Într-un sector extrem de dinamic și competitiv precum HoReCa, fiecare secundă pierdută la casă, fiecare leu lipsă la închiderea de tură și fiecare greșeală operațională se transformă în costuri reale. Deși atenția s-a concentrat în ultimii ani asupra digitalizării comenzilor, a livrărilor și a experienței clientului, un element fundamental rămâne adesea ignorat: gestionarea eficientă a plăților în numerar.

Numerarul nu a dispărut – nici pe departe. Pentru multe unități HoReCa, el continuă să reprezinte o proporție semnificativă a încasărilor zilnice. Mai ales în locațiile cu trafic intens, în zonele turistice, în fast-food-uri sau cafenele, cash-ul rămâne o preferință constantă a unei părți importante a clientelei. Tocmai de aceea, felul în care este gestionat numerarul poate face diferența între un business controlat și unul expus permanent riscului de pierderi, conflicte și lipsă de transparență.

De la problemă operațională la oportunitate strategică

Gestionarea tradițională a banilor cash implică procese manuale consumatoare de timp: numărare, acordare de rest, reconciliere la final de tură, depozitare, transport. Orice greșeală într-un astfel de flux poate genera nu doar disconfort operațional, ci pierderi directe – fie ele cauzate de erori umane, neglijență sau furt.

Dincolo de aceste pierderi vizibile, există un cost mai puțin evident: stresul echipelor, lipsa de încredere în sistem și imposibilitatea de a obține o imagine financiară clară în timp real.

Aici intervine integrarea dintre Freyapos Cloud și Cashmatic, o soluție completă care automatizează întregul flux de numerar, aducând beneficii măsurabile pentru managerii de locație, proprietarii de afaceri și echipele din teren.

Ce presupune automatizarea plăților cash?

Freyapos Cloud, platforma noastră de gestiune și vânzare 100% în cloud, este integrată nativ cu sistemele Cashmatic – echipamente specializate care acceptă, verifică, numără și stochează banii în numerar, fără a fi nevoie de intervenție umană. Clienții introduc bancnotele și monedele într-un terminal, primesc restul automat, iar tranzacția este înregistrată instant în sistem.

Pentru angajați, procesul de încasare devine unul de supraveghere, nu de execuție. Pentru manageri, întreaga activitate este reflectată în rapoarte centralizate și corelate cu stocurile și contabilitatea. Iar pentru clienți, plata devine mai rapidă, mai sigură și mai profesionistă.

Beneficiile sunt mai mult decât evidente – și pot fi cuantificate

Studiile noastre interne, precum și datele colectate din locațiile care au implementat deja acest sistem, arată o serie de avantaje economice și operaționale extrem de clare:

1. Reducerea timpului de încasare cu până la 55%

Într-o locație aglomerată, timpul mediu pentru procesarea unei plăți în numerar – introducerea sumei, verificarea, calcularea restului și emiterea bonului – variază între 30 și 45 de secunde. Cu ajutorul Cashmatic, acest timp scade la 12–20 de secunde, în funcție de tipul de terminal utilizat.

Această diferență se traduce direct în mai mulți clienți serviți în același interval de timp și, implicit, într-o capacitate de procesare crescută fără a angaja personal suplimentar.

2. Eliminarea pierderilor din lipsuri de numerar în proporție de 98–100%

Unul dintre cele mai frecvente motive de tensiune între manageri și personal îl reprezintă diferențele de încasare. Acestea apar din motive diverse: rest dat greșit, bani lipsă, înregistrări incorecte. Automatizarea elimină complet aceste vulnerabilități.

Sistemul recunoaște, validează și stochează fiecare monedă și bancnotă, iar raportul de închidere generat de Freyapos Cloud coincide perfect cu realitatea fizică din casă. În locațiile care au trecut la acest model, pierderile din numerar au fost eliminate complet încă din prima lună.

3. Reducerea timpului de reconciliere zilnică cu peste 70%

Închiderea de tură este adesea una dintre cele mai neplăcute sarcini ale zilei. Presupune numărarea manuală a banilor, compararea cu vânzările din sistem și justificarea eventualelor diferențe.

Cu sistemul automatizat Freyapos + Cashmatic, această operațiune durează sub cinci minute. Raportul este generat automat, iar sumele din seif coincid perfect cu cele din sistem, fără calcule sau verificări redundante.

4. Economii de costuri cu personalul între 15% și 25%

Un efect direct al automatizării este redistribuirea personalului de la sarcini repetitive spre activități care generează valoare reală – servirea clienților, pregătirea produselor, comunicarea.

În multe locații, pozițiile de casier sau ajutor de tură au fost complet eliminate sau comasate, ceea ce a redus presiunea pe bugetul de personal fără a afecta calitatea serviciului.

5. Amortizarea investiției în 4–6 luni

Chiar și în locațiile cu trafic mediu, economiile generate prin reducerea pierderilor și optimizarea forței de muncă acoperă costul sistemului într-o perioadă de maximum șase luni. După această perioadă, beneficiile se transformă în profit net.

Dincolo de cifre: o experiență de lucru mai bună, o afacere mai predictibilă

Automatizarea plăților în numerar nu este doar o chestiune de eficiență, ci și una de profesionalizare a operațiunilor. Pentru angajați, reduce stresul și presiunea responsabilităților financiare. Pentru clienți, transmite un semnal de încredere și modernitate. Iar pentru proprietari și manageri, înseamnă vizibilitate, control și capacitatea de a lua decizii informate pe baza unor date corecte și actualizate în timp real.

Cazuri concrete: rezultate măsurabile, impact direct

Un restaurant din zona centrală a Bucureștiului, cu un flux zilnic de peste 200 de clienți, a reușit să elimine complet diferențele de numerar, să reducă personalul de casă de la două persoane la una singură și să scadă timpul mediu de încasare per client cu peste 40%. În primele 5 luni, investiția a fost complet amortizată, iar în următoarele 6, economiile s-au ridicat la peste 10.000 de lei.

Într-o rețea de coffee shop-uri cu locații în mall-uri și centre de business, implementarea sistemului Freyapos Cloud + Cashmatic a dus la o creștere de 17% a capacității de servire în orele de vârf și la eliminarea totală a pierderilor din gestiunea cash.

Într-o perioadă în care controlul financiar, viteza de servire și transparența operațională sunt esențiale pentru succesul în HoReCa, automatizarea plăților cash nu mai este o opțiune futuristă, ci o necesitate practică.

Integrarea Freyapos Cloud cu sistemele Cashmatic transformă una dintre cele mai sensibile zone ale activității zilnice într-un flux sigur, rapid și predictibil. Iar beneficiile – atât cele vizibile imediat, cât și cele pe termen lung – se dovedesc a fi un real avantaj competitiv într-o piață din ce în ce mai exigentă.

Dacă vrei să afli cum ar putea arăta acest sistem în locația ta, îți putem oferi o simulare personalizată sau o demonstrație practică.