Plan de afacere pentru cafenea – pas cu pas, de la concept la realitate

Planificarea și deschiderea unei cafenele este un proces foarte plăcut, dar și plin de provocări. Pentru a avea șanse maxime de succes, este important să pornești „aventura” creând un plan de afaceri detaliat care să acopere toate aspectele. În cazul în care vrei să amenajezi propria afacere de tip cafenea, este bine să cunoști în detaliu elementele cheie pe care trebuie să le iei în considerare atunci când creezi propriul plan de afaceri. De la analiza pieței și planificarea financiară, până la designul interior și strategia de marketing, fiecare pas este important pentru a-ți transforma visul de a deține o cafenea în realitate. Descoperă în acest articol ce îți trebuie pentru a deschide o cafenea, ce etape trebuie să urmezi și care sunt actele necesare. 

  1. Afacere de tip cafenea – care sunt pașii pe care trebuie să îi parcurgi atunci când creezi un astfel de business? 

În cazul în care ești la început de drum și nu știi cum să deschizi o cafenea, trebuie să ții cont că există o serie de pași pe care trebuie să îi parcurgi. Iată care sunt cei mai importanți:

• Analiza pieței

Înainte de a te implica în orice alt aspect al planului de afaceri pentru cafenea, trebuie să realizezi o analiză amănunțită a pieței pentru a înțelege mediul în care vei opera. Aici sunt câteva elemente cheie:

• Identificarea pieței țintă: Stabilește profilul demografic al potențialilor clienți, ținând cont de vârstă, sex, venit și preferințele lor în materie de cafea.
• Analiza concurenței: Identifică alte cafenele din zonă și descoperă ceea ce oferă, prețurile lor și reputația lor. Află ce le face deosebite și cum te poți diferenția.
• Tendințe în industrie: Descoperă ultimele tendințe din industrie, cum ar fi preferințele pentru cafea, mâncarea sănătoasă și opțiunile vegane, pentru a te asigura că ești în pas cu nevoile tuturor categoriilor de clienți.

• Conceptul cafenelei

Conceptul pentru înființarea cafenelei este important, deoarece va fi baza întregii afaceri și va influența totul, de la designul interior la meniu și marketing. Iată câțiva pași pentru a deschide o cafenea:

• Meniu și produse: Decide care este necesarul pentru cafenea, ținând cont de ce tipuri de cafea, băuturi și alimente vrei să le oferi oaspeților tăi. Asigură-te că meniul este adaptat la preferințele pieței țintă.

• Design interior: Este important ca la înființarea cafenelei să creezi o atmosferă plăcută și primitoare, care se potrivește conceptului pe care l-ai ales. Optează pentru culori, mobilier și decor care să atragă clienții și care să îi încurajeze să petreacă ore în șir în locație.

• Experiența clienților: Ia în calcul modul în care le vei oferi o experiență deosebită clienților tăi. Oferind servicii prompte și amabile, vei obține clienți fideli. În acest sens, ai posibilitatea de a opta pentru un soft de gestiune pentru restaurante și baruri, care poate fi adaptat și ca dotare de cafenea. Un astfel de program va face organizarea stocurilor, dar și a comenzilor să decurgă eficient, rapid și fără erori.

• Structura internă

Lista elementelor care stabilesc de ce ai nevoie pentru o cafenea continuă cu:

• Proprietate și structură juridică: Specifică dacă vei fi unic proprietar, o societate cu răspundere limitată sau alt tip de entitate. Nu uita să detaliezi rolurile și responsabilitățile fiecărei persoane implicate.
• Echipă și personal: Enumeră membrii echipei și experiența lor. Stabilește de la început ce ai nevoie pentru o cafenea și îți vei putea da seama și ce fel de personal vei angaja.

• Furnizori și parteneri: Stabilește furnizorii care îți vor livra materia primă pentru afacerea ta. Ei îți pot procura cafea din sortimente variate, produse alimentare și alte lucruri, în funcție de dotările pe care vrei să le pui la dispoziție clienților.

• Plan financiar

Planificarea financiară este o parte foarte importantă a planului de afaceri. Trebuie să stabilești bugetul inițial, estimările de vânzări, cheltuielile și proiecțiile financiare pe termen lung. Iată ce să ai în vedere:

• Bugetul inițial: Calculează costurile de pornire, cum ar fi închirierea spațiului, renovările, echipamentele, stocul inițial și orice alte cheltuieli necesare.
• Estimări de venit și cheltuieli: Încearcă să creezi o previziune a veniturilor pe baza vânzărilor anticipate și a prețurilor. Stabilește care sunt cheltuielile curente, incluzând chiria, utilitățile, salariile și costul materiilor prime.

