Archives: Noutati

Afacerile ce activează pe teritoriul României, indiferent de domeniu, trebuie să întocmească anumite documente justificative, ce pot fi utilizate pentru a demonstra conformitatea legislativă legată de plata taxelor și impozitelor într-un mod corect și la timp. Printre aceste acte se numără și registrul de casă, ce îndeplinește numeroase funcții utile, atât pentru antreprenori, cât și pentru instituțiile cu rol de control ale statului român. 

Registrul de casă este documentul de bază ce surprinde tranzacțiile financiare cu bani cash, care se realizează în activitatea de zi cu zi, pentru a se ține o evidență exactă a sumelor încasate sau plătite pe baza unor acte justificative, scopul principal fiind stabilirea zilnică a soldului de casă, mai exact a acelor sume care sunt înregistrate fizic, în casierie, la sfârșitul zilei de muncă.

Articolul de mai jos oferă antreprenorilor informații exacte și utile legate de acest document contabil. Din rândurile următoare se vor putea descoperi principalele caracteristici ale registrului de casă, funcțiile pe care le îndeplinește și modalitățile de completare ale documentului. În plus, veți putea consulta o listă cu sfaturi din partea specialiștilor, care să permită completarea corectă a registrului. 

Registrul de casă – definiție, caracteristici și funcțiile pe care le îndeplinește

Tranzacțiile financiare sunt importante în orice tip de business, patronii trebuind să aibă la dispoziție date întotdeauna, care îi vor permite să aibă o imagine exactă a performanțelor companiei. Majoritatea tranzacțiilor se realizează în mod electronic, în prezent, însă există un număr semnificativ de persoane ce preferă să lucreze cu bani cash. 

Organele legislative ale statului român au observat că în unele cazuri tranzacțiile de acest gen sunt greu de supravegheat, dând ocazia unor acțiuni de evaziune fiscală. Pentru a nu se oferi ocazia persoanelor rău intenționate să pună la cale astfel de infracțiuni, a fost introdusă ca obligatorie întocmirea zilnică a unui document justificativ, care să surprindă tranzacțiile financiare cu bani cash, sub forma registrului de casă. 

Ce este registrul de casă?

O definiție a registrului de casă precizează că este vorba despre acel document contabil prin intermediul căruia se surprinde mișcarea banilor gheață într-o companie. Practic, casierul, adică acea persoană însărcinată cu managerierea tranzacțiilor de bani gheață, pe lângă activitățile obișnuite trebuie să realizeze la sfârșitul zilei de muncă ce bani au fost încasați și câți au fost plătiți. În registrul de casă nu sunt trecute tranzacțiile cu bani electronici, ci doar pe cele cu bani fizici. La baza întocmirii acestui document stau o serie de legi și regulamente, realizate de Parlamentul României și de alte instituții cu rol de reglementare și control a activităților financiare, ce au ca principal scop evitarea unor situații în care administratorii firmelor ar putea utiliza banii în interes propriu fără justificare și fără a plăti taxele și impozitele corespunzătoare. 

Cele mai importante reguli cu privire la registrul de casă sunt trecute în Ordinul Ministerului Finanțelor Publice 3512 din 2008 și 2634 din 2015:

• În aceste ordine se precizează ca principale scopuri ale registrului sunt înregistrarea operativă a plăților și încasărilor în numerar și stabilirea soldului de casă la sfârșitul programului (câți bani au rămas în casieria firmei la încheierea zilei de muncă);
• Documentul, indiferent de modul în care este completat (scriptic, de mână, pe tipizate sau electronic), trebuie să conțină o cantitate minimă de informații ce ajută la identificarea corectă a tranzacțiilor;
• Casierul sau persoana autorizată trebuie să completeze zilnic în două exemplare filele de registru;
• Cele două exemplare rămân arhivate pentru a fi la dispoziția persoanele interesate o perioadă de cel puțin cinci ani (un exemplar la serviciul contabil și unul la casierie);
• Fiecare filă a registrului trebuie să fie semnată de către casier și contabil, ca semn al preluării răspunderii corectitudinii cifrelor.

Ce funcții îndeplinește registrul de casă

Registrul de casă este un document contabil ce îndeplinește funcții multiple. Informațiile din el sunt utile persoanelor ce trebuie să aibă la dispoziție într-un mod facil și rapid informații despre activitatea financiară a companiei. Printre funcțiile îndeplinite se numără:

• Document justificativ ce demonstrează plata corectă a taxelor și impozitelor către statul român. În lipsa acestuia, tranzacțiile cu bani gheață nu pot fi controlate într-un mod eficient, iar evaziunea fiscală este ușor de realizat. În condițiile prezenței documentului și a întocmirii sale corecte, se poate stabili cu exactitate care este nivelul taxelor, element benefic atât pentru proprietarii firmelor, cât și pentru instituțiile fiscale române;
• Registrul de casă arată administratorilor firmelor câți bani sunt disponibili pentru realizarea unor tranzacții în beneficiul activității economice;
• Prin așezarea cronologică a filelor registrului, administratorii pot surprinde cu ușurință evoluția pozitivă sau negativă a finanțelor întreprinderii într-o perioadă anume;
• Analiza registrului de casă poate oferi informații extrem de utile în luarea unor decizii de business care să permită eliminarea unor riscuri identificate sau în a beneficia de unele oportunități de afaceri.

Reguli de completare a registrului de casă

Legislația statului român precizează și cum se face corect registrul de casă, în vederea surprinderii unui minimum de informații și completării într-un mod ușor de consultat. Astfel, Ordinul numărul 3512 din 2008 oferă un model al registrului de casă ce poate fi utilizat, existând, totuși, și posibilitatea de a se personaliza documentul, dar cu condiția păstrării minimului de informații furnizat în model. 

În privința persoanei ce are rolul de a completa documentul, ordinul prevede ca aceasta să fie casierul ce face tranzacțiile obișnuite cu numerar sau o persoană căreia i se precizează acest rol în mod expres. 

Tipuri de registre de casă

Regulamentele de aplicare nu precizează în mod expres că este obligatorie întocmirea registrului într-un anume fel, ci doar ce informații minime trebuie să existe, cum trebuie să fie acestea așezate și care sunt documentele justificative pentru fiecare tranzacție în parte. Având în vedere aceste elemente, administratorii afacerii pot alege formula preferată, în funcție de avantajele și dezavantajele fiecărui tip. 

• O variantă mai puțin recomandată, dar legală, este completarea registrului de casă pe un caiet obișnuit, cu ajutorul scrisului de mână. Acest model trebuie să fie evitat pe cât posibil, din cauza duratei lungi de timp pe care casierul trebuie să o dedice zilnic completării și a numeroaselor posibilități de apariție a unor erori neintenționate;
• Folosirea formularelor tipizate este mai rapidă, mai ușor de completat, dar rămâne în continuare supusă erorilor, în special în companiile în care există multe tranzacții cu numerar. Având în vedere că documentul se completează la sfârșitul zilei de muncă, este foarte posibil ca, din cauza oboselii, să apară erori în momentul completării de către casier;
• Varianta recomandată, care permite folosirea avantajelor oferite de tehnologia modernă este utilizarea unor aplicații speciale, ce pot fi folosite în orice domeniu. Spre exemplu, un soft de gestiune pentru restaurant, bar, club și cafenea, un program de gestiune pentru magazin sau un soft de gestiune pentru hotel ușurează mult munca, elimină aproape în totalitate pericolul erorilor și permite consultarea datelor de către persoanele interesate rapid și precis.

 Întocmirea registrului de casă – ce se trece într-un astfel de document?

Casierii care țin registrul de casă trebuie să știe cum se întocmește acest document pentru a trece acele informații minime prevăzute în ordinele ce reglementează situația. Motivul este dat de oferirea posibilității de a surprinde în mod exact și clar toate tranzacțiile cu numerar. 

• Datele de identificare ale unității ce face tranzacția cu numerar (numele complet, adresa, codul de identificare fiscal etc.);
• Numărul fiecărui formular în parte;
• Data întocmirii acestuia, inclusiv ziua;
• Încasările și plățile explicate fiecare în parte;
• Soldul total înregistrat în ziua anterioară (banii pe plus rămași);
• Semnăturile casierului și contabilului (aceste persoane trebuie să se asigure că informațiile sunt prezente, corecte și trecute în mod inteligibil). 

Prezența acestor informații, la care se pot adăuga și altele, în funcție de politica internă a fiecărei firme, oferă persoanelor interesate informațiile necesare pentru luarea unor decizii de afaceri potrivite și garantează calculul corect al datoriilor către stat. 

 Cum se face registrul de casă – documentele justificative 

Regulamentele Ministerului Finanțelor precizează ca fiind obligatorie prezența unor documente care să justifice fiecare încasare sau plată făcută de către casierie. Astfel, persoana responsabilă trebuie să aibă grijă ca la fiecare filă a registrului să fie atașate toate acele hârtii care dovedesc plățile sau încasările. 

Printre documentele prevăzute ca fiind obligatoriu de atașat se numără:

• Chitanțele sunt acele documente pe care casierul le eliberează persoanei care depune o sumă în numerar către firmă. În mod obligatoriu, chitanțele se întocmesc în dublu exemplar, ambele semnate, una pentru persoana care depune banii și una care rămâne la casierie ca document justificativ;
• Decontul de cheltuieli sau cel pentru deplasare este actul care dovedește că o anumită persoană autorizată a primit banii numerar pentru anumite cheltuieli efectuate în interes de serviciu. Actul este întocmit de persoana care primește banii, care îl semnează și-l înmânează casierului ce îl va adăuga la fișa zilnică;
• Facturile fiscale sunt actele ce se încheie în momentul în care firma achiziționează anumite produse sau servicii necesare pentru desfășurarea activității. Factura întocmită de vânzător sau prestator este înmânată casierului, iar acesta va trebui să dea în schimb fie o chitanță justificativă, fie un bon de la casa de marcat;
• Dispoziția de plată sau de încasare realizată de către contabil;
• Împuternicirea este acel document prezentat de către o altă persoană decât cea trecută în documente în momentul în care ridică banii sau depune în locul titularului.

 Cum se întocmește registrul de casă – sfaturi utile pentru antreprenori, contabili și casieri

Registrul de casă este un document contabil solicitat întotdeauna în timpul unui control financiar, urmărindu-se atât întocmirea lui corespunzătoare, cât și concordanța între cifrele înregistrate în documente și situația reală din casierie (banii fizici trebuie să fie identici cu cifrele din fișa zilnică). În cazul în care nu se respectă aceste principii, amenzile pot fi însemnate, putându-se chiar ajunge la suspendarea activității firmei. 

