Ghid complet: pași de urmat pentru deschiderea unui restaurant

Deschiderea unui restaurant este dorința ta cea mai mare? Visul de a oferi bunătăți culinare clienților care îți trec pragul, de a-i vedea cum savurează diversele preparate, conversează și se simt bine într-o atmosferă unică, poate să devină realitate mai repede decât ai crezut.

Fie că ai de mult timp un plan pus pe hârtie, fie că ai în minte doar conceptul, în acest articol îți venim în ajutor cu un ghid complet pe care să îl poți urmări pas cu pas, de la depunerea primelor hârtii și până la sosirea în restaurant a primului client. 

Procesul de deschidere a unui restaurant se poate dovedi o adevărată provocare și așa cum știi, partea de birocrație nu poate fi evitată. Cu toate acestea, îți poți simplifica foarte mult misiunea, cunoscând foarte bine ce trebuie să conțină fiecare dosar, fiecare act și hârtie de care ai nevoie. Rolul acestui articol este să te ajute să fii eficient, astfel încât deschiderea restaurantului tău să decurgă cât mai ușor.

Cuprins:

• Conceptul – De ce clienții ar trebui să vină în restaurantul tău?
• Cum îți alegi locul în care îți vei deschide restaurantul?
• Realizarea unui plan de business pentru viitorul restaurant
• Cum îți construiești meniul?
• Ce acte îți trebuie pentru deschiderea unui restaurant?
• De ce autorizații ai nevoie pentru deschiderea restaurantului?
• Ce soft de gestiune să alegi pentru restaurant?
• Promovarea marii deschideri
• Sfaturi de la managerii de restaurante

Conceptul – De ce clienții ar trebui să vină în restaurantul tău?

Ce experiență culinară dorești să oferi clienților tăi? Te gândești la un restaurant cu specific românesc, italienesc, franțuzesc sau poate indian? Fie că vrei să deschizi un restaurant clasic, unul cu specific, o pizzerie, bar, fast-food va trebui să creezi o atmosferă memorabilă pentru a-i face pe clienți să își dorească să revină. 

Ce înseamnă conceptul unui restaurant?

Conceptul de restaurant reprezintă ideea generală, tema care definește localul și include:

• designul meniului (detalierea preparatelor culinare, imagini cu felurile de mancare s.a.)
• stilul de servire (ex.: servirea standard la masă, pregătirea preparatelor în fața clienților, autoservire s.a.);
• decorul interior (atmosfera unică, atractivă, creată prin mobilier și decor; ex.: tablouri, oglinzi înrămate, canapele tapițate cu perne decorative, flori naturale pe mese, accesorii vintage s.a.);
• tipul de mâncare (românească, italienească, orientală, fast-food, preparate din pește s.a.);  

Multe restaurante sunt concepute pe baza experiențelor sau intereselor personale ale unui chef. Dar conceptele restaurantelor pot fi definite prin prisma unei experiențe de calătorie pe care ai avut-o, interesul pentru o anumită cultură culinară sau pentru o alimentație sănătoasă și echilibrată.

De reținut: 

• Oamenii nu mai merg la restaurant doar ca să mănânce, ci o fac inclusiv pentru atmosferă (decorul interior) și un anumit tip de experiență culinară. Pozele realizate în localuri, fie cu preparatele din farfurie, fie pentru a surprinde amenajarea interioară, postate ulterior pe rețelele de socializare precum Facebook, Instagram sau Pinterest, reprezintă un adevărat trend.
• Pe baza conceptului și a brandului, restaurantul tău ar trebui să emane o atmosferă specifică și să comunice ce tip de local ai ales să deschizi
  
• Alegerea unui concept unic și funcțional trebuie să vizeze un public-țintă. Mai precis spus, este important să te gândești ce tip de client vrei să atragi în restaurant. Meniul, decorul, aranjamentul meselor, prețurile, toate trebuie gândite având clientul în minte.
  
• Formulează acel „Unique Selling Proposition”, adică beneficiul, calitatea pe care o oferă restaurantul tău și pe care niciun alt competitor nu o are. Mai precis, răspunde la întrebarea: „Ce mă diferențiază de competiție?” Este important să identifici acele aspecte unice ale restaurantului tău, tocmai pentru a-ți fi ușor să le comunici clienților (pentru elaborarea strategiei de marketing și comunicare) și pentru a vinde. Prin urmare, a oferi mâncare excelentă și servicii impecabile nu este suficient; sunt calități care se regăsesc și în cazul multor alte restaurante deschise.

