În orice afacere, documentele fiscale nu sunt doar o formalitate, ci un element-cheie al gestionării corecte a veniturilor și al respectării legislației. De la un mic magazin de cartier, până la un restaurant sau un lanț de cafenele, fiecare vânzare trebuie înregistrată și documentată.
Cele mai frecvent utilizate documente sunt bonul fiscal și factura, ambele esențiale, dar cu roluri și implicații diferite. Înțelegerea corectă a distincției dintre ele te poate ajuta să eviți erorile contabile și eventualele sancțiuni ale ANAF.

Ce reprezintă bonul fiscal și factura

Bonul fiscal este documentul emis de casa de marcat sau de POS-ul fiscal la momentul vânzării unui produs sau serviciu către un client final. El dovedește tranzacția comercială și este obligatoriu pentru orice plată efectuată în numerar sau cu cardul. Pe bon sunt menționate datele firmei, produsele vândute, valoarea totală, cota și suma TVA, precum și ora și data emiterii.

Factura, pe de altă parte, este un document contabil mai complex, utilizat în special în relațiile comerciale între firme, dar și pentru persoanele fizice care o solicită. Aceasta conține informații detaliate despre vânzător și cumpărător, descrierea produselor sau serviciilor, valoarea TVA și termenul de plată. Spre deosebire de bonul fiscal, factura permite deducerea TVA și are o valoare contabilă completă.

Bon fiscal sau factură – când se emite fiecare

Regula generală este simplă: bonul fiscal se emite întotdeauna, iar factura se emite doar la cerere sau în relațiile comerciale între firme.

Mai exact:

• Bonul fiscal este obligatoriu pentru orice vânzare către persoane fizice, indiferent de valoarea acesteia.

• Factura este emisă automat atunci când cumpărătorul este persoană juridică sau când clientul o solicită în termen de 7 zile de la emiterea bonului.

• În unele situații, se poate emite o factură simplificată, pentru sume mai mici (de exemplu sub 400 lei), care are un conținut redus, dar rămâne deductibilă din punct de vedere fiscal.

Diferența dintre factura simplificată și bonul fiscal constă în posibilitatea de deducere a TVA și în informațiile obligatorii. Factura simplificată conține datele esențiale pentru deducere, în timp ce bonul fiscal servește doar ca dovadă de plată pentru clientul final.

Diferențele principale dintre bonul fiscal și factură

Pentru o privire de ansamblu, iată cele mai importante diferențe între cele două documente:

• Destinatar: bonul fiscal este destinat persoanelor fizice, factura persoanelor juridice sau clienților care o solicită.

• Deducerea TVA: bonul fiscal nu permite deducerea TVA, factura da.

• Regim legal: bonul fiscal este obligatoriu la orice vânzare, factura doar în anumite cazuri.

• Nivel de detaliu: bonul fiscal conține date generale, factura include informații contabile complete.

• Păstrarea documentelor: ambele trebuie arhivate, dar facturile au regim mai strict, fiind parte a contabilității oficiale.

Cum se emit rapid din POS sau software de gestiune

Tehnologia actuală simplifică radical emiterea documentelor fiscale. Un POS modern sau un program gestiune financiară integrat îți permite să emiți bonuri și facturi în câteva secunde, direct din același sistem.

Soluții precum FreyaPOS oferă funcționalități care simplifică munca zilnică:

• emiterea instantanee a bonului fiscal și a facturii, din aceeași interfață;

• trimiterea automată a facturii pe e-mail clientului;

• conversia rapidă a bonului în factură, fără reintroducerea datelor;

• gestionarea centralizată a vânzărilor, stocurilor și documentelor;

• posibilitatea de emitere dintr-un POS mobil, util în locațiile unde mobilitatea contează – restaurante, terase, livrări sau târguri.

Astfel, poți asigura conformitatea fiscală fără a încetini fluxul de vânzare și fără intervenții suplimentare din partea personalului.

Exemple practice din HoReCa și retail

Într-un restaurant, bonul fiscal se emite automat pentru fiecare comandă plătită de client. Dacă acesta solicită o factură pe firmă, sistemul permite generarea ei imediată, pe baza bonului existent. Într-un magazin de retail, situația este similară: bonul fiscal este documentul standard, dar la cerere se poate emite factura aferentă, chiar direct dintr-un soft gestiune retail.

Pentru afacerile care lucrează cu volume mari de tranzacții, un soft gestiune restaurant sau un program de gestiune magazin integrat reduce semnificativ riscul de erori și asigură trasabilitatea tuturor documentelor fiscale.

Obligațiile legale privind emiterea și păstrarea documentelor fiscale

Conform reglementărilor ANAF, toate firmele care efectuează vânzări directe către publicul larg sunt obligate să utilizeze aparate de marcat fiscale și să emită bon fiscal pentru fiecare tranzacție. Bonurile și facturile trebuie arhivate timp de minimum 10 ani, în format fizic sau digital.

De asemenea, este important de reținut că:

• lipsa emiterii bonului fiscal poate atrage amenzi semnificative și chiar suspendarea activității;

• documentele trebuie să fie lizibile, complete și conforme cu legislația în vigoare;

• sistemele POS trebuie conectate la serverele ANAF pentru raportarea automată a vânzărilor.

Utilizarea unui software fiscal actualizat, precum FreyaPOS, asigură respectarea automată a acestor cerințe, eliminând riscul de neconformitate.

Digitalizare și bune practici în gestionarea documentelor fiscale

Tendința actuală este clară: digitalizarea proceselor fiscale devine o necesitate, nu o opțiune. Emiterea automată a documentelor, transmiterea electronică către clienți și raportarea directă către ANAF reduc erorile umane, cresc eficiența și oferă o imagine clară asupra performanței afacerii.

Un sistem integrat de gestiune precum FreyaPOS oferă:

• trasabilitate completă pentru bonuri și facturi;

• acces rapid la istoricul documentelor;

• rapoarte detaliate privind încasările și vânzările;

• integrare cu sistemul contabil al firmei;

• experiență fluidă pentru client și personal.

Diferența dintre bonul fiscal și factură nu este doar una formală, ci ține de modul în care gestionezi corect și eficient activitatea afacerii tale. Într-o piață în care transparența și viteza contează, alegerea unui sistem care îți permite să emiți rapid documente conforme este o investiție esențială.

Prin soluții moderne precum FreyaPOS, emiterea bonurilor și facturilor devine un proces automatizat, sigur și integrat în fluxul zilnic al businessului tău. Astfel, poți respecta legislația, poți menține evidența clară a vânzărilor și poți oferi clienților o experiență impecabilă, indiferent că îți desfășori activitatea în HoReCa, retail sau servicii.