• Marketing și publicitate

Pentru a atrage clienți și a-ți dezvolta afacerea, trebuie să ai o strategie de marketing bine stabilită:

• Identitate: Definește ce face din brandul tău să fie unic și cum vei transmite aceste calități clienților.
• Plan de promovare: Stabilește care sunt mijloacele de marketing pe care le vei utiliza, cum ar fi social media, publicitatea online, evenimente locale și parteneriate cu alte afaceri.

Crearea unui plan de afaceri detaliat pentru o cafenea este esențială pentru succesul tău. În timp ce această listă acoperă elementele de bază, fiecare afacere este unică, așa că trebuie să te asiguri că îți personalizezi planul în funcție de nevoile și obiectivele tale.

2. Deschidere de cafenea – care sunt dotările pe care orice locație de acest fel trebuie să le dețină? 

Deschiderea și administrarea unei cafenele de succes implică mult mai mult decât simpla vânzare de cafea de calitate și cu aromă puternică. Dotările corespunzătoare pot face diferența între o cafenea „basic” și una excepțională.

• Echipamentul pentru cafea

• Espressorul: Un echipament ce trebuie neapărat să facă parte din dotările unei cafenele este espressorul. Acesta ar trebui să fie de calitate superioară pentru a produce un espresso perfect și pentru a face băuturile cu lapte dorite, cum ar fi cappuccino și caffe latte.
• Râșniță de cafea: Investește într-o râșniță de calitate care poate măcina boabele foarte bine, în așa fel încât să obții băutura pe care o dorește clientul.
• Filtru de cafea: Dacă vrei să le pui la dispoziție clienților și cafea la filtru, trebuie să te asiguri că ai un dispozitiv care să ofere un gust consistent și o tărie potrivită.
• Unități de măsură: Folosește un aparat de măsurat precis sau un cântar pentru a fi sigur că pui suficientă cafea, apă și lapte.

• Mobilierul și atmosfera

• Mobilier confortabil: Asigură-te că ai suficient mobilier confortabil pentru clienții tăi. Scaunele și mesele ar trebui să fie potrivite pentru diferite grupuri de clienți și să se potrivească designului cafenelei.
• Iluminat adecvat: Lumina din interiorul locației poate influența în mod semnificativ atmosfera.
• Decor adecvat: Optează pentru decorul care reflectă identitatea cafenelei și care creează o atmosferă plăcută pentru clienți. Ai posibilitatea de a te inspira din diferite opere de artă, plante sau obiecte decorative pentru a adăuga un plus de personalitate spațiului.
• Zonă pentru lucru sau studiu: Dacă vrei să te orientezi către o clientelă care lucrează sau studiază de la distanță, ai posibilitatea de a le amenaja o zonă cu mese și prize pentru a-și putea conecta laptopurile și alte dispozitive.

• Tehnologie și conexiune

• Wi-Fi gratuit: În prezent, majoritatea clienților se așteaptă să aibă acces la Wi-Fi gratuit. Pentru a atrage cât mai mulți oameni, trebuie să te asiguri că oferi o conexiune rapidă și sigură.
• POS: Un sistem modern și eficient, așa cum sunt integrările FreyaPOS, te va ajuta să procesezi comenzile și plățile într-un mod mai rapid și mai precis.
• Ecrane pentru meniu digital: Dacă ai un meniu variabil sau vrei să promovezi specialitățile zilei, ecranele pentru meniu digital sunt o opțiune excelentă.
• Sisteme de supraveghere video: Pentru siguranța clienților și angajaților tăi, este recomandat să instalezi un sistem de supraveghere video în cafenea.

• Zonă de lucru și depozit

• Bucătărie bine echipată: Dacă oferi alimente proaspete sau prăjituri, asigură-te că bucătăria ta este dotată cu echipamente de gătit adecvate.
• Spațiu de depozitare: Ai nevoie de spațiu de depozitare pentru ingredientele cafelei, alimente și alte provizii. Acesta trebuie să fie bine organizat și ușor de accesat.
• Spălătorie și curățenie: Un spațiu dedicat pentru spălarea veselei și curățarea echipamentelor este esențial pentru menținerea igienei în cafenea.
• Barista station: Asigură-te că ai o zonă bine organizată pentru pregătirea băuturilor, cu acces la toate echipamentele necesare.

• Servicii pentru clienți

• Toaletă curată: O toaletă curată și bine întreținută este un element esențial pentru confortul clienților.
• Acces pentru persoane cu dizabilități: Nu uita să asiguri facilități pentru toți clienții, inclusiv pentru cei cu dizabilități.
• Program de loialitate: Pune la dispoziție un program de loialitate pentru a recompensa clienții fideli și pentru a-i încuraja să revină în locația ta.