Specialiștii în contabilitate au câteva sfaturi pentru casieri, contabili și antreprenori, pentru ca astfel de situații să nu apară:

• Administratorul firmei va desemna o persoană ce trebuie să realizeze zilnic documentul (aceasta poate fi casierul sau altă persoană autorizată);
• Se va alege varianta cu cele mai multe avantaje în legătură cu modalitatea de completare a registrului. Studiile au demonstrat că cea mai utilă este folosirea unor softuri specializate, în special dacă ele sunt integrate în programe de gestiune complete, ce oferă și alte oportunități pe lângă înregistrarea zilnică a încasărilor și plăților cu numerar;
• Completarea registrului se face zilnic, începând cu soldul inițial (banii rămași din ziua anterioară) și încheind cu soldul zilnic. Pentru a se realiza calculul soldului zilnic, este necesară stabilirea veniturilor totale ale zilei și a cheltuielilor făcute. Astfel, la soldul inițial se adaugă încasările înregistrate pe tot parcursul zilei, din care se scade suma cheltuielilor curente. Ceea ce rezultă este soldul final, ce trebuie să corespundă întocmai cu banii fizici din casierie;
• Soldul final nu trebuie să fie niciodată negativ, situația fiind interzisă de către lege. În cazul în care plățile sunt mai mari decât încasările, administratorul trebuie să crediteze firma cu cel puțin banii necesari pentru ca soldul să ajungă la zero;
• Dacă o firmă are mai multe puncte de lucru, fiecare dintre acestea va trebui să aibă propriul registru de casă;
• În cazul în care se fac și tranzacții cu valută în numerar, este obligatorie realizarea unui registru de casă separat, în care să fie surprinse aceste tranzacții (alături de suma rezultată în valută trebuie să fie trecută și conversia în lei la valoarea din acel moment, conform BNR);
• Rândurile necompletate din fișa zilnică se barează;
• Modificările se fac prin tăierea cu o linie a cuvântului sau cifrei greșite, cu adăugarea alături a variantei corecte, lângă care se va trece semnătura și data la care se va face modificarea.

În concluzie, întocmirea registrului de casă într-un mod conform este o obligație legislativă și un bun prilej de a pune la dispoziția administratorilor informații utile legate de managerierea corectă a firmei.

Surse foto:unsplash.com

Succesul în afaceri depinde de o multitudine de factori, printre aceștia numărându-se și contabilitatea primară. Prin intermediul acestei componente se poate pune la punct un proces de înregistrare, clasificare și evidență a tuturor tranzacțiilor financiare, realizate în cadrul unui business. Datorită funcțiilor esențiale îndeplinite de contabilitatea primară este absolut necesar ca orice antreprenor să depună eforturi susținute pentru a realiza o activitate contabilă eficientă, bazată pe inovațiile introduse în ultimii ani în lumea afacerilor. 

Articolul de mai jos oferă o serie de informații utile oricărui antreprenor ce dorește să-și dezvolte afacerea pe principii sănătoase. Prin intermediul acestor informații se va putea descoperi ce este contabilitatea primară, ce roluri îndeplinește ea în lumea afacerilor, care sunt principalele tipuri de documente ce sunt realizate în cadrul ei și care este rolul softurilor de gestiune în atingerea obiectivelor propuse. 

1. Ce înseamnă contabilitatea primară

Contabilitatea primară este parte a contabilității generale și constă în activitatea realizată în mod conștient de către persoane specializate în domeniu prin metode clasice sau moderne de a surprinde în cadrul unor documente cu caracter oficial diversele tranzacții comerciale realizate în cadrul unei firme, pe parcursul unei perioade de timp. Înregistrarea informațiilor este completată și de oferirea unor date foarte utile pentru factorii de decizie, cu privire la gradul de sănătate al businessului și la direcțiile ce trebuie avute în vedere pentru atingerea potențialului maxim de dezvoltare. 

1.1. Definirea conceptului de contabilitate primară – ce presupune acesta?

Conceptul de contabilitate primară este unul extrem de larg și, din acest motiv, definirea lui nu poate fi făcută cu lejeritate. Contabilitatea primară înseamnă, în primul rând, colectarea sistematică și clasificarea informațiilor cu privire la tranzacțiile financiare ale unei afaceri (vânzări, plăți, încasări, achiziții, salarii etc.). În al doilea rând, contabilitatea primară cuprinde evidența detaliată și cronologică a acestor informații pentru a putea fi folosite în diverse scopuri ulterior. 

O caracteristică a acestor înregistrări este legată de obligativitatea prezenței unor documente justificative, care să dovedească în mod oficial modul în care au fost realizate tranzacțiile. Printre aceste documente justificative se numără facturile, chitanțele, statele de plată, bonurile de livrare etc. 

1.2. Rolurile îndeplinite de contabilitatea primară

Importanța realizării unei contabilități primare corespunzătoare este dovedită de rolurile îndeplinite de aceasta în orice afacere:

• Înregistrarea tranzacțiilor este realizată în mod exhaustiv, nicio tranzacție financiară nefiind exclusă. Documentele contabile primare, ce îndeplinesc acest rol trebuie să includă diferite informații utile, printre acestea numărându-se sumele implicate, datele persoanelor sau entităților parte a tranzacției, conturile contabile relevante și alte informații ce ar putea fi utile celor interesați.
• Clasificarea și codificarea datelor contabilității primare sunt făcute în așa fel încât, la nevoie, informațiile să poată să fie extrase cu ușurință, fără a fi necesară o căutare anevoioasă prin arhive.
• Verificarea și reconcilierea datelor cu privire la tranzacțiile financiare sunt importante, deoarece prin intermediul lor sunt identificate erorile accidentale sau intenționate și se poate realiza o corectare corespunzătoare a acestora.
• Informațiile contabilității primare sunt esențiale pentru efectuarea unor rapoarte financiare detaliate, care să ajute luarea unor decizii cu privire la viitorul companiei. În plus, acest rol permite și evaluarea performanțelor financiare ale unei firme și ale conducerii acesteia.
• Contabilitatea primară este și modalitatea prin care sunt stabilite nivelurile plăților către stat sub forma de taxe și impozite. Conformitatea legislativă în acest sens oferă corectitudine și evitarea unor penalizări costisitoare.

2. Tipuri de documente întocmite în cadrul activităților de contabilitate primară a unei firme

Documentele de contabilitate primară trebuie să fie întocmite într-un mod unitar, prin prezența unor informații minime, prevăzute în legislația financiară a statului român. În vederea respectării acestor precizări, fiecare document contabil va cuprinde următoarele categorii de date:

• Tipul de document contabil (factură, chitanță, borderou, extras bancar etc.);
• Informații cu privire la persoana juridică emitentă (numele firmei, adresa acesteia, numărul de înregistrare fiscală);
• Informații despre cealaltă parte implicată în tranzacție (client, furnizor);
• Detalii despre tranzacția în sine (data realizării sale, bunurile sau serviciile vândute sau cumpărate, prețul etc.);
• Informații cu privire la taxele implicate;
• Semnăturile părților.

2.1. Facturi și chitanțe în contabilitatea primară

Printre cele mai des întocmite documente în cadrul contabilității primare se numără facturile și chitanțele. Aceste acte au rolul de a înregistra și de a dovedi tranzacțiile realizate într-o companie, ambele părți implicate primind câte un exemplar. Un alt rol al acestor documente este acela că prin intermediul lor se efectuează activitățile ulterioare de audit, prin intermediul cărora se identifică modul în care s-a realizat activitatea financiară. 

În privința facturilor, în practică se evidențiază două tipuri. În primul rând, este vorba despre facturile de vânzare, documente pe care firma le eliberează către clienți pentru a înregistra o tranzacție de vânzare. Pe acest tip de facturi vor fi trecute informațiile utile, precum identificarea părților, descrierea bunurilor sau serviciilor vândute, prețul, termene de plată etc. În al doilea rând, există facturile de cumpărare, pe care afacerea le primește de la furnizori. Informațiile din acest tip de facturi sunt asemănătoare cu cele din facturile de vânzare. 

Chitanțele sunt documentele care confirmă primirea sumei de la client (chitanța de încasare) sau plata acesteia de la afacere către furnizori sau alte entități (chitanța de plată). Ambele tipuri de chitanțe trebuie să fie completate la momentul înregistrării tranzacției, detaliile existente trebuind să fie suficiente pentru a surprinde în mod corect plata sau încasarea banilor. 

2.2. Contabilitatea primară – jurnalele contabile

În cadrul afacerilor, în special a celor de dimensiuni medii și mari, sunt completate numeroase documente justificative ale contabilității primare. Pentru înregistrarea acestora în așa fel încât să poată fi consultate la nevoie rapid și ușor este folosit instrumentul jurnalului contabil. Un astfel de document conține o selecție de acte ale contabilității primare, existând șase tipuri principale utilizate în practică. 

• Jurnalul de vânzări este folosit pentru înregistrarea tuturor tranzacțiilor de vânzare. În cadrul acestuia sunt introduse facturile de vânzare emise către clienți, încasările de numerar, notele de credit etc.;
• Jurnalul de cumpărări înregistrează tranzacțiile prin care afacerea a achiziționat materie primă de la furnizori sau alte mărfuri și servicii necesare pentru desfășurarea corespunzătoare a afacerii;
• Jurnalul de numerar are rolul de a ține evidența tuturor tranzacțiilor cu numerar;
• Jurnalul de bancă cuprinde documente despre tranzacțiile financiare prin intermediul conturilor bancare ale firmei (depuneri, retrageri, plăți, încasări);
• Jurnalul de stocuri este compus din documentele care înregistrează tranzacțiile legate de stocurile afacerii;
• Jurnalul de ajustări este legat de înregistrarea acelor modificări necesare în cadrul identificării unor erori contabile.  

Completarea jurnalelor contabile trebuie să fie făcută prin luarea în considerare a mai multor factori, printre care respectarea principiilor și normelor contabile legale și folosirea unor metode care să ușureze selectarea informațiilor și păstrarea acestora în siguranță până la momentul în care este necesară consultarea lor. În acest sens sunt disponibile diverse modalități de arhivare, dar și soluția modernă a softurilor de contabilitate, care permite automatizarea unor procese și obținerea informațiilor necesare instantaneu, pe baza unui efort minim. 

2.3. Importanța registrului inventarului în contabilitatea primară

Contabilitatea primară are și rolul de a înregistra și de a urmări acele informații care relevă bunurile și valorile deținute de o afacere. Documentele de acest tip sunt incluse într-un registru de inventar. Activitatea de inventariere contabilă trebuie să fie făcută prin parcurgerea următorilor pași:

• Înregistrarea activelor este acea activitate prin care sunt surprinse în mod scriptic bunurile și valorile deținute de o afacere. Informațiile despre active (vehicule, materii prime, produse finite, stocuri, mobilier) trebuie să cuprindă detalii cu privire la cantitatea și valoarea acestora, la data achiziției și o descriere detaliată a acestora;
• Actualizarea înregistrărilor se face periodic pentru a se surprinde modificările prin adăugarea sau eliminarea unor bunuri (cumpărare, vânzare, retragere din uz etc.) și pentru actualizarea valorilor, în cazul în care acestea se modifică;
• Evaluarea valorilor se face cel mai adesea la costul de achiziție, dar există și alte metode precum luarea în considerare a valorii de piață;
• Monitorizarea stocurilor este surprinsă tot în registrul de inventar prin înregistrarea intrărilor și ieșirilor de stoc și a cantităților disponibile.

Registrul inventarului este utilizat de factorii de decizie dintr-o afacere și pentru generarea unor rapoarte și analize detaliate, ce au rol în stabilirea strategiei și pentru controlul activelor ce este esențial pentru prevenirea pierderilor și identificarea unor nereguli costisitoare. 

3. Importanța softurilor de gestiune contabilă în simplificarea proceselor financiare de contabilitate primară

Contabilitatea primară a fost multă vreme o activitate complexă din cauza numeroaselor tipuri de documente realizate în mod frecvent și a necesității păstrării acestora astfel încât să fie disponibile la nevoie. Pentru a se atinge aceste necesități majoritatea firmelor aveau departamente contabile cu numeroși angajați, ce efectuau munca în mod manual, element care putea genera în mod frecvent erori contabile. 

