Archives:

Afacerile ce activează pe teritoriul României, indiferent de domeniu, trebuie să întocmească anumite documente justificative, ce pot fi utilizate pentru a demonstra conformitatea legislativă legată de plata taxelor și impozitelor într-un mod corect și la timp. Printre aceste acte se numără și registrul de casă, ce îndeplinește numeroase funcții utile, atât pentru antreprenori, cât și pentru instituțiile cu rol de control ale statului român. 

Registrul de casă este documentul de bază ce surprinde tranzacțiile financiare cu bani cash, care se realizează în activitatea de zi cu zi, pentru a se ține o evidență exactă a sumelor încasate sau plătite pe baza unor acte justificative, scopul principal fiind stabilirea zilnică a soldului de casă, mai exact a acelor sume care sunt înregistrate fizic, în casierie, la sfârșitul zilei de muncă.

Articolul de mai jos oferă antreprenorilor informații exacte și utile legate de acest document contabil. Din rândurile următoare se vor putea descoperi principalele caracteristici ale registrului de casă, funcțiile pe care le îndeplinește și modalitățile de completare ale documentului. În plus, veți putea consulta o listă cu sfaturi din partea specialiștilor, care să permită completarea corectă a registrului. 

Registrul de casă – definiție, caracteristici și funcțiile pe care le îndeplinește

Tranzacțiile financiare sunt importante în orice tip de business, patronii trebuind să aibă la dispoziție date întotdeauna, care îi vor permite să aibă o imagine exactă a performanțelor companiei. Majoritatea tranzacțiilor se realizează în mod electronic, în prezent, însă există un număr semnificativ de persoane ce preferă să lucreze cu bani cash. 

Organele legislative ale statului român au observat că în unele cazuri tranzacțiile de acest gen sunt greu de supravegheat, dând ocazia unor acțiuni de evaziune fiscală. Pentru a nu se oferi ocazia persoanelor rău intenționate să pună la cale astfel de infracțiuni, a fost introdusă ca obligatorie întocmirea zilnică a unui document justificativ, care să surprindă tranzacțiile financiare cu bani cash, sub forma registrului de casă. 

Ce este registrul de casă?

O definiție a registrului de casă precizează că este vorba despre acel document contabil prin intermediul căruia se surprinde mișcarea banilor gheață într-o companie. Practic, casierul, adică acea persoană însărcinată cu managerierea tranzacțiilor de bani gheață, pe lângă activitățile obișnuite trebuie să realizeze la sfârșitul zilei de muncă ce bani au fost încasați și câți au fost plătiți. În registrul de casă nu sunt trecute tranzacțiile cu bani electronici, ci doar pe cele cu bani fizici. La baza întocmirii acestui document stau o serie de legi și regulamente, realizate de Parlamentul României și de alte instituții cu rol de reglementare și control a activităților financiare, ce au ca principal scop evitarea unor situații în care administratorii firmelor ar putea utiliza banii în interes propriu fără justificare și fără a plăti taxele și impozitele corespunzătoare. 

Cele mai importante reguli cu privire la registrul de casă sunt trecute în Ordinul Ministerului Finanțelor Publice 3512 din 2008 și 2634 din 2015:

• În aceste ordine se precizează ca principale scopuri ale registrului sunt înregistrarea operativă a plăților și încasărilor în numerar și stabilirea soldului de casă la sfârșitul programului (câți bani au rămas în casieria firmei la încheierea zilei de muncă);
• Documentul, indiferent de modul în care este completat (scriptic, de mână, pe tipizate sau electronic), trebuie să conțină o cantitate minimă de informații ce ajută la identificarea corectă a tranzacțiilor;
• Casierul sau persoana autorizată trebuie să completeze zilnic în două exemplare filele de registru;
• Cele două exemplare rămân arhivate pentru a fi la dispoziția persoanele interesate o perioadă de cel puțin cinci ani (un exemplar la serviciul contabil și unul la casierie);
• Fiecare filă a registrului trebuie să fie semnată de către casier și contabil, ca semn al preluării răspunderii corectitudinii cifrelor.

