Dacă conduci o afacere, probabil știi deja că recepția mărfurilor este o parte importantă a procesului de achiziție. Nota de intrare recepție este un document important care te ajută să remediezi rapid diverse probleme cu furnizorii și să beneficiezi de transparență și cele mai bune condiții în tot acest proces. Odată ce vei înțelege importanța recepției de mărfuri, vei putea să o folosești la potențialul maxim în afacerea ta. Acest articol îți oferă informații utile despre NIR sau nota de intrare recepție și despre cum poți să gestionezi mai ușor stocurile în diverse tipuri de business-uri.
Nota de intrare recepție – ce este și de ce trebuie întocmită?
Procesul de recepție a mărfurilor este o parte esențială a lanțului de aprovizionare a oricărei companii. Nota de intrare recepție a mărfurilor este o înregistrare a bunurilor primite de la furnizori și joacă un rol vital în gestionarea lanțului de aprovizionare deoarece permite întreprinderilor să urmărească și să confirme primirea bunurilor, să inspecteze starea și cantitatea articolelor și să rezolve orice discrepanță sau problemă apărută. De asemenea, acest document este esențial pentru contabilitate, gestionarea stocului și soluționarea eventualelor litigii sau reclamații legate de bunurile primite.
Ce este NIR-ul și cine îl întocmește?
Nota de intrare recepție este un document justificativ prin care sunt recepționate bunurile în gestiunea stocurilor și în contabilitate. Acesta este utilizat mai ales în cazul entităților care lucrează cu stocuri, în baza lui făcându-se recepția mărfurilor într-un depozit. Denumirea completă a acestui document este notă de intrare recepție și constatare diferențe.
Deținerea de bunuri materiale fără înregistrarea lor în contabilitate este interzisă prin lege. Nir-ul este obligatoriu în toate situațiile reglementate de Ordinul 2634/2015, care prevede normele specifice de utilizare a documentelor financiar contabile. Atunci când nu este cerută întocmirea unui nir, încărcarea în gestiune și înregistrarea în contabilitate se va face pe baza documentelor de livrare, cum ar fi avizul sau factura.
Câteva situații în care nota de intrare recepție este obligatorie sunt:
- Pentru bunurile din facturi sau avize ce fac parte din gestiuni diferite;
- Pentru intrările de mărfuri în gestiunea la preț de vânzare;
- Pentru bunuri primite în custodie sau în păstrare, în vederea prelucrării;
- Pentru mărfurile care prezintă diferențe la recepție;
- Atunci când sunt primite bunuri fără alte documente de livrare;
- Pentru bunurile achiziționate de la persoanele fizice.
De regulă, NIR-ul este completat de către o comisie de recepție și un gestionar atunci când are loc aprovizionarea cu mărfuri într-un magazin sau depozit și include informații precum numele furnizorului, data și ora recepției, descrierea articolelor, detalii despre cantitate, observații privind controlul greutății și semnătura destinatarului. Acesta este utilizat adesea împreună cu un bon de livrare sau o factură pentru a asigura o evidență exactă și corectă.
În cazul în care nir-ul este întocmit prin sistem electronic, acesta va prelua toate datele din contabilitate iar semnăturile nu mai sunt obligatorii.
Nir-ul sau nota de intrare recepție îndeplinește mai multe funcții :
- Document pentru recepționarea bunurilor;
- Act justificativ pentru încărcarea în gestiunea unei societăți;
- Document pentru soluționarea eventualelor probleme apărute la primirea mărfurilor și a litigiilor;
- Document pentru înregistrarea în contabilitate.
Nota de intrare recepție este utilizată în etapele de circulație a mărfurilor, fiind utilă în mai multe departamente din cadrul unei companii. Pentru o întreprindere care lucrează cu stocuri, nir-ul este obligatoriu. Arhivarea acestuia se face în compartimentul financiar contabil al întreprinderii.
De ce este importantă nota de intrare recepție?
Nota de intrare recepție este un document foarte important pentru că ajută întreprinderile să țină evidența inventarului lor și să asigure faptul că bunurile sunt primite conform contractului de achiziție. Pentru că asigură o evidență clară în ceea ce privește bunurile recepționate, este deseori întocmit și în diverse situații în care legea nu impune acest lucru.