În ultimii ani tendința cea mai importantă a contabilității primare este reprezentată de înlocuirea muncii manuale cu cea realizată cu ajutorul softurilor specializate. Aceasta tendință presupune utilizarea celor mai noi inovații în domeniul inteligenței artificiale pentru punerea la dispoziție a clienților din diverse domenii a unor programe de calculator, care să permită automatizarea cât mai completă a întregului demers privitor la contabilitatea primară. 

Printre domeniile ce pot utiliza cu mult succes un astfel de soft de gestiune se numără domeniul HoReCa. Antreprenorii din această zonă au la dispoziție softuri de gestiune pentru restaurant, bar, club și cafenea și softuri de gestiune pentru hotel, programe care încorporează diverse facilități și care ușurează extrem de mult întreaga activitate de înregistrare și păstrare a documentelor contabile. 

Un alt domeniu ce poate beneficia de avantajele softurilor este cel comercial. Această zonă de business se caracterizează printr-o multitudine de tranzacții zilnice, ce trebuie să fie înregistrate în mod exact. Această activitate poate fi automatizată cu ajutorul softului de gestiune pentru magazine care monitorizează stocurile în timp real, poate fi integrat cu alte soluții software și hardware existente și care este ușor de folosit chiar și de către persoane nespecializate. 

Domeniul transporturilor și al logisticii poate fi manageriat cu mai mare ușurință prin utilizarea unui soft specializat care automatizează întreg procesul de emitere și transmitere a documentelor justificative, inclusiv prin integrarea cu sistemele E-Factura și RO-eTransport. 

Softurile moderne de gestiune sunt utile datorită ușurării gestiunii financiare și a întocmirii documentelor de contabilitate primară. Printre avantajele de care se pot bucura toți antreprenorii se numără:

• Automatizarea proceselor contabile evită munca repetitivă prin înregistrarea automată a tuturor tranzacțiilor și prin realizarea documentelor justificative, fără intervenție umană. Această caracteristică este importantă atât din punct de vedere a eliberării mâinii de lucru prin reducerea angajaților din departamentele contabile, cât și prin reducerea în totalitate a erorilor umane ce apăreau deseori în cazul contabilității clasice.
• Softurile moderne realizează în mod automat centralizarea și integrarea datelor financiare. Disponibilitatea lor la orice oră rapid și ușor, precum și integrarea unor date diverse într-un singur loc evită dubla introducere a datelor și elimină necesitatea gestionării și reconcilierii mai multor seturi de date dispersate.
• Softurile au și facilitatea de generare de raporturi financiare complexe. Aceste raporturi pot fi obținute în orice moment și cuprind informații esențiale, pe care managerii le pot folosi în activitatea de zi cu zi pentru identificarea riscurilor și luarea unor măsuri pentru eliminarea lor.
• Reglementările fiscale și contabile din România sunt destul de complexe și, uneori, se schimbă de la zi la zi. Conformitatea legislativă în acest sens este greu de atins în cazul în care contabilitatea este ținută în mod clasic. Softurile, în schimb, sunt actualizate în mod constant și surprind cu exactitate toate reglementările aflate în vigoare. Aceste programe calculează în mod corect taxele și impozitele datorate, obținându-se în acest fel conformitatea fiscală;
• Datele financiare trebuie să fie păstrate departe de ochii celor neavizați. Softurile moderne fac posibil acest lucru prin funcțiile de securitate incluse, accesul fiind restricționat după necesități. 

În concluzie, antreprenorii din România trebuie să țină cont de inovațiile introduse în activitatea contabilă pentru a beneficia de avantajele oferite, de folosirea unor softuri de gestiune moderne, ce funcționează pe baza inteligenței artificiale. 

În orice afacere, gestionarea tranzacțiilor reprezintă o activitate foarte importantă. Intrările și ieșirile dintr-o firmă trebuie să fie făcute în conformitate cu normele legale, fie că este vorba de un business mic, fie de unul mare. Factura fiscală este un document contabil esențial, iar de aceea, ca proprietar de afacere, trebuie să înțelegi foarte bine cum se întocmește, care sunt elementele importante, cum te-ar putea ajuta un soft specializat, precum și alte informații utile.
Dacă ești un antreprenor care se simte puțin împovărat de tot ceea ce ține de emiterea și procesarea facturilor, care a devenit din ce în ce mai complexă, acest articol acoperă ceea ce trebuie să știi despre facturile fiscale, inclusiv cum poți automatiza eficient procedurile financiare și întregul proces de lucru al unei afaceri.

Termenul de emitere a unei facturi fiscale

Facturile fiscale sunt importante deoarece ele stau la baza înregistrării în contabilitate a tuturor operațiunilor economice. Întocmirea acestora se face în conformitate cu regulile din Codul Fiscal și se emit pentru livrările de bunuri și servicii.
Termenul de emitere a facturii fiscale este până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care a fost efectuată prestarea de servicii, iar pentru livrarea de bunuri, factura fiscală se emite la data la care bunurile au fost livrate. Pentru marfa care este expediată cu aviz de însoțire, facturile trebuie emise în maximum 5 zile lucrătoare de la data livrării.

Factură fiscală se întocmește în mai multe situații:

• Pentru prestările de servicii și pentru livrările de bunuri.
• Pentru vânzările realizate la distanță.
• Pentru orice avans încasat în cazul livrărilor de bunuri, prestărilor de servicii sau vânzărilor realizate la distanță.
• Pentru livrările intracomunitare în condițiile prevăzute de lege.

Factură fiscală nu este necesară atunci când:

• Sunt livrate bunuri sau prestate servicii către consumator prin intermediul magazinelor cu amănuntul în urma cărora emiterea bonurilor fiscale este obligatorie.
• Sunt livrate bunuri sau prestate servicii pentru care se eliberează diverse documente legale. Câteva exemple de astfel de situații sunt: transportul persoanelor pe baza biletelor de călătorie, serviciile de parcări auto prin automate sau accesul pe bază de bilet la spectacole, târguri și expoziții.

Ce este factura fiscală? Tipuri de facturi fiscale

Dacă ești la început de drum într-o afacere în care vinzi diverse bunuri sau servicii, un aspect important de care trebuie să ții cont este emiterea facturii fiscale. Pentru a înțelege cât mai bine tot ceea ce ține de acest subiect, este esențial să cunoști care este definiția facturii fiscale. Așadar, aceasta este un document contabil care se întocmește de un furnizor către client și conține produsele vândute sau serviciile prestate de acesta.

Factura fiscală trebuie întocmită de către toate persoanele juridice, fie că este vorba de întreprinderi mici și mijlocii, fie despre persoane fizice autorizate (PFA) sau marii contribuabili. Este un document obligatoriu deoarece susține tranzacțiile contabile și fiscale ale unei companii, obligând clientul să plătească bunurile achiziționate sau serviciile de care a beneficiat. Factura fiscală trebuie emisă de către orice persoană impozabilă, înregistrată ca plătitor de TVA, pentru livrarea de bunuri sau prestarea de servicii.

Acest document este întâlnit în două tipuri de formate. Formatul fizic era cel mai întâlnit tip de factură fiscală pentru livrarea de bunuri și prestarea de servicii, dar, în prezent, formatul electronic este mult mai popular datorită simplității cu care poate fi generat. Documentul eliberat în mod electronic este mai ușor de transmis clienților care se află într-o zonă mai îndepărtată. Un alt tip de factură este cea simplificată, care se întocmește atunci când valoarea acesteia, inclusiv TVA-ul, nu depășește 100 de euro. O diferență între factura simplificată și cea normală este că prima va conține mai puține elemente.

Dintre cele două tipuri de facturi fiscale, cea în format electronic este mai simplă deoarece informațiile sunt preluate din calculator iar schimbul între furnizor și cumpărător se realizează mult mai repede, fără să fie necesară tipărirea pe hârtie. În plus, integrarea cu E-factura se face extrem de ușor. E-factura este sistemul obligatoriu de facturare electronică prin care pot fi încărcate, stocate și descărcate facturi prin intermediul unui server IT al ANAF. Acesta a fost creat pentru a eficientiza procesul de colectare a impozitelor și taxelor și pentru a contribui la un mai bun control fiscal. În prezent, e-factura este obligatorie pentru anumite categorii de operatori economici dar, treptat, acest sistem va deveni obligatoriu pentru toți operatorii economici din România.

Pentru o mai bună evidență a facturilor fiscale electronice, soluțiile informatizate sunt o opțiune excelentă. Acestea sunt concepute pentru a se potrivi fiecărui business în parte, indiferent de domeniul de activitate. Spre exemplu, un soft de gestiune pentru restaurante îți permite să generezi facturile mult mai ușor și mai rapid fără să apelezi la ajutorul unui contabil. Astfel, economisești timp și te poți concentra pe alte aspecte ce țin de dezvoltarea firmei. Mai mult decât atât, programele de gestiune pentru restaurante sunt mult mai performante, permițând o sincronizare perfectă a tuturor operațiunilor.

Ține cont de faptul că cele mai bune procese de facturare te pot ajuta să păstrezi înregistrări contabile exacte și să-ți îndeplinești toate obligațiile fiscale. De aceea, este important să nu sari peste detalii, să verifici cu atenție regulile și să te asiguri că sunt incluse toate elementele esențiale. De asemenea, este important să fii la curent la datele de scadență ale facturilor pentru a evita întârzierile de plată care pot avea un impact negativ asupra fluxului de numerar al afacerii tale. Un software de facturare și de gestiune eficient facilitează crearea de facturi fiscale și acceptarea plăților dintr-un singur loc, îți oferă rapiditate în utilizare și o actualizare în timp real a situației financiare.

Factura fiscală – informații despre format, întocmire și valabilitate

Factura fiscală trebuie să conțină în mod obligatoriu anumite informații și elemente. Pentru a nu face greșeli în emiterea acesteia, este important să colaborezi cu un contabil sau să generezi astfel de documente mult mai simplu, printr-un soft specializat. De exemplu, un program de gestiune pentru magazin te poate ajuta să administrezi toate documentele din același loc, inclusiv plăți, intrări, scadențe și alte operațiuni. Deoarece greșelile contabile pot însemna stres și timp pierdut, un astfel de soft este cea mai bună opțiune pentru a ține mult mai ușor o evidență financiară corectă. În continuarea acestui articol vei afla cum arată o factură fiscală, ce elemente trebuie să conțină și cum trebuie păstrată si arhivată.

Întocmirea unei facturi fiscale – format și conținut

Pentru a fi valabilă, o factură fiscală trebuie să includă mai multe informații precum:

• Un număr de ordine care trebuie să fie unic;
• Data emiterii acesteia;
• Data livrării bunurilor, a prestării serviciilor sau a încasării unui avans, atunci când acestea se produc la o dată anterioară emiterii facturii;
• Denumirea, adresa, codul de identificare al firmei, precum și codul de înregistrare în scopuri de TVA;
• Numele furnizorului care nu este stabilit în România;
• Numele și adresa beneficiarului;
• Codul de identificare fiscală sau codul de înregistrare în scopuri de TVA a beneficiarului;
• Denumirea și cantitățile bunurilor livrate sau a serviciilor prestate și baza de impozitare a acestora;
• Alte informații precum avansuri facturate, prețul unitar, reduceri, rabaturi, remize;
• Valoarea bunurilor și a serviciilor, fără taxa pe valoare adăugată.
• Cota de taxa aplicată sau alte mențiuni precum scutit cu drept de deducere, scutit fără drept de deducere, neimpoziabil sau altele, după caz.