Ce funcții îndeplinește registrul de casă

Registrul de casă este un document contabil ce îndeplinește funcții multiple. Informațiile din el sunt utile persoanelor ce trebuie să aibă la dispoziție într-un mod facil și rapid informații despre activitatea financiară a companiei. Printre funcțiile îndeplinite se numără:

• Document justificativ ce demonstrează plata corectă a taxelor și impozitelor către statul român. În lipsa acestuia, tranzacțiile cu bani gheață nu pot fi controlate într-un mod eficient, iar evaziunea fiscală este ușor de realizat. În condițiile prezenței documentului și a întocmirii sale corecte, se poate stabili cu exactitate care este nivelul taxelor, element benefic atât pentru proprietarii firmelor, cât și pentru instituțiile fiscale române;
• Registrul de casă arată administratorilor firmelor câți bani sunt disponibili pentru realizarea unor tranzacții în beneficiul activității economice;
• Prin așezarea cronologică a filelor registrului, administratorii pot surprinde cu ușurință evoluția pozitivă sau negativă a finanțelor întreprinderii într-o perioadă anume;
• Analiza registrului de casă poate oferi informații extrem de utile în luarea unor decizii de business care să permită eliminarea unor riscuri identificate sau în a beneficia de unele oportunități de afaceri.

Reguli de completare a registrului de casă

Legislația statului român precizează și cum se face corect registrul de casă, în vederea surprinderii unui minimum de informații și completării într-un mod ușor de consultat. Astfel, Ordinul numărul 3512 din 2008 oferă un model al registrului de casă ce poate fi utilizat, existând, totuși, și posibilitatea de a se personaliza documentul, dar cu condiția păstrării minimului de informații furnizat în model. 

În privința persoanei ce are rolul de a completa documentul, ordinul prevede ca aceasta să fie casierul ce face tranzacțiile obișnuite cu numerar sau o persoană căreia i se precizează acest rol în mod expres. 

Tipuri de registre de casă

Regulamentele de aplicare nu precizează în mod expres că este obligatorie întocmirea registrului într-un anume fel, ci doar ce informații minime trebuie să existe, cum trebuie să fie acestea așezate și care sunt documentele justificative pentru fiecare tranzacție în parte. Având în vedere aceste elemente, administratorii afacerii pot alege formula preferată, în funcție de avantajele și dezavantajele fiecărui tip. 

• O variantă mai puțin recomandată, dar legală, este completarea registrului de casă pe un caiet obișnuit, cu ajutorul scrisului de mână. Acest model trebuie să fie evitat pe cât posibil, din cauza duratei lungi de timp pe care casierul trebuie să o dedice zilnic completării și a numeroaselor posibilități de apariție a unor erori neintenționate;
• Folosirea formularelor tipizate este mai rapidă, mai ușor de completat, dar rămâne în continuare supusă erorilor, în special în companiile în care există multe tranzacții cu numerar. Având în vedere că documentul se completează la sfârșitul zilei de muncă, este foarte posibil ca, din cauza oboselii, să apară erori în momentul completării de către casier;
• Varianta recomandată, care permite folosirea avantajelor oferite de tehnologia modernă este utilizarea unor aplicații speciale, ce pot fi folosite în orice domeniu. Spre exemplu, un soft de gestiune pentru restaurant, bar, club și cafenea, un program de gestiune pentru magazin sau un soft de gestiune pentru hotel ușurează mult munca, elimină aproape în totalitate pericolul erorilor și permite consultarea datelor de către persoanele interesate rapid și precis.

 Întocmirea registrului de casă – ce se trece într-un astfel de document?

