloud, facturile pe hârtie vor fi eliminate treptat în favoarea facturării electronice. Prin adoptarea e-Factura, întreprinderile beneficiază de posibilitatea de a elimina erorile, de a economisi timp și de a crește eficiența generală a procesului. Facturile electronice sunt supuse legislației fiscale locale, iar întreprinderile trebuie să se asigure că respectă reglementările respective.  

E-factura este un sistem de facturare prin intermediul căruia tehnologia informatică este utilizată pentru a emite, transmite și gestiona facturile într-un format electronic, în locul formatului tradițional pe hârtie. Acesta este destinat mediului de afaceri și sectorului public, având ca principal scop simplificarea procesului de facturare, reducerea consumului de hârtie și creșterea eficienței în procesul de gestionare a facturilor. 

Sistemul de facturare electronică ajută întreprinderile să accelereze procesul de facturare, să îmbunătățească acuratețea datelor și să respecte normele de facturare și de plată din țară.  

 

Cine este obligat să folosească e-factura? 

Pentru că multă lume se întreabă cine are obligația trimiterii facturilor prin sistemul e-Factura, este important de menționat faptul că acesta va fi obligatoriu pentru toate tranzacțiile dintre firme începând cu 1 Ianuarie 2024. Deși inițial era prevăzută o introducere a acestui sistem în etape, adoptarea va fi făcută de către toate companiile la data prevăzută. Facturarea electronică B2B (business to business) presupune schimbul digital de facturi între întreprinderi. Vânzătorii trimit facturi electronice către alte întreprinderi pentru produsele sau serviciile furnizate. Acest lucru simplifică procesele complexe de facturare, îmbunătățește acuratețea și accelerează ciclurile de plată.  

Ce înseamnă e-Factura? 

Este o factură emisă, transmisă și primită în format electronic de tip XML, lucru ce permite o prelucrare rapidă și automată a acesteia.  

Principalele beneficii pe care le aduce facturarea electronică sunt: 

• Reducerea costurilor cu prelucrarea și transmiterea facturilor deoarece nu mai este necesară imprimarea, trimiterea prin poștă sau păstrarea acestora pe hârtie. 
• Automatizarea procesului de facturare și diminuarea riscului de erori umane. 
• Eliminarea costurilor de stocare fizică a documentelor. 
• Eficiența și rapiditate prin accelerarea procesului de facturare și plată prin trimiterea și primirea instantanee a facturilor. 
• Stocarea documentelor într-un sistem de gestionare, ceea ce permite o accesibilitate ușoară la acestea, ori de câte ori este nevoie. 
• Reducerea riscului de pierdere a documentelor. 
• Asigurarea unei securități mai mari decât în cazul facturilor pe hârtie, e-factura fiind un sistem care poate fi protejat și criptat prin parole. 
• Auditarea și verificarea conformității fiscale mult mai ușor de către autoritățile statului. 
• Reducerea consumului de hârtie și, implicit, a impactului asupra mediului înconjurător. 
• Ușurința în gestionarea și urmărirea plăților. 
• Eliminarea necesității de stocare fizică a facturilor pe hârtie. 
• Integrarea directă a facturilor electronice în sistemele de contabilitate si raportarea financiară mai facilă. 
• Gestionarea mai eficientă a cheltuielilor prin date digitale ușor de analizat și de monitorizat. 
• Evitarea erorilor și respectarea cerințelor fiscale locale prin sistemul ro e-factura. 

Așadar, e-factura în România aduce o mulțime de beneficii, printre care cele mai importante sunt eficiența financiară, îmbunătățirea securității datelor și a conformității legale, economii de timp și resurse și reducerea impactului asupra mediului. De asemenea, facturarea electronică are ca scop o colectare mai eficientă a impozitelor și taxelor, colectarea mai ușoară a TVA-ului, dar și combaterea sustragerii de la obligațiile fiscale. 

