Velocita este un brand de gelaterie artizanală care s-a remarcat pe piața locală prin calitatea produselor, designul contemporan al locațiilor și o experiență orientată către client. Cu o rețea de puncte de vânzare aflate în continuă expansiune și un depozit central de materii prime, compania s-a confruntat cu nevoia imperativă de a-și moderniza infrastructura operațională, în special în contextul unei piețe HoReCa tot mai tehnologizate.
În timp ce rețeta de business era validată de piață, infrastructura digitală din spate devenise insuficientă pentru a susține ritmul de creștere. Coordonarea între locații, monitorizarea stocurilor, gestionarea fluxurilor fiscale și implementarea campaniilor de marketing deveniseră procese consumatoare de timp, susceptibile la erori și greu de scalat.
Provocarea
Creșterea numărului de locații a scos la iveală o serie de blocaje operaționale:
- Lipsa unui sistem unitar de gestiune a stocurilor, ceea ce ducea la discrepanțe între teorie și realitate, pierderi greu de justificat și întârzieri în aprovizionare.
- Dificultatea de a sincroniza politicile comerciale (prețuri, oferte, produse sezoniere) între locații, cu implementări manuale, variabile.
- Lipsa unui mecanism centralizat de emitere și arhivare a documentelor fiscale, într-un context fiscal tot mai exigent (e-Factura, XML ANAF, audit digital).
- Inexistența unor date operaționale în timp real, ceea ce îngreuna luarea deciziilor rapide, în special în perioade aglomerate sau în situații neprevăzute.
- Necesitatea unui sistem scalabil, capabil să încorporeze rapid noi locații, fără eforturi tehnice sau costuri ascunse.
Soluția: FreyaPOS – infrastructură digitală completă pentru HoReCa
După o perioadă de evaluare a soluțiilor disponibile pe piață, Velocita a ales FreyaPOS, o platformă specializată în digitalizarea completă a businessurilor din domeniul ospitalității. Implementarea a fost realizată gradual, începând cu o locație pilot, apoi extinsă în toate punctele de vânzare și în centrul logistic.
Funcționalități cheie activate:
- Back Office centralizat, care permite gestionarea unificată a tuturor locațiilor, cu vizibilitate completă asupra stocurilor, vânzărilor și performanței operaționale.
- Gestiune inteligentă a stocurilor, inclusiv recepții automate, trasabilitate pe materie primă, rețetar, consumuri transferuri între locații.
- POS modern, compatibil cu echipamente fiscale diverse, cu suport pentru multiple metode de plată (cash, card, Apple Pay, Google Pay) și bon fiscal automat.
- Integrare completă cu sistemul fiscal românesc, inclusiv generare e-Factura în format XML conform ANAF, emitere automată de documente contabile și transmitere către contabilitate.
- Rapoarte în timp real, disponibile online, care includ indicatori operaționali esențiali: vânzări pe produs, rotația stocurilor, profitabilitate per locație.
- Interfață mobilă, care oferă managementului acces de oriunde, fără a fi nevoie de prezență fizică în locații.
Rezultatele obținute
Adoptarea FreyaPOS a generat transformări vizibile în toate ariile operaționale. Cele mai notabile beneficii includ:
- Reducerea semnificativă a timpului alocat gestiunii, cu peste 70% mai puține ore petrecute zilnic pe sarcini repetitive și administrative.
- Eliminarea discrepanțelor de stoc, prin trasabilitate clară și automatizare completă a fluxurilor de intrare și ieșire.
- Coerență comercială între locații, datorită configurării centralizate a prețurilor și campaniilor promoționale.
- Creșterea vitezei și acurateței în emiterea documentelor fiscale, reducând la zero riscurile de neconformitate.
- Scalabilitate imediată, orice nouă locație putând fi integrată în sistem în câteva ore, fără efort suplimentar.
FreyaPOS a devenit mai mult decât un simplu soft de gestiune pentru Velocita – a devenit infrastructura digitală a businessului. Prin automatizarea proceselor, centralizarea deciziilor și oferirea unei vizibilități complete asupra operațiunilor, platforma a permis echipei să se concentreze pe ceea ce contează cu adevărat: produsul, clientul și creșterea sustenabilă a brandului.
Într-un context în care restaurantele, cafenelele și gelateriile se confruntă cu presiuni operaționale, fiscale și de personal, alegerea unei platforme robuste, adaptate realităților din teren, nu este doar o decizie bună – este o condiție pentru supraviețuire și scalare.
