Contabilitatea primară – Eficiența softurilor contabile în simplificarea proceselor financiare

Articolul de mai jos oferă o serie de informații utile oricărui antreprenor ce dorește să-și dezvolte afacerea pe principii sănătoase. Prin intermediul acestor informații se va putea descoperi ce este contabilitatea primară, ce roluri îndeplinește ea în lumea afacerilor, care sunt principalele tipuri de documente ce sunt realizate în cadrul ei și care este rolul softurilor de gestiune în atingerea obiectivelor propuse. 

1. Ce înseamnă contabilitatea primară

Contabilitatea primară este parte a contabilității generale și constă în activitatea realizată în mod conștient de către persoane specializate în domeniu prin metode clasice sau moderne de a surprinde în cadrul unor documente cu caracter oficial diversele tranzacții comerciale realizate în cadrul unei firme, pe parcursul unei perioade de timp. Înregistrarea informațiilor este completată și de oferirea unor date foarte utile pentru factorii de decizie, cu privire la gradul de sănătate al businessului și la direcțiile ce trebuie avute în vedere pentru atingerea potențialului maxim de dezvoltare. 

1.1. Definirea conceptului de contabilitate primară – ce presupune acesta?

Conceptul de contabilitate primară este unul extrem de larg și, din acest motiv, definirea lui nu poate fi făcută cu lejeritate. Contabilitatea primară înseamnă, în primul rând, colectarea sistematică și clasificarea informațiilor cu privire la tranzacțiile financiare ale unei afaceri (vânzări, plăți, încasări, achiziții, salarii etc.). În al doilea rând, contabilitatea primară cuprinde evidența detaliată și cronologică a acestor informații pentru a putea fi folosite în diverse scopuri ulterior. 

O caracteristică a acestor înregistrări este legată de obligativitatea prezenței unor documente justificative, care să dovedească în mod oficial modul în care au fost realizate tranzacțiile. Printre aceste documente justificative se numără facturile, chitanțele, statele de plată, bonurile de livrare etc. 

1.2. Rolurile îndeplinite de contabilitatea primară

Importanța realizării unei contabilități primare corespunzătoare este dovedită de rolurile îndeplinite de aceasta în orice afacere:

• Înregistrarea tranzacțiilor este realizată în mod exhaustiv, nicio tranzacție financiară nefiind exclusă. Documentele contabile primare, ce îndeplinesc acest rol trebuie să includă diferite informații utile, printre acestea numărându-se sumele implicate, datele persoanelor sau entităților parte a tranzacției, conturile contabile relevante și alte informații ce ar putea fi utile celor interesați.
• Clasificarea și codificarea datelor contabilității primare sunt făcute în așa fel încât, la nevoie, informațiile să poată să fie extrase cu ușurință, fără a fi necesară o căutare anevoioasă prin arhive.
• Verificarea și reconcilierea datelor cu privire la tranzacțiile financiare sunt importante, deoarece prin intermediul lor sunt identificate erorile accidentale sau intenționate și se poate realiza o corectare corespunzătoare a acestora.
• Informațiile contabilității primare sunt esențiale pentru efectuarea unor rapoarte financiare detaliate, care să ajute luarea unor decizii cu privire la viitorul companiei. În plus, acest rol permite și evaluarea performanțelor financiare ale unei firme și ale conducerii acesteia.
• Contabilitatea primară este și modalitatea prin care sunt stabilite nivelurile plăților către stat sub forma de taxe și impozite. Conformitatea legislativă în acest sens oferă corectitudine și evitarea unor penalizări costisitoare.

2. Tipuri de documente întocmite în cadrul activităților de contabilitate primară a unei firme

Documentele de contabilitate primară trebuie să fie întocmite într-un mod unitar, prin prezența unor informații minime, prevăzute în legislația financiară a statului român. În vederea respectării acestor precizări, fiecare document contabil va cuprinde următoarele categorii de date:

• Tipul de document contabil (factură, chitanță, borderou, extras bancar etc.);
• Informații cu privire la persoana juridică emitentă (numele firmei, adresa acesteia, numărul de înregistrare fiscală);
• Informații despre cealaltă parte implicată în tranzacție (client, furnizor);
• Detalii despre tranzacția în sine (data realizării sale, bunurile sau serviciile vândute sau cumpărate, prețul etc.);
• Informații cu privire la taxele implicate;
• Semnăturile părților.