Casierii care țin registrul de casă trebuie să știe cum se întocmește acest document pentru a trece acele informații minime prevăzute în ordinele ce reglementează situația. Motivul este dat de oferirea posibilității de a surprinde în mod exact și clar toate tranzacțiile cu numerar. 

• Datele de identificare ale unității ce face tranzacția cu numerar (numele complet, adresa, codul de identificare fiscal etc.);
• Numărul fiecărui formular în parte;
• Data întocmirii acestuia, inclusiv ziua;
• Încasările și plățile explicate fiecare în parte;
• Soldul total înregistrat în ziua anterioară (banii pe plus rămași);
• Semnăturile casierului și contabilului (aceste persoane trebuie să se asigure că informațiile sunt prezente, corecte și trecute în mod inteligibil). 

Prezența acestor informații, la care se pot adăuga și altele, în funcție de politica internă a fiecărei firme, oferă persoanelor interesate informațiile necesare pentru luarea unor decizii de afaceri potrivite și garantează calculul corect al datoriilor către stat. 

 Cum se face registrul de casă – documentele justificative 

Regulamentele Ministerului Finanțelor precizează ca fiind obligatorie prezența unor documente care să justifice fiecare încasare sau plată făcută de către casierie. Astfel, persoana responsabilă trebuie să aibă grijă ca la fiecare filă a registrului să fie atașate toate acele hârtii care dovedesc plățile sau încasările. 

Printre documentele prevăzute ca fiind obligatoriu de atașat se numără:

• Chitanțele sunt acele documente pe care casierul le eliberează persoanei care depune o sumă în numerar către firmă. În mod obligatoriu, chitanțele se întocmesc în dublu exemplar, ambele semnate, una pentru persoana care depune banii și una care rămâne la casierie ca document justificativ;
• Decontul de cheltuieli sau cel pentru deplasare este actul care dovedește că o anumită persoană autorizată a primit banii numerar pentru anumite cheltuieli efectuate în interes de serviciu. Actul este întocmit de persoana care primește banii, care îl semnează și-l înmânează casierului ce îl va adăuga la fișa zilnică;
• Facturile fiscale sunt actele ce se încheie în momentul în care firma achiziționează anumite produse sau servicii necesare pentru desfășurarea activității. Factura întocmită de vânzător sau prestator este înmânată casierului, iar acesta va trebui să dea în schimb fie o chitanță justificativă, fie un bon de la casa de marcat;
• Dispoziția de plată sau de încasare realizată de către contabil;
• Împuternicirea este acel document prezentat de către o altă persoană decât cea trecută în documente în momentul în care ridică banii sau depune în locul titularului.

 Cum se întocmește registrul de casă – sfaturi utile pentru antreprenori, contabili și casieri

Registrul de casă este un document contabil solicitat întotdeauna în timpul unui control financiar, urmărindu-se atât întocmirea lui corespunzătoare, cât și concordanța între cifrele înregistrate în documente și situația reală din casierie (banii fizici trebuie să fie identici cu cifrele din fișa zilnică). În cazul în care nu se respectă aceste principii, amenzile pot fi însemnate, putându-se chiar ajunge la suspendarea activității firmei. 

Specialiștii în contabilitate au câteva sfaturi pentru casieri, contabili și antreprenori, pentru ca astfel de situații să nu apară:

