În orice companie, indiferent de domeniul de activitate, gestionarea corectă a fluxurilor financiare este vitală. Fie că vorbim de plăți către furnizori, colaboratori sau angajați, toate tranzacțiile trebuie să fie documentate și înregistrate cu rigurozitate. Unul dintre cele mai importante documente în acest sens este dispoziția de plată.

Deși pare un formular simplu, dispoziția de plată are un rol esențial în circuitul financiar-contabil al firmei. Acest articol îți oferă o imagine completă asupra utilizării sale, conținutului obligatoriu, diferențelor față de alte documente de plată, implicațiilor contabile și aspectelor legislative care trebuie respectate.

Ce este dispoziția de plată

Dispoziția de plată este un document financiar-contabil prin care se autorizează plata unei sume de bani din casieria firmei sau prin transfer bancar. Cu alte cuvinte, este documentul care însoțește și justifică efectuarea unei plăți, în special atunci când aceasta are loc în numerar.

De regulă, dispoziția de plată este folosită în cadrul operațiunilor interne pentru:

• achitarea unor datorii către furnizori persoane fizice sau juridice;

• plata salariilor, diurnelor sau avansurilor de trezorerie;

• restituirea unor sume către clienți sau terți;

• deconturi, prime ocazionale, bonificații etc.

Când se folosește dispoziția de plată

Acest document este utilizat în special atunci când plata se efectuează din casierie, în numerar. Cu toate acestea, poate fi folosit și ca document intern de aprobare înaintea unei plăți prin transfer bancar, în special în companiile care impun un control suplimentar asupra fluxului de numerar.

Situații în care se emite o dispoziție de plată:

• plata în numerar a unei facturi de la un furnizor;

• acordarea unui avans unui angajat pentru deplasări în interes de serviciu;

• retragerea de numerar pentru diverse cheltuieli curente;

• decontarea unor sume între departamente sau proiecte.

Dispoziție de plată vs. ordin de plată – care este diferența?

Deși ambele documente autorizează o plată, ele au utilizări diferite:

Ce trebuie să conțină o dispoziție de plată

Pentru a fi validă și corect întocmită, o dispoziție de plată trebuie să conțină următoarele informații:

• numărul documentului și data emiterii;

• numele și prenumele persoanei căreia i se face plata (sau denumirea firmei beneficiare);

• suma exactă plătită, în cifre și litere;

• explicația detaliată a plății (ex: „plată factură nr. 124/01.10.2025”);

• semnătura celui care întocmește documentul (de regulă, contabilul);

• semnătura persoanei care aprobă plata (administrator, director financiar);

• semnătura casierului;

• semnătura de primire a banilor de către beneficiar.

Un model de dispoziție de plată poate fi creat și personalizat într-un program de gestiune financiară care generează documente standardizate, reduce erorile și facilitează arhivarea.

Cine întocmește și cine aprobă dispoziția de plată

Rolurile implicate în procesul de plată sunt bine definite:

• Contabilul sau persoana responsabilă cu evidența financiară întocmește dispoziția.

• Administratorul sau o altă persoană autorizată aprobă plata.

• Casierul eliberează suma în numerar.

• Beneficiarul semnează de primire și păstrează o copie a documentului.

În cadrul unui program de gestiune magazin sau soft gestiune retail, aceste fluxuri pot fi configurate și automatizate, inclusiv cu trasee de aprobare internă.

Înregistrarea contabilă a unei dispoziții de plată – monografie contabilă

Din punct de vedere contabil, o plată în numerar se reflectă prin scăderea disponibilului din casierie și diminuarea unei datorii sau recunoașterea unei cheltuieli. Câteva exemple de monografii contabile:

• 401 = 5311 – plata unui furnizor

• 423 = 5311 – avansuri de trezorerie către angajați

• 542 = 5311 – deconturi sau alte sume avansate

Aceste înregistrări sunt efectuate în baza dispoziției de plată, care trebuie arhivată și corelată cu documentele justificative (facturi, cereri de plată, contracte etc.).

Ce spune legea despre plățile în numerar – limite și restricții

Potrivit Legii nr. 70/2015 privind întărirea disciplinei financiare, există plafonuri clare pentru plățile în numerar între persoane juridice și între persoane juridice și fizice. Acestea sunt:

• maximum 5.000 lei pe zi per beneficiar pentru plăți către persoane juridice;

• maximum 10.000 lei pe zi în cazul plăților către persoane fizice;

• nu se permit fragmentările plăților pentru a eluda plafonul legal.

Depășirea acestor limite poate atrage amenzi semnificative. De aceea, este recomandată folosirea plăților prin bancă pentru sume mari sau recurente.

Dispoziția de plată și registrul de casă

Dispozițiile de plată nu funcționează izolat. Ele trebuie să fie corelate cu registrul de casă, unde sunt evidențiate toate încasările și plățile în numerar. Fiecare plată în numerar trebuie să aibă la bază o dispoziție de plată și să fie înregistrată corect în registru, cu toate detaliile relevante.

Utilizarea unui POS sau a unui POS mobil permite monitorizarea în timp real a încasărilor și plăților, eliminând erorile și oferind o imagine clară asupra disponibilului din casierie.

Dispoziția de plată și dispoziția de încasare – documente complementare

Pentru o gestiune financiară completă, dispoziția de plată trebuie privită împreună cu dispoziția de încasare. În timp ce prima autorizează ieșirea banilor din casierie, a doua justifică intrarea acestora.

Aceste două documente sunt complementare și formează baza oricărei evidențe de numerar bine organizate. Un soft gestiune restaurant complet integrează ambele tipuri de documente în același flux de lucru, simplificând contabilitatea și auditul.

Arhivarea documentelor și importanța fiscală

Dispozițiile de plată trebuie arhivate conform legislației în vigoare, fiind documente justificative de bază în cazul unui control ANAF sau al unui audit intern. Ele dovedesc nu doar faptul că o plată a avut loc, ci și că aceasta a fost aprobată, justificată și înregistrată corect.

În plus, păstrarea lor este esențială pentru reconcilierea fluxurilor de numerar, analiza cheltuielilor și controlul bugetar intern.

Dispoziția de plată este un document aparent simplu, dar cu o greutate considerabilă în administrarea responsabilă a banilor unei firme. Folosirea sa corectă, însoțită de un sistem informatic eficient, contribuie la transparența financiară, evitarea riscurilor legale și creșterea controlului intern.

Automatizarea acestui proces într-un program de gestiune financiară sau un soft gestiune retail este pasul firesc pentru companiile care vor să lucreze eficient și conform cu legislația.