Cum îți alegi locul în care îți vei deschide restaurantul?

Locul în care îți deschizi restaurantul trebuie să îți aducă profit. Este un aspect important al businessului pe care urmează să-l deschizi și trebuie să te asiguri că îndeplinește toate criteriile importante:

• vizibilitate și accesibilitate – Cât de simplu le va fi clienților să ajungă la tine? Alegerea unui loc ușor accesibil, în care se ajunge în mod simplu atât pe jos, cât și cu mașina, este un avantaj. De asemenea, o zonă populată de turiști sau în care sunt multe companii mari, poate însemna desigur un trafic mai mare pentru restaurantul pe care urmează să-l deschizi. De asemenea, verifică și posibilitatea de parcare sau prezența unei terase pe timpul verii.
  
• adaptarea la publicul-țintă – Este important să te asiguri că publicul-țintă al restaurantului tău se adaptează zonei în care vei deschide. De exemplu, un restaurant de cartier este în regulă să fie amplasat aproape de un ansamblu rezidențial, însă nu poți deschide un local de lux într-o zonă periferică.
• atenția acordată competiției – Este înțelept să ai o distanță suficient de mare față de celelalte restaurante, pentru a te putea baza pe un număr consistent de clienți, care nu vor fi atrași să intre în altă parte.
  
• prețul chiriei – Desigur, alegerea locului se face și în funcție de bugetul de care dispui. În cazul în care vei închiria spațiul, este important să te gândești dacă profitul estimat va acoperi fără dificultăți cheltuielile de chirie.
• dezvoltarea zonei – Interesează-te și află ce urmează să se construiască în zonă care ar putea să-ți afecteze businessul, ca de exemplu realizarea unui drum sau clădiri fără potențial de a oferi trafic restaurantului.

Realizarea unui plan de business pentru viitorul restaurant

Este momentul să scrii planul de afaceri, care este esențial pentru a te ajuta să înțelegi ce presupune deschiderea unui restaurant. Spus pe scurt, este o estimare în care precizezi cât te aștepți să încasezi, cât te aștepți să cheltui și în cât timp îți vei recupera banii.

Poate te întrebi de ce ar mai trebui să faci un plan de afaceri. În cazul unui astfel de business este nevoie mai mult decât în oricare alte industrii de această procedură. Restaurantele au o rată de eșec notabil de mare. Mulți manageri presupun greșit că restaurantul lor cu un concept deosebit va fi noua atracție a orașului și că vor face o mică avere peste noapte. Este greu să conștientizezi cât de scump este să deschizi și să întreții un restaurant. 

Sunt foarte mulți factori de luat în considerare, inlcusiv costurile variabile cu alimentele, salarizarea și impozitele, astfel încât mulți proprietari de afaceri sunt repede copleșiți. Potrivit Organizației Patronale a Hotelurilor și Restaurantelor din România (HORA), pe baza mai multor studii realizate de-a lungul timpului, 60% dintre restaurantele, barurile și cafenelele din România intră în faliment în primele 9 luni de la deschidere.

De reținut:

• O parte importantă a planului de business o reprezintă planificarea financiară. Este necesar să ții cont de toate costurile implicate, de toate sursele de venit și orice alți factori care influențează într-un mod sau altul profitul.
  

• Pragul de rentabilitate este unul dintre principalele calcule, cifră care te ajută să-ți dai seama ce sumă trebuie să obții din vânzări pentru a-ți amortiza investiția inițială.
• Pentru a obține estimările corecte și a obține o viziune realistă asupra afacerii, poți angaja un contabil cu experiență în domeniul restaurantelor. De asemenea, dacă ai ocazia să vorbești cu o persoană care a trecut deja prin această experiență a deschiderii unui restaurant, este ideal. Vei afla despre posibile cheltuieli pe care altfel nu le-ai fi prevăzut și vei aproxima mai bine resursele de care ai nevoie la început.
  

Cum îți construiești meniul?

Probabil nu te-ai fi gândit să pui la punct încă de pe acum modul în care va arăta meniul. Este însă recomandat ca înainte de a deschide restaurantul să stabilești câteva preparate principale pe care meniul restaurantului le va conține. În felul acesta îți vei da seama mai ușor de echipamentele de care ai nevoie, de oamenii pe care va trebui să-i angajezi, de proviziile alimentare sau clienții pe care-ți dorești să-i atragi în restaurant. 

De asemenea, n-are voie să-ți lipsească nici strategia de prețuri, pentru că nu te vei uita în meniul celoralte restaurante pentru a percepe aceleași tarife. Fiecare restaurant își stabilește sistemul prețurilor, desigur, cu respectarea unui principiu de bază, raportul preț-calitate.

