Registrul de casă – document contabil cu funcții multiple

Registrul de casă este documentul de bază ce surprinde tranzacțiile financiare cu bani cash, care se realizează în activitatea de zi cu zi, pentru a se ține o evidență exactă a sumelor încasate sau plătite pe baza unor acte justificative, scopul principal fiind stabilirea zilnică a soldului de casă, mai exact a acelor sume care sunt înregistrate fizic, în casierie, la sfârșitul zilei de muncă.

Articolul de mai jos oferă antreprenorilor informații exacte și utile legate de acest document contabil. Din rândurile următoare se vor putea descoperi principalele caracteristici ale registrului de casă, funcțiile pe care le îndeplinește și modalitățile de completare ale documentului. În plus, veți putea consulta o listă cu sfaturi din partea specialiștilor, care să permită completarea corectă a registrului. 

Registrul de casă – definiție, caracteristici și funcțiile pe care le îndeplinește

Tranzacțiile financiare sunt importante în orice tip de business, patronii trebuind să aibă la dispoziție date întotdeauna, care îi vor permite să aibă o imagine exactă a performanțelor companiei. Majoritatea tranzacțiilor se realizează în mod electronic, în prezent, însă există un număr semnificativ de persoane ce preferă să lucreze cu bani cash. 

Organele legislative ale statului român au observat că în unele cazuri tranzacțiile de acest gen sunt greu de supravegheat, dând ocazia unor acțiuni de evaziune fiscală. Pentru a nu se oferi ocazia persoanelor rău intenționate să pună la cale astfel de infracțiuni, a fost introdusă ca obligatorie întocmirea zilnică a unui document justificativ, care să surprindă tranzacțiile financiare cu bani cash, sub forma registrului de casă. 

Ce este registrul de casă?

O definiție a registrului de casă precizează că este vorba despre acel document contabil prin intermediul căruia se surprinde mișcarea banilor gheață într-o companie. Practic, casierul, adică acea persoană însărcinată cu managerierea tranzacțiilor de bani gheață, pe lângă activitățile obișnuite trebuie să realizeze la sfârșitul zilei de muncă ce bani au fost încasați și câți au fost plătiți. În registrul de casă nu sunt trecute tranzacțiile cu bani electronici, ci doar pe cele cu bani fizici. La baza întocmirii acestui document stau o serie de legi și regulamente, realizate de Parlamentul României și de alte instituții cu rol de reglementare și control a activităților financiare, ce au ca principal scop evitarea unor situații în care administratorii firmelor ar putea utiliza banii în interes propriu fără justificare și fără a plăti taxele și impozitele corespunzătoare. 

Cele mai importante reguli cu privire la registrul de casă sunt trecute în Ordinul Ministerului Finanțelor Publice 3512 din 2008 și 2634 din 2015:

• În aceste ordine se precizează ca principale scopuri ale registrului sunt înregistrarea operativă a plăților și încasărilor în numerar și stabilirea soldului de casă la sfârșitul programului (câți bani au rămas în casieria firmei la încheierea zilei de muncă);
• Documentul, indiferent de modul în care este completat (scriptic, de mână, pe tipizate sau electronic), trebuie să conțină o cantitate minimă de informații ce ajută la identificarea corectă a tranzacțiilor;
• Casierul sau persoana autorizată trebuie să completeze zilnic în două exemplare filele de registru;
• Cele două exemplare rămân arhivate pentru a fi la dispoziția persoanele interesate o perioadă de cel puțin cinci ani (un exemplar la serviciul contabil și unul la casierie);
• Fiecare filă a registrului trebuie să fie semnată de către casier și contabil, ca semn al preluării răspunderii corectitudinii cifrelor.