De asemenea, factura fiscală poate cuprinde și alte date speciale, precum mențiuni legate de taxare inversă atunci când clientul este persoană obligată la plata TVA sau mențiunea TVA la încasare atunci când exigibilitatea TVA intervine la data încasării facturii sau avansului. Agențiile de turism trebuie să specifice pe factură “regimul marjei – agenții de turism” iar pentru obiecte de artă, antichități sau alte obiecte de colecție “regimul marjei-obiecte de colecție și antichități”.

Există și situații în care factura poate fi emisă de către beneficiar în numele furnizorului, cu mențiunea obligatorie “autofactură”.

Toate aceste informații vor apărea atât pe factura în format fizic, cât și pe cea electronică. Chiar dacă în această privință, nu există diferențe între cele două tipuri, factura electronică are câteva caracteristici distincte:

• Semnăturile sunt făcute în conformitate cu Legea nr. 148/2012 ce face referire la înregistrarea activităților comerciale prin mijloace electronice.
• Factura trebuie să fie emisă în format pdf, xml, doc sau xls.
• Transmiterea acesteia se face prin mijloace electronice.
• Factura fiscală în format electronic trebuie să poarte o marcă atemporală (o serie de date în format electronic atașat documentului).

Printre elementele importante din formatul facturii fiscale se află și numărul și seria. Acestea reprezintă un mod de identificare unic al facturii, ce permite un bun control fiscal al tuturor operațiunilor comerciale ale unei societăți. Din acest motiv, orice persoană juridică sau persoană fizică autorizată trebuie să decidă seria și numerotarea facturilor înainte de emiterea acestora, respectând cerințele prevăzute în Codul Fiscal.

Pe factura fizică legislația nu prevede prezența unei semnături și ștampile dacă documentul cuprinde toate informațiile obligatorii. Uneori poate fi necesară semnătura unei persoane desemnate din departamentul financiar, mai ales în cazul întreprinderilor mari. În afacerile mici, facturile fiscale pot fi semnate chiar de administratori.

Factura simplificată se emite doar după depunerea unei cereri scrise la Direcția de Reglementări Contabile și a unei note justificative din care să reiasă motivul pentru care este realizată solicitarea. Așa cum spune și numele, factura simplicată cuprinde mai puține informații:

• Data emiterii facturii;
• Datele de identificare ale persoanei juridice care o emite;
• Bunurile sau serviciile prestate;
• Taxa colectată/de plată sau informații pentru calcularea acesteia.

Valabilitatea unei facturi fiscale, arhivare și păstrare

Pe lângă întocmirea corectă, obligațiile ce țin de facturile fiscale nu se opresc aici. Ca și alte documente financiar-contabile, acestea trebuie arhivate și păstrate conform legii. Prin urmare, facturile și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate se arhivează pe o perioadă de 10 ani, începând de la data încheierii exercițiului financiar pe durata căruia au fost întocmite. Există și situații speciale, în care facturile sunt păstrate mai mult de 10 ani, atunci când bunurile pentru care au fost întocmite au o durată de viață ce depășește această perioadă.

Arhivarea și păstrarea facturilor este obligatorie pentru toate societățile comerciale, companiile naționale, regiile autonome, societățile corporatiste, dar și alte firme sau persoane fizice autorizate.

Pentru a simplifica procesul de facturare, urmărire și păstrare a documentelor financiar-contabile, un software automatizat este cea mai bună soluție. Printre beneficiile care merită menționate se numără:

• Reducerea erorilor umane. Indiferent de gradul de pregătire al departamentului financiar, facturarea manuală prezintă întotdeauna riscul de erori umane. Prin urmare, o procesare automatizată cu ajutorul unui software reduce acest risc și economisește timp.
• Eliminarea costurilor inutile. Procesarea manuală înseamnă mai multe ore de muncă pentru fiecare factură generată. Astfel, costurile cu forța de muncă, depozitarea și organizarea facturilor vor fi mai mari.
• Creșterea eficienței și a productivității. Având o singură bază de date, poți gestiona mai eficient nevoile afacerii.

În concluzie, emiterea unei facturi fiscale este esențială pentru a dovedi livrarea de bunuri sau prestarea de servicii. Toți contribuabilii înregistrați în scopuri de TVA trebuie să emită o factură fiscală în momentul livrării. Din punct de vedere al beneficiarului sau al cumpărătorului, primirea facturii fiscale pentru bunurile achiziționate sau serviciile utilizate presupune obligația de plată. În plus, o factură fiscală este, de asemenea, esențială pentru diverse scopuri de raportare financiară.

Factura fiscală este un document important în contabilitate, de aceea trebuie întocmită corect și în conformitate cu regulile din Codul Fiscal. Atunci când ești la început de drum într-o afacere de mici dimensiuni, un soft specializat te poate ajuta să eliberezi aceste documente mai ușor și mai rapid. Economisirea banilor, a timpului și a efortului este posibilă cu ajutorul automatizării și a programelor de gestiune. Eficiența se referă însă și la eliminarea erorilor umane și la utilizarea tehnologiei pentru a automatiza activitățile manuale repetitive.

Sursa foto: freepik.com, pexels.com.

Dacă conduci o afacere, probabil știi deja că recepția mărfurilor este o parte importantă a procesului de achiziție. Nota de intrare recepție este un document important care te ajută să remediezi rapid diverse probleme cu furnizorii și să beneficiezi de transparență și cele mai bune condiții în tot acest proces. Odată ce vei înțelege importanța recepției de mărfuri, vei putea să o folosești la potențialul maxim în afacerea ta. Acest articol îți oferă informații utile despre NIR sau nota de intrare recepție și despre cum poți să gestionezi mai ușor stocurile în diverse tipuri de business-uri.

Nota de intrare recepție – ce este și de ce trebuie întocmită?

Procesul de recepție a mărfurilor este o parte esențială a lanțului de aprovizionare a oricărei companii. Nota de intrare recepție a mărfurilor este o înregistrare a bunurilor primite de la furnizori și joacă un rol vital în gestionarea lanțului de aprovizionare deoarece permite întreprinderilor să urmărească și să confirme primirea bunurilor, să inspecteze starea și cantitatea articolelor și să rezolve orice discrepanță sau problemă apărută. De asemenea, acest document este esențial pentru contabilitate, gestionarea stocului și soluționarea eventualelor litigii sau reclamații legate de bunurile primite.

Ce este NIR-ul și cine îl întocmește?

Nota de intrare recepție este un document justificativ prin care sunt recepționate bunurile în gestiunea stocurilor și în contabilitate. Acesta este utilizat mai ales în cazul entităților care lucrează cu stocuri, în baza lui făcându-se recepția mărfurilor într-un depozit. Denumirea completă a acestui document este notă de intrare recepție și constatare diferențe.

Deținerea de bunuri materiale fără înregistrarea lor în contabilitate este interzisă prin lege. Nir-ul este obligatoriu în toate situațiile reglementate de Ordinul 2634/2015, care prevede normele specifice de utilizare a documentelor financiar contabile. Atunci când nu este cerută întocmirea unui nir, încărcarea în gestiune și înregistrarea în contabilitate se va face pe baza documentelor de livrare, cum ar fi avizul sau factura.

Câteva situații în care nota de intrare recepție este obligatorie sunt:

• Pentru bunurile din facturi sau avize ce fac parte din gestiuni diferite;
• Pentru intrările de mărfuri în gestiunea la preț de vânzare;
• Pentru bunuri primite în custodie sau în păstrare, în vederea prelucrării;
• Pentru mărfurile care prezintă diferențe la recepție;
• Atunci când sunt primite bunuri fără alte documente de livrare;
• Pentru bunurile achiziționate de la persoanele fizice.

De regulă, NIR-ul este completat de către o comisie de recepție și un gestionar atunci când are loc aprovizionarea cu mărfuri într-un magazin sau depozit și include informații precum numele furnizorului, data și ora recepției, descrierea articolelor, detalii despre cantitate, observații privind controlul greutății și semnătura destinatarului. Acesta este utilizat adesea împreună cu un bon de livrare sau o factură pentru a asigura o evidență exactă și corectă.

În cazul în care nir-ul este întocmit prin sistem electronic, acesta va prelua toate datele din contabilitate iar semnăturile nu mai sunt obligatorii.

Nir-ul sau nota de intrare recepție îndeplinește mai multe funcții :

• Document pentru recepționarea bunurilor;
• Act justificativ pentru încărcarea în gestiunea unei societăți;
• Document pentru soluționarea eventualelor probleme apărute la primirea mărfurilor și a litigiilor;
• Document pentru înregistrarea în contabilitate.

Nota de intrare recepție este utilizată în etapele de circulație a mărfurilor, fiind utilă în mai multe departamente din cadrul unei companii. Pentru o întreprindere care lucrează cu stocuri, nir-ul este obligatoriu. Arhivarea acestuia se face în compartimentul financiar contabil al întreprinderii.

De ce este importantă nota de intrare recepție?

Nota de intrare recepție este un document foarte important pentru că ajută întreprinderile să țină evidența inventarului lor și să asigure faptul că bunurile sunt primite conform contractului de achiziție. Pentru că asigură o evidență clară în ceea ce privește bunurile recepționate, este deseori întocmit și în diverse situații în care legea nu impune acest lucru.

Mai mult decât atât, există și alte motive pentru care nir-ul este important într-o afacere:

• Rezolvarea litigiilor – nota de intrare recepție este un document perfect pentru a rezolva litigiile care pot apărea în timpul unei tranzacții. Acest lucru se datorează faptului că nirul acționează ca o dovadă a livrării, ceea ce poate ajuta la clarificarea oricăror neînțelegeri cu privire la ceea ce a fost comandat și primit.
• Urmărirea inventarului – un alt motiv pentru care sunt importante intrările de mărfuri este acela că ajută întreprinderile să își urmărească nivelurile de inventar, să țină evidența bunurilor pe care le au în stoc și să planifice comenzile viitoare. Un instrument util în acest sens este un soft de gestiune pentru magazin care te ajută să monitorizezi mai ușor stocul și să faci achizițiile optime exact atunci când trebuie.
• Asigurarea calității –  nota de intrare recepție a mărfurilor ajută întreprinderile să se asigure că primesc bunuri care respectă standardele de calitate descrise în contractul de achiziție. Acest lucru este foarte important, evitându-se primirea bunurilor deteriorate sau de calitate slabă.

Cum se completează un nir?

Nota de intrare recepție poate fi diferită de la o companie la alta, dar în mare parte aceasta cuprinde aceleași informații:

• Denumirea și adresa furnizorului;
• Informații despre data și ora livrării;
• Produsele livrate și cantitatea fiecăruia;
• Numărul facturii sau avizului de expediție, după caz;
• Semnătura persoanei care face recepția.

Nir-ul poate fi completat pe hârtie, pe formulare tipizate sau în format electronic, cu ajutorul unui soft de gestiune. Această ultimă variantă este mult mai ușoară, deoarece sunt evitate erorile umane și se reduce timpul alocat pentru astfel de operațiuni. De obicei, nota de intrare recepție se întocmește în două exemplare, iar în situația în care se constată diferențe se întocmește în trei exemplare.

