Bilanțul contabil – documentul financiar pentru evaluarea stabilității unei firme

Antreprenorii și administratorii firmelor trebuie să știe în orice moment care este nivelul de stabilitate financiară a unei firme pentru a avea la dispoziție acele informații utile, care să-i ajute să ia decizii corecte de afaceri. În acest sens, de un real ajutor esenorite bilanțul contabil, ce poate fi considerat o adevărată oglindă financiară, ce oferă o radiografie cu privire la sănătatea economică a unei firme, la un moment dat, datorită prezentării detaliate a activelor, datoriilor și resurselor proprii.

Prin analiza acestui document, managerii, investitorii și alte persoane interesate au o perspectivă clară asupra resurselor disponibile, dar și a obligațiilor ce trebuie să fie îndeplinite. Acest demers este absolut necesar în condițiile în care lumea afacerilor din prezent este extrem de dinamică și complexă, iar adaptabilitatea este o calitate ce nu trebuie să lipsească.

În articolul de mai jos, antreprenorii din diverse domenii economice pot descoperi informații utile despre ce este bilanțul contabil, când se face, ce funcții îndeplinește și care este formula de calcul a acestuia. De asemenea, aceștia pot afla care este structura bilanțului contabil, atât în ceea ce privește activele, cât și pasivele, precum și câteva sfaturi utile ce pot fi aplicate pentru întocmirea și analiza corectă a documentului de analiză financiară. 

1. Bilanțul contabil – definiția, funcțiile acestuia și formula de calcul

Contabilitatea unei firme este un demers de maximă importanță, deoarece, prin intermediul diverselor tipuri de documente contabile, se pot obține date și informații de o utilitate reală, cu privire la starea de sănătate a entităților economice, iar prin analiza acestora se pot lua acele decizii de afaceri ce vor avea un impact pozitiv asupra rezultatelor financiare. 

Printre aceste documente se numără și bilanțul contabil, ce permite o privire detaliată asupra stării financiare a unei companii, la un anumit moment în timp.

1.1. Ce este bilanțul contabil

Termenul poate fi definit în două moduri. O primă variantă ar fi definirea din perspectiva funcției statistice, în acest caz putându-se spune că acest document reprezintă o listă de active și pasive și resurse proprii suprinse din punct de vedere al echilibrului dintre acestea. Deși forma este una simplă, acest lucru nu înseamnă că este lipsită de valoare. O privire asupra unui astfel de document poate indica cu precizie dacă lucrurile se îndreaptă în direcția potrivită sau dacă se impun intervenții strategice cât mai rapide și corecte.

A doua variantă permite elaborarea unei definiții extinse ce înglobează termeni și detalii complexe. Astfel, din această perspectivă, bilanțul contabil reprezintă o hartă detaliată a tuturor resurselor și angajamentelor financiare surprinse în mod cronologic. În acest fel, bilanțul contabil surprinde modul în care activele și datoriile interacționează și se influențează reciproc, oferind posibilitatea de a interpreta corect contextul economic și de a lua acele măsuri potrivite în vederea anticipării direcțiilor viitoare de acțiune.

 1.2. Funcțiile îndeplinite de bilanțul contabil al unei firme

Prin analiza definițiilor bilanțului contabil, se poate ajunge la concluzia că este un document complex, ce poate oferi numeroase beneficii, în cazul în care este întocmit corespunzător și analizat cu atenție. Printre funcțiile îndeplinite se numără:

• Funcția de transparență financiară. Bilanțul contabil oferă tuturor părților interesate (antreprenori, manageri, membri ai consiliilor de administrație, investitori, parteneri de afaceri, inspectori etc.) o fereastră deschisă asupra situației financiare a unei entități economice. Accesul la detalii cu privire la activele, pasivele și resursele proprii permite o consolidare a încrederii în organizație și o desfășurare corectă a tuturor activităților implicate în procesul economic;
• Funcția de monitorizare și anticipare. Analiza bilanțului contabil ajută decisiv la identificarea riscurilor emergente și la tendințele viitoare. Prin cunoașterea acestor elemente, este posibilă anticiparea schimbărilor și luarea acelor măsuri ce se impun pentru gestionarea eficientă a resurselor financiare;
• Funcția de instrument de decizie. Bilanțul contabil oferă managerilor posibilitatea de a lua decizii informate cu ajutorul identificării oportunităților și amenințărilor, în așa mod încât adaptarea la schimbările economice să devină o realitate.