Mai mult decât atât, există și alte motive pentru care nir-ul este important într-o afacere:
- Rezolvarea litigiilor – nota de intrare recepție este un document perfect pentru a rezolva litigiile care pot apărea în timpul unei tranzacții. Acest lucru se datorează faptului că nirul acționează ca o dovadă a livrării, ceea ce poate ajuta la clarificarea oricăror neînțelegeri cu privire la ceea ce a fost comandat și primit.
- Urmărirea inventarului – un alt motiv pentru care sunt importante intrările de mărfuri este acela că ajută întreprinderile să își urmărească nivelurile de inventar, să țină evidența bunurilor pe care le au în stoc și să planifice comenzile viitoare. Un instrument util în acest sens este un soft de gestiune pentru magazin care te ajută să monitorizezi mai ușor stocul și să faci achizițiile optime exact atunci când trebuie.
- Asigurarea calității – nota de intrare recepție a mărfurilor ajută întreprinderile să se asigure că primesc bunuri care respectă standardele de calitate descrise în contractul de achiziție. Acest lucru este foarte important, evitându-se primirea bunurilor deteriorate sau de calitate slabă.
Cum se completează un nir?
Nota de intrare recepție poate fi diferită de la o companie la alta, dar în mare parte aceasta cuprinde aceleași informații:
- Denumirea și adresa furnizorului;
- Informații despre data și ora livrării;
- Produsele livrate și cantitatea fiecăruia;
- Numărul facturii sau avizului de expediție, după caz;
- Semnătura persoanei care face recepția.
Nir-ul poate fi completat pe hârtie, pe formulare tipizate sau în format electronic, cu ajutorul unui soft de gestiune. Această ultimă variantă este mult mai ușoară, deoarece sunt evitate erorile umane și se reduce timpul alocat pentru astfel de operațiuni. De obicei, nota de intrare recepție se întocmește în două exemplare, iar în situația în care se constată diferențe se întocmește în trei exemplare.
Nota de intrare recepție – cum se întocmește, ce probleme pot apărea și cum poți gestiona stocurile mult mai ușor?
Implementarea unui sistem eficient de recepție a mărfurilor și de gestiune a stocurilor este esențială într-o afacere. Acest lucru te va ajuta să creezi fluxuri de lucru cuprinzătoare care să te ghideze în procesul de primire a mărfurilor de la început până la sfârșit. Cu ajutorul unui soft de gestiune, poți personaliza aceste fluxuri pentru a se potrivi nevoilor și cerințelor tale specifice. În plus, acesta te va ajuta să eviți producerea unor erori umane care pot da peste cap întregul flux. Generarea mai ușoară a nirurilor și a comenzilor, controlul inventarului și gestiunea stocurilor reprezintă alte beneficii importante. Acest capitol iți va dezvălui câteva informații utile despre principalii pași pe care trebuie să-i urmezi în întocmirea unui nir, dar și câteva soluții eficiente pentru a reduce timpul alocat acestor activități.
Etape în întocmirea nir-urilor
Recepția mărfurilor este, în principiu, un proces de corelare a mărfurilor primite cu comanda de achiziție. Aceasta presupune verificarea bunurilor dacă sunt adecvate scopului pentru care au fost comandate și dacă sunt în stare bună.
Procesul de recepție a mărfurilor implică mai multe etape importante cum ar fi:
- Identificarea mărfurilor – acest lucru se face prin examinarea comenzii de achiziție și compararea acesteia cu bunurile primite.
- Verificarea stării și a cantității mărfurilor – dacă există lipsuri sau deteriorări, acestea trebuie notate în nir.
- Depozitarea mărfurilor – se referă la descărcarea mărfurilor în depozit, care se poate face prin diverse metode, în funcție de tipul de bunuri primite.
- Înregistrarea mărfurilor primite – acest pas este important deoarece ajută întreprinderile să țină evidența bunurilor pe care le au în stoc și să monitorizeze nivelul inventarului.
Multe companii s-au obișnuit cu sistemul folosit în trecut, acela de emitere a nirurilor pe hârtie. Însă acest lucru consumă mult timp iar prelucrarea manuală poate fi cauza apariției erorilor în foarte multe cazuri. Alte dezavantaje pot fi:
- Riscul de pierdere a unor documente;
- Procesarea mai lentă;
- Întârzieri în comunicarea problemelor de livrare, cum ar fi prețuri incorecte sau cantități greșite;
- Posibile diferențe între gestiunea ta și cea a furnizorilor;
- Eforturi administrative mult mai mari pentru schimburi de date între companie și furnizori.
