Administrarea unei pensiuni turistice: Sfaturi și recomandări

Printre cele mai atractive idei de afaceri se află și deschiderea unor unități de cazare de tipul pensiuni turistice, în zone pitorești, cu potențial ridicat pentru turism agricol, turism rural, agroturism, turism de aventură, enoturism, turism sportiv sau balneoturism.  

Pentru administrarea eficientă a unei pensiuni, este necesară parcurgerea unor etape de organizare, de aceea vă prezentăm în continuare câteva sfaturi și recomandări pentru gestionarea profesionistă și dezvoltarea afacerii în industria ospitalității:

Metode de management hotelier pentru pensiuni turistice

Administrarea unei structuri de cazare înseamnă în primul rând grija față de turiști, de aceea printre metodele recomandate în administrarea pensiunilor se află următoarele priorități:

Focus pe guest experience

Experiența oaspeților (guest experience) se consolidează prin interacțiunea dintre pensiune și vizitatorii săi și trebuie să stea la baza activităților zilnice și a strategiilor de dezvoltare.

Acest lucru se realizează prin softuri de gestiune pentru hoteluri și pensiuni, care pot fi adaptate pentru diferite unități de cazare: case de vacanță, bungalouri și alte structuri de primire din turism rural, agroturism și ecoturism, hoteluri boutique, moteluri ș.a. 

Cu ajutorul acestor sisteme informatice se ține evidența preferințelor oaspeților, se personalizează comunicarea prin aplicarea unor soluții CRM și se pot implementa tehnologii avansate pentru acces securizat, asistență automatizată, crearea unor lounge-uri pentru evenimente, traininguri, spații de socializare.

Creșterea calității serviciilor

Industria zâmbetului, cum mai este denumit domeniul ospitalității, are nevoie de o îmbunătățire constantă a calității serviciilor pe care le oferă clienților. În cazul unei pensiuni turistice, atenția trebuie concentrată pe asigurarea condițiilor necesare conform sistemului de clasificare cu margarete:

• la unitățile de 1 margaretă – cel puțin 5 servicii;
• la unitățile de 2 margarete – cel puțin 8 servicii;
• la unitățile de 3 margarete – cel puțin 12 servicii;
• la unitățile de 4 și 5 margarete – cel puțin 15 servicii.

Serviciile de bază sunt cele de cazare, servire a mesei, transport, agrement, siguranță, curățenie. Oaspeții apreciază în mod special serviciile complementare, care țin de ecologie, alimentație bio, sustenabilitate, prevenirea risipei alimentare și un mod de petrecere a timpului liber cât mai aproape de natură, în armonie cu aceasta.

Diversificare și diferențiere a ofertei turistice

Administrarea unei pensiuni trebuie să aibă în vedere și crearea unei oferte turistice atractive, prin care să se diferențieze de concurență și să atragă atenția clienților potențiali. Cele mai bune argumente în acest sens sunt valorificarea locației, evidențierea elementelor de noutate și de originalitate, implicarea în comunitatea locală. 

Promovare prin marketing și comunicare online 

Chiar dacă se remarcă prin elemente tradiționale și farmec rural, o pensiune turistică trebuie să aibă o strategie solidă de marketing și comunicare online. Cele mai bune idei de marketing și promovare sunt: realizarea unui website propriu, optimizarea SEO și o prezență constantă în social media, prin postări de conținut multimedia pe platforme sociale precum Facebook, Instagram, YouTube și pe site-uri de rating ca TripAdvisor sau Booking. 

Cum se realizează sistemul informatic într-o pensiune turistică

Administrarea eficientă a unei pensiuni depinde de realizarea și întreținerea unui sistem informatic performant, adaptat la nevoile specifice ale acestui tip de structură turistică:

Implementarea unui soft pentru Horeca adaptat la specificul pensiunii

Este foarte important ca proiectarea sistemului informatic să se bazeze pe o soluție pentru Horeca care să asigure suport direct la instalarea, configurarea, personalizarea și dezvoltarea de noi funcționalități. Astfel se pot activa modulele pe măsură ce sunt necesare și se pot adăuga ulterior funcționalitățile complementare. 

Se recomandă soluții scalabile și flexibile, care să țină pasul cu dezvoltarea afacerii. Pentru serviciile de alimentație publică oferite în cadrul pensiunii este necesară utilizarea unui soft de gestiune pentru restaurant, bar sau club, deoarece cuprinde componentele specifice acestor activități și poate fi integrat ușor în aplicația generală.

Dacă se are în vedere diversificarea serviciilor prin crearea unui punct comercial pentru produse agricole ecologice, țesături și obiecte de artizanat este de preferat să fie implementat și un soft pentru magazin online cu produse tradiționale. În acest fel se pot urmări ușor activitățile pe centre de cost și se poate integra gestionarea stocurilor, pentru o evidență automatizată și un plus de eficiență la nivelul întregii afaceri.

Utilizarea de echipamente profesionale pentru prelucrarea datelor 

Pentru administrarea unei pensiuni turistice este necesară folosirea unor echipamente profesionale: sisteme Freya POS, tablete, case de marcat, imprimante fiscale ș.a. 

Un soft de gestiune eficient are nevoie de componente hardware pe măsură, așa că dotările profesionale pentru activitățile din recepție, restaurant sau pentru serviciile de agrement sunt esențiale atunci când se dorește organizarea unei pensiuni de succes.

Prin implementarea unei soluții software adaptate la specificul pensiunii se asigură un sistem de rezervări flexibil, se emit automat facturi și bonuri pentru toate serviciile oferite oaspeților. Managerii structurii turistice au la dispoziție la nivel integrat funcțiile financiare, de administrare, monitorizare și raportare, pentru un nivel superior de eficiență în gestionarea activităților turistice.