De reținut:

• Un meniu bine realizat trebuie să conțină descrierea preparatelor culinare, să fie ușor de citit, să aibă un aspect clar, să fie însoțit de poze. De asemenea, este important să fie imprimat pe o hârtie de calitate înaltă.
• Lungimea meniului este un alt criteriu esențial. Recomandarea este să existe un număr rezonabil de preparate culinare. Un meniu prea lung îl va face pe client să devină nehotărât, să îi fie greu să ia o decizie. Prin urmare, nu îl supune la efortul de a citi pagini întregi pentru a alege ce să mănânce. Să oferi de toate în meniu înseamnă că publicul tău nu va ști care sunt acele specialități pe care le faci cel mai bine. În plus, un meniu stufos mai înseamnă timp de așteptare mai lung până la efectuarea comenzii, dar și achiziția de stocuri mai mari de ingrediente.
• Meniul trebuie alcătuit în funcție de criterii precum: 
  • conceptul restaurantului – în funcție de ceea ce definește localul, vei avea un meniu cu specific românesc, internațional, italienesc, mediteranean s.a.
  • profilul publicului-țintă – dacă te adresezi iubitorilor unui stil de viață sănătos, foarte atenți la greutate, atunci meniul va conține preparate cu un număr redus de calorii;  
  • localizare – în cazul în care este o zonă de birouri, accentul poate fi pus pe preparatele pentru masa de prânz;
  • flux pietonal – un trafic intens necesită preparate care să fie gătite rapid;
  • bugetul și diversitatea ingredientelor – un ingredient folosit la mai multe feluri de mâncare reduce costurile; 
  • experiența chef-ului – meniul va fi dezvoltat potrivit abilităților acestuia;
  • competiție – este important ca meniul tău să fie diferit de al celorlalte restaurante cu un concept asemănător;
• Prețurile din meniu trebuie să fie corecte. Este important să evaluezi corespunzător costurile, ținând cont de mai mulți factori precum zona în care se află restaurantul, venitul mediu al publicul-țintă, costurile directe (cu alimentele) sau costurile indirecte (salariile, chiria s.a.).

 

Ce acte îți trebuie pentru deschiderea unui restaurant?

Dacă ai analizat în detaliu plusurile și minusurile deschiderii unui restaurant, ai întocmit planul de afaceri și ai hotărât să demarezi afacerea, înseamnă că va trebui să obții o serie de acte. În rândurile de mai jos îți prezentăm pașii pe care îi ai de parcurs:

• Rezervarea denumirii firmei – Ai nevoie de un nume pentru firma pe care o deschizi, iar acesta trebuie anunțat la Registrul Comerțului pentru a i se verifica disponibilitatea și apoi pentru a fi rezervat. Notează în cerere trei denumiri în ordinea preferințelor, astfel încât să câștigi timp în cazul în care primul nume solicitat nu este disponibil.
• Stabilirea sediului social al firmei – Firma ta trebuie să aibă un sediu și este necesar să faci dovada că ai dreptul să folosești acel spațiu, ca de exemplu contractul de închiriere sau cel de vânzare-cumpărare (dacă ești proprietar). Poți opta pentru stabilirea sediului social la locul desfășurării activității, cea de restaurant sau îl poți stabili într-un alt spațiu (birou, apartament), urmând ca activitatea să fie desfășurată la sediul secundar al firmei (punctul de lucru).
• Redactarea actului constitutiv – Trebuie menționate obligatoriu o serie de informații precum: datele de identificare a asociatului/asociaţilor, forma de organizare, denumirea firmei, sediul social, obiectul principal de activitate al firmei și a celor secundare conform clasificarilor din codul CAEN (Clasificarea Activităților Economice Naționale) sau aportul fiecărui asociat la capitalul social. Portalul online ONRC (Oficiul Național al Registrului Comerțului) pune la dispoziție model de act constitutiv, este practic un document șablon, unde va trebui să completezi cu datele firmei tale.

 

Important: Alege corect codurile CAEN pentru încadrarea afacerii tale, activitatea principală și activitățile secundare, deoarece doar pe baza lor vei putea realiza venituri. În cazul de față, codul CAEN principal va fi 5610 Restaurante. Această clasă include activități precum: restaurante, bufete expres, restaurante fast-food, pizzerii, unități de alimentație care servesc pentru acasă, vânzători ambulanți la tonete de înghețată, cărucioare mobile care vând mâncare sau prepararea hranei la standuri din piețe.