Nota de intrare recepție – cum se întocmește, ce probleme pot apărea și cum poți gestiona stocurile mult mai ușor?

Implementarea unui sistem eficient de recepție a mărfurilor și de gestiune a stocurilor este esențială într-o afacere. Acest lucru te va ajuta să creezi fluxuri de lucru cuprinzătoare care să te ghideze în procesul de primire a mărfurilor de la început până la sfârșit. Cu ajutorul unui soft de gestiune, poți personaliza aceste fluxuri pentru a se potrivi nevoilor și cerințelor tale specifice. În plus, acesta te va ajuta să eviți producerea unor erori umane care pot da peste cap întregul flux. Generarea mai ușoară a nirurilor și a comenzilor, controlul inventarului și gestiunea stocurilor reprezintă alte beneficii importante. Acest capitol iți va dezvălui câteva informații utile despre principalii pași pe care trebuie să-i urmezi în întocmirea unui nir, dar și câteva soluții eficiente pentru a reduce timpul alocat acestor activități.

Etape în întocmirea nir-urilor

Recepția mărfurilor este, în principiu, un proces de corelare a mărfurilor primite cu comanda de achiziție. Aceasta presupune verificarea bunurilor dacă sunt adecvate scopului pentru care au fost comandate și dacă sunt în stare bună.

Procesul de recepție a mărfurilor implică mai multe etape importante cum ar fi:

• Identificarea mărfurilor – acest lucru se face prin examinarea comenzii de achiziție și compararea acesteia cu bunurile primite.
• Verificarea stării și a cantității mărfurilor – dacă există lipsuri sau deteriorări, acestea trebuie notate în nir.
• Depozitarea mărfurilor – se referă la descărcarea mărfurilor în depozit, care se poate face prin diverse metode, în funcție de tipul de bunuri primite.
• Înregistrarea mărfurilor primite – acest pas este important deoarece ajută întreprinderile să țină evidența bunurilor pe care le au în stoc și să monitorizeze nivelul inventarului.

Multe companii s-au obișnuit cu sistemul folosit în trecut, acela de emitere a nirurilor pe hârtie. Însă acest lucru consumă mult timp iar prelucrarea manuală poate fi cauza apariției erorilor în foarte multe cazuri. Alte dezavantaje pot fi:

• Riscul de pierdere a unor documente;
• Procesarea mai lentă;
• Întârzieri în comunicarea problemelor de livrare, cum ar fi prețuri incorecte sau cantități greșite;
• Posibile diferențe între gestiunea ta și cea a furnizorilor;
• Eforturi administrative mult mai mari pentru schimburi de date între companie și furnizori.

De asemenea, atunci când întreprinderea are mai multe locații sau este vorba de un magazin fizic și unul online, schimbul de date este mult mai greu de realizat, existând riscuri mari în gestionarea stocurilor atunci când procesul de recepție a mărfurilor se realizează manual.

Un proces ineficient de recepție a mărfurilor poate cauza un blocaj în producție si poate duce la erori. Un exemplu este atunci când produsele comandate ajung în mai multe etape.  În astfel de situații, se pot întocmi mai multe niruri pentru o singură intrare de achiziție.  Astfel, fiecare notă de intrare recepție este o dovadă a faptului că marfa corespunde din punct de vedere a calității și a cantității. Toate nirurile realizate se atașează la factura totală.

Așadar, nirul acționează ca un instrument de securitate nu doar pentru tine, în calitate de cumpărător, dar și pentru furnizori, pentru verificarea comenzilor înainte și după livrare.

Cum poți emite nir-uri și gestiona stocurile mult mai ușor?

Notele de intrare recepție ale mărfurilor joacă un rol important, confirmând că articolele au fost primite conform așteptărilor și că pot fi plătite către furnizor. Așadar, sunt vitale pentru diverse departamente, cum ar fi cele de aprovizionare sau financiare și sunt utilizate pentru actualizarea stocurilor și pentru plata mărfurilor obținute. Automatizarea este o soluție inteligentă de gestionare a tuturor documentelor, contribuind la reducerea procesării manuale a datelor și economisind timp și bani pentru orice afacere. În plus, acest lucru va minimiza riscul de eroare umană și va genera rapoarte clare și corecte pentru departamentele interesate.

Deși recepția mărfurilor poate fi un proces destul de complicat, în unele situații un soft de gestiune îl va face extrem de ușor prin automatizare. Existența unui sistem eficient de primire a mărfurilor oferă următoarele beneficii:

• Poți urmări momentul și locul primirii bunurilor;
• Este redus riscul autorizării plății pentru bunuri defecte și deteriorate;
• Sunt reduse șansele ca bunurile primite să se piardă, să fie furate sau să rămână nefolosite;
• Administrezi mult mai ușor resursele costurile și comenzile;
• Beneficiezi de mai mult control și siguranță, fiind evitate erorile umane;
• Ai controlul total al inventarului și al stocurilor.

Prin existența unui soft specializat, emiterea unui nir se simplifică foarte mult, dar în același timp poate fi asigurată și acuratețea datelor introduse în sistem. De asemenea, se pot crea ușor rapoarte pentru contabilitate.

Exemple de afaceri care pot beneficia de soft-uri de gestiune:

Un soft de gestiune pentru restaurant, club, bar și cafenea vine cu un avantaj major pentru astfel de afaceri, și anume rapiditatea in utilizare. Acesta îți permite să generezi niruri extrem de ușor, să vizualizezi și să emiți facturi și să gestionezi stocurile în mod eficient. Cu alte cuvinte, facilitează întregul proces de lucru dintr-un restaurant, bar sau cafenea și te ajută să te organizezi astfel încât să poți oferi clienților tăi servicii de calitate superioară. Cu astfel de aplicație, vei reduce timpul de lucru alocat acestor activități și vei evita erorile care ar putea apărea.

Și industria hotelieră poate beneficia de pe urma unor astfel de soluții. Un soft de gestiune pentru hotel te ajută să emiți bonuri și facturi sau plăți către furnizori. Mai mult decât atât, pe lângă funcțiile financiare, aceste programe de gestiune și recepție hotelieră iți oferă control asupra întregii afaceri prin alte funcții administrative sau de raportare și monitorizare.

Așadar, nota de intrare recepție este o parte esențială a oricărei afaceri. Ea îndeplinește mai multe roluri, de la asigurarea calității mărfurilor până la urmărirea nivelurilor de inventar. Crearea unui proces eficient de primire a mărfurilor si de gestiune a stocurilor poate fi o adevărată provocare, dar cu ajutorul unui soft modern, flexibil și performant vei reuși să eficientizezi toate operațiunile de afaceri și să asiguri o comunicare eficientă și în timp util cu furnizorii cu privire la eventualele probleme de livrare.

Sursa foto: pexels.com, freepik.com.

Gestionarea facturilor este o activitate importantă în orice business și care poartă o mare responsabilitate. Chiar dacă ai ales să lucrezi cu un contabil autorizat sau să folosești un soft specializat, adică o aplicație care face asta pentru tine în mod complet automat, este important să înțelegi ce este factura storno, cum trebuie ea înregistrată, precum și ce nu ar trebui să faci niciodată în privința ei. Dacă ești la început cu afacerea ta, iar costurile cu un contabil sunt prea mari deocamdată, informațiile acestea îți vor fi cu atât mai utile, pentru că te vor ajuta să navighezi cu ușurință domeniul contabil, de altfel destul de complex.

Factura storno în contabilitate

Acțiunea de stornare presupune o modificare în evidența contabilă, în sensul de a rectifica o înregistrare greșită, ce poate însemna fie că a fost trecută o sumă mai mică, fie una mai mare decât cea corectă. În consecință, factura storno va veni să consemneze această modificare, pentru ca bilanțul contabil să fie corect, în final.

Totuși, trebuie precizat faptul că, în spatele acestei sume ce nu corespunde cu realitatea, pot exista cauze dintre cele mai diverse, nu doar o greșeală de scriere.

Ce înseamnă factura storno?

În primul rând, o factură, în general, este un document comercial emis, de regulă, de către un vânzător (sau un furnizor) către un cumpărător, pentru a-i specifica detaliile tranzacției și suma de bani pe care acesta din urmă trebuie să o plătească.

Așadar, având în vedere și semnificația conceptului de stornare, o definiție pentru factura storno ar fi aceea de document de modificare a unei facturi emise anterior, în scopul corectării sumei înscrise pe aceasta.

Cele mai simplu de înțeles ipoteze sunt cele în care emiterea facturii storno se face fie pentru că s-a făcut o greșeală de scriere, fie pentru că produsele cumpărate au fost returnate vânzătorului. Alte motive comune sunt eventuale erori în calculul prețului și menționarea sau livrarea unei cantități greșite de bunuri.

Pe de altă parte, există anumite operațiuni pentru care legea prevede o scutire de taxa pe valoare adăugată (TVA). Se poate întâmpla, în cazul lor, ca vânzătorul să emită factura cu taxă, caz în care beneficiarii, pentru că nu au drept de deducere sau rambursare a sumei plătite cu titlu de taxă, vor trebui să solicite stornarea facturii și emiterea uneia noi, fără taxă. În această ipoteză, este vorba despre o stornare fiscală, prevăzută în Codul fiscal.

Facturile storno și cum se emit ele

Odată lămurit ce înseamnă o stornare de factură, operațiunea concretă ar trebui să fie mai ușor de înțeles și realizat. Primul pas este să identifici corect cauza modificării, după care urmează scrierea efectivă, urmată, în final, de înregistrarea facturii în contabilitate  și transmiterea către client.

Stornarea se poate face în două feluri:

• Primul dintre ele presupune că noua factură va cuprinde, inițial, exact aceleași informații ca și factura greșită, alături de numărul și data acesteia, după care valorile vor fi trecute cu semnul minus sau se va face o mențiune expresă, din care să rezulte că acele valori sunt negative. Nu în ultimul rând, se vor trece valorile corecte, așa cum vânzătorul ar fi vrut să le înscrie încă de la început.
• Cealaltă variantă este să se emită două facturi: una conținând informațiile și datele corecte și una în care se vor înscrie numărul și data facturii a cărei corectare se intenționează, precum și valorile din această veche factură, cu semnul minus, sau cu aceeași mențiune ca și în primul caz, din care să rezulte că acele valori sunt negative.

În ceea ce privește structura facturii, stornarea se poate face, de asemenea, în două modalități:

• pe poziții: adică va apărea denumirea, valoarea, cantitatea etc. fiecărui produs vizat în parte;
• valorică: produsele nu vor fi menționate, ci doar valoarea totală, alături de coordonatele facturii stornate, adică numărul și data ei.

Nu îl ultimul rând, în funcție de caracterul integral sau parțial, stornarea poate fi de mai multe feluri:

• stornare integrală: toate produsele;
• stornare parțială: o parte din produse;
• stornare multiplă: adică mai multe facturi, emise anterior, se stornează printr-o singură factură, ulterioară.

Există și situații mai complexe, în care stornarea are drept cauză modificarea bazei de impozitare. Într-o astfel de situație, dacă operează o majorare, iar nu o reducere a acesteia, nu se vor mai trece nici semnul minus, nici mențiunea potrivit căreia valorile sunt negative, pentru că ipoteza este în sens invers.