 

  3. Deschiderea unei cafenele – actele și documentația necesară pentru acest proces 

Deschiderea unei cafenele în România poate fi o oportunitate interesantă de afacere, dar este esențial să ai toate autorizațiile și actele necesare pentru a opera legal și în conformitate cu legile din țară. Găsești mai jos o listă a etapelor și a actelor necesare pentru deschiderea unei cafenele de succes.

• Înregistrarea firmei

Primul pas în deschiderea unei cafenele în România este înregistrarea firmei. Acesta este un proces important, care implică următoarele etape:

• Alegerea formei juridice: În acest caz, ai posibilitatea de a opta dintre societate cu răspundere limitată (SRL), societate pe acțiuni (SA) sau PFA (persoană fizică autorizată).
• Alegerea denumirii firmei: Optează pentru un nume adecvat pentru cafenea și verifică disponibilitatea acestuia la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC).
• Întocmirea actelor de înființare: Consultă-te cu un avocat pentru a întocmi actele de înființare ale firmei, inclusiv contractul de asociere sau actul constitutiv.
• Depunerea actelor la ONRC: În această etapă vei lăsa dosarul cu toate actele și vei plăti taxele și tarifele aferente.
• Obținerea codului unic de înregistrare (CUI): După înregistrarea firmei, vei primi un CUI, care este necesar pentru desfășurarea ulterioară a businessului.

• Autorizații și licențe

Pentru a deschide o cafenea în România, trebuie să obții numite autorizații și licențe. Acestea pot varia în funcție de activitățile pe care le prestezi, însă cele mai frecvent întâlnite sunt:

• Autorizația de funcționare: Aceasta este o autorizație obligatorie emisă de Primărie, pentru a-ți permite să desfășori activitatea comercială într-un spațiu dat.
• Autorizația de la Direcția de Sănătate Publică (DSP): Această autorizație este necesară pentru a te asigura că respecți normele de igienă și sănătate publică în manipularea alimentelor și a băuturilor.
• Autorizația de la Inspectoratul pentru Situații de Urgență (ISU): Dacă vei desfășura activități care implică manipularea și stocarea gazelor, precum cele folosite pentru aparatele de cafea, este posibil să ai nevoie de autorizații specifice de la ISU.

• Contracte și autorizații pentru spațiu

• Contract de închiriere sau achiziționare a spațiului: Este important să închei un contract legal pentru spațiul în care vei desfășura activitatea cafenelei. Acest contract trebuie să fie înregistrat la Oficiul Național al Registrului Comerțului.
• Act de proprietate sau contract de comodat: Dacă deții spațiul în care vei deschide cafeneaua, trebuie să ai la îndemână actele de proprietate sau un contract de comodat legal încheiat.
• Autorizație de construcție sau autorizație de amenajare a spațiului: În cazul în care vei realiza renovări majore sau schimbări structurale asupra spațiului tău, este posibil să ai nevoie de o autorizație de construcție sau de amenajare, care trebuie obținută de la autoritățile locale.

• Registrul de comerț

• Înregistrarea la Registrul de Comerț: După ce ți-ai înregistrat firma la ONRC, ești obligat să te înregistrezi și la Registrul de Comerț pentru a putea efectua tranzacții comerciale.
• Cont bancar de afaceri: Deschide un cont bancar de afaceri pentru a putea gestiona tranzacțiile financiare ale cafenelei.

• Resurse umane

• Contracte de muncă: Trebuie să închei contracte de muncă pentru angajații tăi și să te asiguri că acestea respectă legislația muncii din România.
• Asigurări sociale și de sănătate: Înregistrează angajații la Casa Națională de Pensii și Asigurări de Sănătate (CNPAS) și nu uita să efectuezi plățile corespunzătoare pentru asigurările sociale și de sănătate.
• Program de lucru și condiții de muncă: Stabilește programul de lucru, ținând cont de toate normele de siguranță și condițiile de muncă.

Deschiderea unei cafenele implică o serie de proceduri și acte, dar, cu atenție și planificare adecvată, vei putea obține rapid toate autorizațiile și licențele necesare. Este important să te consulți cu specialiști în domeniile juridic, fiscal și de afaceri pentru a te asigura că respecți toate cerințele și reglementările legislative în vigoare. Cu atenție, curaj și dedicare, vei putea să amenajezi și să gestionezi propria cafenea cu personalitate!

 

Sursa foto: unsplash.com