• Administratorul firmei va desemna o persoană ce trebuie să realizeze zilnic documentul (aceasta poate fi casierul sau altă persoană autorizată);
• Se va alege varianta cu cele mai multe avantaje în legătură cu modalitatea de completare a registrului. Studiile au demonstrat că cea mai utilă este folosirea unor softuri specializate, în special dacă ele sunt integrate în programe de gestiune complete, ce oferă și alte oportunități pe lângă înregistrarea zilnică a încasărilor și plăților cu numerar;
• Completarea registrului se face zilnic, începând cu soldul inițial (banii rămași din ziua anterioară) și încheind cu soldul zilnic. Pentru a se realiza calculul soldului zilnic, este necesară stabilirea veniturilor totale ale zilei și a cheltuielilor făcute. Astfel, la soldul inițial se adaugă încasările înregistrate pe tot parcursul zilei, din care se scade suma cheltuielilor curente. Ceea ce rezultă este soldul final, ce trebuie să corespundă întocmai cu banii fizici din casierie;
• Soldul final nu trebuie să fie niciodată negativ, situația fiind interzisă de către lege. În cazul în care plățile sunt mai mari decât încasările, administratorul trebuie să crediteze firma cu cel puțin banii necesari pentru ca soldul să ajungă la zero;
• Dacă o firmă are mai multe puncte de lucru, fiecare dintre acestea va trebui să aibă propriul registru de casă;
• În cazul în care se fac și tranzacții cu valută în numerar, este obligatorie realizarea unui registru de casă separat, în care să fie surprinse aceste tranzacții (alături de suma rezultată în valută trebuie să fie trecută și conversia în lei la valoarea din acel moment, conform BNR);
• Rândurile necompletate din fișa zilnică se barează;
• Modificările se fac prin tăierea cu o linie a cuvântului sau cifrei greșite, cu adăugarea alături a variantei corecte, lângă care se va trece semnătura și data la care se va face modificarea.

În concluzie, întocmirea registrului de casă într-un mod conform este o obligație legislativă și un bun prilej de a pune la dispoziția administratorilor informații utile legate de managerierea corectă a firmei.

Surse foto:unsplash.com

Succesul în afaceri depinde de o multitudine de factori, printre aceștia numărându-se și contabilitatea primară. Prin intermediul acestei componente se poate pune la punct un proces de înregistrare, clasificare și evidență a tuturor tranzacțiilor financiare, realizate în cadrul unui business. Datorită funcțiilor esențiale îndeplinite de contabilitatea primară este absolut necesar ca orice antreprenor să depună eforturi susținute pentru a realiza o activitate contabilă eficientă, bazată pe inovațiile introduse în ultimii ani în lumea afacerilor. 

Articolul de mai jos oferă o serie de informații utile oricărui antreprenor ce dorește să-și dezvolte afacerea pe principii sănătoase. Prin intermediul acestor informații se va putea descoperi ce este contabilitatea primară, ce roluri îndeplinește ea în lumea afacerilor, care sunt principalele tipuri de documente ce sunt realizate în cadrul ei și care este rolul softurilor de gestiune în atingerea obiectivelor propuse. 

1. Ce înseamnă contabilitatea primară

Contabilitatea primară este parte a contabilității generale și constă în activitatea realizată în mod conștient de către persoane specializate în domeniu prin metode clasice sau moderne de a surprinde în cadrul unor documente cu caracter oficial diversele tranzacții comerciale realizate în cadrul unei firme, pe parcursul unei perioade de timp. Înregistrarea informațiilor este completată și de oferirea unor date foarte utile pentru factorii de decizie, cu privire la gradul de sănătate al businessului și la direcțiile ce trebuie avute în vedere pentru atingerea potențialului maxim de dezvoltare. 

1.1. Definirea conceptului de contabilitate primară – ce presupune acesta?

Conceptul de contabilitate primară este unul extrem de larg și, din acest motiv, definirea lui nu poate fi făcută cu lejeritate. Contabilitatea primară înseamnă, în primul rând, colectarea sistematică și clasificarea informațiilor cu privire la tranzacțiile financiare ale unei afaceri (vânzări, plăți, încasări, achiziții, salarii etc.). În al doilea rând, contabilitatea primară cuprinde evidența detaliată și cronologică a acestor informații pentru a putea fi folosite în diverse scopuri ulterior. 

O caracteristică a acestor înregistrări este legată de obligativitatea prezenței unor documente justificative, care să dovedească în mod oficial modul în care au fost realizate tranzacțiile. Printre aceste documente justificative se numără facturile, chitanțele, statele de plată, bonurile de livrare etc. 