Stornarea facturii încasate

Operațiunea de stornare trebuie să conducă la o modificare în evidența contabilă, însă cauzele ei sunt variate. Cea mai la îndemână este o eroare la emitere, însă și o factură emisă și încasată în mod corect poate fi supusă stornării. Astfel de ipoteze vizează motive precum cel de mai sus (modificarea bazei de impozitare) sau complet distincte, adică plata unui avans.

În acest context, devine foarte importantă distincția între stornare și anulare, pentru că implicațiile lor sunt diametral opuse, dar ele sunt o constantă zonă de confuzie.

Factura de stornare: înregistrarea ei

Din factura storno și ce înseamnă ea a rezultat, ca și element central, modificarea. Din moment ce factura storno vine să corecteze o înregistrare eronată, modificând suma anterior menționată, este evident că va opera o nouă înregistrare, de această dată a unei sume ce să reflecte realitatea.

În funcție de tipul tranzacției, facturile storno pot fi înregistrate în jurnalul de vânzări sau în jurnalul de cumpărări. Dacă afacerea ta este un magazin și ai optat pentru integrarea unui soft de gestiune magazin, atunci operațiunea de înregistrare se va face automat, prin preluarea facturii și operarea modificărilor în fișa clientului, prin semnul minus, ce va indica o scădere a soldului.

Anularea și factura storno: o confuzie frecventă

O confuzie frecventă și de care ar trebui să te ferești este cea între anulare și stornare. Multe persoane cred că stornarea presupune o anulare, ceea este complet eronat.

Potrivit art. 330 din Codul fiscal, ce reglementează modalitățile de corectare a facturilor, anularea și stornarea intervin în ipoteze diferite:

• Astfel, dacă factura a fost doar emisă, însă nu a fost și trimisă beneficiarului, se va anula. Mai departe, dacă factura în cauză nu a fost emisă complet eronat, ci chiar consemna o tranzacție intenționată, atunci se va emite una nouă, de această dată corectă.
• Dacă factura a fost deja trimisă către beneficiar, atunci va opera stornarea: vechea factură se va modifica și va rezulta o nouă factură.

De asemenea, cunoscând cum se înregistrează o factură storno, este important să cunoști și o altă diferență majoră: lipsa înregistrării facturii anulate în contabilitate.

Facturile anulate nu produc efecte juridice, așa că fie se casează, fie se arhivează, atunci când legea prevede o astfel de obligație pentru un anumit interval de timp. La expirarea lui, facturile respective vor fi eliminate din arhivă.

Stornarea facturii pentru avans

Pe lângă modificările impuse de erori ce au intervenit în procesul de emitere a facturii, mai există, spuneam, și ipoteza stornării pentru regularizarea facturilor emise pentru avansuri. În realitate, această ipoteză este cea mai frecventă, pentru că erorile în emitere sunt destul de rare, mai ales în ultimii ani, când piața de softuri specializate s-a dezvoltat atât de mult. Unul dintre cele mai apreciate produse de acest tip este softul de gestiune pentru restaurant, bar, club și cafenea. În acest tip de afacere, pentru că tranzacțiile sunt numeroase și de valori foarte diferite, gestionarea manuală a facturilor ar fi destul de dificilă și cu risc de eroare destul de ridicat, motiv pentru care un program automat este o soluție excelentă.

Așadar, ceea ce se întâmplă frecvent este că vânzătorul sau furnizorul cere un avans la plată din partea cumpărătorului. Acesta va plăti mai întâi avansul, iar la un moment ulterior va plăti întreaga sumă. Pentru a nu exista în evidența contabilă două înregistrări, pentru aceeași tranzacție, se va face o stornare.

Factura storno pentru regularizarea avansului are rolul de a modifica plata inițială, cu scopul de a reflecta înregistrarea corectă a tranzacției finale: mai exact, consemnarea faptul că suma a fost deja inclusă în factura finală, așa încât cea inițială nu se mai justifică.

Este bine să ai în vedere faptul că, la storno, factura pentru avans este doar unul dintre tipurile existente. Chiar dacă frecvența lor este mai redusă, mai există cel puțin alte două feluri de stornare pe care să le cunoști:

• Stornarea tranzacțională: Poate fi necesară atunci când există erori în preț, cantitate, produse sau alte detalii ale tranzacției.
• Stornarea fiscală: Poate fi necesară în situații precum schimbarea regimului de taxare, aplicarea unor excepții fiscale sau corectarea erorilor fiscale în facturare.

Factura storno – un model util

Dacă ai înțeles ce este factura storno, atunci deja intuiești, cel mai probabil, și conținutul acesteia. De altfel, ca principiu, o factură storno nu este cu mult diferită de una obișnuită, ba chiar cuprinde aproximativ aceleași date:

• denumirea tuturor produselor sau a serviciilor;
• datele de identificare ale vânzătorului/ furnizorului: nume, nr. de înregistrare în Registrul Comerțului, CIF, adresă, capital social etc.;
• datele de identificare ale beneficiarului: dacă este persoană juridică, datele sunt în oglindă cu cele ale furnizorului; dacă este persoană fizică, atunci se vor trece, în principiu, numele și prenumele, CNP-ul și adresa;
• seria, numărul și data facturilor (cea veche și cea nouă, de regulă);
• dacă este cazul, numărul avizului de însoțire a mărfii;
• cantitatea și valoarea fiecărui produs sau serviciu;
• prețul;
• TVA-ul;
• semnătura și ștampila furnizorului.

Diferența esențială în cum se face o factură storno, raportat la emiterea unei facturi pentru operațiunile curente, este dată de trecerea semnului minus în fața valorilor greșite, sau consemnarea acelei mențiuni speciale, din care să rezulte că este vorba despre valori negative.

După înregistrare, factura storno se atașează facturii anterioare, cea modificată, și se păstrează în registrul aferent operațiunilor de vânzare-cumpărare.

Storno – factura ce poate fi emisă în mai multe feluri

După cum a reieșit încă de la început, stornarea facturii, prin definiție, nu impune un singur mod de realizare. O poți face manual, poți apela la un contabil autorizat sau poți folosi un soft specializat.

Acestea din urmă s-au dezvoltat semnificativ în ultimii ani și au devenit din ce în ce mai performante și mai prietenoase cu utilizatorul, devenind inclusiv specializate pe categorii de business-uri sau domenii de activitate: un soft de gestiune pentru hotel este un bun exemplu în acest sens.

Dacă nu implică niște costuri pe care să nu le poți suporta, cel mai probabil, un soft de acest fel reprezintă alegerea ideală: te scapă de stres, te ajută să economisești timp și este foarte rapid.

Reține că, la storno, factura încasată este o condiție prealabilă. Nu poate fi emisă o factură storno pentru că marfa, deși a fost livrată, nu s-a plătit. Scopul acestui instrument este distinct, iar o astfel de stornare ar fi o greșeală în contabilitate. Pentru ipoteza în care cumpărătorul nu plătește, există alte mecanisme.

Iată, așadar, că facturile storno nu sunt atât de greu de înțeles, emis sau înregistrat cum poate părea. Înțelegerea lor te va ajuta în primul rând în conducerea afacerii și va însemna, totodată, timp câștigat, pe care îl vei putea folosi în alte scopuri.

Aplicarea cunoștințelor despre factura storno și abilitatea de a o gestiona eficient te vor ajuta să eviți greșelile contabile costisitoare și să menții o evidență financiară corectă. Nu în ultimul rând, având în vedere dinamica mediului de business actual, o soluție automată, de tipul unui soft specializat, poate fi un avantaj concurențial semnificativ.

Sursă foto: pexels.com

Succesul economic este condiționat de funcționarea ireproșabilă a unui adevărat lanț de sisteme ce contribuie împreună la atingerea potențialului maxim în ceea ce privește dezvoltarea și satisfacerea corespunzătoare a cererilor clienților. O verigă importantă a acestui lanț este reprezentată de gestiunea stocurilor, un element ce contribuie în mod decisiv printr-o multitudine de factori la succesul economic.

Antreprenorii, indiferent de domeniul în care activează, de mărimea afacerilor pe care le conduc și de stilul de manageriere adoptat, ar trebui să acorde o importanță deosebită acestei proceduri pentru a beneficia de numeroasele avantaje, pe care le pot obține în cazul în care profită de ultimele inovații în domeniu.

În articolul de mai jos veți afla ce este gestiunea stocurilor, ce sunt stocurile și de ce este important ca acest demers să fie făcut corect. De asemenea, veți descoperi care sunt principalele modalități de realizare a gestiunii stocurilor și care sunt domeniile economice care ar avea cel mai mult de câștigat prin aplicarea soluțiilor inovatoare.

Gestiunea stocurilor – ce sunt stocurile și care este importanța gestiunii economice a stocurilor

Cel mai adesea, succesul economic depinde de atingerea unui echilibru între diverse elemente. În ceea ce privește stocurile, factorii de decizie dintr-o firmă trebuie să atingă această zonă într-un mod exact pentru a putea să ofere clienților acele bunuri și servicii solicitate într-o perioadă cât mai scurtă de timp, în cantitatea dorită și la o calitate superioară.

În același timp, este obligatoriu ca, pentru atingerea acestui obiectiv să nu se cheltuiască fonduri la un nivel care să afecteze profitul și care să ducă chiar la pierderi financiare. Cea mai utilă variantă pentru atingerea punctului de echilibru este realizarea unei gestiuni corespunzătoare a stocurilor prin apelarea la diverse metode disponibile și, în special, prin folosirea inovațiilor ce au apărut în ultimii ani, ca de exemplu cea a integrării diverselor soluții utile cu programele de gestiune folosite în mod curent.

Ce sunt stocurile?

Stocurile sunt o parte a oricărei afaceri, fiind reprezentate de acele resurse materiale diverse, care au rolul de a asigura ciclul de producție sau care sunt vândute către clienți. Din acest punct de vedere, se poate spune că stocurile sunt active circulante, ce rămân în cadrul businessului un timp scurt.

Stocurile sunt constituite din mai multe tipuri de mărfuri, fiecare dintre ele având un rol determinant în desfășurarea activității economice într-un mod corect:

• O mare parte a stocurilor este formată din materiile prime ce sunt prelucrate prin diferite procedee tehnice în vederea adăugării de plus valoare și de transformarea lor în produse cerute de clienți;
• Consumabilele sunt acele produse folosite în activitatea de producție pentru definitivarea produselor finite. În această categorie intră, de exemplu, combustibilul (benzină, motorină, curent electric, agent termic) și ambalajele;
• Semifabricatele sunt produse care au trecut deja printr-o etapă de prelucrare, dar care urmează să fie integrate într-un produs mai complex, ce le cuprinde;
• Mărfurile finite sunt obiectele care au încheiat ciclul de producție și care urmează să fie achiziționate de alte firme sau de către clienții finali.

Tot în categoria stocurilor sunt cuprinse și serviciile oferite către clienți. În acest caz sunt exprimate sub forma numărului de servicii disponibile într-o anumită perioadă de timp.

Importanța gestiunii economice a stocurilor

Gestiunea stocurilor este reprezentată de toate acele activități ce sunt făcute în legătură cu achizițiile diverselor materiale și cu păstrarea lor până la momentul în care sunt necesare în ciclul de producție sau până când sunt vândute. Ideal ar fi ca intervalul dintre intrarea și ieșirea unui produs să fie cât mai scurt, deoarece banii investiți sunt blocați pe toată perioada indisponibilității fondurilor și, în plus, sunt necesare cheltuieli suplimentare pentru depozitarea în condiții corespunzătoare a acestora.

