fbpx
22 nov. 2023

Sistemul de Garanție-Returnare. Beneficii, obligații comercianți și Q&A.



În era în care sustenabilitatea devine tot mai importantă, Sistemul de Garanție-Returnare (SGR) se impune ca o inițiativă esențială pentru România. Descoperă în acest articol ce reprezintă SGR, scopurile sale și cum schimbările aduse de acest sistem ne afectează în mod direct.

1. Scopul Sistemului de Garanție-Returnare

SGR a fost implementat cu un scop clar: colectarea și reintroducerea ambalajelor într-o economie circulară. Principalele ținte stabilite până în 2029 sunt de a colecta 77% din PET-uri și 90% din alte tipuri de materiale din ambalaje. Această mișcare este aliniată cu obiectivele europene, contribuind la protecția mediului prin reducerea deșeurilor.

2. Beneficiile aduse de SGR

  • Protecția mediului: în primul rând, SGR contribuie semnificativ la protejarea mediului. Ambalajele colectate prin acest sistem sunt redirecționate de la gropile de gunoi sau din natură, având un impact direct asupra curățeniei și mediului înconjurător.
  • Atingerea țintelor Europene: SGR nu doar îndeplinește, ci și depășește noile ținte de colectare și reciclare impuse de Uniunea Europeană. Ținte precum reciclarea ambalajelor în proporție de 75% pentru sticlă și 60% pentru aluminiu, începând cu 2030, devin realizabile prin intermediul acestui sistem.
  • Acces la materiale reciclate: SGR oferă producătorilor acces la materiale reciclate, precum PET (ambalaje din PET reciclat). Acest lucru nu doar încurajează reciclarea, ci și ajută la atingerea țintelor de 25% până în 2025 și 30% până în 2030 pentru ambalajele realizate din materiale reciclate.

3. Tranziția consumatorilor către SGR

SGR reprezintă un sistem relativ nou pentru consumatorii români, iar adaptarea poate dura câțiva ani. Cu toate acestea, valoarea garanției a fost stabilită la 0.50 RON, având ca scop motivarea consumatorilor să returneze ambalajele, fără a simți o majorare semnificativă a prețurilor.

4. Obligații pentru comercianți:

Comercianții au responsabilități specifice în cadrul SGR, printre care se numără:

  • Indicarea distinctă a valorii garanției la raft și pe documentele fiscale.
  • Plata valoare garanției către operatorii economici de la care achiziționează produse ambalate în ambalaje SGR.
  • Încasarea garanției de la clienți pentru produsele în ambalaje SGR.

5.Organizarea punctelor de returnare:

Pentru comercianți, organizarea punctelor de returnare este esențială. În funcție de suprafața structurii de vânzare, comercianții pot opta pentru modalități variate de organizare a acestor puncte. De la puncte operate manual până la asocierea cu alți comercianți, opțiunile sunt diverse și se adaptează nevoilor fiecărui operator.

Concluzii:

Sistemul de Garanție-Returnare nu este doar o obligație legală, este o oportunitate pentru România să se alinieze cu standardele europene și să contribuie la un mediu mai sănătos și mai sustenabil. Adaptarea poate fi provocatoare, dar beneficiile aduse atât mediului, cât și economiei, sunt semnificative. Așadar, este momentul să înțelegem și să adoptăm SGR pentru un viitor mai verde și mai prosper.

6. Q&A

1. Sunt toţi comercianții obligați să organizeze puncte de returnare?

Toți operatorii economici care comercializează produse în scopul SGR (indiferent de mărimea suprafeței de vânzare) sunt obligați legal să organizeze puncte de returnare a ambalajelor ce fac obiectul SGR. Excepția de la această regulă comercianții de tip HORECA sau cei care pun în vânzare produse exclusiv online sau exclusiv prin intermediul automatelor .

2.Ce opțiuni de organizare a punctelor de returnare au comercianții?

Comercianții cu o suprafață de vânzare care depășește 200 mp sunt obligați să-și amenajeze propriile puncte de returnare. Pentru cei cu o suprafață mai mică de 200 mp, pe lângă opțiunea de a-și organiza punctul de returnare propriu, există posibilitatea de a îndeplini această obligație prin colaborare cu alți comercianți care au structuri de vânzare similare sau prin încheierea unui acord de parteneriat cu unitățile administrativ-teritoriale sau asociațiile de dezvoltare intercomunitară.

3.Ce obligații au comercianții ulterior intrării în funcțiune a SGR în România?