1.3. Formula de calcul a bilanțului contabil

Prin aplicarea formulei de calcul a bilanțului contabil pot fi obținute rezultate valoroase, cum ar fi valoarea patrimoniului companiei, gradul maxim de îndatorare și capacitatea reală de plată. Pentru a se atinge aceste deziderate, este necesară aplicarea corectă a formulei de calcul, conform normelor contabile internaționale. Prin intermediul acestei formule, pot fi realizate forma simplificată a documentului (utilă pentru companiile mici și mijlocii) și bilanțul contabil de bază (pentru companiile mari).

În mod practic, formula bilanțului contabil trebuie să surprindă relația dintre activele, pasivele și capitalurile unei firme. Mai exact, activele totale ale unei entități economice trebuie să fie egale cu suma datoriilor și a resurselor proprii ale acesteia. Această formulă permite obținerea unei alte variabile contabile valoroase, și anume valoarea contabilă a unei firme. Pentru a se ajunge la acest rezultat se scade totalul datoriilor din totalul activelor, rezultând astfel prețul real de tranzacționare pe piață.

2. Bilanțul unei firme și structura acestuia

Bilanțul contabil este un document financiar complex, ce se întocmește anual de către orice entitate economică, această obligație fiind prevăzută în legislația statului român. Mai mult decât atât, pentru a se îndeplini toate cerințele și a se obține acces la informații utile, bilanțul contabil devine parte a unui dosar mai amplu. 

Astfel, alături de bilanț, dosarul este completat de o evidență a veniturilor și cheltuielilor (documentul numit Profit și pierdere), de o anexă care cuprinde informații suplimentare, necesare pentru înțelegerea cu exactitate a datelor prezentate și de un raport de gestiune. Bilanțul propriu-zis este alcătuit din două părți principale: activele și pasivele. Aceste două părți trebuie să fie echilibrate, activele fiind egale cu pasivele și capitalul propriu, în acest fel respectându-se principiul contabilității duble. 

2.1. Activele ca parte a bilanțului contabil

Activele bilanțului contabil reprezintă totalitatea resurselor și drepturilor pe care o entitate economică le deține la un anumit moment în timp. Deținerea de informații legate de active este esențială pentru că, doar în acest fel, factorii de decizie dintr-o firmă vor putea lua deciziile corecte, care să utilizeze potențialul maxim de dezvoltare al companiei, fără a pune în pericol lichiditatea acesteia. 

Activele prezente în bilanțul contabil sunt împărțite în două categorii principale, ce trebuie să fie reprezentate în structura acestuia. În primul rând, este vorba despre acele active circulante. În această categorie sunt cuprinse elemente precum:

• Numerarul și echivalentele de numerar. Aici pot fi incluși banii cash aflați la dispoziție sau alte echivalente monetare, ce pot fi convertite cu ușurință în numerar;
• Conturile bancare curente. Aici este vorba despre sumele de bani ce există în conturile firmei, ce pot fi accesate în orice moment;
• Stocurile. Sunt formate din mărfuri sau alte materiale pe care firma le deține și le poate folosi pentru producție sau pentru vânzare;
• Creanțele. Sunt acele sume de bani pe care alte persoane fizice și juridice le datorează firmei, fie ca urmare a neachitării unor facturi, fie a unor împrumuturi încă neplătite.

A doua categorie de active este cea a celor fixe, cunoscute și sub numele de imobilizări. Printre aceste active se numără clădirile, terenurile, echipamentele și mașinile pe care le deține persoana juridică, ce pot fi utilizate în procesul de producție sau în furnizarea de servicii. Pe lângă acestea, tot în această categorie intră și activele intangibile, care sunt elemente ce nu au o formă fizică, precum mărcile înregistrate, brevetele de invenții sau softuri de computer. 

Evaluarea corectă a activelor trebuie să fie făcută periodic, cel puțin o dată pe an, deoarece, cu ajutorul informațiilor rezultate, se pot lua acele decizii strategice, care asigură menținerea unei situații financiare sănătoase a firmei. 

