Gestiunea stocurilor – Inovații ce vin în ajutorul antreprenorilor

Succesul economic este condiționat de funcționarea ireproșabilă a unui adevărat lanț de sisteme ce contribuie împreună la atingerea potențialului maxim în ceea ce privește dezvoltarea și satisfacerea corespunzătoare a cererilor clienților. O verigă importantă a acestui lanț este reprezentată de gestiunea stocurilor, un element ce contribuie în mod decisiv printr-o multitudine de factori la succesul economic.

Antreprenorii, indiferent de domeniul în care activează, de mărimea afacerilor pe care le conduc și de stilul de manageriere adoptat, ar trebui să acorde o importanță deosebită acestei proceduri pentru a beneficia de numeroasele avantaje, pe care le pot obține în cazul în care profită de ultimele inovații în domeniu.

În articolul de mai jos veți afla ce este gestiunea stocurilor, ce sunt stocurile și de ce este important ca acest demers să fie făcut corect. De asemenea, veți descoperi care sunt principalele modalități de realizare a gestiunii stocurilor și care sunt domeniile economice care ar avea cel mai mult de câștigat prin aplicarea soluțiilor inovatoare.

Gestiunea stocurilor – ce sunt stocurile și care este importanța gestiunii economice a stocurilor

Cel mai adesea, succesul economic depinde de atingerea unui echilibru între diverse elemente. În ceea ce privește stocurile, factorii de decizie dintr-o firmă trebuie să atingă această zonă într-un mod exact pentru a putea să ofere clienților acele bunuri și servicii solicitate într-o perioadă cât mai scurtă de timp, în cantitatea dorită și la o calitate superioară.

În același timp, este obligatoriu ca, pentru atingerea acestui obiectiv să nu se cheltuiască fonduri la un nivel care să afecteze profitul și care să ducă chiar la pierderi financiare. Cea mai utilă variantă pentru atingerea punctului de echilibru este realizarea unei gestiuni corespunzătoare a stocurilor prin apelarea la diverse metode disponibile și, în special, prin folosirea inovațiilor ce au apărut în ultimii ani, ca de exemplu cea a integrării diverselor soluții utile cu programele de gestiune folosite în mod curent.

Ce sunt stocurile?

Stocurile sunt o parte a oricărei afaceri, fiind reprezentate de acele resurse materiale diverse, care au rolul de a asigura ciclul de producție sau care sunt vândute către clienți. Din acest punct de vedere, se poate spune că stocurile sunt active circulante, ce rămân în cadrul businessului un timp scurt.

Stocurile sunt constituite din mai multe tipuri de mărfuri, fiecare dintre ele având un rol determinant în desfășurarea activității economice într-un mod corect:

• O mare parte a stocurilor este formată din materiile prime ce sunt prelucrate prin diferite procedee tehnice în vederea adăugării de plus valoare și de transformarea lor în produse cerute de clienți;
• Consumabilele sunt acele produse folosite în activitatea de producție pentru definitivarea produselor finite. În această categorie intră, de exemplu, combustibilul (benzină, motorină, curent electric, agent termic) și ambalajele;
• Semifabricatele sunt produse care au trecut deja printr-o etapă de prelucrare, dar care urmează să fie integrate într-un produs mai complex, ce le cuprinde;
• Mărfurile finite sunt obiectele care au încheiat ciclul de producție și care urmează să fie achiziționate de alte firme sau de către clienții finali.

Tot în categoria stocurilor sunt cuprinse și serviciile oferite către clienți. În acest caz sunt exprimate sub forma numărului de servicii disponibile într-o anumită perioadă de timp.

Importanța gestiunii economice a stocurilor

Gestiunea stocurilor este reprezentată de toate acele activități ce sunt făcute în legătură cu achizițiile diverselor materiale și cu păstrarea lor până la momentul în care sunt necesare în ciclul de producție sau până când sunt vândute. Ideal ar fi ca intervalul dintre intrarea și ieșirea unui produs să fie cât mai scurt, deoarece banii investiți sunt blocați pe toată perioada indisponibilității fondurilor și, în plus, sunt necesare cheltuieli suplimentare pentru depozitarea în condiții corespunzătoare a acestora.