  • Să expună distinct valoarea garanției la raft și pe documentele fiscale pentru produsele în ambalaje SGR.
  • Să plătească valoarea garanției către operatorii economici de la care achiziționează produse ambalate în SGR.
  • Să încaseze garanția de la clienții lor pentru produsele în ambalaje SGR.
  • Să nu comercializeze produse ambalate în SGR de la producători neînregistrați în cadrul administratorului SGR sau de la distribuitori ai acestor producători.
  • Să nu vândă produse ambalate în SGR care nu sunt marcate conform prevederilor legii.
  • Să afișeze informații pentru consumatori în punctele de vânzare despre obligațiile și drepturile lor conform SGR.
  • Să utilizeze programul informatic online pus la dispoziție de administratorul SGR pentru raportarea ambalajelor și a garanțiilor.
  • Să mențină evidența produselor în ambalaje SGR comercializate, a ambalajelor returnate de consumatori, și a garanțiilor plătite și încasate.
  • Să permită controalele autorităților competente și să furnizeze documente corecte și complete despre îndeplinirea obligațiilor comerciantului în cadrul SGR.
  • Să ofere clarificări și informații solicitate de administratorul SGR în termen de maximum 10 zile lucrătoare cu privire la îndeplinirea obligațiilor stabilite de hotărârea SGR.

4.Este obligatorie înregistrarea în platforma SGR pentru un restaurant care oferă promoții ce includ un suc gratuit la fiecare fel de mâncare/meniu?

Operatorii economici din categoria restaurantelor, inclusiv cei care oferă livrare la domiciliu, sunt încadrați în categoria comercianților HoReCa și, prin urmare, sunt obligați să se înregistreze în platforma SGR și să participe la funcționarea acestui sistem.

Procesul de înregistrare este considerat finalizat atunci când comerciantul furnizează corect și integral informațiile și documentația conform prevederilor din articolul 5 alineatul (2) al Hotărârii nr. 1.074/2021 privind stabilirea sistemului de garanție-returnare pentru ambalaje primare nereutilizabile.

Pentru comercianții HoReCa, este important să știe că nu au obligația de a organiza puncte de returnare, dar sunt obligați să perceapă garanția de la consumatorii finali pentru produsele în ambalaje SGR consumate în afara structurii de vânzare. De asemenea, sucurile oferite în cadrul unor oferte sunt supuse obligației de raportare.

5. Cantitățile de produse în ambalaje SGR pe care un operator economic le are pe stoc la 30.11.2023, pot fi comercializate până la data de 31.12.2024, operatorul nefiind înregistrat in SGR? Sau doar până pe data de 30.11.2023? 

Toți operatorii economici care vor avea în stoc produse în ambalaje SGR la data de 30.11.2023 ar fi trebuit să se înregistreze în prealabil în platforma SGR, conform obligațiilor legale în vigoare.În cazul neîndeplinirii obligației de înregistrare, pe lângă sancțiunea amenzii contravenționale, se poate aplica şi sancțiunea complementară a suspendării temporare a activității operatorului economic până la conformarea cu această obligație.Produsele care se află în stocul producătorilor sau comercianților la data de 30.11.2023 pot fi comercializate cel târziu până la data de 31.12.2024.

sursa -https://returosgr.ro/
Share this
13 nov. 2023

Planul de afaceri și actele necesare pentru deschiderea unei pensiuni – elementele de bază pe care trebuie să le ai în vedere



Dacă te-ai gândit vreodată să transformi un vis în realitate și să deschizi o pensiune, ai ajuns la locul potrivit. În acest articol, vom explora împreună detaliile esențiale referitoare la planul de afaceri, actele necesare pentru deschiderea unei pensiuni precum și alte detalii importante pe care ar trebui să le ai în vedere atunci când explorezi oportunitatea unui astfel de demers.

Pensiunile reprezintă veritabile locuri de refugiu pentru cei aflați în căutarea unui răgaz departe de agitația orașului sau pentru turiștii care doresc să exploreze frumusețea unor locuri noi, pitorești. Aceste locații oferă nu doar cazare, ci și o experiență autentică și primitoare. Cu toate acestea, pentru a începe propria afacere în domeniul ospitalității, trebuie să treci prin unele etape importante și să te asiguri că ai actele și documentele corecte.

În continuare, te vom ghida pas cu pas prin procesul de înființare a unei pensiuni, începând cu elaborarea unui plan de afaceri solid, explorând apoi actele necesare pentru deschiderea unei pensiuni și sfârșind cu aspecte specifice, demne de luat în calcul la înființarea unei astfel de unități turistice. Cu acest ghid, vei fi pregătit să faci primii pași în ceea ce poate deveni o afacere de succes în domeniul turistic.

Să începem deci împreună călătoria către deschiderea unei pensiuni de succes!