1.2. Rolurile îndeplinite de contabilitatea primară

Importanța realizării unei contabilități primare corespunzătoare este dovedită de rolurile îndeplinite de aceasta în orice afacere:

• Înregistrarea tranzacțiilor este realizată în mod exhaustiv, nicio tranzacție financiară nefiind exclusă. Documentele contabile primare, ce îndeplinesc acest rol trebuie să includă diferite informații utile, printre acestea numărându-se sumele implicate, datele persoanelor sau entităților parte a tranzacției, conturile contabile relevante și alte informații ce ar putea fi utile celor interesați.
• Clasificarea și codificarea datelor contabilității primare sunt făcute în așa fel încât, la nevoie, informațiile să poată să fie extrase cu ușurință, fără a fi necesară o căutare anevoioasă prin arhive.
• Verificarea și reconcilierea datelor cu privire la tranzacțiile financiare sunt importante, deoarece prin intermediul lor sunt identificate erorile accidentale sau intenționate și se poate realiza o corectare corespunzătoare a acestora.
• Informațiile contabilității primare sunt esențiale pentru efectuarea unor rapoarte financiare detaliate, care să ajute luarea unor decizii cu privire la viitorul companiei. În plus, acest rol permite și evaluarea performanțelor financiare ale unei firme și ale conducerii acesteia.
• Contabilitatea primară este și modalitatea prin care sunt stabilite nivelurile plăților către stat sub forma de taxe și impozite. Conformitatea legislativă în acest sens oferă corectitudine și evitarea unor penalizări costisitoare.

2. Tipuri de documente întocmite în cadrul activităților de contabilitate primară a unei firme

Documentele de contabilitate primară trebuie să fie întocmite într-un mod unitar, prin prezența unor informații minime, prevăzute în legislația financiară a statului român. În vederea respectării acestor precizări, fiecare document contabil va cuprinde următoarele categorii de date:

• Tipul de document contabil (factură, chitanță, borderou, extras bancar etc.);
• Informații cu privire la persoana juridică emitentă (numele firmei, adresa acesteia, numărul de înregistrare fiscală);
• Informații despre cealaltă parte implicată în tranzacție (client, furnizor);
• Detalii despre tranzacția în sine (data realizării sale, bunurile sau serviciile vândute sau cumpărate, prețul etc.);
• Informații cu privire la taxele implicate;
• Semnăturile părților.

2.1. Facturi și chitanțe în contabilitatea primară

Printre cele mai des întocmite documente în cadrul contabilității primare se numără facturile și chitanțele. Aceste acte au rolul de a înregistra și de a dovedi tranzacțiile realizate într-o companie, ambele părți implicate primind câte un exemplar. Un alt rol al acestor documente este acela că prin intermediul lor se efectuează activitățile ulterioare de audit, prin intermediul cărora se identifică modul în care s-a realizat activitatea financiară. 

În privința facturilor, în practică se evidențiază două tipuri. În primul rând, este vorba despre facturile de vânzare, documente pe care firma le eliberează către clienți pentru a înregistra o tranzacție de vânzare. Pe acest tip de facturi vor fi trecute informațiile utile, precum identificarea părților, descrierea bunurilor sau serviciilor vândute, prețul, termene de plată etc. În al doilea rând, există facturile de cumpărare, pe care afacerea le primește de la furnizori. Informațiile din acest tip de facturi sunt asemănătoare cu cele din facturile de vânzare. 

Chitanțele sunt documentele care confirmă primirea sumei de la client (chitanța de încasare) sau plata acesteia de la afacere către furnizori sau alte entități (chitanța de plată). Ambele tipuri de chitanțe trebuie să fie completate la momentul înregistrării tranzacției, detaliile existente trebuind să fie suficiente pentru a surprinde în mod corect plata sau încasarea banilor. 

