În orice afacere, indiferent de domeniu – HoReCa, retail sau servicii –, documentele fiscale reprezintă baza unei gestiuni corecte și transparente. Cele mai importante dintre acestea sunt bonul fiscal și factura, ambele atestând o vânzare, dar având scopuri și efecte juridice diferite.

În contextul digitalizării fiscale și al obligativității sistemului e-Factura, este esențial ca antreprenorii să înțeleagă diferențele dintre aceste documente și să utilizeze soluții moderne, precum POS-urile inteligente, care simplifică și automatizează întregul proces.

1. Ce este bonul fiscal și care este rolul său

Bonul fiscal este documentul emis de aparatul de marcat electronic fiscal (AMEF) sau de un POS fiscalizat, care confirmă încasarea unei sume pentru vânzarea unui produs sau serviciu. Emiterea bonului este obligatorie pentru toate firmele care vând către persoane fizice, conform OUG nr. 28/1999.

Bonul fiscal are rolul de a atesta tranzacția și de a garanta transparența fiscală între comerciant și client.

Un bon fiscal complet trebuie să includă:

• denumirea și codul fiscal al firmei emitente;

• adresa punctului de lucru;

• data și ora tranzacției;

• denumirea și prețul produselor sau serviciilor;

• valoarea totală, inclusiv TVA;

• semnătura electronică a aparatului fiscal;

• codul QR generat automat, care conține date esențiale despre bon și permite verificarea lui prin aplicațiile ANAF.

2. Rolul codului QR pe bonul fiscal

Introducerea codului QR pe bonul fiscal a fost o măsură a ANAF pentru creșterea transparenței și combaterea evaziunii fiscale.

Acest cod bidimensional este generat automat de aparatul de marcat fiscal și conține informații precum:

• numărul bonului fiscal;

• data și ora emiterii;

• valoarea totală și TVA-ul;

• seria și identificatorul unic al aparatului fiscal.

Clientul poate scana acest cod cu o aplicație dedicată pentru a verifica autenticitatea bonului și validarea lui în baza de date a ANAF. În același timp, pentru firme, acest mecanism oferă siguranță suplimentară privind corectitudinea înregistrărilor.

3. Ce este factura și când se emite

Factura este documentul fiscal utilizat pentru vânzări către alte firme (persoane juridice) sau către persoane fizice care o solicită. Aceasta reprezintă dovada juridică a livrării bunurilor sau prestării serviciilor și permite deducerea TVA-ului.

Factura trebuie să conțină:

• datele complete ale furnizorului și ale clientului (denumire, adresă, CUI);

• numărul și data emiterii;

• descrierea produselor/serviciilor, cantitatea, prețul și valoarea totală;

• cota și valoarea TVA;

• termenii de plată.

Factura este obligatorie în tranzacțiile între firme (B2B) și, în prezent, trebuie transmisă electronic prin sistemul e-Factura.

4. Diferențele principale între bon fiscal și factură

5. Factura simplificată vs bon fiscal

Factura simplificată este un tip intermediar de document fiscal, utilizat pentru sume sub 400 lei.

Diferența principală față de bonul fiscal este că factura simplificată poate fi utilizată pentru deducerea TVA-ului, fiind acceptată în contabilitate. În rest, conține informații sumare: datele vânzătorului, descrierea produsului și valoarea totală.

Sistemele moderne de gestiune, cum este FreyaPOS, pot genera automat facturi simplificate din bonurile emise, oferind trasabilitate completă fără intervenție manuală.

6. Emiterea documentelor fiscale prin POS – rapid, legal și digital

Tehnologia a transformat modul în care firmele emit documente fiscale. Prin intermediul unui POS modern sau al unui POS mobil integrat cu un sistem de gestiune financiară, procesul devine complet automatizat.

Cu un sistem complet precum FreyaPOS, poți:

• emite instant bonuri fiscale și facturi, direct din aceeași interfață;

• transforma un bon în factură cu un singur click;

• emite și primi facturi prin sistemul e-Factura, fără operațiuni suplimentare;

• integra fluxul de vânzare cu un program de gestiune financiară;

• vizualiza în timp real vânzările, rapoartele contabile și istoricul fiscal.

Această abordare asigură un flux complet digital și conform, eliminând erorile și întârzierile din procesele clasice de facturare.

7. Exemple de utilizare în HoReCa și retail

• Restaurant: fiecare notă de plată este însoțită de un bon fiscal cu cod QR. Pentru clienții companii, se poate genera factura direct din bon.

• Cafenea: emiterea automată a bonurilor fiscale și transformarea lor în facturi la cererea clientului.

• Magazin: bonuri fiscale pentru vânzările zilnice, iar pentru colaboratori B2B – emiterea rapidă a facturilor prin program de gestiune magazin.

• Retail: soluțiile de soft gestiune retail permit trasabilitate totală, de la bon până la factură electronică și raportare în e-Factura.

8. Obligații legale și cerințele ANAF

Legislația fiscală din România prevede:

• obligativitatea emiterii bonului fiscal pentru orice vânzare către persoane fizice;

• conectarea aparatelor de marcat la serverele ANAF;

• păstrarea bonurilor și facturilor cel puțin 10 ani;

• raportarea electronică obligatorie a facturilor între firme prin sistemul e-Factura.

Neemiterea bonului sau a facturii conform legii atrage amenzi între 8.000 și 10.000 lei și, în unele cazuri, suspendarea activității.

Sistemul FreyaPOS este actualizat constant pentru a respecta toate cerințele legale și permite transmiterea automată a datelor către ANAF, inclusiv integrarea completă cu e-Factura.

9. Avantaje și bune practici

Bonul fiscal oferă viteză, simplitate și conformitate.
Factura asigură transparență contabilă, deducerea TVA-ului și trasabilitate completă.

Utilizarea unui sistem integrat precum FreyaPOS combină avantajele ambelor documente: rapiditatea bonului fiscal și rigurozitatea contabilă a facturii. În plus ntegrarea cu e-Factura garantează conformitatea totală cu cerințele ANAF.

Atât bonul fiscal, cât și factura sunt esențiale pentru o gestiune corectă a afacerii. Diferențele dintre ele țin de tipul de client, regimul fiscal și modul de raportare.

Printr-un POS inteligent și un soft de gestiune integrat precum FreyaPOS, poți emite bonuri cu cod QR, transforma bonurile în facturi și gestiona întregul proces fiscal conform legislației actuale, inclusiv prin sistemul e-Factura.

Astfel, afacerea ta devine mai eficientă, mai sigură și complet digitalizată – un pas esențial spre viitorul fiscal al României.