 

1. Planul de afaceri pentru pensiuni agroturistice sau clasice – așezarea fundației către succes

Fiecare nou drum în afaceri ar trebui să înceapă cu un plan solid, iar înființarea unei pensiuni nu ar trebui să facă excepție de la această regulă nescrisă. Un plan de afaceri bine elaborat este cheia către deschiderea și dezvoltarea unei pensiuni de succes și te ajută să pui bazele pentru întreaga operațiune. Tocmai de aceea, în această secțiune, vom explora împreună elementele care trebuie să fie incluse într-un plan de afaceri pentru o pensiune turistică și vei afla cum să elaborezi un plan de afaceri solid pentru o astfel de afacere.

  • Sumarul sau cuprinsul planului de afaceri pentru o pensiune

Sumarul planului de afaceri este prima impresie pe care acest document o face investitorilor sau partenerilor de business dacă vrei, de exemplu, să obții un credit de la o bancă pentru deschiderea unei pensiuni. În sumarul planului de afaceri ar trebui să incluzi o scurtă descriere a pensiunii, a obiectivelor pe care le urmărești prin deschiderea acesteia. 

De exemplu, dacă este vorba de înființarea unei pensiuni montane ai putea scrie în sumarul planului de afaceri faptul că pensiunea este situată într-un pitoresc sat montan și oferă o escapadă relaxantă pentru iubitorii de natură. Nu uita să menționezi și scopul deschiderii unei pensiuni care ar putea fi acela de a deveni principala destinație pentru turiștii în căutare de liniște și aventură montană, de exemplu.

Elemente cheie ale cuprinsului planului de afaceri pentru o pensiune:

  • O scurtă descriere a pensiunii și a visului tău de a activa în acest domeniu.
  • Prezentarea oportunității de pe piață și a concurenței.
  • Scopul și obiectivele pe termen scurt și lung.
  • Descrierea pe larg a afacerii 

În această secțiune este indicat să detaliezi locația pensiunii, tipul de servicii oferite și ceea o face unică. Un exemplu în acest sens ar putea suna cam așa: “Pensiunea noastră, amplasată la poalele Munților Carpați, oferă cazare de lux într-o cabană rustică și activități personalizate precum drumeții ghidate și gustări tradiționale locale.

Elemente cheie ale descrierii afacerii 

  • Detalii despre locația pensiunii și tipul de servicii oferite.
  • Identificarea pieței țintă și a segmentului de clienți.
  • Descrierea unică a pensiunii și factorii de distincție.

 

  • Analiza pieței 

Studiul de piață al unui plan de afaceri pentru deschiderea unei pensiuni agroturistice sau clasice are rolul de a dovedi că există o cerere crescândă pentru astfel de servicii turistice. În această etapă a planului de afaceri ar trebui să analizezi mai atent competiția și să evidențiezi punctele forte pe care crezi că viitoarea pensiune le va avea. De exemplu, ai putea afla că în zona în care vei deschide pensiunea, alte unități oferă doar cazare, iar tu ai de gând să oferi, în plus, experiențe autentice într-un cadru agroturistic (degustări de produse locale tradiționale, excursii ghidate la diverse obiective din zonă, petreceri tematice etc.) 

Elemente cheie ale analizei pieței în cadrul planului de afaceri al unei pensiuni

  • Studiu de piață detaliat cu informații despre cerere, tendințe și concurență.
  • Evaluarea oportunităților și amenințărilor din mediul de afaceri.

 

  • Structura organizațională

În acest capitol al planului de afaceri al pensiunii este locul în care ar trebui să prezinți echipa cheie și rolurile personalului angajat. De exemplu, ai putea prezenta componența colectivului pe care te bazezi pentru administrarea și funcționarea viitoarei pensiuni de la manager la bucătari cu experiență și ghizi locali, după caz. 

Elemente privind structura organizațională

  • Prezentarea echipei și a rolurilor acestora în cadrul pensiunii.
  • Planuri pentru angajarea și dezvoltarea personalului.

  • Planul de marketing

În această etapă a planului de afacere al pensiunii poți detalia strategiile de promovare, inclusiv cele privind publicitatea prin mijloace online, parteneriate cu agenții de turism și prezența pe rețelele sociale. De exemplu, ai putea dezvolta o strategie de marketing digital puternică, concentrându-te pe promovarea pe platforme de cazări și pe crearea unui website al pensiunii pentru a atrage turiștii.

Elemente cheie privind planul de marketing 

  • Strategiile și tacticile de promovare a pensiunii.
  • Bugetul alocat pentru marketing și canalele de promovare alese.

  • Planul financiar

Includerea în planul de afaceri privind deschiderea unei pensiuni a proiecțiilor financiare este deosebit de importantă. La acest capitol ar trebui să schițezi veniturile estimate, costurile operaționale și sursele de finanțare. 

