Într-o companie care lucrează cu materiale, produse sau bunuri fizice, mișcarea acestora din gestiune trebuie să fie strict documentată. Nu pentru că este o obligație birocratică, ci pentru că lipsa de trasabilitate duce inevitabil la pierderi, erori contabile și probleme fiscale.

Aici intervine bonul de consum, un document adesea ignorat în aparență, dar vital pentru orice activitate economică ce presupune utilizarea resurselor interne. De la producție industrială, la restaurante, instituții publice sau magazine de retail, bonul de consum este instrumentul prin care o companie justifică, controlează și optimizează propriile resurse.

Acest articol este un ghid complet, actualizat și aplicat – nu doar pentru înțelegerea teoretică a bonului de consum, ci și pentru utilizarea lui practică, într-un mediu de business modern.

1. Ce este bonul de consum – Definiție

Bonul de consum este un document intern cu valoare financiar-contabilă, care înregistrează ieșirea din gestiune a unor produse, materiale sau bunuri, destinate consumului propriu al organizației. Nu este un document de vânzare, nu însoțește livrarea către terți și nu generează venituri. Singurul său rol este de a justifica utilizarea internă a resurselor din stoc.

Într-un mod simplu, putem spune că bonul de consum răspunde la întrebarea:

„Ce s-a întâmplat cu produsele care au ieșit din gestiune, dar nu au fost vândute?”

2. De ce este important bonul de consum

Un bon de consum corect întocmit are o dublă funcție:

• Funcție operațională – permite companiei să urmărească exact cum și unde sunt utilizate bunurile interne;

• Funcție contabilă și fiscală – justifică înregistrările contabile legate de consum și susține legal scăderea stocurilor.

Este unul dintre documentele cerute frecvent în controale fiscale sau audituri, mai ales atunci când există discrepanțe între stocul scriptic (din sistem) și cel fizic (real).

În lipsa bonului de consum, scăderea stocurilor nu poate fi justificată. Asta înseamnă: cheltuieli nejustificate, risc de ajustări fiscale și posibile amenzi.

3. În ce situații se utilizează bonul de consum

Bonurile de consum sunt utilizate în toate domeniile unde există activitate operațională și stocuri.

Exemple concrete:

• Fabricație: materiale retrase pentru linia de producție;

• Construcții: echipamente și materiale consumate pe șantier;

• Retail: produse folosite pentru testări, mostre, consum intern;

• Birouri: consumabile precum hârtie, toner, produse de curățenie;

• HoReCa: ingrediente retrase din depozit pentru bucătărie (bon de consum restaurant);

• Magazine: bunuri defecte scoase din stoc pentru distrugere sau utilizare internă (bon de consum marfă).

În toate aceste cazuri, scopul este același: să existe o trasabilitate clară a bunurilor ieșite din stoc.

4. Conținutul bonului de consum – Cum se completează corect

Pentru a avea valoare contabilă și fiscală, un bon de consum trebuie să fie completat cu atenție și să conțină:

• Denumirea firmei și a gestiunii;

• Numărul documentului și data emiterii;

• Lista completă a produselor sau materialelor retrase;

• Codurile de stoc (dacă sunt utilizate);

• Unitățile de măsură și cantitățile exacte;

• Scopul pentru care se consumă bunurile;

• Semnătura solicitantului;

• Semnătura gestionarului;

• Aprobarea managerului/responsabilului de departament.

Un bon incomplet, lipsit de semnături sau justificare clară, poate fi considerat nevalid în cazul unui control.

5. Cine întocmește și cine aprobă bonul de consum

Responsabilitatea întocmirii bonului de consum revine, de regulă, persoanei care solicită materialele. În funcție de procedurile interne, acesta poate fi un angajat, un șef de echipă sau un responsabil de proiect.

După întocmire:

• Bonul trebuie aprobat de un superior ierarhic;

• Gestionarul îl verifică și semnează;

• Produsele sunt eliberate din gestiune doar în baza unui bon complet.

6. Bon de consum individual vs bon de consum colectiv

Există două forme principale:

Bonul de consum individual

Se emite pentru o solicitare punctuală, pentru o singură persoană sau un scop limitat. Exemplu: un tehnician solicită un set de scule.

Bonul de consum colectiv

Se emite atunci când materialele sunt distribuite către un întreg departament sau echipă. Exemplu: papetărie distribuită unui birou cu 10 angajați.

Alegerea formei corecte ține de volumul și destinația consumului. Ambele variante trebuie arhivate și tratate la fel din punct de vedere contabil.

7. Înregistrarea în contabilitate – Monografie și implicații

Bonul de consum stă la baza înregistrărilor contabile privind cheltuielile și scăderea valorică a stocurilor.

Exemplu clasic de monografie:

Dacă documentul lipsește, contabilul nu poate înregistra scăderea stocului, iar cheltuiala devine nejustificată.

8. Digitalizarea bonurilor de consum – o necesitate, nu un moft

În companiile moderne, evidența pe hârtie nu mai este suficientă. Bonurile de consum pot fi gestionate digital, prin:

• softuri de gestiune a stocurilor;

• ERP-uri integrate cu contabilitatea;

• sisteme POS în restaurante sau magazine;

• aplicații mobile pentru emitere și aprobare rapidă (POS mobil).

Prin digitalizare:

• dispar erorile umane de completare;

• aprobările pot fi obținute automat;

• stocul se actualizează în timp real;

• documentele sunt arhivate electronic, conform legii.

Recomandarea noastră: adoptă un program de gestiune financiară sau un soft gestiune retail, în funcție de specificul companiei. De exemplu, dacă operezi în HoReCa, un soft gestiune restaurant cu funcție de bonuri de consum este esențial.

Resurse utile:

• Program gestiune financiară

• Program de gestiune magazin

• Soft gestiune restaurant

• POS

• POS mobil

• Soft gestiune retail

9. Erori frecvente de evitat

Chiar și companiile cu experiență pot greși în gestionarea bonurilor de consum. Cele mai întâlnite erori sunt:

• lipsa semnăturilor necesare;

• completarea ulterioară, după eliberarea produselor;

• lipsa scopului clar de consum;

• necorelarea cu stocul scriptic;

• lipsa arhivării sau pierderea documentului.

Oricare dintre aceste probleme poate atrage consecințe fiscale directe. Prevenirea lor se face prin proceduri interne clare și prin utilizarea unui sistem digital integrat.

Bonul de consum nu este doar un formular de completat, ci un document fundamental pentru buna funcționare a oricărei organizații care utilizează resurse interne. El justifică, validează și documentează consumul, stă la baza contabilității și reprezintă o probă importantă în fața autorităților fiscale.

Indiferent de domeniu, dacă vrei control real asupra stocurilor, transparență operațională și tranzacții legale impecabile, bonul de consum trebuie să fie o piesă centrală în sistemul tău de gestiune.