Despre e-factura și de când se aplică în România 

În România, facturarea electronică vă fi obligatorie începând de la 1 Ianuarie 2024, fiind aplicabilă tuturor companiilor sau persoanelor impozabile din țară. Deși e-factura în România este operațională din anul 2022, obligativitatea implementării acesteia a fost doar pentru facturarea dintre companii private și entitățile de stat (B2G). Însă din anul 2023, Comisia Europeană a acordat derogare României pentru aplicarea sistemului de facturare electronic pentru toate operațiunile comerciale realizate între firme. 

În ceea ce privește procedura facturării electronice, pentru utilizarea acestui sistem, primul pas este înregistrarea de către companii în Ro e-factura. Această regulă se aplică atât emitentului, cât și destinatarului facturii. 

Cum funcționează e-Factura si care sunt în mare pașii care trebuie parcurși in cadrul acestui sistem, vei afla în cele ce urmează: 

• Emitentul pregătește fișierul cu factura electronică conform documentației tehnice corespunzătoare. Aceasta trebuie să fie în format XML.
• De asemenea, fișierul trebuie să respecte standardele european EN 16931 și regulile naționale. 
• Pentru a trimite e-factura, emitentul trebuie să acceseze SPV (Spațiul Privat Virtual) al ANAF. 
• În urma generării e-facturii, sistemul atribuie automat un număr de identificare. 
• Are loc apoi verificarea e-facturii, iar dacă nu sunt identificate erori, va fi aplicată semnătura electronică a Ministerului Finanțelor. Acest lucru atestă primirea facturii în sistemul RO e-factura. 
• După completarea e-facturii și verificarea acesteia, fișierul de tip XML este pus la dispoziția emitentului și a destinatarului în sistemul RO e-factura sub forma unui fișier arhivă de tip zip, disponibil pentru descărcare. 
• În situația în care sunt identificate erori în urma verificării e-facturii, emitentul va trebui să le corecteze pentru ca aceasta să poată fi transmisă în sistem. 

Factura electronică poate fi descărcată din sistem în termeni de 60 de zile de la momentul publicării acesteia. Ulterior, aceasta va fi arhivată în conformitate cu prevederile legale în vigoare și va putea fi eliberată doar la cerere. Pentru mai multe informații și explicații despre cum se folosește e-Factura și cine are obligația să implementeze sistemul, poți afla din ghidul despre facturarea electronică publicat de Ministerul Finanțelor Publice. 

 

2. Cine folosește e-factura – informații despre obligativitatea facturării electronice și alte detalii importante despre facturarea electronică în România

Utilizarea sistemului informatic RO e-Factura presupune înregistrarea în registrul RO e-Factura a operatorilor economici, în nume propriu sau prin reprezentanți legali, reprezentanți desemnați sau împuterniciți. Acest sistem este disponibil printr-un API sau prin pagina web din cadrul SPV (Spațiul Privat Virtual). 

Termenul de transmitere pentru e-Factura în sistem este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii. 

În ceea ce privește cine trebuie să folosească e-Factura, implementarea acesteia trebuie realizată atât de către companiile din sectorul privat, cât și de către instituțiile publice și autoritățile fiscale. Iată, mai exact, cine aplică e-Factura: 

• Indiferent de dimensiune sau de domeniul lor de activitate, majoritatea companiilor din sectorul privat din România, trebuie să adopte facturarea electronică pentru a-și gestiona relațiile comerciale și financiare cu clienții și furnizorii.  
• Instituțiile publice sunt obligate să folosească facturarea electronică în conformitate cu prevederile legale. 
• Pentru a asigura conformitatea fiscală și a ușura colectarea taxelor, implementarea e-Factura este făcută și de autoritățile fiscale. Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) din România promovează și reglementează utilizarea facturării electronice.  

Există însă și unele excepții de la obligația transmiterii e-Facturii. Spre exemplu, în domeniul achizițiilor publice, facturarea electronică se aplică doar în cazul existenței unei relații B2G (Business to Government). 