Elemente cheie privind planul financiar

  • Proiecții financiare, inclusiv bugete estimate de venituri și cheltuieli.
  • Evaluarea necesităților de finanțare și a resurselor disponibile.

  • Identificarea riscurilor și realizarea unui plan de management al riscurilor

La acest capitol vei identifica riscurile potențiale, cum ar fi fluctuațiile economice sau problemele cu furnizorii și vei descrie modul în care vei aborda aceste situații. De exemplu, pentru a face față schimbărilor economice, poți indica că dispui de o rezervă financiară și de o strategie de marketing flexibilă.

Elemente cheie ale planului de afaceri al pensiunii privind riscurile 

  • Identificarea riscurilor potențiale și modalitățile de gestionare a acestora.
  • Planuri de continuitate în caz de situații neprevăzute.

Acesta este doar un rezumat succint asupra a ceea ce ar trebui să incluzi în fiecare secțiune a planului de afaceri pentru pensiunea ta. Aceste idei te pot ajuta să dezvolți planul și să ai o vedere de ansamblu clară a afacerii tale.

2. Actele necesare pentru deschiderea unei pensiuni și asigurarea conformității legale pentru o afacere de acest tip

În această secțiune pas, vom explora rând pe rând documentele, actele și avizele esențiale în procesul de deschidere a unei pensiuni turistice sau agroturistice. Asigurarea conformității legale este esențială pentru a evita problemele ulterioare și pentru a-ți desfășura afacerea în mod transparent și legal.

  • Actele necesare pentru înființarea unei pensiuni
  • Înregistrarea afacerii. În primul rând, va trebui să-ți înregistrezi afacerea la Registrul Comerțului prin alegerea unei forme de organizare a activității și să obții un număr de înregistrare fiscală. Pensiunile pot fi deschise fie ca PFA (persoană fizică autorizată) sau ca II (întreprindere individuală) ori IF (întreprindere familială), fie ca SRL (societate cu răspundere limitată). În cazul alegerii formelor de organizare PFA, II sau IF este necesară dovada unei calificări în domeniul turistic, de exemplu ca administrator de pensiune turistică. În cazul optării pentru SRL este necesară angajarea a cel puțin unei persoane care să fie calificate în acest domeniu.
  • Autorizații și avize de funcționare. Următorul pas, înainte de a începe activitatea propriu-zisă, constă în obținerea autorizațiilor și avizelor necesare pentru deschiderea pensiunii în funcție de diferitele cerințe ale normelor și legislației aplicabile: 
  • Aviz tehnic privind construcțiile din domeniul turismului – care trebuie obținut de la ministerul de resort din domeniul turismului atunci când construiești o pensiune de la zero sau când modifici o construcție existentă în acest sens. 
  • Autorizație de construire – care se poate obține de la autoritatea locală de pe raza sediului pensiunii. 
  • Certificat de clasificare a pensiunii – eliberat de Ministerul Turismului, certificat care indică nivelul de confort, calitatea dotărilor și a serviciilor oferite publicului de către pensiune.  
  • Autorizația de funcționare – este un act obținut de la autoritatea locală și certifică faptul că pensiunea îndeplinește cerințele legale în domeniu și de siguranță a turiștilor.
  • Autorizația de mediu și de gospodărire a apelor – este un act care este solicitat de la Agenția de Protecție a Mediului din județul în care este localizată pensiunea. Acest document privește în special asigurarea că toate obligațiile privind gestionarea deșeurilor, utilizarea apei, deversarea apelor uzate sunt realizate în modurile corespunzătoare prevăzute de legislația de mediu. Dacă pensiunea nu se poate racorda din punct de vedere tehnic la sistemul de furnizare a apei și de canalizare, aducțiunile de apă prin puțuri forate și evacuarea apelor uzate în fose septice sau stații proprii de epurare nu se pot face decât după obținerea unei autorizații de gospodărire a apelor eliberate de Administrația Națională Apele Române.   
  •  Autorizația sanitară de funcționare a pensiunii – este emisă de Direcțiile de Sănătate Publică care funcționează în fiecare județ și privește respectarea normelor sanitare în vigoare privind activitățile turistice și de alimentație publică.
  • Înregistrarea sanitar-veterinară – este mai ales necesară în cazul deschiderii unei agroturistice în care turiștii au posibilitatea de a servi masa în cadrul restaurantului pensiunii chiar dacă este vorba de alimente provenite din ferma proprie. 
  •  Autorizația privind securitatea la incendii  – este actul prin care se certifică că pensiunea respectă normele constructive și obligațiile privind prevenirea și stingerea incendiilor și protecția civilă, după caz. 
  • Analiza de risc la securitatea fizică – este un document obținut de la un evaluator de risc autorizat care certifică îndeplinirea obligațiilor cu privire la paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și la protecția persoanelor, acolo unde este cazul.
  • Etapele de înregistrare fiscală necesare la înființarea unei pensiuni
  • Înregistrarea fiscală. După înregistrarea afacerii la Registrul Comerțului, înregistrează-te și la Fisc pentru a obține codul fiscal și a-ți îndeplini obligațiile fiscale.
  • Taxe și impozite. Asigură-te că ești mereu la curent cu taxele și impozitele naționale și cu cele locale și că le plătești la timp. 
  • Asigură elementele obligatorii privind fiscalizarea activității. Orice pensiune trebuie să dețină case de marcat fiscale conform reglementărilor în materie. Un sprijin real în acest sens este apelarea, de la bun început, la soluțiile pe care softurile de gestiune pentru restaurante, baruri și cafenele le oferă. Dintre acestea, integrările FreyaPOS, de exemplu, te pot ajuta să ții în ordine perfectă toate documentele fiscale și a avea raportări clare asupra operațiunilor fiscalizate.  
  • Asigurări. Ia în calcul și încheierea unei asigurări adecvate pentru protejarea afacerii și a oaspeților.
  • Documente pentru personal. Dacă angajezi personal, asigură-te că ai documentele lor la zi, inclusiv contractele de muncă și îndeplinirea obligațiilor cu salarizarea și asigurările sociale și de sănătate.
  • De reținut!