În practică, este greu de atins acest deziderat, însă printr-o gestiune corectă a stocurilor se poate ajunge la o perioadă cât mai scurtă și, implicit, mai profitabilă pentru activitatea economică. Gestiunea și controlul stocurilor îndeplinesc în această privință patru funcții esențiale:

• Contribuie la implementarea unui serviciu logistic ce răspunde rapid și corect la nevoile clienților. Prin cunoașterea exactă a cantităților de materii prime sau finite se pot lua decizii corecte cu privire la păstrarea acestora și la onorarea cererilor clienților într-un timp cât mai scurt și în cantitatea dorită;
• Printr-o gestiune a costurilor bine efectuată se pot reduce semnificativ costurile cu privire la depozitarea produselor. Păstrarea mărfurilor într-un depozit adaugă cheltuieli ce pot fi evitate prin micșorarea stocurilor până la nivelul potrivit;
• Prin existența unor stocuri bine manageriate se pot evita fluctuațiile de preț ale pieții, lipsa unor materii prime în anumite momente și, în același timp, se asigură un flux continuu al producției;
• Fluxul de numerar al afacerii este optimizat, deoarece banii nu sunt blocați într-un produs care nu doar că nu generează profit, dar ocupă spațiu în depozite și generează cheltuieli suplimentare.

Modalități de realizare a gestiunii stocurilor

Gestiunea stocurilor la nivelul unei firme este definită ca acea activitate economică prin care se inventariază în mod precis toate produsele deținute de o afacere, fie materii prime, fie materii finite. În practică există mai multe modalități de realizare a acestui demers, dintre care se remarcă două: inventarul intermitent și inventarul permanent. Ambele variante sunt utile, însă trebuie să se țină cont în alegerea variantei corecte de dimensiunea activităților economice și de cantitatea de mărfuri rulate.

Gestiunea intermitentă a stocurilor

Gestiunea intermitentă este cea care are loc în anumite perioade de timp stabilite inițial, cel mai adesea făcându-se lunar, trimestrial și anual. Pentru a se aplica soluția, stocurile sunt verificate în mod vizual, la fiecare sfârșit de perioadă de control. Metoda nu necesită un volum mare de muncă și este potrivită pentru firmele mici și mijlocii care nu au un flux de mărfuri însemnat.

Ca dezavantaje pot fi menționate imaginea incompletă a valorii stocurilor și posibilitatea de a apărea erori intenționate sau accidentale. Primul dezavantaj este legat de faptul că managerii nu știu realitatea cu privire la stocuri decât în momentul în care se realizează inventarierea. Acest lucru duce uneori la pierderi, ca de exemplu ieșirea din garanție a unor produse perisabile, ce nu au fost controlate la timp.

Gestiunea permanentă a stocurilor

Inventarul permanent se bazează pe înregistrarea exactă a tuturor intrărilor și ieșirilor de produse. În acest mod se cunoaște cu exactitate la orice moment care este nivelul real al stocurilor. În trecut varianta era destul de greu de aplicat, mai ales în cazul firmelor mijlocii și mari, care dețineau sute de tipuri de produse în cantități apreciabile. Realizarea manuală a inventarului dura foarte mult, ocupa munca a numeroase persoane și putea să ducă deseori la greșeli costisitoare.

În prezent, inventarul permanent este foarte ușor de aplicat cu ajutorul softurilor speciale, integrate cu soluții de monitorizare, precum codurile de bare. Prin intermediul acestor programe de computer factorii de decizie au o evidență precisă a tuturor stocurilor. Practic, întreaga inventariere este făcută automat, schimbările putând fi observate în timp real în momentul în care apar intrări și ieșiri de mărfuri.

Domenii economice care au beneficii majore de pe urma gestiunii moderne a mărfurilor

Orice activitate economică se bazează pe existența unor stocuri. Acestea sunt importante pentru menținerea fluxului de producție la nivelurile dorite și pentru a se putea răspunde rapid la cererile clienților.

Există, însă, unele domenii ce au de câștigat într-un mod evident prin aplicarea inovațiilor în ceea ce privește gestionarea stocurilor, în principal prin folosirea unor softuri ce utilizează elemente de inteligență artificială și care oferă în plus o multitudine de capabilități ce ușurează luarea deciziilor corecte și maximizează șansele de profit.

Restaurantele, barurile, cluburile și cafenelele sunt afaceri preferate de antreprenorii români, pentru că sunt, în general, ușor de abordat, oferă posibilitatea unui profit însemnat și pot fi înființate fără un efort financiar considerabil. Gestiunea stocurilor unor astfel de businessuri este complicată, deoarece fluxul de mărfuri este unul rapid, iar varietatea produselor este mare.