De asemenea, atunci când întreprinderea are mai multe locații sau este vorba de un magazin fizic și unul online, schimbul de date este mult mai greu de realizat, existând riscuri mari în gestionarea stocurilor atunci când procesul de recepție a mărfurilor se realizează manual.
Un proces ineficient de recepție a mărfurilor poate cauza un blocaj în producție si poate duce la erori. Un exemplu este atunci când produsele comandate ajung în mai multe etape. În astfel de situații, se pot întocmi mai multe niruri pentru o singură intrare de achiziție. Astfel, fiecare notă de intrare recepție este o dovadă a faptului că marfa corespunde din punct de vedere a calității și a cantității. Toate nirurile realizate se atașează la factura totală.
Așadar, nirul acționează ca un instrument de securitate nu doar pentru tine, în calitate de cumpărător, dar și pentru furnizori, pentru verificarea comenzilor înainte și după livrare.
Cum poți emite nir-uri și gestiona stocurile mult mai ușor?
Notele de intrare recepție ale mărfurilor joacă un rol important, confirmând că articolele au fost primite conform așteptărilor și că pot fi plătite către furnizor. Așadar, sunt vitale pentru diverse departamente, cum ar fi cele de aprovizionare sau financiare și sunt utilizate pentru actualizarea stocurilor și pentru plata mărfurilor obținute. Automatizarea este o soluție inteligentă de gestionare a tuturor documentelor, contribuind la reducerea procesării manuale a datelor și economisind timp și bani pentru orice afacere. În plus, acest lucru va minimiza riscul de eroare umană și va genera rapoarte clare și corecte pentru departamentele interesate.
Deși recepția mărfurilor poate fi un proces destul de complicat, în unele situații un soft de gestiune îl va face extrem de ușor prin automatizare. Existența unui sistem eficient de primire a mărfurilor oferă următoarele beneficii:
- Poți urmări momentul și locul primirii bunurilor;
- Este redus riscul autorizării plății pentru bunuri defecte și deteriorate;
- Sunt reduse șansele ca bunurile primite să se piardă, să fie furate sau să rămână nefolosite;
- Administrezi mult mai ușor resursele costurile și comenzile;
- Beneficiezi de mai mult control și siguranță, fiind evitate erorile umane;
- Ai controlul total al inventarului și al stocurilor.
Prin existența unui soft specializat, emiterea unui nir se simplifică foarte mult, dar în același timp poate fi asigurată și acuratețea datelor introduse în sistem. De asemenea, se pot crea ușor rapoarte pentru contabilitate.
Exemple de afaceri care pot beneficia de soft-uri de gestiune:
Un soft de gestiune pentru restaurant, club, bar și cafenea vine cu un avantaj major pentru astfel de afaceri, și anume rapiditatea in utilizare. Acesta îți permite să generezi niruri extrem de ușor, să vizualizezi și să emiți facturi și să gestionezi stocurile în mod eficient. Cu alte cuvinte, facilitează întregul proces de lucru dintr-un restaurant, bar sau cafenea și te ajută să te organizezi astfel încât să poți oferi clienților tăi servicii de calitate superioară. Cu astfel de aplicație, vei reduce timpul de lucru alocat acestor activități și vei evita erorile care ar putea apărea.
Și industria hotelieră poate beneficia de pe urma unor astfel de soluții. Un soft de gestiune pentru hotel te ajută să emiți bonuri și facturi sau plăți către furnizori. Mai mult decât atât, pe lângă funcțiile financiare, aceste programe de gestiune și recepție hotelieră iți oferă control asupra întregii afaceri prin alte funcții administrative sau de raportare și monitorizare.
Așadar, nota de intrare recepție este o parte esențială a oricărei afaceri. Ea îndeplinește mai multe roluri, de la asigurarea calității mărfurilor până la urmărirea nivelurilor de inventar. Crearea unui proces eficient de primire a mărfurilor si de gestiune a stocurilor poate fi o adevărată provocare, dar cu ajutorul unui soft modern, flexibil și performant vei reuși să eficientizezi toate operațiunile de afaceri și să asiguri o comunicare eficientă și în timp util cu furnizorii cu privire la eventualele probleme de livrare.
Sursa foto: pexels.com, freepik.com.