Este important să te informezi cu privire la toate cerințele legale și administrative specifice înainte de a începe să operezi o pensiune. Uneori, pot exista regulamente locale suplimentare sau cerințe specifice pentru pensiunile agroturistice. Consultă cu atenție legislația și solicită asistență de la un avocat sau consultant specializat în domeniul turismului, dacă este necesar.

3. Înființarea unei pensiuni – alte elemente de planificare și sugestii de dezvoltare a afacerii

În cele ce urmează, ne vom concentra pe câteva aspectele specifice înființării unei pensiuni turistice care să fie capabilă să ofere experiențe memorabile pentru oaspeți. De asemenea, vom atinge și unele aspecte privind promovarea afacerii tale pentru a atrage un flux constant de turiști.

  • Proiectarea pensiunii turistice și gestionarea activității curente

La înființarea unei pensiuni, proiectarea inițială este un element de bază pentru a crea o experiență unică și confortabilă pentru oaspeți. Aici sunt câteva aspecte cheie de luat în considerare din punctul de vedere al proiectării la înființarea unei pensiuni turistice:

  • Design interior și alegerea mobilierului. Alege un design interior care reflectă caracterul pensiunii tale și asigură-te că mobilierul este confortabil și potrivit pentru nevoile oaspeților.
  • Facilități și servicii. Gândește-te la facilitățile pe care le vei oferi, cum ar fi restaurant, bar, zonă de relaxare sau piscină. Asigură-te că aceste facilități corespund preferințelor oaspeților. Aici poți apela la ajutorul pe care softurile de gestiune pentru restaurante, baruri și cafenele ți-l oferă și cu care poți optimiza procesele prin automatizare, poți administra eficient resursele pensiunii și controla în mod total toate aspectele afacerii tale. 
  • Conectivitate și facilități de top. Asigură-te că există acces la internet și alte facilități moderne, cum ar fi televizoare și uscătoare de păr, halate de baie, inventar de igienă etc., pentru a satisface așteptările oaspeților.
  • Servicii personalizate pentru turiști

Pentru a crea o experiență memorabilă pentru oaspeți, poți oferi și unele servicii personalizate, cum ar fi:

  • Tururi ghidate. Organizează tururi ghidate în împrejurimile pensiunii pentru a oferi oaspeților o perspectivă locală autentică.
  • Experiențe culinare. Promovează bucătăria locală și oferă degustări de mâncăruri tradiționale.
  • Activități recreative. Organizează activități recreative, cum ar fi drumeții, ciclism sau excursii cu caii, pentru a încuraja explorarea zonei.
  • Marketing și promovare

Promovarea pensiunii turistice este esențială pentru a atrage clienți. Iată câteva strategii de marketing eficiente:

  • Website și rețele sociale. Creează un website atractiv pentru pensiune și menține o prezență activă pe rețelele sociale pentru a atrage potențiali oaspeți.
  • Recenzii și construirea reputației online. Încurajează oaspeții să lase recenzii pozitive pe platforme pentru a construi o reputație solidă.
  • Colaborare cu agenții de turism. Stabilește parteneriate cu agenții de turism pentru a-ți promova ofertele în pachete turistice.
  • Managementul operațiunilor zilnice

Pentru a asigura o funcționare eficientă și o experiență plăcută pentru oaspeți, dezvoltă proceduri clare pentru gestionarea operațiunilor zilnice. Poți apela, în acest sens, la sisteme informatice precum integrările FreyaPOS, de exemplu, cu care poți gestiona și eficientiza activitățile zilnice din cadrul unei pensiuni. 