• Depunerea capitalului social – O alta etapă a înfințării firmei este deschiderea unui cont bancar și apoi depunerea capitalului social care este de minim 200 lei. Documentele necesare pentru a depune în contul deschis capitalul social sunt: actul constitutiv în original (semnat de asociați), dovada verificării disponibilității și rezervării firmei eliberată de ONRC, buletinele persoanelor care reprezintă firma.
• Completarea declarației pe proprie răspundere – Ca să înființezi firma nu trebuie să ai antecedente penale, prin urmare va trebui să declari că îndeplinești condițiile legale. Prin urmare, la un birou notarial vei completa o declarație și te vei prezenta cu buletinul și dovada verificării disponibilității și rezervării firmei eliberată de ONRC.
• Obținerea specimenului de semnătură – Te vei prezenta la un notar public unde vei completa o declarație tip.
• Eliberarea actelor firmei – Vei așeza la un loc într-un dosar toate actele obținute până în prezent și îl vei depune la Registrul Comerțului. Apoi ți se vor elibera actele firmei. Acestea sunt:
  • certificat de înregistrare;
  • certificat constatator (este precizat codul CAEN confirmat de tine);
    
• Înregistrarea fiscală la ANAF – Dupa procedura de înființare a firmei la Registrul Comerțului urmează înregistrarea fiscală care are loc la ANAF. În termen de 30 de zile ai obligația să te prezinți și să declari existența firmei (vei plăti de-acum taxe și impozite la stat). În acest sens, vei completa și vei depune Declarația 010.

De ce autorizații ai nevoie pentru deschiderea restaurantului?

După ce ai rezolvat cu deschiderea firmei, mai trebuie sa obții o serie de autorizații. Iată care sunt acestea:

• Autorizație de la Direcția Sanitar-Veterinară (DSV) – La depunerea acestui dosar va trebui să depui mai multe documente și contracte încheiate cu firme autorizate, conform cerințelor legale în vigoare:
  • contract neutralizare deșeuri animale tip SNCU;
  • contract de colectare uleiuri uzate;
  • declarație de conformitate separator grăsimi și/sau separator de hidrocarburi (după caz);
  • contract deratizare și dezinsecție;
  • copii ale diplomelor de absolvire pentru cursuri de igienă autorizate, oferite angajaților;
  • copii ale fișelor de aptitudini ale angajaților (se eliberează după ce s-a efectuat medicina muncii);
  • contract igienizare separatoare de grăsimi sau hidrocarburi (după caz);
• Autorizație de la Direcția de Sănătate Publică (DSP) – Acesta este principalul organ de control în ceea ce privește igiena în unitățile de alimentație publică. Documentele pe care va trebui să le depui sunt:
  • plan de încadrare în zonă (necesar pentru identificarea potențialelor surse de contaminare și îmbolnăvire a populației);
  • memoriu tehnic (conține date tehnice despre interiorul și exteriorul clădirii în care se va desfășura activitatea, precum și dotări specifice ale acesteia);
  • cerere tip;
• Autorizație de Mediu – Este necesară dacă restaurantul are o capacitate mai mare de 100 locuri. Printre actele depuse la dosar vei avea nevoie de:
  • fișă de prezentare și declarație (conține date generale despre unitate, date specifice activității, surse de poluanți și protecția factorilor de mediu, gestiunea deșeurilor, gestiunea substanțelor și preparatelor periculoase s.a.);
• Autorizație de securitate la incendiu – Este cunoscută și sub numele de Autorizație PSI (Prevenirea și Stingerea Incendiilor), iar organul responsabil este Inspectoratul General pentru Situații de Urgență (IGSU).
  • documentele necesare se elaboează de proiectanți autorizați în condițiile legii; documentația scrisă și desenată, inclusiv scenariul de securitate la incendiu și referatele verificatorilor de proiecte atestați, trebuie să fie datate, semnate olograf și ștampilate pe fiecare pagină și planșă de specialiști;
• Autorizație de funcționare de la Protecția Muncii – Este eliberată de Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM). Prin urmare, înainte de începerea activității va fi nevoie să obții autorizația de funcționare din punct de vedere al sănătății în muncă pentru care vei depune:
  • cerere pentru autorizarea desfășurării activității din punctul de vedere al securității și sănătății în muncă;
  • declarația pe propria răspundere din care rezultă că pentru activitățile declarate sunt îndeplinite condițiile de funcționare prevăzute de legislația specifică în domeniul securității și sănătății în muncă;
  • copii de pe actele de înființare;
• Autorizație de funcționare finală emisă de Primăria locală – se va alcătui un dosar cu toate avizele obținute (menționate mai sus) și se va achita o taxă anuală în valoare de 3000-4000 lei, în funcție de suprafața spațiului.
• Casă de marcat fiscalizată – După ce au fost parcurse etapele de mai sus, înainte de începerea activității, va avea loc și procesul de fiscalizare a casei de marcat. Acest lucru înseamnă achiziționarea casei de marcat, apoi realizarea și depunerea dosarului în cadrul Direcției Generale a Finanțelor Publice pentru obținerea certificatului de atribuire a numărului de ordine.