2.1. Facturi și chitanțe în contabilitatea primară

Printre cele mai des întocmite documente în cadrul contabilității primare se numără facturile și chitanțele. Aceste acte au rolul de a înregistra și de a dovedi tranzacțiile realizate într-o companie, ambele părți implicate primind câte un exemplar. Un alt rol al acestor documente este acela că prin intermediul lor se efectuează activitățile ulterioare de audit, prin intermediul cărora se identifică modul în care s-a realizat activitatea financiară. 

În privința facturilor, în practică se evidențiază două tipuri. În primul rând, este vorba despre facturile de vânzare, documente pe care firma le eliberează către clienți pentru a înregistra o tranzacție de vânzare. Pe acest tip de facturi vor fi trecute informațiile utile, precum identificarea părților, descrierea bunurilor sau serviciilor vândute, prețul, termene de plată etc. În al doilea rând, există facturile de cumpărare, pe care afacerea le primește de la furnizori. Informațiile din acest tip de facturi sunt asemănătoare cu cele din facturile de vânzare. 

Chitanțele sunt documentele care confirmă primirea sumei de la client (chitanța de încasare) sau plata acesteia de la afacere către furnizori sau alte entități (chitanța de plată). Ambele tipuri de chitanțe trebuie să fie completate la momentul înregistrării tranzacției, detaliile existente trebuind să fie suficiente pentru a surprinde în mod corect plata sau încasarea banilor. 

2.2. Contabilitatea primară – jurnalele contabile

În cadrul afacerilor, în special a celor de dimensiuni medii și mari, sunt completate numeroase documente justificative ale contabilității primare. Pentru înregistrarea acestora în așa fel încât să poată fi consultate la nevoie rapid și ușor este folosit instrumentul jurnalului contabil. Un astfel de document conține o selecție de acte ale contabilității primare, existând șase tipuri principale utilizate în practică. 

• Jurnalul de vânzări este folosit pentru înregistrarea tuturor tranzacțiilor de vânzare. În cadrul acestuia sunt introduse facturile de vânzare emise către clienți, încasările de numerar, notele de credit etc.;
• Jurnalul de cumpărări înregistrează tranzacțiile prin care afacerea a achiziționat materie primă de la furnizori sau alte mărfuri și servicii necesare pentru desfășurarea corespunzătoare a afacerii;
• Jurnalul de numerar are rolul de a ține evidența tuturor tranzacțiilor cu numerar;
• Jurnalul de bancă cuprinde documente despre tranzacțiile financiare prin intermediul conturilor bancare ale firmei (depuneri, retrageri, plăți, încasări);
• Jurnalul de stocuri este compus din documentele care înregistrează tranzacțiile legate de stocurile afacerii;
• Jurnalul de ajustări este legat de înregistrarea acelor modificări necesare în cadrul identificării unor erori contabile.  

Completarea jurnalelor contabile trebuie să fie făcută prin luarea în considerare a mai multor factori, printre care respectarea principiilor și normelor contabile legale și folosirea unor metode care să ușureze selectarea informațiilor și păstrarea acestora în siguranță până la momentul în care este necesară consultarea lor. În acest sens sunt disponibile diverse modalități de arhivare, dar și soluția modernă a softurilor de contabilitate, care permite automatizarea unor procese și obținerea informațiilor necesare instantaneu, pe baza unui efort minim. 

2.3. Importanța registrului inventarului în contabilitatea primară

Contabilitatea primară are și rolul de a înregistra și de a urmări acele informații care relevă bunurile și valorile deținute de o afacere. Documentele de acest tip sunt incluse într-un registru de inventar. Activitatea de inventariere contabilă trebuie să fie făcută prin parcurgerea următorilor pași:

• Înregistrarea activelor este acea activitate prin care sunt surprinse în mod scriptic bunurile și valorile deținute de o afacere. Informațiile despre active (vehicule, materii prime, produse finite, stocuri, mobilier) trebuie să cuprindă detalii cu privire la cantitatea și valoarea acestora, la data achiziției și o descriere detaliată a acestora;
• Actualizarea înregistrărilor se face periodic pentru a se surprinde modificările prin adăugarea sau eliminarea unor bunuri (cumpărare, vânzare, retragere din uz etc.) și pentru actualizarea valorilor, în cazul în care acestea se modifică;
• Evaluarea valorilor se face cel mai adesea la costul de achiziție, dar există și alte metode precum luarea în considerare a valorii de piață;
• Monitorizarea stocurilor este surprinsă tot în registrul de inventar prin înregistrarea intrărilor și ieșirilor de stoc și a cantităților disponibile.