Ce funcții îndeplinește registrul de casă

Registrul de casă este un document contabil ce îndeplinește funcții multiple. Informațiile din el sunt utile persoanelor ce trebuie să aibă la dispoziție într-un mod facil și rapid informații despre activitatea financiară a companiei. Printre funcțiile îndeplinite se numără:

• Document justificativ ce demonstrează plata corectă a taxelor și impozitelor către statul român. În lipsa acestuia, tranzacțiile cu bani gheață nu pot fi controlate într-un mod eficient, iar evaziunea fiscală este ușor de realizat. În condițiile prezenței documentului și a întocmirii sale corecte, se poate stabili cu exactitate care este nivelul taxelor, element benefic atât pentru proprietarii firmelor, cât și pentru instituțiile fiscale române;
• Registrul de casă arată administratorilor firmelor câți bani sunt disponibili pentru realizarea unor tranzacții în beneficiul activității economice;
• Prin așezarea cronologică a filelor registrului, administratorii pot surprinde cu ușurință evoluția pozitivă sau negativă a finanțelor întreprinderii într-o perioadă anume;
• Analiza registrului de casă poate oferi informații extrem de utile în luarea unor decizii de business care să permită eliminarea unor riscuri identificate sau în a beneficia de unele oportunități de afaceri.

Reguli de completare a registrului de casă

Legislația statului român precizează și cum se face corect registrul de casă, în vederea surprinderii unui minimum de informații și completării într-un mod ușor de consultat. Astfel, Ordinul numărul 3512 din 2008 oferă un model al registrului de casă ce poate fi utilizat, existând, totuși, și posibilitatea de a se personaliza documentul, dar cu condiția păstrării minimului de informații furnizat în model. 

În privința persoanei ce are rolul de a completa documentul, ordinul prevede ca aceasta să fie casierul ce face tranzacțiile obișnuite cu numerar sau o persoană căreia i se precizează acest rol în mod expres. 

Tipuri de registre de casă

Regulamentele de aplicare nu precizează în mod expres că este obligatorie întocmirea registrului într-un anume fel, ci doar ce informații minime trebuie să existe, cum trebuie să fie acestea așezate și care sunt documentele justificative pentru fiecare tranzacție în parte. Având în vedere aceste elemente, administratorii afacerii pot alege formula preferată, în funcție de avantajele și dezavantajele fiecărui tip. 

• O variantă mai puțin recomandată, dar legală, este completarea registrului de casă pe un caiet obișnuit, cu ajutorul scrisului de mână. Acest model trebuie să fie evitat pe cât posibil, din cauza duratei lungi de timp pe care casierul trebuie să o dedice zilnic completării și a numeroaselor posibilități de apariție a unor erori neintenționate;
• Folosirea formularelor tipizate este mai rapidă, mai ușor de completat, dar rămâne în continuare supusă erorilor, în special în companiile în care există multe tranzacții cu numerar. Având în vedere că documentul se completează la sfârșitul zilei de muncă, este foarte posibil ca, din cauza oboselii, să apară erori în momentul completării de către casier;
• Varianta recomandată, care permite folosirea avantajelor oferite de tehnologia modernă este utilizarea unor aplicații speciale, ce pot fi folosite în orice domeniu. Spre exemplu, un soft de gestiune pentru restaurant, bar, club și cafenea, un program de gestiune pentru magazin sau un soft de gestiune pentru hotel ușurează mult munca, elimină aproape în totalitate pericolul erorilor și permite consultarea datelor de către persoanele interesate rapid și precis.

 Întocmirea registrului de casă – ce se trece într-un astfel de document?

Casierii care țin registrul de casă trebuie să știe cum se întocmește acest document pentru a trece acele informații minime prevăzute în ordinele ce reglementează situația. Motivul este dat de oferirea posibilității de a surprinde în mod exact și clar toate tranzacțiile cu numerar. 

• Datele de identificare ale unității ce face tranzacția cu numerar (numele complet, adresa, codul de identificare fiscal etc.);
• Numărul fiecărui formular în parte;
• Data întocmirii acestuia, inclusiv ziua;
• Încasările și plățile explicate fiecare în parte;
• Soldul total înregistrat în ziua anterioară (banii pe plus rămași);
• Semnăturile casierului și contabilului (aceste persoane trebuie să se asigure că informațiile sunt prezente, corecte și trecute în mod inteligibil). 

Prezența acestor informații, la care se pot adăuga și altele, în funcție de politica internă a fiecărei firme, oferă persoanelor interesate informațiile necesare pentru luarea unor decizii de afaceri potrivite și garantează calculul corect al datoriilor către stat. 