2.2. Contabilitatea primară – jurnalele contabile

În cadrul afacerilor, în special a celor de dimensiuni medii și mari, sunt completate numeroase documente justificative ale contabilității primare. Pentru înregistrarea acestora în așa fel încât să poată fi consultate la nevoie rapid și ușor este folosit instrumentul jurnalului contabil. Un astfel de document conține o selecție de acte ale contabilității primare, existând șase tipuri principale utilizate în practică. 

• Jurnalul de vânzări este folosit pentru înregistrarea tuturor tranzacțiilor de vânzare. În cadrul acestuia sunt introduse facturile de vânzare emise către clienți, încasările de numerar, notele de credit etc.;
• Jurnalul de cumpărări înregistrează tranzacțiile prin care afacerea a achiziționat materie primă de la furnizori sau alte mărfuri și servicii necesare pentru desfășurarea corespunzătoare a afacerii;
• Jurnalul de numerar are rolul de a ține evidența tuturor tranzacțiilor cu numerar;
• Jurnalul de bancă cuprinde documente despre tranzacțiile financiare prin intermediul conturilor bancare ale firmei (depuneri, retrageri, plăți, încasări);
• Jurnalul de stocuri este compus din documentele care înregistrează tranzacțiile legate de stocurile afacerii;
• Jurnalul de ajustări este legat de înregistrarea acelor modificări necesare în cadrul identificării unor erori contabile.  

Completarea jurnalelor contabile trebuie să fie făcută prin luarea în considerare a mai multor factori, printre care respectarea principiilor și normelor contabile legale și folosirea unor metode care să ușureze selectarea informațiilor și păstrarea acestora în siguranță până la momentul în care este necesară consultarea lor. În acest sens sunt disponibile diverse modalități de arhivare, dar și soluția modernă a softurilor de contabilitate, care permite automatizarea unor procese și obținerea informațiilor necesare instantaneu, pe baza unui efort minim. 

2.3. Importanța registrului inventarului în contabilitatea primară

Contabilitatea primară are și rolul de a înregistra și de a urmări acele informații care relevă bunurile și valorile deținute de o afacere. Documentele de acest tip sunt incluse într-un registru de inventar. Activitatea de inventariere contabilă trebuie să fie făcută prin parcurgerea următorilor pași:

• Înregistrarea activelor este acea activitate prin care sunt surprinse în mod scriptic bunurile și valorile deținute de o afacere. Informațiile despre active (vehicule, materii prime, produse finite, stocuri, mobilier) trebuie să cuprindă detalii cu privire la cantitatea și valoarea acestora, la data achiziției și o descriere detaliată a acestora;
• Actualizarea înregistrărilor se face periodic pentru a se surprinde modificările prin adăugarea sau eliminarea unor bunuri (cumpărare, vânzare, retragere din uz etc.) și pentru actualizarea valorilor, în cazul în care acestea se modifică;
• Evaluarea valorilor se face cel mai adesea la costul de achiziție, dar există și alte metode precum luarea în considerare a valorii de piață;
• Monitorizarea stocurilor este surprinsă tot în registrul de inventar prin înregistrarea intrărilor și ieșirilor de stoc și a cantităților disponibile.

Registrul inventarului este utilizat de factorii de decizie dintr-o afacere și pentru generarea unor rapoarte și analize detaliate, ce au rol în stabilirea strategiei și pentru controlul activelor ce este esențial pentru prevenirea pierderilor și identificarea unor nereguli costisitoare. 

3. Importanța softurilor de gestiune contabilă în simplificarea proceselor financiare de contabilitate primară

Contabilitatea primară a fost multă vreme o activitate complexă din cauza numeroaselor tipuri de documente realizate în mod frecvent și a necesității păstrării acestora astfel încât să fie disponibile la nevoie. Pentru a se atinge aceste necesități majoritatea firmelor aveau departamente contabile cu numeroși angajați, ce efectuau munca în mod manual, element care putea genera în mod frecvent erori contabile. 