  • Rezervări și check-in/check-out. Asigură-te că ai un sistem eficient de rezervare și că procesul de check-in și check-out este simplu și rapid.
  • Curățenie și întreținere. Menține pensiunea în condiții impecabile de curățenie și efectuează întreținerea regulată a instalațiilor și a altor facilități.
  • Feedback și remedieri ale problemelor. Ascultă feedbackul oaspeților și utilizează opiniile exprimate pentru a îmbunătăți serviciile și facilitățile pensiunii.

Așadar, prin planificarea atentă și oferirea unei experiențe de calitate, vei crea o pensiune turistică de succes care va atrage oaspeți din întreaga lume și va contribui la promovarea frumuseților locale. 

 

Sursa foto: Pixabay.com 

Share this
13 nov. 2023

E-factura – tot ce trebuie să știi despre facturarea electronică și implicațiile acestui sistem asupra companiilor din România



În domeniul economic, digitalizarea are o importanță majoră, deoarece permite automatizarea proceselor economice, îmbunătățind astfel eficiența operațională. Digitalizarea se referă la integrarea și utilizarea tehnologiei digitale în cadrul activităților economice, de la producție și distribuție la gestionarea resurselor umane și relațiile cu clienții. Acest fenomen aduce un plus de valoare în mediul de afaceri, indiferent de domeniul de activitate. Un exemplu în acest sens este e-factura – un sistem național de facturare electronică dezvoltat de către instituțiile statului român. Ce este mai exact e-factura, care este procedura privind sistemul obligatoriu de facturare electronică și cât de pregătite sunt companiile să implementeze acest sistem vei afla în rândurile următoare. 

1. Ce este e-factura – ce trebuie să știi despre procedură și termenul de transmitere 

Datorită digitalizării și utilizării tot mai frecvente a serviciilor cloud, facturile pe hârtie vor fi eliminate treptat în favoarea facturării electronice. Prin adoptarea e-Factura, întreprinderile beneficiază de posibilitatea de a elimina erorile, de a economisi timp și de a crește eficiența generală a procesului. Facturile electronice sunt supuse legislației fiscale locale, iar întreprinderile trebuie să se asigure că respectă reglementările respective.  

E-factura este un sistem de facturare prin intermediul căruia tehnologia informatică este utilizată pentru a emite, transmite și gestiona facturile într-un format electronic, în locul formatului tradițional pe hârtie. Acesta este destinat mediului de afaceri și sectorului public, având ca principal scop simplificarea procesului de facturare, reducerea consumului de hârtie și creșterea eficienței în procesul de gestionare a facturilor. 

Sistemul de facturare electronică ajută întreprinderile să accelereze procesul de facturare, să îmbunătățească acuratețea datelor și să respecte normele de facturare și de plată din țară.  

 

Cine este obligat să folosească e-factura? 

Pentru că multă lume se întreabă cine are obligația trimiterii facturilor prin sistemul e-Factura, este important de menționat faptul că acesta va fi obligatoriu pentru toate tranzacțiile dintre firme începând cu 1 Ianuarie 2024. Deși inițial era prevăzută o introducere a acestui sistem în etape, adoptarea va fi făcută de către toate companiile la data prevăzută. Facturarea electronică B2B (business to business) presupune schimbul digital de facturi între întreprinderi. Vânzătorii trimit facturi electronice către alte întreprinderi pentru produsele sau serviciile furnizate. Acest lucru simplifică procesele complexe de facturare, îmbunătățește acuratețea și accelerează ciclurile de plată.  

Ce înseamnă e-Factura? 

Este o factură emisă, transmisă și primită în format electronic de tip XML, lucru ce permite o prelucrare rapidă și automată a acesteia.  

Principalele beneficii pe care le aduce facturarea electronică sunt: 

  • Reducerea costurilor cu prelucrarea și transmiterea facturilor deoarece nu mai este necesară imprimarea, trimiterea prin poștă sau păstrarea acestora pe hârtie. 
  • Automatizarea procesului de facturare și diminuarea riscului de erori umane. 
  • Eliminarea costurilor de stocare fizică a documentelor. 
  • Eficiența și rapiditate prin accelerarea procesului de facturare și plată prin trimiterea și primirea instantanee a facturilor. 
  • Stocarea documentelor într-un sistem de gestionare, ceea ce permite o accesibilitate ușoară la acestea, ori de câte ori este nevoie. 
  • Reducerea riscului de pierdere a documentelor. 
  • Asigurarea unei securități mai mari decât în cazul facturilor pe hârtie, e-factura fiind un sistem care poate fi protejat și criptat prin parole. 
  • Auditarea și verificarea conformității fiscale mult mai ușor de către autoritățile statului. 
  • Reducerea consumului de hârtie și, implicit, a impactului asupra mediului înconjurător. 
  • Ușurința în gestionarea și urmărirea plăților. 
  • Eliminarea necesității de stocare fizică a facturilor pe hârtie. 
  • Integrarea directă a facturilor electronice în sistemele de contabilitate si raportarea financiară mai facilă. 
  • Gestionarea mai eficientă a cheltuielilor prin date digitale ușor de analizat și de monitorizat. 
  • Evitarea erorilor și respectarea cerințelor fiscale locale prin sistemul ro e-factura. 