În acest domeniu softurile de gestiune sunt extrem de utile, pentru că pot oferi o sincronizare completă a operațiunilor pentru satisfacția maximă a clienților. Printre avantajele obținute prin utilizarea unui program de gestiune pentru restaurant, bar sau club se numără:

• Automatizarea unor procese care ar presupune un timp îndelungat în cazul în care ar fi făcute în mod tradițional;
• Administrarea eficientă a resurselor;
• Evitarea erorilor și a fraudelor;
• Controlul total al inventarului;
• Emiterea automată a unor documente, precum facturile;
• Accesul instantaneu și în orice moment la date generate în timp real;
• Realizarea unui sistem de rezervării eficient;
• Integrarea cu funcții financiare;
• Gestiunea bucătăriei.

O tendință ce permite obținerea profitului în acest domeniu este reprezentat de livrarea produselor alimentare la domiciliu. De real ajutor în această privință este folosirea unui soft pentru livrare, ce poate fi integrat cu ușurință cu platformele de livratori ce funcționează pe piață.

Magazinele de diverse tipuri s-au lovit întotdeauna de problema gestiunii corecte a stocurilor. În special unitățile ce oferă produse perisabile au adeseori pierderi însemnate, pentru că managerii nu știu cu exactitate situația reală a stocurilor.

Soluțiile software moderne elimină mare parte din acest probleme și oferă tot felul de funcții avantajoase, ca de exemplu prezența funcțiilor fiscale sau integrarea softului cu magazinul online. Magazinele fizice și online au doar de câștigat dacă folosesc un program de gestiune specializat, care reușește să ofere informații corecte legate de stocuri, prețuri și vânzări și care permite un avantaj competițional față de concurență.

Mai mult decât atât, programul poate oferi o varietate de rapoarte complexe, ce pot fi utilizate în luarea deciziilor corecte, în legătură cu viitorul afacerii. Aceste rapoarte sunt disponibile la orice moment de pe o varietate de dispozitive (computer, tabletă, telefon mobil), ceea ce dă o șansă în plus pentru un management corect.

Sectorul hotelier este administrat mult mai ușor prin utilizarea unui soft de gestiune special construit pentru a răspunde nevoilor specifice acestui domeniu. Competiția este una acerbă, iar orice avantaj poate însemna o creștere reală a șanselor de succes. Programele moderne de gestiune sunt ușor de implementat și de folosit datorită modului intuitiv în care au fost realizate.

Printre avantajele oferite de aceste programe se numără:

• Accesul instantaneu la diverse liste de clienți, precum cei fideli sau la clienții nedoriți, care trebuie evitați din cauza unor incidente anterioare;
• Sistemul de rezervări prin softul de gestiune hotelieră permite alocarea camerelor în doar câteva secunde, monitorizarea exactă și rapidă a rezervărilor și consultarea istoricului clienților la nevoie;
• Softul are ca parte integrantă un modul fiscal ce emite în mod automat documente precum facturile, bonurile și plățile către furnizori;
• Programul permite monitorizarea personalului într-un mod complex, putându-se afla cu ușurință cine trebuie să realizeze o anumită operațiune sau care parte a personalului a făcut o anumită muncă. Toate informațiile sunt disponibile în orice moment, direct din soft, pe ecranul calculatorului;
• Softurile moderne de gestiune a activităților hoteliere sunt foarte ușor de integrat cu site-urile de prezentare ale unităților. Clienții vor putea face rezervările automat, direct de pe site, element care s-a dovedit a fi unul esențial în luarea deciziei de a se îndrepta către un hotel sau altul;
• Programul are și un modul de monitorizare și de raportare prin intermediul căruia managerul va avea acces la informații care să-l ajute să ia cele mai bune decizii cu privire la afacerea lui;
• Acest program permite o îmbunătățire a relației dintre hotelier și agențiile de turism. Prin intermediul lui se pot monitoriza vânzările și rezervările sau chiar pot fi puse la dispoziția clienților oferte speciale, care să atragă.

În concluzie, administratorii firmelor din domenii diverse de activitate pot beneficia de inovațiile din domeniul gestiunii stocurilor pentru a cunoaște cu exactitate situația acestora și pentru a putea lua cele mai corecte decizii, care să contribuie în mod decisiv la obținerea succesului afacerilor pe care le manageriază.

Surse foto: pixabay.com, unsplash.com