Ce soft de gestiune să alegi pentru restaurant?

A avea un restaurant digitalizat, este parte importantă din funcționarea optimă a activității. Supraviețuiește cine se adaptează schimbărilor, iar în industria ospitalității eficientizarea proceselor de lucru este absolut necesară. Prin urmare, un soft de gestiune special creat pentru nișa în care activezi și prin care să poți superviza întreaga activitate (vânzări, stoc, marketing, stații de preparare, fidelizare clienți s.a.) este soluția ideală.

Pentru a lucra în mod organizat și digitalizat, îți propunem Freya Restaurant – softul de gestiune pentru restaurante, baruri și cluburi. În plus, te ajută să oferi clienților o experiență plăcută.

Noi, Echipa FreyaPos suntem aici, alături de tine și de restaurantul tău, încă din stadiul de deschidere. Suntem gata să îți prezentăm cum te poate ajuta softul de gestiune Freya Restaurant, care sunt beneficiile pe care ți le aduce și cum poate răspunde tuturor cerințelor businessului tău. Te invităm să ne cunoaștem.

Stabilește o discuție cu unul dintre consultanții noștri pentru a discuta despre cum îți putem fi de ajutor.

Cum promovezi deschiderea unui restaurant

Chiar dacă preparatele sunt extraordinar de gustoase și de apetisante, iar decorul unul cu adevărat încântător, nu poți ignora puterea tacticilor de promovare. Cu siguranță îți dorești ca lumea să afle despre restaurantul tău. Publicul-țintă trebuie să poată găsi cu ușurință informații despre local, dar și să simtă entuziasmul de a încerca preparatele din meniu.

În rândurile următoare îți prezentăm câteva sfaturi de care să ții cont:

• utilizează rețelele de socializare – creează cont de Facebook, Instagram și publică informații, fotografii, clipuri despre restaurantul tău; toate aceste comunicări trebuie să scoată în evidență brandul localului; asigură-te că postezi poze și videouri de calitate superioară;
• construieste-ți un site atractiv – site-ul trebuie să fie ușor de navigat, designul să reflecte brandul și să ai incluse informațiile de bază: adresă, număr de telefon, program de lucru, meniul;
• listează-ți restaurantul în Google My Business – în felul acesta îți vei ajuta potențialii clienți să ajungă la tine, pentru că îți vei crește vizibilitatea în motorul de căutare Google; platforma este gratuită și cu ajutorul ei oferi informații despre restaurant (program, adresă, telefon, poze cu preparatele s.a.); în plus, poți să verifici și să răspunzi la review-urile date de consumatori;
• pregătește o deschidere neoficială – ce înseamnă acest lucru? înseamnă să amâni marea deschidere, tocmai pentru a te asigura că totul funcționează în parametri optimi; ține cont că o singură dată ai ocazia să creezi o primă impresie; dacă amâni deschiderea oficială, ai timp să exersezi toate operațiunile;
• anunță marea deschidere – este important să-i oferi restaurantului deschiderea oficială pe care o merită; asigură-te că la petrecerea restaurantului sunt invitați jurnaliști și bloggeri;
• organizează evenimente speciale după deschidere – chiar dacă a avut loc deschiderea oficială, poți organiza diverse evenimente (degustări de vin, muzică live, cursuri de gătit s.a.) pentru ca lumea să continue să vorbească și să scrie despre restaurant;

Ce mai poți face pentru a promova restaurantul și deschiderea acestuia?

• folosește serviciile Pay Per Click (PPC), Google Ads, Facebook Ads;
• ia în considerare serviciile de optimizare SEO, pentru a fi în primele rezultate din Google atunci când persoanele indecise caută un restaurant bun unde să meargă;
• oferă clienților noi un gest de atenție, o băutură, un desert gratuit sau coduri promoționale;

Îți recomandăm și articolul nostru de blog: Top 15 idei și strategii de marketing care ajută la promovarea unui restaurant.