Așadar, e-factura în România aduce o mulțime de beneficii, printre care cele mai importante sunt eficiența financiară, îmbunătățirea securității datelor și a conformității legale, economii de timp și resurse și reducerea impactului asupra mediului. De asemenea, facturarea electronică are ca scop o colectare mai eficientă a impozitelor și taxelor, colectarea mai ușoară a TVA-ului, dar și combaterea sustragerii de la obligațiile fiscale. 

Despre e-factura și de când se aplică în România 

În România, facturarea electronică vă fi obligatorie începând de la 1 Ianuarie 2024, fiind aplicabilă tuturor companiilor sau persoanelor impozabile din țară. Deși e-factura în România este operațională din anul 2022, obligativitatea implementării acesteia a fost doar pentru facturarea dintre companii private și entitățile de stat (B2G). Însă din anul 2023, Comisia Europeană a acordat derogare României pentru aplicarea sistemului de facturare electronic pentru toate operațiunile comerciale realizate între firme. 

În ceea ce privește procedura facturării electronice, pentru utilizarea acestui sistem, primul pas este înregistrarea de către companii în Ro e-factura. Această regulă se aplică atât emitentului, cât și destinatarului facturii. 

Cum funcționează e-Factura si care sunt în mare pașii care trebuie parcurși in cadrul acestui sistem, vei afla în cele ce urmează: 

  • Emitentul pregătește fișierul cu factura electronică conform documentației tehnice corespunzătoare. Aceasta trebuie să fie în format XML.
  • De asemenea, fișierul trebuie să respecte standardele european EN 16931 și regulile naționale. 
  • Pentru a trimite e-factura, emitentul trebuie să acceseze SPV (Spațiul Privat Virtual) al ANAF. 
  • În urma generării e-facturii, sistemul atribuie automat un număr de identificare. 
  • Are loc apoi verificarea e-facturii, iar dacă nu sunt identificate erori, va fi aplicată semnătura electronică a Ministerului Finanțelor. Acest lucru atestă primirea facturii în sistemul RO e-factura. 
  • După completarea e-facturii și verificarea acesteia, fișierul de tip XML este pus la dispoziția emitentului și a destinatarului în sistemul RO e-factura sub forma unui fișier arhivă de tip zip, disponibil pentru descărcare. 
  • În situația în care sunt identificate erori în urma verificării e-facturii, emitentul va trebui să le corecteze pentru ca aceasta să poată fi transmisă în sistem. 

Factura electronică poate fi descărcată din sistem în termeni de 60 de zile de la momentul publicării acesteia. Ulterior, aceasta va fi arhivată în conformitate cu prevederile legale în vigoare și va putea fi eliberată doar la cerere. Pentru mai multe informații și explicații despre cum se folosește e-Factura și cine are obligația să implementeze sistemul, poți afla din ghidul despre facturarea electronică publicat de Ministerul Finanțelor Publice. 

 

2. Cine folosește e-factura – informații despre obligativitatea facturării electronice și alte detalii importante despre facturarea electronică în România

Utilizarea sistemului informatic RO e-Factura presupune înregistrarea în registrul RO e-Factura a operatorilor economici, în nume propriu sau prin reprezentanți legali, reprezentanți desemnați sau împuterniciți. Acest sistem este disponibil printr-un API sau prin pagina web din cadrul SPV (Spațiul Privat Virtual). 

Termenul de transmitere pentru e-Factura în sistem este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii. 

În ceea ce privește cine trebuie să folosească e-Factura, implementarea acesteia trebuie realizată atât de către companiile din sectorul privat, cât și de către instituțiile publice și autoritățile fiscale. Iată, mai exact, cine aplică e-Factura: 

  • Indiferent de dimensiune sau de domeniul lor de activitate, majoritatea companiilor din sectorul privat din România, trebuie să adopte facturarea electronică pentru a-și gestiona relațiile comerciale și financiare cu clienții și furnizorii.  
  • Instituțiile publice sunt obligate să folosească facturarea electronică în conformitate cu prevederile legale. 
  • Pentru a asigura conformitatea fiscală și a ușura colectarea taxelor, implementarea e-Factura este făcută și de autoritățile fiscale. Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) din România promovează și reglementează utilizarea facturării electronice.  