 Cum se face registrul de casă – documentele justificative 

Regulamentele Ministerului Finanțelor precizează ca fiind obligatorie prezența unor documente care să justifice fiecare încasare sau plată făcută de către casierie. Astfel, persoana responsabilă trebuie să aibă grijă ca la fiecare filă a registrului să fie atașate toate acele hârtii care dovedesc plățile sau încasările. 

Printre documentele prevăzute ca fiind obligatoriu de atașat se numără:

• Chitanțele sunt acele documente pe care casierul le eliberează persoanei care depune o sumă în numerar către firmă. În mod obligatoriu, chitanțele se întocmesc în dublu exemplar, ambele semnate, una pentru persoana care depune banii și una care rămâne la casierie ca document justificativ;
• Decontul de cheltuieli sau cel pentru deplasare este actul care dovedește că o anumită persoană autorizată a primit banii numerar pentru anumite cheltuieli efectuate în interes de serviciu. Actul este întocmit de persoana care primește banii, care îl semnează și-l înmânează casierului ce îl va adăuga la fișa zilnică;
• Facturile fiscale sunt actele ce se încheie în momentul în care firma achiziționează anumite produse sau servicii necesare pentru desfășurarea activității. Factura întocmită de vânzător sau prestator este înmânată casierului, iar acesta va trebui să dea în schimb fie o chitanță justificativă, fie un bon de la casa de marcat;
• Dispoziția de plată sau de încasare realizată de către contabil;
• Împuternicirea este acel document prezentat de către o altă persoană decât cea trecută în documente în momentul în care ridică banii sau depune în locul titularului.

 Cum se întocmește registrul de casă – sfaturi utile pentru antreprenori, contabili și casieri

Registrul de casă este un document contabil solicitat întotdeauna în timpul unui control financiar, urmărindu-se atât întocmirea lui corespunzătoare, cât și concordanța între cifrele înregistrate în documente și situația reală din casierie (banii fizici trebuie să fie identici cu cifrele din fișa zilnică). În cazul în care nu se respectă aceste principii, amenzile pot fi însemnate, putându-se chiar ajunge la suspendarea activității firmei. 

Specialiștii în contabilitate au câteva sfaturi pentru casieri, contabili și antreprenori, pentru ca astfel de situații să nu apară:

• Administratorul firmei va desemna o persoană ce trebuie să realizeze zilnic documentul (aceasta poate fi casierul sau altă persoană autorizată);
• Se va alege varianta cu cele mai multe avantaje în legătură cu modalitatea de completare a registrului. Studiile au demonstrat că cea mai utilă este folosirea unor softuri specializate, în special dacă ele sunt integrate în programe de gestiune complete, ce oferă și alte oportunități pe lângă înregistrarea zilnică a încasărilor și plăților cu numerar;
• Completarea registrului se face zilnic, începând cu soldul inițial (banii rămași din ziua anterioară) și încheind cu soldul zilnic. Pentru a se realiza calculul soldului zilnic, este necesară stabilirea veniturilor totale ale zilei și a cheltuielilor făcute. Astfel, la soldul inițial se adaugă încasările înregistrate pe tot parcursul zilei, din care se scade suma cheltuielilor curente. Ceea ce rezultă este soldul final, ce trebuie să corespundă întocmai cu banii fizici din casierie;
• Soldul final nu trebuie să fie niciodată negativ, situația fiind interzisă de către lege. În cazul în care plățile sunt mai mari decât încasările, administratorul trebuie să crediteze firma cu cel puțin banii necesari pentru ca soldul să ajungă la zero;
• Dacă o firmă are mai multe puncte de lucru, fiecare dintre acestea va trebui să aibă propriul registru de casă;
• În cazul în care se fac și tranzacții cu valută în numerar, este obligatorie realizarea unui registru de casă separat, în care să fie surprinse aceste tranzacții (alături de suma rezultată în valută trebuie să fie trecută și conversia în lei la valoarea din acel moment, conform BNR);
• Rândurile necompletate din fișa zilnică se barează;
• Modificările se fac prin tăierea cu o linie a cuvântului sau cifrei greșite, cu adăugarea alături a variantei corecte, lângă care se va trece semnătura și data la care se va face modificarea.

În concluzie, întocmirea registrului de casă într-un mod conform este o obligație legislativă și un bun prilej de a pune la dispoziția administratorilor informații utile legate de managerierea corectă a firmei.

Surse foto:unsplash.com