Registrul inventarului este utilizat de factorii de decizie dintr-o afacere și pentru generarea unor rapoarte și analize detaliate, ce au rol în stabilirea strategiei și pentru controlul activelor ce este esențial pentru prevenirea pierderilor și identificarea unor nereguli costisitoare. 

3. Importanța softurilor de gestiune contabilă în simplificarea proceselor financiare de contabilitate primară

Contabilitatea primară a fost multă vreme o activitate complexă din cauza numeroaselor tipuri de documente realizate în mod frecvent și a necesității păstrării acestora astfel încât să fie disponibile la nevoie. Pentru a se atinge aceste necesități majoritatea firmelor aveau departamente contabile cu numeroși angajați, ce efectuau munca în mod manual, element care putea genera în mod frecvent erori contabile. 

În ultimii ani tendința cea mai importantă a contabilității primare este reprezentată de înlocuirea muncii manuale cu cea realizată cu ajutorul softurilor specializate. Aceasta tendință presupune utilizarea celor mai noi inovații în domeniul inteligenței artificiale pentru punerea la dispoziție a clienților din diverse domenii a unor programe de calculator, care să permită automatizarea cât mai completă a întregului demers privitor la contabilitatea primară. 

Printre domeniile ce pot utiliza cu mult succes un astfel de soft de gestiune se numără domeniul HoReCa. Antreprenorii din această zonă au la dispoziție softuri de gestiune pentru restaurant, bar, club și cafenea și softuri de gestiune pentru hotel, programe care încorporează diverse facilități și care ușurează extrem de mult întreaga activitate de înregistrare și păstrare a documentelor contabile. 

Un alt domeniu ce poate beneficia de avantajele softurilor este cel comercial. Această zonă de business se caracterizează printr-o multitudine de tranzacții zilnice, ce trebuie să fie înregistrate în mod exact. Această activitate poate fi automatizată cu ajutorul softului de gestiune pentru magazine care monitorizează stocurile în timp real, poate fi integrat cu alte soluții software și hardware existente și care este ușor de folosit chiar și de către persoane nespecializate. 

Domeniul transporturilor și al logisticii poate fi manageriat cu mai mare ușurință prin utilizarea unui soft specializat care automatizează întreg procesul de emitere și transmitere a documentelor justificative, inclusiv prin integrarea cu sistemele E-Factura și RO-eTransport. 

Softurile moderne de gestiune sunt utile datorită ușurării gestiunii financiare și a întocmirii documentelor de contabilitate primară. Printre avantajele de care se pot bucura toți antreprenorii se numără:

• Automatizarea proceselor contabile evită munca repetitivă prin înregistrarea automată a tuturor tranzacțiilor și prin realizarea documentelor justificative, fără intervenție umană. Această caracteristică este importantă atât din punct de vedere a eliberării mâinii de lucru prin reducerea angajaților din departamentele contabile, cât și prin reducerea în totalitate a erorilor umane ce apăreau deseori în cazul contabilității clasice.
• Softurile moderne realizează în mod automat centralizarea și integrarea datelor financiare. Disponibilitatea lor la orice oră rapid și ușor, precum și integrarea unor date diverse într-un singur loc evită dubla introducere a datelor și elimină necesitatea gestionării și reconcilierii mai multor seturi de date dispersate.
• Softurile au și facilitatea de generare de raporturi financiare complexe. Aceste raporturi pot fi obținute în orice moment și cuprind informații esențiale, pe care managerii le pot folosi în activitatea de zi cu zi pentru identificarea riscurilor și luarea unor măsuri pentru eliminarea lor.
• Reglementările fiscale și contabile din România sunt destul de complexe și, uneori, se schimbă de la zi la zi. Conformitatea legislativă în acest sens este greu de atins în cazul în care contabilitatea este ținută în mod clasic. Softurile, în schimb, sunt actualizate în mod constant și surprind cu exactitate toate reglementările aflate în vigoare. Aceste programe calculează în mod corect taxele și impozitele datorate, obținându-se în acest fel conformitatea fiscală;
• Datele financiare trebuie să fie păstrate departe de ochii celor neavizați. Softurile moderne fac posibil acest lucru prin funcțiile de securitate incluse, accesul fiind restricționat după necesități. 

În concluzie, antreprenorii din România trebuie să țină cont de inovațiile introduse în activitatea contabilă pentru a beneficia de avantajele oferite, de folosirea unor softuri de gestiune moderne, ce funcționează pe baza inteligenței artificiale.