Există însă și unele excepții de la obligația transmiterii e-Facturii. Spre exemplu, în domeniul achizițiilor publice, facturarea electronică se aplică doar în cazul existenței unei relații B2G (Business to Government). 

 

3. E-factura în România și care sunt implicațiile pentru companii

În toate țările care au implementat acest sistem, facturarea electronică are ca obiectiv comun modernizarea practicilor de facturare și reducerea fraudei fiscale. Astfel, întreprinderile trebuie să își adapteze procesele de facturare pentru a se conforma noilor reglementări. Acest lucru implică implementarea de soluții digitale, asigurarea acurateței datelor și respectarea standardelor specifice de formatare și de date ale guvernelor respective. Chiar dacă aceste schimbări vor necesita inițial adaptarea companiilor, beneficiile pe termen lung includ o eficiență îmbunătățită, reducerea erorilor și o mai bună conformitate cu legislația fiscală.  

E-Factura în România a fost introdusă și reglementată pentru a spori eficiența procesului de facturare, a reduce birocrația și a aduce beneficii fiscale. Implicațiile pentru companiile care o adoptă sunt variate și pot fi evaluate din mai multe perspective. În primul rând, acest sistem va crește eficiența procesului de facturare prin automatizarea tuturor operațiunilor. De asemenea, companiile pot economisi timp și resurse prin eliminarea nevoilor de imprimare și gestionare a facturilor fizice. 

În plus, e-Factura asigură o mai mare conformitate fiscală deoarece aceasta trebuie să respecte toate standardele și cerințele specifice pentru a fi valabilă si în concordanță cu reglementările legale. E-factura poate fi semnată digital, ceea ce asigură autenticitatea și integritatea datelor. Acest lucru este important pentru a preveni fraudele și pentru a proteja compania împotriva contestațiilor nejustificate. În cazul unui control fiscal, facturarea electronică permite o mai bună auditare și urmărire a tranzacțiilor. Soluțiile de e-facturare pot fi adaptate nevoilor și cerințelor specifice ale companiei și pot fi scalate pe măsură ce compania crește. 

Facturarea este esențială pentru orice afacere dar metodele tradiționale pe hârtie sunt adesea consumatoare de timp și predispuse la erori. Pe fondul progresului tehnologiei digitale, facturarea electronică a devenit rapid soluția preferată în vederea eficientizării proceselor de facturare de reducere a costurilor și de îmbunătățire a eficienței. 

Indiferent de domeniul de activitate, companiile pot implementa acest sistem cu o mulțime de beneficii. Spre exemplu, în comerț, toate procesele incluse în fluxul raportării RO e-Factura pot fi automatizate printr-un soft de gestiune pentru magazin și alte integrări FreyaPOS cu sistemele ANAF. Astfel, firmele pot beneficia de un control mai rapid al datelor ce ar trebui să fie incluse în raportările către autorități.  

Prin urmare, în ceea ce privește raportările fiscale din România, transformarea digitală a fost foarte accelerată în ultimii ani. Un exemplu în acest sens este e-factura care inițial a fost aplicată doar în domeniul B2G pentru bunurile cu risc fiscal ridicat, urmând să se implementeze și B2B la nivel generalizat. Implementarea sistemului de facturare electronic este benefic atât pentru autorități, cât și pentru mediul de afaceri. În acest fel, se va asigura o mai bună transparență fiscală, un instrument foarte important pentru firme în relația cu statul, dar și cu alți parteneri de afaceri. Prin urmare, companiile trebuie să se conformeze și să investească în sisteme IT corespunzătoare și în pregătirea personalului. 

Acum că ai aflat totul despre e-Factura, este important să reții faptul că trecerea la un astfel de sistem poate însemna investiții semnificative în tehnologie și în instruirea personalului, însă beneficiile vor fi pe măsură. O implementare corectă și conformă a e-facturării în România te va ajuta să eviți problemele de conformitate și să ții cont de reglementările fiscale specifice.  

 

Sursa foto: pexels.com, pixabay.com 

Share this

2023 © Freya® este o marca inregistrata a FreyaPOS S.R.L.

Click Me

Folosim cookie-uri pentru a personaliza continutul site-ului, pentru a analiza traficul si pentru a-ti asigura o experienta cat mai placuta. Mai multe detalii regasesti in Politica de utilizare a cookie-urilor si in Politica de Confidentialitate. Inainte de a continua navigarea pe site-ul nostru, te rugam sa iti exprimi acordul asupra folosirii acestora.

Close Popup
Open Privacy settings