În practică, este greu de atins acest deziderat, însă printr-o gestiune corectă a stocurilor se poate ajunge la o perioadă cât mai scurtă și, implicit, mai profitabilă pentru activitatea economică. Gestiunea și controlul stocurilor îndeplinesc în această privință patru funcții esențiale:

• Contribuie la implementarea unui serviciu logistic ce răspunde rapid și corect la nevoile clienților. Prin cunoașterea exactă a cantităților de materii prime sau finite se pot lua decizii corecte cu privire la păstrarea acestora și la onorarea cererilor clienților într-un timp cât mai scurt și în cantitatea dorită;
• Printr-o gestiune a costurilor bine efectuată se pot reduce semnificativ costurile cu privire la depozitarea produselor. Păstrarea mărfurilor într-un depozit adaugă cheltuieli ce pot fi evitate prin micșorarea stocurilor până la nivelul potrivit;
• Prin existența unor stocuri bine manageriate se pot evita fluctuațiile de preț ale pieții, lipsa unor materii prime în anumite momente și, în același timp, se asigură un flux continuu al producției;
• Fluxul de numerar al afacerii este optimizat, deoarece banii nu sunt blocați într-un produs care nu doar că nu generează profit, dar ocupă spațiu în depozite și generează cheltuieli suplimentare.

Modalități de realizare a gestiunii stocurilor

Gestiunea stocurilor la nivelul unei firme este definită ca acea activitate economică prin care se inventariază în mod precis toate produsele deținute de o afacere, fie materii prime, fie materii finite. În practică există mai multe modalități de realizare a acestui demers, dintre care se remarcă două: inventarul intermitent și inventarul permanent. Ambele variante sunt utile, însă trebuie să se țină cont în alegerea variantei corecte de dimensiunea activităților economice și de cantitatea de mărfuri rulate.

Gestiunea intermitentă a stocurilor

Gestiunea intermitentă este cea care are loc în anumite perioade de timp stabilite inițial, cel mai adesea făcându-se lunar, trimestrial și anual. Pentru a se aplica soluția, stocurile sunt verificate în mod vizual, la fiecare sfârșit de perioadă de control. Metoda nu necesită un volum mare de muncă și este potrivită pentru firmele mici și mijlocii care nu au un flux de mărfuri însemnat.

Ca dezavantaje pot fi menționate imaginea incompletă a valorii stocurilor și posibilitatea de a apărea erori intenționate sau accidentale. Primul dezavantaj este legat de faptul că managerii nu știu realitatea cu privire la stocuri decât în momentul în care se realizează inventarierea. Acest lucru duce uneori la pierderi, ca de exemplu ieșirea din garanție a unor produse perisabile, ce nu au fost controlate la timp.

Gestiunea permanentă a stocurilor

Inventarul permanent se bazează pe înregistrarea exactă a tuturor intrărilor și ieșirilor de produse. În acest mod se cunoaște cu exactitate la orice moment care este nivelul real al stocurilor. În trecut varianta era destul de greu de aplicat, mai ales în cazul firmelor mijlocii și mari, care dețineau sute de tipuri de produse în cantități apreciabile. Realizarea manuală a inventarului dura foarte mult, ocupa munca a numeroase persoane și putea să ducă deseori la greșeli costisitoare.

În prezent, inventarul permanent este foarte ușor de aplicat cu ajutorul softurilor speciale, integrate cu soluții de monitorizare, precum codurile de bare. Prin intermediul acestor programe de computer factorii de decizie au o evidență precisă a tuturor stocurilor. Practic, întreaga inventariere este făcută automat, schimbările putând fi observate în timp real în momentul în care apar intrări și ieșiri de mărfuri.

Domenii economice care au beneficii majore de pe urma gestiunii moderne a mărfurilor

Orice activitate economică se bazează pe existența unor stocuri. Acestea sunt importante pentru menținerea fluxului de producție la nivelurile dorite și pentru a se putea răspunde rapid la cererile clienților.

Există, însă, unele domenii ce au de câștigat într-un mod evident prin aplicarea inovațiilor în ceea ce privește gestionarea stocurilor, în principal prin folosirea unor softuri ce utilizează elemente de inteligență artificială și care oferă în plus o multitudine de capabilități ce ușurează luarea deciziilor corecte și maximizează șansele de profit.

Restaurantele, barurile, cluburile și cafenelele sunt afaceri preferate de antreprenorii români, pentru că sunt, în general, ușor de abordat, oferă posibilitatea unui profit însemnat și pot fi înființate fără un efort financiar considerabil. Gestiunea stocurilor unor astfel de businessuri este complicată, deoarece fluxul de mărfuri este unul rapid, iar varietatea produselor este mare.

În acest domeniu softurile de gestiune sunt extrem de utile, pentru că pot oferi o sincronizare completă a operațiunilor pentru satisfacția maximă a clienților. Printre avantajele obținute prin utilizarea unui program de gestiune pentru restaurant, bar sau club se numără:

• Automatizarea unor procese care ar presupune un timp îndelungat în cazul în care ar fi făcute în mod tradițional;
• Administrarea eficientă a resurselor;
• Evitarea erorilor și a fraudelor;
• Controlul total al inventarului;
• Emiterea automată a unor documente, precum facturile;
• Accesul instantaneu și în orice moment la date generate în timp real;
• Realizarea unui sistem de rezervării eficient;
• Integrarea cu funcții financiare;
• Gestiunea bucătăriei.

O tendință ce permite obținerea profitului în acest domeniu este reprezentat de livrarea produselor alimentare la domiciliu. De real ajutor în această privință este folosirea unui soft pentru livrare, ce poate fi integrat cu ușurință cu platformele de livratori ce funcționează pe piață.

Magazinele de diverse tipuri s-au lovit întotdeauna de problema gestiunii corecte a stocurilor. În special unitățile ce oferă produse perisabile au adeseori pierderi însemnate, pentru că managerii nu știu cu exactitate situația reală a stocurilor.

Soluțiile software moderne elimină mare parte din acest probleme și oferă tot felul de funcții avantajoase, ca de exemplu prezența funcțiilor fiscale sau integrarea softului cu magazinul online. Magazinele fizice și online au doar de câștigat dacă folosesc un program de gestiune specializat, care reușește să ofere informații corecte legate de stocuri, prețuri și vânzări și care permite un avantaj competițional față de concurență.

Mai mult decât atât, programul poate oferi o varietate de rapoarte complexe, ce pot fi utilizate în luarea deciziilor corecte, în legătură cu viitorul afacerii. Aceste rapoarte sunt disponibile la orice moment de pe o varietate de dispozitive (computer, tabletă, telefon mobil), ceea ce dă o șansă în plus pentru un management corect.

Sectorul hotelier este administrat mult mai ușor prin utilizarea unui soft de gestiune special construit pentru a răspunde nevoilor specifice acestui domeniu. Competiția este una acerbă, iar orice avantaj poate însemna o creștere reală a șanselor de succes. Programele moderne de gestiune sunt ușor de implementat și de folosit datorită modului intuitiv în care au fost realizate.

Printre avantajele oferite de aceste programe se numără:

• Accesul instantaneu la diverse liste de clienți, precum cei fideli sau la clienții nedoriți, care trebuie evitați din cauza unor incidente anterioare;
• Sistemul de rezervări prin softul de gestiune hotelieră permite alocarea camerelor în doar câteva secunde, monitorizarea exactă și rapidă a rezervărilor și consultarea istoricului clienților la nevoie;
• Softul are ca parte integrantă un modul fiscal ce emite în mod automat documente precum facturile, bonurile și plățile către furnizori;
• Programul permite monitorizarea personalului într-un mod complex, putându-se afla cu ușurință cine trebuie să realizeze o anumită operațiune sau care parte a personalului a făcut o anumită muncă. Toate informațiile sunt disponibile în orice moment, direct din soft, pe ecranul calculatorului;
• Softurile moderne de gestiune a activităților hoteliere sunt foarte ușor de integrat cu site-urile de prezentare ale unităților. Clienții vor putea face rezervările automat, direct de pe site, element care s-a dovedit a fi unul esențial în luarea deciziei de a se îndrepta către un hotel sau altul;
• Programul are și un modul de monitorizare și de raportare prin intermediul căruia managerul va avea acces la informații care să-l ajute să ia cele mai bune decizii cu privire la afacerea lui;
• Acest program permite o îmbunătățire a relației dintre hotelier și agențiile de turism. Prin intermediul lui se pot monitoriza vânzările și rezervările sau chiar pot fi puse la dispoziția clienților oferte speciale, care să atragă.

În concluzie, administratorii firmelor din domenii diverse de activitate pot beneficia de inovațiile din domeniul gestiunii stocurilor pentru a cunoaște cu exactitate situația acestora și pentru a putea lua cele mai corecte decizii, care să contribuie în mod decisiv la obținerea succesului afacerilor pe care le manageriază.

Surse foto: pixabay.com, unsplash.com

Echipa Freya POS lucrează să îți ofere cele mai bune soluții pentru administrarea și dezvoltarea afacerii tale din Horeca. De aceea, suntem bucuroși să te anunțăm că suntem integrați cu Glovo On Demand și de acum înainte acest serviciu va fi disponibil pentru toți clienții Freya POS.

Ce este Glovo On Demand?

Este serviciul Glovo care permite livrarea la cerere a comenzilor primite pe propriul tău site, aplicație sau alte canale de vânzare. Garantează cea mai bună experiență pentru clienții tăi printr-un proces de livrare rapid, de încredere, accesibil.

Ești interesat de serviciu?

Integrarea este deja disponibilă, deci serviciile de livrare Glovo On Demand sunt la doar un click distanță.Trebuie doar să ne contactezi  și vom reveni cu toate detaliile și condițiile serviciului.

Lumea antreprenoriatului este una ce oferă numeroase șanse de reușită financiară, tot mai mulții români dorind să-și întemeieze o afacere într-un domeniu pe care îl bănuiesc a fi profitabil. Tipurile de afaceri ce pot fi organizate la început de drum sunt variate, însă două se remarcă prin ușurința organizării acestora și prin costurile minime implicate pentru a realiza documentația necesară. Viitorii antreprenori trebuie să cunoască principalele diferențe între cele două forme de organizare pentru a lua decizia corectă, care să le dea avantaje importante în obținerea succesului economic. 

În articolul de mai jos vei afla care sunt principalele caracteristici ale PFA-ului și SRL-ului, forme de organizare a afacerilor potrivite pentru antreprenorii debutanți și care sunt avantajele și dezavantajele fiecăreia dintre ele. De asemenea, vei putea consulta câteva sfaturi utile ale specialiștilor despre acest subiect.

PFA și SRL – Forme de organizare a afacerilor pentru antreprenorii debutanți

Persoanele care doresc să-și înființeze o afacere cu ajutorul căreia să obțină profit au de ales dintre mai multe forme de organizare. Fiecare dintre aceste forme de organizare are la bază documente cu caracter legislativ, ce reglementează modalitatea de înființare, actele necesare acestui demers, tipurile de taxe și impozite plătite în decursul activității normale și alte elemente semnificative, de care se va ține cont. 

Experiența a arătat că cele mai ușor de înființat sunt PFA-urile și SRL-urile, ambele mulându-se nevoilor antreprenorilor debutanți. Totuși, între cele două forme de organizare există anumite diferențe care trebuie avute în vedere, pentru că orice detaliu poate să însemne succesul sau falimentul. 