În ultimii ani tendința cea mai importantă a contabilității primare este reprezentată de înlocuirea muncii manuale cu cea realizată cu ajutorul softurilor specializate. Aceasta tendință presupune utilizarea celor mai noi inovații în domeniul inteligenței artificiale pentru punerea la dispoziție a clienților din diverse domenii a unor programe de calculator, care să permită automatizarea cât mai completă a întregului demers privitor la contabilitatea primară. 

Printre domeniile ce pot utiliza cu mult succes un astfel de soft de gestiune se numără domeniul HoReCa. Antreprenorii din această zonă au la dispoziție softuri de gestiune pentru restaurant, bar, club și cafenea și softuri de gestiune pentru hotel, programe care încorporează diverse facilități și care ușurează extrem de mult întreaga activitate de înregistrare și păstrare a documentelor contabile. 

Un alt domeniu ce poate beneficia de avantajele softurilor este cel comercial. Această zonă de business se caracterizează printr-o multitudine de tranzacții zilnice, ce trebuie să fie înregistrate în mod exact. Această activitate poate fi automatizată cu ajutorul softului de gestiune pentru magazine care monitorizează stocurile în timp real, poate fi integrat cu alte soluții software și hardware existente și care este ușor de folosit chiar și de către persoane nespecializate. 

Domeniul transporturilor și al logisticii poate fi manageriat cu mai mare ușurință prin utilizarea unui soft specializat care automatizează întreg procesul de emitere și transmitere a documentelor justificative, inclusiv prin integrarea cu sistemele E-Factura și RO-eTransport. 

Softurile moderne de gestiune sunt utile datorită ușurării gestiunii financiare și a întocmirii documentelor de contabilitate primară. Printre avantajele de care se pot bucura toți antreprenorii se numără:

• Automatizarea proceselor contabile evită munca repetitivă prin înregistrarea automată a tuturor tranzacțiilor și prin realizarea documentelor justificative, fără intervenție umană. Această caracteristică este importantă atât din punct de vedere a eliberării mâinii de lucru prin reducerea angajaților din departamentele contabile, cât și prin reducerea în totalitate a erorilor umane ce apăreau deseori în cazul contabilității clasice.
• Softurile moderne realizează în mod automat centralizarea și integrarea datelor financiare. Disponibilitatea lor la orice oră rapid și ușor, precum și integrarea unor date diverse într-un singur loc evită dubla introducere a datelor și elimină necesitatea gestionării și reconcilierii mai multor seturi de date dispersate.
• Softurile au și facilitatea de generare de raporturi financiare complexe. Aceste raporturi pot fi obținute în orice moment și cuprind informații esențiale, pe care managerii le pot folosi în activitatea de zi cu zi pentru identificarea riscurilor și luarea unor măsuri pentru eliminarea lor.
• Reglementările fiscale și contabile din România sunt destul de complexe și, uneori, se schimbă de la zi la zi. Conformitatea legislativă în acest sens este greu de atins în cazul în care contabilitatea este ținută în mod clasic. Softurile, în schimb, sunt actualizate în mod constant și surprind cu exactitate toate reglementările aflate în vigoare. Aceste programe calculează în mod corect taxele și impozitele datorate, obținându-se în acest fel conformitatea fiscală;
• Datele financiare trebuie să fie păstrate departe de ochii celor neavizați. Softurile moderne fac posibil acest lucru prin funcțiile de securitate incluse, accesul fiind restricționat după necesități. 

În concluzie, antreprenorii din România trebuie să țină cont de inovațiile introduse în activitatea contabilă pentru a beneficia de avantajele oferite, de folosirea unor softuri de gestiune moderne, ce funcționează pe baza inteligenței artificiale.