2.2. Pasivele ca parte a bilanțului contabil

Pasivele bilanțului contabil sunt formate din totalitatea obligațiilor pe care o entitate le are la un anumit moment. În această categorie se înscriu trei tipuri diferite de pasive:

• Datoriile curente formate din acele plăți ce trebuie făcute către furnizori în schimbul bunurilor și serviciilor achiziționate, din datoriile fiscale pe care firma trebuie să le plătească statului român și din alte datorii ce trebuie să fie plătite în decurs de maximum un an (de exemplu, datoriile către angajați);
• Datoriile pe termen lung se prezintă fie sub forma împrumuturilor ce trebuie să fie plătite la scadență mai mare de un an, fie sub forma obligațiunilor emise, care sunt, practic, datorii către investitori;
• Capitalul propriu este format din sumele de bani aduse de acționari în schimbul acțiunilor ce formează capitalul social al firmei și din rezervele financiare care provin din profituri ce nu au fost încă distribuite sub formă de dividende.

Reflectarea pasivelor în bilanțul contabil trebuie făcută pentru că, prin intermediul datelor obținute, se pot evita momente dificile din punct de vedere financiar, asigurându-se stabilitatea organizației. 

3. Bilanțul financiar – sfaturi pentru întocmirea și analiza corectă a acestuia

Întocmirea corectă și la timp a bilanțului contabil, precum și analiza acestuia în mod corespunzător reprezintă necesități practice și elemente obligatorii prevăzute în legislația economică a statului român. Având în vedere aceste lucruri, orice întreprinzător trebuie să cunoască răspunsurile la unele întrebări de bază, cum ar fi când se întocmește bilanțul contabil, ce reprezintă bilanțul contabil al unei societăți și unde se depune el. 

În ceea ce privește răspunsul la prima întrebare, acesta este unul simplu, legea prevăzând ca bilanțul să fie realizat cel puțin anual și depus la ANAF în maximum 150 de zile de la încheierea unui exercițiu financiar. În caz contrar, pot fi obținute sancțiuni usturătoare, amenzile pornind de la câteva sute de lei și putând ajunge până la câteva mii de lei în cazul în care termenul de depunere este depășit cu un număr semnificativ de zile. Ca și în cazul altor situații financiare, bilanțul contabil poate fi semnat de către directorul economic al unei societăți, de contabilul-șef sau de o altă persoană împuternicită. 

Răspunsul la a doua întrebare (”Ce este bilanțul contabil?”) este la fel de simplu. Practic, pe înțelesul tuturor, bilanțul contabil este o listă a activelor și pasivelor unei societăți, acestea exprimând situația financiară a unei companii într-o anumită perioadă. 

Specialiștii în economie oferă sfaturi și recomandări ușor de înțeles, utile mai ales antreprenorilor începători, care, de regulă, nu au studii economice și nici acces la un departament de contabilitate care să rezolve astfel de probleme. Printre sfaturile cu utilitate practică majoră se numără:

• Tehnologia modernă, bazată pe elemente de inteligență artificială, este de un real ajutor și pentru întocmirea corectă, completă și la timp a bilanțurilor contabile. În ultimul timp, au apărut programe cum sunt softurile de gestiune pentru restaurant, bar sau club, ideale pentru astfel de afaceri, sau softuri de gestiune pentru hotel ce au o multitudine de opțiuni, printre care se numără și cel de realizare a bilanțului contabil. Aceste softuri pot fi folosite chiar și de către persoanele lipsite de experiență, deoarece au fost realizate tocmai în acest scop, pentru a fi pe înțelesul tuturor;
• Antreprenorii trebuie să păstreze o evidență detaliată a tuturor tranzacțiilor financiare realizate de-a lungul unui exercițiu anual. Realizarea unui sistem de contabilitate bine structurat și complet ajută cu siguranță la întocmirea bilanțului contabil, în așa fel încât să ofere rezultate optime;
• O atenție deosebită trebuie să fie acordată respectării termenelor limită cu privire la întocmirea și depunerea bilanțurilor contabile la ANAF. Doar în acest mod se va evita primirea de sancțiuni și, în același timp, factorii de decizie vor avea la dispoziție informațiile necesare pentru luarea deciziilor corecte;
• O idee bună este colaborarea cu un contabil autorizat sau cu o firmă ce pune la dispoziție servicii externalizate de contabilitate. Printr-un astfel de demers se va obține garanția corectitudinii realizării bilanțului și a respectării tuturor regulamentelor și legilor care au tendința de a se modifica des și pe neașteptate.

 

În concluzie, întocmirea unui bilanț contabil corect și complet are utilitate maximă, atât ca instrument de obținere a unor informații utile în luarea deciziilor economice, cât și ca stabilire a tuturor datoriilor fiscale ce trebuie să fie plătite către statul român. 

 

Surse foto: unsplash.com