 

3. E-factura în România și care sunt implicațiile pentru companii

În toate țările care au implementat acest sistem, facturarea electronică are ca obiectiv comun modernizarea practicilor de facturare și reducerea fraudei fiscale. Astfel, întreprinderile trebuie să își adapteze procesele de facturare pentru a se conforma noilor reglementări. Acest lucru implică implementarea de soluții digitale, asigurarea acurateței datelor și respectarea standardelor specifice de formatare și de date ale guvernelor respective. Chiar dacă aceste schimbări vor necesita inițial adaptarea companiilor, beneficiile pe termen lung includ o eficiență îmbunătățită, reducerea erorilor și o mai bună conformitate cu legislația fiscală.  

E-Factura în România a fost introdusă și reglementată pentru a spori eficiența procesului de facturare, a reduce birocrația și a aduce beneficii fiscale. Implicațiile pentru companiile care o adoptă sunt variate și pot fi evaluate din mai multe perspective. În primul rând, acest sistem va crește eficiența procesului de facturare prin automatizarea tuturor operațiunilor. De asemenea, companiile pot economisi timp și resurse prin eliminarea nevoilor de imprimare și gestionare a facturilor fizice. 

În plus, e-Factura asigură o mai mare conformitate fiscală deoarece aceasta trebuie să respecte toate standardele și cerințele specifice pentru a fi valabilă si în concordanță cu reglementările legale. E-factura poate fi semnată digital, ceea ce asigură autenticitatea și integritatea datelor. Acest lucru este important pentru a preveni fraudele și pentru a proteja compania împotriva contestațiilor nejustificate. În cazul unui control fiscal, facturarea electronică permite o mai bună auditare și urmărire a tranzacțiilor. Soluțiile de e-facturare pot fi adaptate nevoilor și cerințelor specifice ale companiei și pot fi scalate pe măsură ce compania crește. 

Facturarea este esențială pentru orice afacere dar metodele tradiționale pe hârtie sunt adesea consumatoare de timp și predispuse la erori. Pe fondul progresului tehnologiei digitale, facturarea electronică a devenit rapid soluția preferată în vederea eficientizării proceselor de facturare de reducere a costurilor și de îmbunătățire a eficienței. 

Indiferent de domeniul de activitate, companiile pot implementa acest sistem cu o mulțime de beneficii. Spre exemplu, în comerț, toate procesele incluse în fluxul raportării RO e-Factura pot fi automatizate printr-un soft de gestiune pentru magazin și alte integrări FreyaPOS cu sistemele ANAF. Astfel, firmele pot beneficia de un control mai rapid al datelor ce ar trebui să fie incluse în raportările către autorități.  

Prin urmare, în ceea ce privește raportările fiscale din România, transformarea digitală a fost foarte accelerată în ultimii ani. Un exemplu în acest sens este e-factura care inițial a fost aplicată doar în domeniul B2G pentru bunurile cu risc fiscal ridicat, urmând să se implementeze și B2B la nivel generalizat. Implementarea sistemului de facturare electronic este benefic atât pentru autorități, cât și pentru mediul de afaceri. În acest fel, se va asigura o mai bună transparență fiscală, un instrument foarte important pentru firme în relația cu statul, dar și cu alți parteneri de afaceri. Prin urmare, companiile trebuie să se conformeze și să investească în sisteme IT corespunzătoare și în pregătirea personalului. 

Acum că ai aflat totul despre e-Factura, este important să reții faptul că trecerea la un astfel de sistem poate însemna investiții semnificative în tehnologie și în instruirea personalului, însă beneficiile vor fi pe măsură. O implementare corectă și conformă a e-facturării în România te va ajuta să eviți problemele de conformitate și să ții cont de reglementările fiscale specifice.  

 

Sursa foto: pexels.com, pixabay.com