În viața de zi cu zi a unei afaceri care lucrează cu publicul, greșelile la casă sunt aproape inevitabile. Fie că vorbim despre un magazin, un restaurant sau orice alt punct de vânzare, există momente când un bon fiscal este emis cu o sumă greșită sau cu un articol selectat eronat.

Ce faci în astfel de cazuri? Poți pur și simplu să îl rupi și să uiți de el? Evident, nu. Există o procedură fiscală clară și obligatorie pentru anularea unui bon fiscal.

De ce este necesară anularea corectă

Este foarte important să înțelegem că un bon fiscal nu este doar o bucată de hârtie, ci un document oficial cu valoare fiscală. Odată emis, suma înscrisă pe bon se înregistrează în aparatul de marcat și contribuie la cifra de afaceri zilnică declarată.

Dacă nu există o procedură corectă de anulare, acea sumă va apărea în evidențe ca venit real, deși nu a existat o vânzare efectivă. Asta poate atrage discrepanțe contabile și probleme serioase la un eventual control fiscal.

Când poți anula un bon fiscal

Legislația este destul de strictă în această privință: anularea este permisă doar în anumite condiții.

În primul rând, trebuie să fie făcută în aceeași zi în care a fost emis bonul. Mai exact, trebuie efectuată înainte de generarea raportului Z – documentul care închide ziua fiscală.

După raportul Z, casa de marcat „îngheață” datele fiscale ale zilei respective, și nicio anulare nu mai este posibilă. În acest caz, singura soluție pentru corectarea greșelii este emiterea unei facturi storno.

Exemple concrete când se poate anula

Anularea bonului fiscal nu este un moft sau o favoare pe care o poți face clientului, ci o corectură justificată.

Situații tipice includ:

• un produs tastat greșit la casă

• cantitate introdusă eronat

• clientul refuză comanda după emiterea bonului

• erori tehnice la imprimare

Pentru astfel de cazuri, legea permite anularea, cu condiția respectării pașilor obligatorii.

Cum se face anularea din casa de marcat

În funcție de modelul casei de marcat, procedura tehnică diferă puțin, dar logica este aceeași.

De regulă, operatorul trebuie să acceseze funcția specială de anulare. În modelele moderne cu jurnal electronic, se selectează bonul greșit din memorie, se confirmă anularea și aparatul emite un bon de anulare, care are același statut fiscal ca orice document emis.

Este important să păstrezi acest bon de anulare – nu e doar o chitanță de formă, ci dovada oficială că suma respectivă a fost corect scoasă din evidențele fiscale.

În multe cazuri, utilizarea unui program de gestiune magazin sau a unui soft pentru restaurante simplifică mult procedura. Sistemele moderne pot integra casa de marcat cu gestiunea și pot emite automat bonurile de anulare, reducând riscul de greșeli umane.

Obligația întocmirii procesului verbal

Un aspect crucial, și adesea ignorat, este documentarea anulării printr-un proces verbal.

Legea cere ca fiecare bon anulat să fie însoțit de un astfel de document, completat și semnat de operatorul casei și de administrator sau responsabilul desemnat.

Procesul verbal nu este o formalitate inutilă – el justifică legal anularea în fața oricărui control fiscal.

Cum arată un proces verbal de anulare

Procesul verbal trebuie să includă informații clare și verificabile:

• numărul și data documentului

• datele operatorului care a emis bonul greșit

• numărul bonului anulat

• motivul anulării (ex: tastare greșită)

• confirmarea că anularea s-a făcut înainte de raportul Z

• semnăturile celor responsabili

Exemplu simplificat de text:

„Subsemnatul [Nume Operator], declar că am emis din eroare bonul fiscal nr. [Număr] în valoare de [Sumă], în data de [Dată], ora [Oră], din motivul [motiv concret]. Bonul a fost anulat înainte de raportul Z. Semnat: Operator / Administrator.”

Ce faci cu aceste documente

Legea cere ca bonul de anulare emis de casă și procesul verbal să fie păstrate împreună în arhiva firmei.

Aceste documente sunt esențiale în cazul unui control. Fără ele, inspectorii pot considera suma ca încasată efectiv, cu implicații asupra TVA-ului și a impozitelor.

Pentru a gestiona mai ușor aceste situații, multe firme investesc într-un program de gestiune financiară care arhivează electronic procesele verbale și le corelează cu bonurile de anulare.

Diferența dintre anulare și stornare

Este foarte important să nu confunzi anularea cu stornarea.

Anularea:

• se face în ziua emiterii, înainte de raportul Z

• scoate efectiv suma din cifra de afaceri a zilei

• nu lasă urme în venitul raportat

Stornarea:

• se face după raportul Z

• necesită emiterea unei facturi storno

• ajustează veniturile contabil, nu șterge bonul din raportul fiscal

De aceea, dacă ai ratat momentul zilei, nu mai poți anula – poți doar storna.

Impactul în contabilitate

Din perspectivă contabilă, bonurile anulate corect nu se înregistrează în veniturile firmei. Practic, este ca și cum vânzarea nu a existat.

În schimb, la stornare, operațiunea inițială rămâne înregistrată, dar este compensată ulterior printr-o factură storno, care se înregistrează ca venit negativ.

Pentru a evita erori contabile, un soft gestiune retail sau un POS modern, conectat la gestiune, este o investiție care se amortizează rapid prin timpul și problemele economisite.

Sfaturi pentru antreprenori

• Instruiți personalul despre cum să evite erorile la casă.

• Asigurați-vă că operatorii știu procedura de anulare.

• Completați corect și arhivați toate procesele verbale.

• Investiți într-un sistem integrat de vânzare și gestiune care previne greșelile și automatizează documentatia.

Anularea unui bon fiscal emis greșit nu este o opțiune, ci o obligație legală, cu pași clar reglementați.

Realizată corect, înainte de raportul Z și cu documentația completă, această operațiune menține evidențele fiscale curate și evită amenzile.

Într-o lume în care controalele fiscale sunt tot mai riguroase, merită să îți pui la punct aceste proceduri și să investești în soluții digitale care te ajută să respecți legea fără stres sau complicații.