Fișierul Standard de Audit Fiscal (SAF-T).

Fișierul Standard de Audit Fiscal, cunoscut sub acronimul SAF-T, reprezintă o inovație digitală creată pentru a facilita colectarea și analiza datelor financiar-contabile de către autoritățile fiscale. Dezvoltat inițial de Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică (OCDE), SAF-T a devenit un instrument esențial pentru modernizarea sistemelor fiscale din mai multe țări, inclusiv România.

Contextul implementării SAF-T în România

România a adoptat SAF-T ca parte a eforturilor de digitalizare a administrației fiscale, cu scopul de a crește transparența, de a reduce evaziunea fiscală și de a simplifica interacțiunea dintre contribuabili și autorități. Implementarea s-a realizat treptat:

1. Contribuabilii mari – Obligația de raportare a început în anul 2022.
2. Contribuabilii mijlocii – Au început raportarea în 2023.
3. Contribuabilii mici – Vor avea obligația de raportare începând cu 1 ianuarie 2025.

Structura Declarației SAF-T (D406)

SAF-T este un fișier electronic standardizat care conține informații detaliate despre activitățile economice și financiare ale companiilor. Structura acestuia include:

• Facturi de vânzări și achiziții: Informații despre tranzacții, furnizori și clienți.
• Contabilitate generală: Detalii despre conturile contabile utilizate și operațiunile corespunzătoare.
• Stocuri: Mișcările de stoc și situația curentă a acestora.
• Mijloace fixe: Evidența activelor corporale, amortizarea și alte detalii relevante.

PFA-urile și obligația SAF-T

Una dintre cele mai frecvente întrebări referitoare la SAF-T este dacă PFA-urile (Persoane Fizice Autorizate) au obligația de a depune Declarația 406. Răspunsul este influențat de mai mulți factori:

1. Dimensiunea PFA-ului: În prezent, SAF-T este obligatoriu pentru contribuabilii mari și mijlocii, în timp ce contribuabilii mici, inclusiv majoritatea PFA-urilor, sunt excluși până la noi reglementări. Totuși, dacă un PFA operează cu un volum mare de date contabile sau este inclus în categorii speciale de risc fiscal, poate fi necesar să respecte cerințele SAF-T.
2. Regimul fiscal: PFA-urile înregistrate în scopuri de TVA sau cele care efectuează tranzacții internaționale complexe pot avea obligații fiscale suplimentare. Acest lucru le-ar putea include în raportările electronice mai avansate, dar nu neapărat în SAF-T.
3. Legislația specifică: Autoritățile fiscale nu au inclus explicit PFA-urile în categoria contribuabililor supuși SAF-T, dar evoluția legislației trebuie monitorizată cu atenție.

Avantajele SAF-T

1. Transparență crescută: Fișierul oferă o imagine clară asupra tranzacțiilor companiilor, facilitând detectarea eventualelor neconcordanțe.
2. Simplificarea inspecțiilor fiscale: Datorită datelor standardizate, autoritățile pot efectua verificări mai rapide și mai precise.
3. Eficientizarea proceselor: Eliminarea rapoartelor redundante reduce costurile administrative și riscurile de eroare.
4. Combaterea evaziunii fiscale: Accesul la date detaliate ajută autoritățile să identifice practicile ilegale.

Provocări în implementarea SAF-T

1. Adaptarea tehnologică: Companiile trebuie să-și modernizeze sistemele contabile pentru a putea genera fișiere SAF-T compatibile.
2. Asigurarea calității datelor: Corectitudinea și completitudinea informațiilor sunt esențiale pentru acceptarea raportărilor.
3. Complexitatea procesului: Respectarea cerințelor SAF-T presupune cunoștințe avansate despre legislația fiscală și utilizarea soluțiilor IT specializate.

Soluții pentru conformitate

• Investiții în software specializat: Există platforme care facilitează generarea fișierelor SAF-T conform standardelor ANAF.
• Instruirea personalului: Formarea angajaților implicăți în procesul de raportare este crucială pentru evitarea greșelilor.
• Consultanță specializată: Colaborarea cu experți fiscali ajută la identificarea celor mai bune soluții pentru implementare.

Erori frecvente și cum pot fi evitate

1. Date inconsistente: Soldurile de deschidere și închidere care nu corespund pot semnala erori contabile.
2. Coduri fiscale incorecte: Utilizarea greșită a codurilor de taxă poate duce la respingerea raportării.
3. Informații incomplete: Omiterea unor date esențiale, cum ar fi detaliile tranzacțiilor, atrage penalități.

Impactul neconformității

Nerespectarea cerințelor SAF-T poate atrage penalități financiare semnificative și poate crește riscul de controale fiscale suplimentare. Pentru a evita aceste consecințe, contribuabilii trebuie să urmeze recomandările autorităților fiscale și să se pregătească corespunzător.

Generarea declarației SAF-T cu ajutorul programului FreyaPOS

Programul Freya este o soluție software care oferă funcționalitatea de a genera declarația SAF-T la cerere, conform solicitărilor primite de la ANAF. Această funcționalitate este dedicată exclusiv raportării datelor referitoare la stocuri și mișcările de mărfuri, incluzând intrări, ieșiri, transferuri și alte operațiuni conexe.

Caracteristicile declarației SAF-T

1. Structura fișierului: Declarația generată este în format XML, respectând specificațiile tehnice stabilite de ANAF. Acest format asigură compatibilitatea cu sistemele informatice ale autorităților fiscale.
2. Interfața utilizatorului: Generarea fișierului este similară cu un raport obișnuit, utilizatorul putând accesa funcționalitatea dedicată din meniul programului pentru exportul datelor relevante.

Fluxul de lucru pentru generarea declarației

1. Solicitarea ANAF: Procesul începe prin primirea unei solicitări oficiale din partea ANAF pentru datele SAF-T.
2. Verificarea stocurilor: Operatorii verifică datele înregistrate în sistem pentru a se asigura de corectitudinea și completitudinea acestora.
3. Accesarea funcționalității SAF-T: Utilizatorul accesează modulul dedicat din programul Freya pentru generarea fișierului.
4. Generarea fișierului XML: Programul compilează informațiile despre stocuri și mișcări de mărfuri într-un fișier XML conform standardelor ANAF.
5. Validarea datelor: Fișierul generat este verificat pentru a asigura conformitatea și acurateța informațiilor.
6. Transmiterea fișierului: Declarația este încărcată în portalul ANAF sau transmisă prin metodele acceptate de autorități.

Implementarea SAF-T marchează un pas important spre modernizarea fiscalității în România. Deși există provocări considerabile, beneficiile pe termen lung, cum ar fi eficiența crescută și transparența, justifică eforturile. Companiile care investesc timp și resurse pentru a se adapta la aceste cerințe vor avea un avantaj competitiv într-un mediu economic tot mai digitalizat.