Ce este persoana fizică autorizată

Persoana fizică autorizată, cunoscută în limbajul de specialitate sub acronimul PFA, este un tip de organizare a unei activități economice prin care o persoană fizică primește autorizarea de a realiza o activitate permisă de lege pentru a obține recompense financiare. PFA-urile au fost prevăzute în legislația statului român ca fiind cele mai simple forme de organizare pentru a oferi persoanelor care au o anumită calificare șansa de a-și desfășura activitatea ca propriii șefi și nu ca angajați. 

Legislația care stă la baza reglementării persoanelor fizice autorizate este reprezentată de mai multe documente, printre care pot fi amintite Legea numărul 26 din 1990, cu actualizările ei, și Ordonanța de Urgență numărul 44 din 2008. Acestora li se adaugă capitolul doi din Codul Fiscal din ianuarie 2022 și Legea numărul 259 din 2004. Acest din urmă document legislativ este unul foarte important, deoarece prin intermediul lui a fost mult simplificată modalitatea de înființare a unui PFA, element care a contribuit la extinderea semnificativă a acestei forme de muncă. 

Pentru înființarea unui PFA, un antreprenor trebuie să îndeplinească unele condiții de bază. În primul rând, trebuie să dețină un document care să ateste specializarea în activitatea pe care vrea să o desfășoare. Acest document poate fi de forma unei diplome sau a unui atestat ce finalizează trecerea printr-un curs de perfecționare. Există și câteva excepții, în cazul anumitor domenii nefiind obligatorie existența unui astfel de document. 

În al doilea rând persoana care dorește să devină autorizată trebuie să dispună de un sediu în care să-și desfășoare activitatea, acesta putând fi atât proprietate personală, cât și un spațiu de ținut sub formă de chirie. 

Pentru obținerea autorizării unei persoane fizice este necesar un demers ușor de îndeplinit și care nu necesită nici o investiție, ci doar depunerea unor documente la Oficiul Național al Registrului Comerțului. Printre actele necesare se numără următoarele:

• copii după cartea de identitate;
• dovada de proprietate sau contractul de comodat al spațiului în care se va desfășura activitatea (în cazul în care acest spațiu este situat într-un bloc de apartamente este obligatorie prezența acordului Asociației de Proprietari);
• certificatul de atestare fiscală obținut de la ANAF, în care sunt precizate formele de plată ale taxelor, impozitelor și contribuțiilor datorate statului;
• documentele care atestă calificarea profesională;
• cerere tip de înregistrare;
• declarație pe propria răspundere că spațiul utilizat îndeplinește condițiile legale cu privire la protecția muncii și a mediului și legislația sanitar-veterinară;
• declarația pe propria răspundere că activitatea se va desfășura doar în spațiul aprobat;
• specimen de semnătură, care poate fi făcut la notar (presupune plata unei taxe) sau direct la ghișeele ONRC (fără taxă).

Având în vedere aceste elemente, antreprenorii la început de drum trebuie să știe când este util să aleagă această formă:

• În cazul în care au o calificare profesională, pe care vor să o practice (frizer, electrician, instalator etc.);
• Lucrează singuri sau au un număr de angajați (legea prevede că un PFA poate avea maxim trei angajați);
• În viitorul apropiat vor desfășura o activitate limitată la câteva domenii, iar volumul de muncă este relativ mic. 

Persoanele care doresc să obțină autorizarea ca PFA trebuie să știe ce taxe și impozite vor plăti în timpul desfășurării activității economice. În acest caz există două situații diferite. În primul rând, dacă venitul net anual nu trece de douăsprezece ori valoarea salariului minim pe țară, se va datora către stat doar impozitul pe venit, reprezentat de zece la sută din total. 

În al doilea rând, în cazul în care este depășită limita celor douăsprezece salarii minime pe an, pe lângă impozitul pe venit se va plăti și contribuții de asigurări sociale, în cuantum de douăzeci și cinci la sută din salariul minim pe economie și contribuții de asigurări de sănătate în valoare de zece la sută din salariul minim lunar. Trebuie precizat faptul că persoanele fizice autorizate aflate în prima situație nu vor putea beneficia de asigurări de sănătate sau de pensie la îndeplinirea vârstei legale. 

Ce este societatea cu răspundere limitată

Societatea cu răspundere limitată, cunoscută și sub numele de SRL, este un tip de entitate economică des întâlnită, în special în rândul noilor antreprenori. O astfel de firmă are răspundere juridică, ceea ce face ca răspunderea asociaților să fie limitată la capitalul social al firmei și nu la întreaga lor avere. Acest lucru înseamnă că, în cazul apariției unor probleme economice, proprietarii SRL-urilor nu pot fi trași la răspundere din punct de vedere financiar decât în limita proprietății firmei și nu a averilor personale. 

SRL-urile sunt preferate, pentru că oferă suficiente avantaje pentru dezvoltarea rapidă a unei afaceri, dar, în același timp, sunt ușor de înființat, demersul implică cheltuieli minime, iar administratorul sau administratorii firmei au drepturi largi în ceea ce privește entitățile pe care le conduc. Drepturile sunt prevăzute în Legea numărul 31 din 1990 actualizată prin Legea numărul 102 din 2020. 

Luarea deciziilor în cadrul unui SRL nu cade în sarcina asociatului unic, dacă este cazul, sau a Adunării Generale a Asociaților, dacă sunt doi sau mai mulți asociați:

• Aprobă situația financiară anuală;
• Stabilește cum este repartizat profitul;
• Alege administratorul firmei sau îl revocă în caz de necesitate;
• Controlează exercițiul financiar dacă deține și rolul de administrator.

În ceea ce privește Comisia de cenzori a unui SRL, legea prevede că prezența ei este opțională, în cazul în care numărul de acționari este de maxim cincisprezece și obligatorie, dacă este depășită această limită. 

Pentru înființarea unui SRL este necesară realizarea unei documentații care să cuprindă următoarele acte:

• copii după actele de identitate ale tuturor asociaților;
• copii după actul de identitate al administratorilor;
• actul constitutiv al firmei;
• actele doveditoare ale proprietății sau închirierii sediului (pentru sediile de la bloc este necesară și aprobarea Asociației de proprietari);
• declarațiile asociaților și administratorilor;
• specimenul de semnătură. 

Demersul de înființare a unui SRL este, așadar, destul de ușor de îndeplinit, iar în privința costurilor implicate poate fi amintită doar taxa plătită pentru publicarea rezoluției de înființare a firmei în Monitorul Oficial, taxă care depășește cu puțin 100 de lei. 

În privința taxelor plătite de SRL-uri statului român există diferențe față de cele datorate de către PFA-uri. În cazul SRL-urilor profiturile obținute pot fi încasate atât sub formă de salarii, cât și sub formă de dividende. Cele din prima categorie sunt taxate conform legislației generale, iar cele din a doua categorie sunt taxate cu opt la sută din valoarea brută a acestora. Acestora li se adaugă impozitul pe venit, de unu la sută, în cazul în care este cel puțin un angajat cu normă întreagă, și impozitul pe profit, de șaisprezece la sută, în cazul în care nu are niciun angajat.  

PFA sau SRL – Avantaje și dezavantaje

Alegerea formei corecte de organizare a unei activități economice la început de drum trebuie să țină cont de elementele care ar putea să ofere șanse mai mari de succes. Persoanele ce se întreabă care este mai avantajos sau mai bun dintre un PFA și un SRL trebuie să știe că răspunsul depinde de câteva elemente, cum ar fi prezența sau absența unei calificări, numărul de angajați, volumul de muncă ce se așteaptă a fi realizat, numărul de asociați etc.

Diferențe între PFA și SRL – avantajele și dezavantajele PFA

Antreprenorii care doresc să înființeze un PFA se vor bucura de unele avantaje utile, în special dacă este vorba despre o activitate redusă ca amplitudine și aflată la început de drum: 

• Costuri minime cu privire la înființare și administrare;
• PFA-urile își pot ține contabilitatea, neexistând obligativitatea colaborării cu un contabil autorizat;
• Documentele solicitate în decursul activității de către instituțiile statului sunt puține la număr;
• Banii câștigați pot fi utilizați în orice moment dorește antreprenorul;
• Taxele către stat sunt ușor de calculat, făcându-se doar o declarație anuală de stabilire a taxelor și impozitelor;
• Desființarea unui PFA este foarte simplu de pus în practică. 

Printre dezavantajele persoanelor fizice autorizate se numără obligativitatea existenței unui document care să dovedească existența unei calificări profesionale, limitarea activității la doar cinci domenii, în funcție de codurile CAEN, imposibilitatea participării mai multor asociați la activități (legea prevede ca doar soțul / soția să poată fi asociat), numărul limitat de angajați și răspunderea maximă a persoanei, în cazul în care există datorii neplătite.    

Diferențe între SRL și PFA – avantajele și dezavantajele SRL

Societățile cu răspundere limitată sunt preferate de antreprenorii care doresc să-și dezvolte afacerea și nu doar să practice o meserie. Printre avantajele SRL-urilor se numără următoarele elemente:

• Domeniile de activitate practicate sunt nelimitate;
• Poate exista un număr nelimitat de asociați;
• Pot fi angajați mai mulți lucrători;
• Răspunderea asociaților este limitată la capitalul social depus;
• În cazul în care veniturile anuale se situează sub pragul prevăzut de lege, se poate opta ca în locul impozitului pe profit de șaisprezece la sută să fie plătit un impozit pe venit de trei la sută.

Printre dezavantajele SRL-ului se numără demersul mai complex de înființare a firmei, obligativitatea colaborării cu un contabil autorizat, accesul la profit se poate face doar trimestrial sau anual în momentul încasării dividendelor. 

Sfaturi utile despre PFA și SRL pentru antreprenorii debutanți

Indiferent de forma de organizare pe care o aleg, antreprenorii la început de drum ar trebui să ia în considerare sfaturile specialiștilor pentru a avea șanse cât mai mari de reușită. Persoanele lipsite de experiență în domeniul afacerilor și care nu studii financiare solide nu trebuie să se teamă, pentru că în ajutorul lor vine inteligența artificială. 

Există în România firme care pun la dispoziția afaceriștilor debutanți programe specializate, care să-i ajute să-și desfășoare activitatea rapid, fără greșeală, în conformitate cu legile statului român. Exemple în acest sens sunt reprezentate de softurile de gestiune pentru restaurante, programele de gestiune pentru magazin, utile atât pentru cele fizice, cât și pentru cele online, dar și softurile de gestiune hotelieră, care pot fi utilizate în cazul micilor pensiuni sau a complexelor hoteliere. Tot în această gamă de servicii se înscriu și sistemele care permit digitalizarea comenzilor sub forma unor programe de tip soft Self Order, cunoscute, în special în domeniul fast-food, unde și-au dovedit valoarea în ultimii ani. 

Alte sfaturi utile sunt reprezentate de o informare inițială aprofundată a domeniului în care se va activa pentru a se alege formele de organizare rentabile, care oferă cele mai mari șanse de succes, și de trecerea printr-un stagiu de pregătire profesională, element obligatoriu în cazul unui PFA și opțional, dar util, pentru un SRL.

În concluzie, antrenorii aflați la început de drum, care doresc să înființeze un PFA sau un SRL ar trebui să țină cont de avantajele și dezavantajele oferite de cele două forme de organizare a afacerilor pentru a beneficia de toate avantajele.

Surse foto: unsplash.com.